Dutch 
English 
French 
Efficiënt documentbeheer is cruciaal voor organisaties die de kosten van de IT-infrastructuur willen verlagen, de compliance willen verbeteren en het terugvinden van informatie willen stroomlijnen. Voor bedrijven die Documentum gebruiken, kan de overstap naar moderne archiveringsoplossingen aanzienlijke voordelen opleveren.
Wat is Documentum Management Systeem
Documentum is een enterprise content management (ECM) systeem ontwikkeld door OpenText. Het biedt organisaties robuuste tools voor het maken, beheren en veilig opslaan van documenten en andere content. Het Documentum beheersysteem biedt functies zoals versiebeheer van documenten, metadata tagging, workflow automatisering en toegangscontrole. Het stroomlijnt documentgerichte processen, verbetert de samenwerking tussen gebruikers en zorgt voor naleving van de regelgeving door middel van een bewaarbeleid en controletrajecten. In het algemeen is Documentum ontworpen om de efficiëntie van documentbeheer binnen grote ondernemingen te verbeteren.
Documentum-gegevens archiveren om prestaties te optimaliseren
Het archiveren van je Documentum-gegevens is om twee belangrijke redenen voordelig. Ten eerste optimaliseert het de prestaties van uw software door gegevens te minimaliseren en de zoek- en opslagprestaties te verbeteren. Ten tweede kunt u documenten op lange termijn bewaren, aangezien veel juridische documenten een gecertificeerd of gekwalificeerd elektronisch archief vereisen volgens de eIDAS-verordening.
Met moderne technologie kunt u zowel Documentum als uw archiveringssysteem met elkaar verbinden, zodat uw documenten op elk gewenst moment kunnen worden geraadpleegd.
Documentum migratie
Een andere manier om volledige naleving te garanderen is een volledige Documentum-migratie. Dit verwijst naar het proces van het overbrengen van inhoud, gegevens en configuraties van een legacy Documentum-omgeving naar een nieuw en ander platform of systeem. Organisaties kunnen migreren van Documentum naar moderne oplossingen om verschillende redenen, waaronder kostenoptimalisatie, verbeterde prestaties, verbeterde functies en naleving van veranderende wettelijke vereisten.
Migratie vereist zorgvuldige planning, datamapping, validatie en testen om een naadloze overgang te garanderen met behoud van gegevensintegriteit en toegankelijkheid. Een succesvolle migratie van Documentum stelt organisaties in staat om gebruik te maken van geavanceerde technologieën en functionaliteiten die nieuwere systemen bieden.
Een van de belangrijkste voordelen van de migratie van Documentum naar een moderne archiveringsoplossing is de modernisering en naleving van de nieuwe regelgeving met betrekking tot digitale gegevens. Een leuke bijkomstigheid is de potentiële verlaging van de IT-infrastructuurkosten, aangezien legacysystemen zoals Documentum vaak aanzienlijke investeringen in licenties en onderhoud vereisen. Door Documentum-objecten te verplaatsen naar een efficiënter archiveringsplatform kunnen organisaties het servergebruik optimaliseren en de licentiekosten verlagen, wat bijdraagt aan kostenbesparingen op de lange termijn.
Naleving en behoud op lange termijn verbeteren
Naleving van wettelijke normen zoals ISO 16363 en ISO 14641:2018 is van het grootste belang voor organisaties die gevoelige gegevens beheren. Moderne archiveringsoplossingen bieden geavanceerd retentiebeleidsbeheer, zodat het juiste beleid wordt toegepast op opgeslagen informatie. Nog maar kort geleden is de nieuwe eIDAS 2.0 ingevoerd, waarin alle vereisten voor Behoud op lange termijn van gevoelige gegevens. Kritische gegevens voor toekomstig gebruik en nalevingscontroles moeten nu worden opgeslagen in een Gekwalificeerd Elektronisch Archief om de geldigheid van de documenten en gegevens te garanderen.
Naadloze migratie naar Documentum
Documentum-inhoud migreren De overstap naar een moderne archiveringsoplossing houdt niet alleen de overdracht van gegevens in, maar ook het behoud van de integriteit van het gehele informatie-ecosysteem. Van kasten tot metadata, versies en relaties, een allesomvattende migratie zorgt ervoor dat gebruikers naadloos overgaan naar de nieuwe omgeving zonder de toegankelijkheid of functionaliteit van de gegevens in gevaar te brengen.
Door documentbeheerprocessen te centraliseren, vereenvoudigen moderne archiveringsoplossingen workflows en maken ze samenwerking tussen afdelingen mogelijk. Taken zoals het vastleggen, indexeren en terugvinden van documenten worden geautomatiseerd, waardoor waardevolle bronnen vrijkomen en de algehele operationele efficiëntie verbetert.
Conclusie
De integratie van een moderne archiveringsoplossing in uw Documentum-omgeving kan een revolutie teweegbrengen in de manier waarop uw organisatie informatie beheert. De voordelen van zo'n overstap zijn aanzienlijk, van kostenverlaging en betere naleving tot betere zoekmogelijkheden en gestroomlijnde workflows. Het omarmen van technologische ontwikkelingen in documentbeheer gaat niet alleen over efficiëntie, maar ook over het toekomstbestendig maken van uw informatie-infrastructuur.
