Docbyte Vault: Ihre bewährte Lösung für die sichere digitale Archivierung

Eine zukunftssichere Lösung zur sicheren und vorschriftsmäßigen Aufbewahrung Ihrer Geschäftsdokumente

Die digitale Speicherung von Dokumenten reicht nicht mehr aus, und selbst die übliche sichere digitale Archivierung wird den Anforderungen oft nicht gerecht. Unternehmen benötigen eine Lösung, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die langfristige Aufbewahrung sowie den vertrauenswürdigen Zugriff auf Unterlagen über einen längeren Zeitraum hinweg gewährleistet. 

Docbyte Vault ist eine sichere digitale Speicher- und Archivierungsplattform, die von Docbyte, a Qualifizierter Trust-Dienstleister (QTSP) zertifiziert gemäß eIDAS und die Belgisches Digitalgesetz. Dieser Status “Qualified” bedeutet, dass die Aufsichtsbehörden in der gesamten EU unser Unternehmen offiziell anerkennen Qualifizierte elektronische Archivierung (QeArch) Dienstleistung. Dokumente, die über unseren digitalen Archivspeicher archiviert werden, gelten als rechtsgültige Beweismittel, deren Echtheit und Unverfälschtheit durch integrierte Nachweise gewährleistet sind.

Ganz gleich, ob Sie Personalakten, Finanzunterlagen, Versicherungsdokumente, Verträge oder andere regulierte Daten verwalten – unser digitaler Tresor sorgt dafür, dass Ihre Informationen über Jahre hinweg vollständig, überprüfbar und zugänglich bleiben.

Was ist Docbyte Vault?

Eine sichere, vorschriftsmäßige und intelligente Software für die digitale Archivierung. 

Docbyte Vault ist eine SaaS-Plattform (Software as a Service), die speziell für die langfristige digitale Archivierung entwickelt wurde. Sie gewährleistet, dass Ihre wichtigen Geschäftsdokumente unverändert, rückverfolgbar und im Einklang mit den einschlägigen gesetzlichen und behördlichen Vorschriften bleiben. 

Stellen Sie sich dies als einen zertifizierten digitalen Tresor vor: Ihre Unterlagen sind vor Manipulation, Verlust oder unbefugtem Zugriff geschützt und können bei Prüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Überprüfungen als gültige rechtliche Beweismittel herangezogen werden.

Die tatsächlichen Risiken einer mangelhaften digitalen Archivierung

Die Einhaltung von Vorschriften, der Zugriff und das Vertrauen hängen davon ab, wie gut Ihre Daten aufbewahrt werden.

Wenn Dokumente nicht ordnungsgemäß archiviert werden, hat dies für Unternehmen konkrete Konsequenzen:

• Bußgelder wegen Nichteinhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• Vertrauensverlust im Rahmen von Prüfungen oder Untersuchungen
• Ineffizienzen aufgrund veralteter oder unübersichtlicher Zugriffsstrukturen
• Datenschutzverletzungen durch die Speicherung sensibler Dateien in ungesicherten Umgebungen

Mit Docbyte Vault haben Sie die volle Kontrolle über Ihr digitales Archiv und machen es zu einer zuverlässigen Ressource, die die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt, Ihren Ruf schützt und Betriebsrisiken mindert.

So funktioniert es

Entwickelt für Sicherheit, Einfachheit und langfristige Zuverlässigkeit.

• Erfassung und Einlesen: Erfassen Sie Dokumente automatisch aus Ihren bestehenden Systemen und Arbeitsabläufen, ohne Ihren Betriebsablauf nennenswert zu beeinträchtigen.
• Schutz der Integrität: Enthält ein Dokument bereits eine digitale Signatur oder ein digitales Siegel, gewährleistet unser digitaler Tresor dessen rechtliche Gültigkeit durch die Verwendung qualifizierter Zeitstempel und Nachweismethoden. Selbst nicht signierte Dokumente werden sicher und lückenlos rückverfolgbar archiviert, wodurch ihre Integrität und rechtliche Zuverlässigkeit über einen langen Zeitraum gewährleistet sind.
• Sichere Aufbewahrung: Die Lösung wird als vollständig verwaltete SaaS-Plattform bereitgestellt und gewährleistet Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit und Compliance ohne zusätzlichen Infrastrukturaufwand.
• Einfaches Abrufen: Finden Sie archivierte Dokumente für Audits, rechtliche Anfragen oder den internen Gebrauch schnell und greifen Sie darauf zu.
• Kundenbindungssteuerung: Legen Sie fest, wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden soll, und setzen Sie dies mithilfe einer automatisierten, richtliniengesteuerten Löschung durch.
• Einhaltung der Vorschriften: Vollständig im Einklang mit EU-Vorschriften wie eIDAS, DSGVO und branchenspezifischen Vorschriften.

Integrationsmöglichkeiten

Lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme und Prozesse integrieren.

Docbyte Vault ist so konzipiert, dass es sich nahtlos in Ihre bestehende IT-Umgebung einfügt. Es ist nicht erforderlich, Ihre Systeme grundlegend umzugestalten oder die Arbeitsweise Ihrer Teams zu ändern.

• Mühelose Integration: Ganz gleich, ob Sie Plattformen für Personalwesen, Finanzen, Rechtsangelegenheiten oder Dokumentenmanagement nutzen – unser digitaler Archivspeicher lässt sich problemlos mit diesen verbinden, um Ihre Archivierungsprozesse zu optimieren.
• Sicherer und kontrollierter Zugang: Ihre Teams können Dokumente sicher archivieren und abrufen, ohne dass dabei die Datensicherheit oder die Zugriffskontrolle beeinträchtigt wird.
• Vollständig SaaS-basiert: Docbyte Vault wird als sichere Cloud-Plattform bereitgestellt und erfordert keinerlei Installation oder Einrichtung einer Infrastruktur Ihrerseits.

Die wichtigsten Vorteile der zertifizierten elektronischen Archivierung

Echter geschäftlicher Mehrwert, der über die digitale Speicherung hinausgeht.
Docbyte Vault basiert auf international anerkannten Standards und unterstützt Sie dabei:

• Vertrauen schaffen & Authentizität: Die Dokumente sind fälschungssicher und überprüfbar.
• Rechtliche Zulässigkeit sicherstellen: Vollständige Einhaltung der EU- und nationalen Archivierungsvorschriften.
• Gewährleistung der Datenintegrität: Kryptografische Prüfungen schützen Daten vor Beschädigungen.
• Eine zukunftssichere Archivierung ermöglichen: Unterstützung für die Formatmigration im Laufe der Zeit.
• Beweismittel automatisch generieren: Rechtsgültige Prüfpfade sind enthalten.
• Risiken mindern: Verringern Sie das Risiko von Cyberbedrohungen und Datenverlusten.
• Langfristig Kosten einsparen: Senken Sie die Kosten für die digitale Archivierung und vermeiden Sie Bußgelder wegen Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften.
• Interoperabilität ermöglichen: Standardisierte Formate wie e-ARK verhindern eine Anbieterabhängigkeit.
• Steigerung der betrieblichen Effizienz: Optimierter Dokumentenabruf und optimierte Zusammenarbeit.
• Gewinnen Sie innere Ruhe: Seien Sie stets auf Prüfungen vorbereitet und sorgen Sie für Sicherheit.

Compliance, auf die Sie sich verlassen können

Seien Sie den gesetzlichen Vorschriften immer einen Schritt voraus – dank integrierter rechtlicher Unterstützung und anerkannter Zertifizierungen.

Docbyte Vault unterstützt die Einhaltung wichtiger Standards und Vorschriften, darunter:

• eIDAS (Elektronische Identifizierung, Authentifizierung und Vertrauensdienste): Gewährleistet die Echtheit, Integrität und Rechtswirksamkeit elektronischer Dokumente.
• DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung): Unterstützt Sie dabei, personenbezogene Daten rechtskonform zu verwalten, Aufbewahrungsrichtlinien einzuhalten und die Löschung bei Bedarf zu automatisieren.
• Nationale Archivierungsgesetze und branchenspezifische Anforderungen:
  Vollständig im Einklang mit den belgischen und europäischen Normen, darunter:
  • Belgisches Digitalgesetz
  • ETSI 119 511 und 119 512 
  • e-ARK-Spezifikation
  • ISO 14721 (OAIS) 
  • ISO 14641
  • ISO 15489
  • ISO/IEC 27001

Diese Zertifizierungen und Standards belegen, dass Docbyte die höchsten Compliance-Anforderungen erfüllt, wodurch unser digitales Archiv zu einer zukunftssicheren und rechtlich anerkannten Lösung für die sichere digitale Archivierung wird.

Wer nutzt Docbyte Vault?

Ideal für jedes Unternehmen, das Wert auf die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die langfristige Kontinuität der Informationsverfügbarkeit legt.

Docbyte Vault genießt das Vertrauen von Unternehmen in stark regulierten Branchen, darunter:

• Finanzen und Bankwesen
• Versicherung
• Regierung und öffentliche Verwaltung
• Gesundheitswesen und Pharmazeutika
• Personal- und Lohnbuchhaltungsdienstleistungen
• Anwaltskanzleien, Compliance- und Beratungsunternehmen

Zu den gängigen Anwendungsfällen gehören:

• Archivierung von Personalunterlagen (Verträge, Gehaltsabrechnungen, Bescheinigungen)
• Aufbewahrung von Rechts- und Compliance-Unterlagen
• Aufbewahrung von Kundenvereinbarungen und Korrespondenz
• Verwaltung langfristiger Finanzunterlagen (Rechnungen, Kontoauszüge)
• Führung von Aufzeichnungen zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften in den Bereichen Versicherung, Gesundheitswesen oder im öffentlichen Sektor

Warum sollten Sie sich für Docbyte entscheiden?

Bewährte Fachkompetenz in den Bereichen digitale Archivierung und Compliance.

Docbyte ist ein Spezialist für digitale Archivierung und unterstützt Unternehmen in ganz Europa dabei, komplexe Compliance-Anforderungen souverän zu meistern. Unser digitales Archiv vereint Fachwissen zu regulatorischen Anforderungen, technische Zuverlässigkeit und zertifizierte Vertrauensdienste – geprüft, qualifiziert und darauf ausgelegt, Ihr Unternehmen langfristig zu unterstützen.