Qualifizierte elektronische Archivierung im Vergleich zur digitalen Langzeitarchivierung (oder „eArchiving“?)

Aus verschiedenen Gründen wurde ich daher in den letzten Monaten gebeten, die Unterschiede zwischen QeA und der Langzeitkonservierung (oder Elektronische Archivierung (auch bekannt als „Digital Preservation“ oder „eArchiving“). Genau das werde ich in diesem Artikel versuchen.

Was ist los?

In Belgien wurde das Konzept der qualifizierten elektronischen Archivierung bereits vor einigen Jahren eingeführt, und in den nächsten Jahren soll dies auch auf europäischer Ebene umgesetzt werden. Und wie es aussieht, wird sich dies nicht auf Europa beschränken.

Angesichts dieser Einführung, die mit konkreten Vorschriften einhergeht – wie beispielsweise der Überarbeitung der eIDAS-Verordnung –, scheint sich die Gemeinschaft der digitalen Langzeitarchivierung mitunter von diesen Eindringlingen in ihrem Revier “bedroht” zu fühlen.

Tatsächlich sind jedoch beide Lösungsarten aus denselben Quellen hervorgegangen.

Was ist also anders?

Tatsächlich ist die Frage nicht ganz so einfach.

Die wesentlichen Unterschiede liegen vermutlich im Schwerpunkt und im Umfang.

Der Schwerpunkt liegt auf:

• QeA: Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Beweiskraft
• LTP: Denkmalpflege und Barrierefreiheit.

Geltungsbereich:

• QeA: Da der Schwerpunkt auf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht liegt, lassen sich die betroffenen Informationen klar definieren, und die Arten von Formaten und Daten sind begrenzt.
• LTP: Der Schwerpunkt ist eher fließend und lässt sich nicht objektiv messen; daher werden auch die Formate und Informationsarten, die in den Anwendungsbereich fallen, eher fließend sein.

Detaillierter Vergleich: Qualifizierte elektronische Archivierung (QeA):

• Schwerpunkt: Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Beweiskraft
• Zeithorizont: In der Regel im Einklang mit den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
• Gesetzliche Anforderungen: Einhaltung spezifischer gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Vorschriften
• Dienstleister: Zertifizierte und vorschriftsmäßige Anbieter
• Eigentumsverhältnisse und Kontrolle: Die einreichende Stelle behält das Eigentum und die Kontrolle
• Authentizität und Integrität: Besonderes Augenmerk auf manipulationssichere und unverfälschte Daten
• Zugriff und Abruf: Betont den kontrollierten Zugang zu rechtlichen Zwecken
• Datenformate und Standards: Kann durch gesetzliche oder branchenbezogene Anforderungen beeinflusst werden
• Metadaten zur Erhaltung: Dazu können Prüfpfade, digitale Signaturen usw. gehören.
• Strategien zur Erhaltung: In erster Linie zur Gewährleistung der Rechtsgültigkeit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
• Technologische Veralterung: Wird zwar berücksichtigt, ist jedoch möglicherweise nicht das Hauptanliegen
• Notfallwiederherstellung: Bestandteil des Risikomanagements; gewährleistet die Datenverfügbarkeit
• Auswirkungen auf die Kosten: Kosten für die Einhaltung von Vorschriften und Serviceverträge

Langzeitarchivierung (LTP):

• Schwerpunkt: Denkmalschutz und Barrierefreiheit
• Zeithorizont: Geht über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus, oft um mehrere Jahrzehnte
• Gesetzliche Anforderungen: Einhaltung von Archivierungsstandards und bewährten Verfahren
• Dienstleister: Die Verwaltung kann durch Institutionen oder spezialisierte Archive erfolgen
• Eigentumsverhältnisse und Kontrolle: Das Eigentumsrecht wird häufig auf eine bestimmte Archivinstitution übertragen.
• Authentizität und Integrität: Ebenfalls wichtig, doch der Schwerpunkt liegt auf der Zugänglichkeit. (“Was nützt die Erhaltung, wenn man keinen Zugang dazu hat?”)
• Zugriff und Abruf: Zielt darauf ab, den Zugang für Forschungszwecke und die Nutzung durch die Öffentlichkeit zu erleichtern
• Datenformate und Standards: Fokus auf Standardisierung und zukunftssichere Formate
• Metadaten zur Erhaltung: Umfassende Metadaten zur Bestandserhaltung für die Dokumentation
• Strategien zur Erhaltung: Laufende Migration, Emulation und Aktualisierung von Daten
• Technologische Veralterung: Geht proaktiv auf technologische Veränderungen und Veralterung ein
• Notfallwiederherstellung: Unverzichtbar für langfristigen Schutz und Regeneration
• Auswirkungen auf die Kosten: Langfristige Investitionen in Infrastruktur und Fachwissen

Und nun?

Zwar sind sowohl QeA als auch Langzeiterhaltung Lösungen sind für die Langzeitarchivierung digitaler Informationen unverzichtbar, doch unterscheiden sich ihre Hauptziele, Zeithorizonte, Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierungsstrategien erheblich voneinander. QeA konzentriert sich in erster Linie auf die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und die Gewährleistung der Datenauthentizität während der Aufbewahrungsfrist, während LTP darauf ausgerichtet ist, Daten für historische, kulturelle und Forschungszwecke über lange Zeiträume hinweg – möglicherweise über Jahrhunderte – zu bewahren.

Es ist wichtig zu beachten, dass sich QeA und LTP im Rahmen der Strategie einer Organisation zur digitalen Langzeitarchivierung natürlich ergänzen können. QeA stellt sicher, dass wichtige Unterlagen für rechtliche Zwecke aufbewahrt und geschützt werden, während LTP darauf abzielt, wertvolle Informationen für künftige Generationen zu bewahren.

Es ist nur logisch, dass eine Lösung für beide Zwecke genutzt werden könnte.

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