Wat maakt een audittrail bruikbaar als bewijsmateriaal?

Een lijst met evenementen is slechts het uitgangspunt

Wanneer er twijfel bestaat over een gegevensrecord, hebben teams meer nodig dan alleen een uitgebreid activiteitenlogboek. Zij moeten de gebeurtenis in kaart brengen, de context van het gegevensrecord begrijpen en het resultaat aan een auditor, onderzoeker of interne beoordelaar kunnen tonen.

Een bruikbaar audittraject koppelt een handeling aan een persoon of systeem, een tijdstip, een document of een pakket, en biedt voldoende context om uit te leggen waarom die handeling van belang is. Het moet tevens mogelijk zijn om een grote reeks gebeurtenissen te beperken tot de vraag die op dat moment aan de orde is.

Een onderzoek moet bijvoorbeeld kunnen vaststellen of een document is gedownload, wie er toegang toe heeft gehad, tot welk pakket het behoorde en of er in dezelfde periode een wijziging in de rechten heeft plaatsgevonden. Dit zijn vragen die betrekking hebben op het opvragen en de context van gegevens, en niet louter op de opslag ervan.

Vijf vragen die u moet stellen met betrekking tot een audittraject

1. Kunt u de handeling en de actor benoemen?

Een audittrail moet een onderscheid maken tussen de uitgevoerde handeling en de persoon of het systeem die/dat deze heeft uitgevoerd. In Vault Admin bevat de audittrail velden zoals ‘Uitgevoerde handeling’, ‘Gebruikersnaam’ en ‘Datum’. Tot de gedocumenteerde handelingen behoren authenticatiegebeurtenissen, wijzigingen in gebruikers en groepen, aanpassingen van rechten, workflowgebeurtenissen en documentbewerkingen.

2. Kunt u de gebeurtenis koppelen aan het betreffende record?

Gebeurtenissen zijn pas nuttig wanneer beoordelaars ze kunnen koppelen aan het betreffende pakket of document. Het audittraject van Vault Admin bevat velden voor pakket-ID en document, waardoor teams vanuit een gebeurtenis direct naar de bijbehorende gearchiveerde informatie kunnen navigeren.

3. Kunt u het resultaat beperken tot de eigenlijke vraag?

Grote archieven genereren grote aantallen gebeurtenissen. Een controleur moet kunnen filteren op gebruiker, actie, gebeurteniscategorie en datumbereik, en deze filters vervolgens kunnen combineren. Hierdoor is het mogelijk om een specifieke toegangsgebeurtenis, een actie met betrekking tot bewaartermijnen of een bepaalde periode te controleren, zonder een eindeloos logboek te hoeven doorlopen.

4. Kunt u het resultaat buiten het systeem om verstrekken?

Een audittraject moet bruikbaar zijn voor de personen die de controle uitvoeren. De Vault-beheerder kan het gefilterde resultaat naar CSV exporteren. Dit maakt een gecontroleerde opvolging, analyse en het voorbereiden van bewijsmateriaal voor een interne audit of onderzoek mogelijk.

5. Blijft de auditgeschiedenis op de lange termijn beveiligd en toegankelijk?

Vault registreert systeemrelevante archiefgebeurtenissen in een audittrail die manipulatie aantoonbaar maakt. Het maakt bovendien gebruik van geplande archivering van auditgegevens om auditpakketten samen te stellen, zodat de auditgeschiedenis zelf als archiefinformatie kan worden bewaard. Het bredere archiefontwerp blijft van belang: het document, de bijbehorende metagegevens, de integriteitscontroles en het bewijs van bewaring dragen gezamenlijk bij aan vertrouwen op de lange termijn.

De controleerbaarheid maakt deel uit van het ontwerp van het archief

Controleerbaarheid werkt het beste wanneer deze wordt gepland in samenhang met bewaring, toegang en opvraging. Bepaal welke gebeurtenissen van belang zijn, wie deze moet controleren, hoe lang ze beschikbaar moeten blijven en hoe het bijbehorende document kan worden opgehaald. Dit is met name van belang wanneer een applicatie buiten gebruik wordt gesteld en het archief de plek wordt waar historische toegangsgegevens en bewijsmateriaal beschikbaar moeten blijven.

Docbyte Vault combineert gereguleerde archivering met inzicht in operationele audits. Vault Admin registreert gebruikers- en systeemactiviteiten in een fraudebestendig auditspoor, en dankzij geplande auditarchivering wordt de auditgeschiedenis als archiefinformatie bewaard. Archiefcontroles regelen vervolgens de levenscyclus van de documenten, evenals de context van toegang en opvraging.

Voor werkzaamheden in verband met het buiten gebruik stellen van applicaties, zie Uitfasering van applicaties. Voor gebruikssituaties waarbij een gekwalificeerde waarborglaag voor vertrouwensdiensten vereist is, zie Gekwalificeerde elektronische archivering (QeArch).

CTA

Controleer uw vereisten inzake archiefbewijsstukken

Wij kunnen u helpen bij het in kaart brengen van de controlevragen die voor uw documenten van belang zijn: welke gebeurtenissen moeten zichtbaar zijn, hoe lang moeten de bewijsstukken beschikbaar blijven en hoe kunnen bevoegde teams deze opvragen.

FAQ

Bewahrt Vault het audittraject op als archiefinformatie?

Ja. Vault maakt gebruik van geplande archivering van auditgegevens om auditpakketten samen te stellen, zodat de auditgeschiedenis als archiefinformatie wordt bewaard. De integriteit van het onderliggende bedrijfsdocument hangt ook af van de metagegevens, de integriteitscontroles en het bewijs van bewaring.

Wat kunnen teams filteren in het audittraject van Vault Admin?

De beschikbare filters zijn gebruikersnaam, uitgevoerde actie, gebeurteniscategorie en datumbereik. Filters kunnen worden gecombineerd om een relevante reeks gebeurtenissen te selecteren.

Kan het gefilterde auditresultaat worden geëxporteerd?

Ja. De Vault-beheerder kan het gefilterde resultaat van het auditlogboek exporteren naar CSV.