La chaîne de valeur de la salle de courrier numérique
Cette chaîne de valeur de la salle de courrier numérique décrit notre solution complète et efficace de salle de courrier numérique. Les étapes, les canaux et les fonctionnalités sont tous nécessaires pour que la salle de courrier génère tout son potentiel et sa valeur. Il est essentiel de noter que si l'une de ces étapes manque dans votre solution actuelle de Digital Mailroom, son efficacité diminuera progressivement au fil du temps et elle ne générera pas la valeur maximale possible. Il est donc temps de repenser et d'étendre votre solution si l'une de ces étapes est manquante ou n'est pas entièrement couverte. En étendant votre solution de salle d'expédition pour y intégrer ces fonctionnalités, vous améliorerez considérablement votre gestion des informations, augmenterez votre efficacité et réduirez les coûts associés au traitement de la correspondance, quel que soit le canal. En outre, grâce aux technologies avancées telles que l'OCR, l'apprentissage automatique et la formation continue, vous pouvez obtenir une plus grande précision et une meilleure qualité des données. Dans l'ensemble, investir dans une solution complète de Digital Mailroom qui intègre toutes les étapes, tous les canaux et toutes les fonctionnalités nécessaires est une décision stratégique qui profitera à votre organisation sur le long terme. Les étapes expliquées : Courrier papier entrant : Le courrier entrant est reçu par les logisticiens de la poste correspondante. Tri du courrier : Les lettres reçues sont triées selon les critères "ouvert" ou "confidentiel". Ouverture du courrier : Les lettres classées comme "ouvertes" sont ouvertes. Cette opération peut être automatisée. Préparation de la numérisation : Préparation de la numérisation : Tri selon des formats spéciaux, retrait des agrafes, préparation des pages individuelles, lissage, insertion de séparateurs ou application de codes à barres pour la séparation des transactions/documents. Numérisation : Lors de la numérisation, les documents analogiques sur papier sont convertis en formats de fichiers numériques à l'aide de multifonctions, de scanners de bureau ou de scanners de production. Applications mobiles ou portail de téléchargement : Les applications mobiles ou notre application Web réactive peuvent être utilisées pour prendre des photos de documents papier à l'aide d'un appareil mobile ou les télécharger via un navigateur Web directement dans le système de gestion des entrées du client. Importation de télécopies : Lors de l'importation de télécopies, les télécopies sont directement extraites du serveur de télécopie. En outre, l'image est améliorée dans des domaines tels que la compression et la mise à l'échelle. Importation d'e-mails : Les courriels (Exchange ou GMail) peuvent être importés directement à l'aide de l'importation de courriels. Prétraitement des courriels : Les messages électroniques sont convertis de manière à ce que le corps du message et les pièces jointes puissent être analysés séparément au cours des étapes suivantes du processus. Souvent, les pièces jointes doivent également être converties dans un format lisible par une machine. API : Les fichiers peuvent être directement intégrés dans le flux via une connexion API. Cela permet d'intégrer facilement n'importe quelle application. Il peut s'agir d'une application métier, d'une application mobile ou d'un agent qui télécharge des fichiers à partir d'un dossier de dépôt. OCR : La reconnaissance optique de caractères (OCR) est une méthode permettant de convertir un texte sous forme d'image en une chaîne de caractères codée pouvant être traitée par un ordinateur. Messages vocaux : Les messages vocaux sont importés dans le système de gestion des entrées, par exemple à partir d'un système téléphonique. Transcription audio : La transcription audio permet de convertir des mots prononcés en chaînes de caractères exploitables. Classification : Attribution d'un type de document par apprentissage automatique Extraction : Extraction par apprentissage automatique de champs de documents à partir de documents. Vérification des probabilités : Vérification tolérante aux erreurs des champs de documents capturés par l'extraction par rapport à des bases de données de référence. Enrichissement des données : Enrichissement des champs de documents extraits en fonction des bases de données de référence. Annotation : Les types de documents ou les champs de documents non reconnus lors de la classification et de l'extraction sont traités manuellement et les données sont complétées. Formation continue : Les données obtenues à partir de l'annotation sont utilisées pour améliorer le modèle d'apprentissage automatique et pour améliorer les niveaux de reconnaissance futurs. Transfert vers le Case Management : Les métadonnées et le document sont transférés vers le système de gestion des cas pour gérer la création d'une réponse. Transfert vers les archives numériques : Les métadonnées et le document sont transférés vers l'archive numérique pour la préservation de l'information. Pour plus d'informations, consultez le site : https://www.docbyte.com/digital-mailroom/