Docbyte Vault : votre solution de confiance pour l'archivage numérique sécurisé

Un moyen à l'épreuve du temps pour assurer la sécurité et la conformité de vos documents d'entreprise

Le stockage des documents sous forme numérique ne suffit plus, et même l'archivage numérique sécurisé standard est souvent insuffisant. Les entreprises ont besoin d'une solution qui garantisse la conformité légale, la conservation à long terme et l'accès fiable aux documents au fil du temps. 

Docbyte Vault est un coffre-fort numérique sécurisé et une plateforme d'archivage fournis par Docbyte, a Prestataire de services fiduciaires qualifié (PSFQ) certifié sous eIDAS et le Loi belge sur le numérique. Ce statut "qualifié" signifie que les régulateurs de toute l'UE reconnaissent officiellement notre Archivage électronique qualifié (QeA) service. Les documents archivés dans notre chambre forte numérique sont considérés comme des preuves juridiquement valables, avec la preuve intégrée qu'ils sont authentiques et inchangés.

Que vous gériez des dossiers de ressources humaines, des dossiers financiers, des documents d'assurance, des contrats ou d'autres données réglementées, notre chambre forte numérique conserve vos informations intactes, vérifiables et accessibles pour les années à venir.

 

Qu'est-ce que Docbyte Vault ?

Un logiciel d'archivage numérique sécurisé, conforme et intelligent. 

Docbyte Vault est une plateforme SaaS (Software as a Service) conçue pour l'archivage numérique à long terme. Elle garantit que vos documents commerciaux essentiels restent inchangés, traçables et conformes aux normes légales et réglementaires en vigueur. 

Considérez-le comme un coffre-fort numérique certifié : vos enregistrements sont protégés contre la falsification, la perte ou l'accès non autorisé, et peuvent servir de preuves juridiques valables en cas d'audit, de litige ou d'examen réglementaire.

 

 

Les risques réels d'un mauvais archivage numérique

La conformité, l'accès et la confiance dépendent de la manière dont vos informations sont préservées.

Lorsque les documents ne sont pas archivés correctement, les entreprises sont confrontées à de réelles conséquences :

• Amendes réglementaires en cas de non-respect des exigences légales en matière de conservation
• Perte de confiance lors d'audits ou d'enquêtes
• Inefficacité causée par un accès obsolète ou désorganisé
• Les violations de données dues au stockage de fichiers sensibles dans des environnements non sécurisés

 

Docbyte Vault vous donne un contrôle total sur vos archives numériques, les transformant en une ressource fiable qui soutient la conformité, protège votre réputation et réduit le risque opérationnel.

 

Comment ça marche

Conçu pour la sécurité, la simplicité et la fiabilité à long terme.

• Capture et ingestion : Collecte automatique de documents à partir de vos systèmes et flux de travail existants, avec une interruption minimale de vos activités.
• Protection de l'intégrité: Si un document contient déjà une signature ou un sceau numérique, notre chambre forte numérique préserve sa validité juridique en appliquant des horodatages qualifiés et des mécanismes de preuve. Même les documents non signés sont archivés en toute sécurité avec une traçabilité complète, ce qui garantit leur intégrité et leur fiabilité juridique au fil du temps.
• Stockage sécurisé : Fourni en tant que plateforme SaaS entièrement gérée, garantissant l'évolutivité, la résilience et la conformité sans frais d'infrastructure.
• Recherche aisée : Localisez et accédez rapidement aux documents archivés pour les audits, les demandes légales ou l'utilisation interne.
• Contrôle de la rétention : Définissez et appliquez la durée de stockage de chaque document, avec une suppression automatisée et conforme aux règles.
• Conformité : Entièrement aligné sur les réglementations de l'UE telles que eIDAS, GDPR et les règles spécifiques au secteur.

 

Capacités d'intégration

Se connecte facilement à vos systèmes et processus existants.

Docbyte Vault est conçu pour s'intégrer en douceur dans votre environnement informatique actuel. Il n'est pas nécessaire de revoir vos systèmes ou de changer la façon dont vos équipes travaillent.

• Une intégration sans faille : Que vous utilisiez des plateformes de gestion des ressources humaines, financières, juridiques ou documentaires, notre chambre forte numérique peut facilement s'y connecter pour rationaliser vos processus d'archivage.
• Accès sécurisé et contrôlé : Vos équipes peuvent archiver et récupérer des documents en toute sécurité sans compromettre la sécurité des données ou le contrôle d'accès.
• Entièrement basé sur SaaS : Fourni sous la forme d'une plateforme cloud sécurisée, Docbyte Vault ne nécessite aucune installation ou configuration d'infrastructure de votre part.

 

Principaux avantages de l'archivage électronique certifié

Une valeur commerciale réelle au-delà du stockage numérique.
Fondé sur des normes internationalement reconnues, Docbyte Vault vous aide :

• Garantir la confiance et l'authenticité: Les documents sont inviolables et vérifiables.
• Obtenir la recevabilité juridique: Entièrement conforme aux lois européennes et nationales en matière d'archivage.
• Maintenir l'intégrité des données: Les contrôles cryptographiques protègent les données contre la dégradation.
• Permettre une préservation à l'épreuve du temps: Prise en charge de la migration des formats dans le temps.
• Générer automatiquement des preuves: Pistes d'audit légalement valides incluses.
• Atténuer les risques: Réduire l'exposition aux cybermenaces et à la perte de données.
• Réduire les coûts au fil du temps: Réduire les coûts d'archivage numérique et éviter les amendes pour non-conformité.
• Permettre l'interopérabilité: Les formats standardisés tels que e-ARK évitent le verrouillage des fournisseurs.
• Améliorer l'efficacité opérationnelle: Rationalisation de la recherche de documents et de la collaboration.
• Gagner en tranquillité d'esprit: Soyez toujours prêt à être audité et sécurisé.

 

Une conformité sur laquelle vous pouvez compter

Gardez une longueur d'avance sur les réglementations grâce à une assistance juridique intégrée et à des certifications fiables.

Docbyte Vault assure la conformité avec les normes et réglementations clés, notamment

• eIDAS (identification électronique, authentification et services de confiance) : Garantit l'authenticité, l'intégrité et la valeur juridique des documents électroniques.
• GDPR (General Data Protection Regulation) : Vous aide à gérer les données personnelles de manière légale, à respecter les politiques de conservation et à automatiser la suppression lorsque cela est nécessaire.
• Lois nationales sur l'archivage et exigences spécifiques à l'industrie :
  Entièrement aligné sur les normes belges et européennes, y compris :
  • Loi belge sur le numérique
  • ETSI 119 511 & 119 512 
  • Spécification e-ARK
  • ISO 14721 (OAIS) 
  • ISO 14641
  • ISO 15489
  • ISO/IEC 27001

 

Ces certifications et normes prouvent que Docbyte répond aux niveaux de conformité les plus élevés, ce qui fait de notre chambre forte numérique une solution à l'épreuve du temps et juridiquement fiable pour l'archivage numérique sécurisé.

 

Qui utilise Docbyte Vault ?

Idéal pour toute organisation qui donne la priorité à la conformité et à la continuité de l'information à long terme.

Docbyte Vault bénéficie de la confiance d'organisations issues de secteurs hautement réglementés, notamment

• Finance et banque
• Assurance
• Gouvernement et administration publique
• Soins de santé et produits pharmaceutiques
• Services de ressources humaines et de paie
• Cabinets juridiques, de conformité et de conseil

 

 

Les cas d'utilisation les plus courants sont les suivants :

• Archivage des dossiers RH (contrats, fiches de paie, certificats)
• Stockage des documents juridiques et de conformité
• Préserver les accords et les communications avec les clients
• Gestion de la documentation financière à long terme (factures, relevés)
• Tenue de dossiers réglementaires dans les secteurs de l'assurance, de la santé ou du secteur public

 

Pourquoi Choisir Docbyte ?

Une expertise de confiance en matière d'archivage numérique et de conformité.

Docbyte est un spécialiste de l'archivage numérique qui aide les organisations européennes à répondre aux exigences de conformité complexes en toute confiance. Notre coffre-fort numérique combine la connaissance de la réglementation, la fiabilité technique et des services de confiance certifiés - audités, qualifiés et construits pour soutenir votre entreprise à long terme.