La gestion efficace de la correspondance entrante est cruciale pour les entreprises qui cherchent à réduire les coûts, à améliorer la précision de la correspondance par courrier, voire à renforcer la conformité. Une solution de salle d'expédition numérique offre une approche transformatrice du traitement des documents, en combinant des technologies avancées telles que l'apprentissage automatique et l'automatisation pour rationaliser les processus. Explorons comment une salle de courrier numérique peut révolutionner votre système de gestion des documents.

Maximiser l'efficacité de la salle de courrier

Le processus traditionnel de traitement du courrier implique souvent un tri et un traitement manuels, ce qui entraîne un manque d'efficacité et une augmentation des coûts d'exploitation. En passant à une salle de courrier intelligente, les entreprises peuvent automatiser ces tâches, ce qui réduit la dépendance à l'égard du travail manuel et accélère la vitesse de traitement des documents. Les machines de salle de courrier avancées équipées de la reconnaissance optique de caractères (OCR) et d'algorithmes alimentés par l'IA peuvent extraire des informations clés du courrier entrant, améliorant ainsi la précision du tri des courriels et garantissant qu'aucun courriel n'est envoyé de manière inappropriée à la mauvaise personne de contact.

Avantages des solutions numériques pour salles de courrier

Outre la réduction des coûts opérationnels, votre entreprise bénéficiera également d'une meilleure conformité. Grâce à des algorithmes d'apprentissage automatique, les entreprises peuvent classer et hiérarchiser les documents entrants en fonction de règles prédéfinies, ce qui garantit que les informations essentielles parviennent rapidement aux personnes concernées. En outre, les solutions de salle d'expédition numérique offrent une visibilité en temps réel sur l'état des documents, facilitant ainsi une collaboration transparente entre les parties prenantes.

Scénario 1 : définir les règles de votre salle d'expédition

Salles de courrier numérique trient généralement les documents et les communications entrantes des clients selon des règles. Tout d'abord, l'entreprise définit un ensemble de types de documents, allant des réclamations et des contrats à des dossiers plus complexes tels que les documents médicaux et les constats d'accident européens.

Ensuite, l'entreprise est invitée à développer des phrases ou des mots typiques susceptibles d'identifier le type de fichier, et des règles sont définies sur la base des données fournies par les utilisateurs.

Mais ce processus manuel n'est pas seulement chronophage ; il s'avère également qu'il n'est pas si facile pour les utilisateurs de trouver ces mots et expressions typiques sur le champ, d'autant plus qu'il existe une grande variété de langues. En outre, plus le nombre de types de documents augmente, plus il est difficile de sélectionner manuellement les mots-clés.

L'apprentissage automatique peut aider en prenant complètement en charge ce processus. Les algorithmes de classification passent au crible des tas de fichiers pour créer des catégories initiales et les caractéristiques qui les identifient.

Les entreprises et les services informatiques peuvent ensuite étiqueter ces documents et juger de la précision du tri, ce qui permet d'entraîner les algorithmes à l'aide de données supplémentaires dans le cadre d'un processus d'apprentissage supervisé - les utilisateurs validant les choix effectués par l'IA, de sorte que l'algorithme sache s'il est sur la bonne voie ou s'il a besoin d'être ajusté. 

L'utilisation de l'apprentissage automatique améliore la précision de vos processus de classification et d'extraction au fil du temps, alors que la précision diminue si vous vous en tenez à l'approche manuelle.

Rationaliser la gestion des documents grâce à l'apprentissage automatique

L'apprentissage automatique est essentiel pour optimiser le tri et l'extraction des documents dans une salle de courrier numérique. Les algorithmes d'apprentissage automatique améliorent continuellement leur précision en analysant les modèles de documents et les commentaires des utilisateurs, ce qui garantit une classification cohérente et fiable des documents. Cette capacité d'auto-apprentissage réduit le besoin d'intervention manuelle, libérant ainsi des ressources pour des tâches plus stratégiques.

Scénario 2 : consolidation de plusieurs salles de courrier

Lorsque des entreprises fusionnent, les processus administratifs et les salles de courrier doivent également être consolidés. Chacune de ces salles de courrier numérique comporte généralement plusieurs types de documents définis et un ensemble de règles pour les étiqueter.

Les mettre tous ensemble créerait des catégories excessives qui se chevaucheraient, et les trier et les ajuster manuellement est pratiquement impossible. Pour l'apprentissage automatique, cependant, il s'agit d'une activité normale.

Elle commence par visualiser les résultats de votre algorithme de classification et d'extraction. Les résultats de cette matrice peuvent ensuite être utilisés pour identifier des classifications similaires, un manque de données et d'autres problèmes éventuels. Essentiellement, elle vous donne des informations sur votre classification que vous n'auriez pas pu obtenir en utilisant un processus manuel.

Sur la base des conclusions que vous tirez de la matrice, vous pouvez ensuite affiner le tri, combiner des types de documents et, enfin, réduire vos catégories, de sorte que vous vous retrouvez avec moins de types de documents distincts et une salle de courrier rationalisée.

Choisir la bonne solution de salle d'expédition numérique

Les entreprises doivent donner la priorité à l'évolutivité, aux capacités d'intégration et à l'assistance du fournisseur lorsqu'elles choisissent une solution de salle d'expédition numérique. Elles doivent rechercher des solutions qui offrent une technologie de numérisation des documents robuste, des algorithmes de classification pilotés par l'IA et une intégration transparente avec l'infrastructure informatique existante. 

Scénario 3 : affiner les règles de tri

Le dernier scénario est une combinaison des deux premiers. Au fur et à mesure que les entreprises se développent, des produits sont ajoutés et les communications et les conditions changent. Les règles initiales de votre salle d'expédition finiront par ne plus suffire. Elles doivent donc être adaptées en permanence, avec l'ajout de nouveaux types de documents pour suivre l'évolution de l'entreprise.

Il en résulte souvent que l'entreprise a plus de catégories qu'elle n'en a besoin et qu'il lui faut beaucoup de travail chaque mois pour ajuster les critères de tri. La classification et l'extraction avec l'apprentissage automatique permettent de faire d'une pierre deux coups. Une matrice de confusion analyse les classes de documents et identifie les problèmes potentiels. Elle peut ensuite réduire le nombre de catégories.n le nombre de types de documents en recherchant des catégories sans distinction claire.

Les algorithmes de tri sont auto-apprenants et peut être continuellement mis à jour en coulisses avec un minimum d'effort pour tenir compte des légers changements dans les communications et les produits.

L'ajout de l'apprentissage automatique ne doit pas être une corvée

L'adoption d'une salle de courrier numérique est un investissement stratégique, et de nombreuses entreprises en possèdent déjà une, mais souvent sans intelligence artificielle. Chez Docbyte, nous pensons toutefois que l'ajout de ces algorithmes de classification et d'extraction ne doit pas signifier la mise en œuvre d'une salle de courrier entièrement nouvelle - une affaire coûteuse et chronophage.

C'est pourquoi nous avons intégré l'IA à notre logiciel de traitement du courrier et l'avons présentée sous la forme d'un module que vous pouvez facilement ajouter à votre solution actuelle à l'aide d'API REST. Grâce à notre module, vous ajouterez des techniques innovantes d'intelligence artificielle, telles que le traitement du langage naturel, à votre salle de courrier, ce qui garantira une grande précision, accélérera votre activité numérique et bien plus encore, le tout en un clin d'œil.

Vous voulez savoir ce que notre module de classification et d'extraction pourrait signifier pour votre organisation ? Contactez nos experts dès maintenant. Nous nous ferons un plaisir de vous aider !

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Une salle de courrier intelligente (IM) est une technologie qui traite rapidement tous les documents entrants, quel que soit leur format, et les distribue ensuite aux services concernés de votre organisation. Elle permet de soutenir les opérations, de gagner du temps et d'éviter les erreurs et les pertes. Le passage à une salle de courrier intelligente améliorera votre excellence opérationnelle et votre réactivité.

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