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Une gestion efficace des documents est cruciale pour les organisations qui cherchent à réduire les coûts de l'infrastructure informatique, à améliorer la conformité et à rationaliser les processus de recherche d'informations. Pour les entreprises qui utilisent Documentum, la transition vers des solutions d'archivage modernes peut apporter des avantages significatifs.
Qu'est-ce que le système de gestion Documentum ?
Documentum est un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM) développé par OpenText. Il fournit aux organisations des outils robustes pour créer, gérer et stocker en toute sécurité des documents et d'autres contenus. Le système de gestion Documentum offre des fonctionnalités telles que le versionnage des documents, l'étiquetage des métadonnées, l'automatisation des flux de travail et les contrôles d'accès. Il rationalise les processus centrés sur les documents, améliore la collaboration entre les utilisateurs et garantit la conformité réglementaire grâce à des politiques de conservation et des pistes d'audit. Dans l'ensemble, Documentum est conçu pour améliorer l'efficacité de la gestion des documents au sein des grandes entreprises.
Archivage des données Documentum pour optimiser les performances
L'archivage de vos données Documentum est bénéfique pour deux raisons principales. Premièrement, il optimise les performances de votre logiciel en minimisant les données et en augmentant les performances de recherche et de stockage. Deuxièmement, vous serez en mesure d'assurer la conservation à long terme des documents, car de nombreux documents juridiques nécessitent une archive électronique certifiée ou qualifiée conformément au règlement eIDAS.
Grâce à la technologie moderne, vous pouvez connecter Documentum et votre système d'archivage afin que vos documents puissent être consultés à tout moment.
Migration Documentum
Une autre façon de garantir une conformité totale est de procéder à une migration complète de Documentum, c'est-à-dire de transférer le contenu, les données et les configurations d'un environnement Documentum existant vers une plate-forme ou un système nouveau et différent. Les organisations peuvent migrer de Documentum vers des solutions modernes pour diverses raisons, notamment l'optimisation des coûts, l'amélioration des performances, l'amélioration des fonctionnalités et la conformité à des exigences réglementaires en constante évolution.
La migration implique une planification minutieuse, un mappage des données, une validation et des tests pour assurer une transition sans heurts tout en préservant l'intégrité et l'accessibilité des données. Une migration Documentum réussie permet aux organisations de tirer parti des technologies avancées et des fonctionnalités offertes par les systèmes plus récents.
L'un des principaux avantages de la migration de Documentum vers une solution d'archivage moderne est de se moderniser et de se conformer aux nouvelles réglementations en matière de données numériques. Un autre avantage est la réduction potentielle des coûts d'infrastructure informatique, car les systèmes hérités tels que Documentum nécessitent souvent des investissements substantiels en termes de licences et de maintenance. En transférant les objets Documentum vers une plateforme d'archivage plus efficace, les organisations peuvent optimiser l'utilisation des serveurs et réduire les frais de licence, ce qui contribue à une réduction des coûts à long terme.
Améliorer la conformité et la préservation à long terme
La conformité aux normes réglementaires telles que ISO 16363 et ISO 14641:2018 est primordiale pour les organisations qui gèrent des données sensibles. Les solutions d'archivage modernes offrent une gestion avancée des politiques de conservation, garantissant que les bonnes politiques sont appliquées aux informations stockées. Récemment, la nouvelle norme eIDAS 2.0 a été mise en place, déterminant toutes les exigences en matière d'archivage et de conservation des données. préservation à long terme des données sensibles. Les données critiques sauvegardées à des fins de référence future et d'audit de conformité doivent désormais être stockées dans des archives électroniques qualifiées afin de garantir la validité des documents et des données.
Migration transparente vers Documentum
Migration du contenu de Documentum Le passage à une solution d'archivage moderne n'implique pas seulement un transfert de données ; il s'agit de préserver l'intégrité de l'ensemble de l'écosystème de l'information. Des armoires aux métadonnées, en passant par les versions et les relations, une migration complète garantit aux utilisateurs une transition transparente vers le nouvel environnement sans compromettre l'accessibilité ou la fonctionnalité des données.
En centralisant les processus de gestion des documents, les solutions d'archivage modernes simplifient les flux de travail et permettent une collaboration interservices. Les tâches telles que la capture, l'indexation et la récupération des documents sont automatisées, ce qui libère des ressources précieuses et améliore l'efficacité opérationnelle globale.
Conclusion
L'intégration d'une solution d'archivage moderne dans votre environnement Documentum peut révolutionner la façon dont votre organisation gère l'information. Les avantages d'une telle transition sont considérables, de la réduction des coûts à l'amélioration de la conformité, en passant par l'amélioration des capacités de recherche et la rationalisation des flux de travail. L'adoption des avancées technologiques en matière de gestion documentaire n'est pas seulement une question d'efficacité, c'est aussi une question de pérennité de votre infrastructure d'information.
