Gekwalificeerde elektronische archivering vs digitale bewaring (of eArchiving?)

Dus om verschillende redenen ben ik de afgelopen maanden gevraagd om de verschillen tussen QeA en Long-Term Preservation (of Elektronisch archiveren of Digitale bewaring of eArchiving). Dat is wat ik ga proberen te doen met dit artikel.

Wat gebeurt er?

In België is het concept van Gekwalificeerde Elektronische Archivering een paar jaar geleden geïntroduceerd en de komende jaren zal hetzelfde op Europese schaal worden ingevoerd. En zo te zien zal dit niet beperkt blijven tot Europa.

Door deze introductie, vergezeld van specifieke regelgeving, zoals de herziening van eIDAS, lijkt de Digital Preservation-gemeenschap zich soms "bedreigd" te voelen door deze indringers op hun terrein.

Maar in feite zijn beide soorten oplossingen de nakomelingen van dezelfde ouders.

Wat is er dan anders?

In feite is de vraag niet zo eenvoudig.

De belangrijkste verschillen zijn waarschijnlijk de primaire focus en de reikwijdte.

De primaire focus:

• VvE: Juridische bewaring en bewijskracht
• LTP: Historisch behoud en toegankelijkheid.

Toepassingsgebied:

• VvE: Door de focus op wettelijke retentie kan de informatie in het toepassingsgebied duidelijk gedefinieerd worden en zullen de soorten formaten en gegevens beperkt zijn.
• LTP: De focus is veranderlijker en kan niet objectief gemeten worden, dus de formaten en informatietypes in het bereik zullen ook veranderlijker zijn.

Gedetailleerde vergelijking: Gekwalificeerde elektronische archivering (QeA):

• Primaire focus: Juridische bewaring en bewijskracht
• Tijdshorizon: Meestal afgestemd op wettelijke bewaarvereisten
• Wettelijke vereisten: Voldoen aan specifieke wettelijke/regelgevende normen
• Dienstverleners: Gecertificeerde en conforme leveranciers
• Eigendom en controle: Indienende entiteit behoudt eigendom en controle
• Authenticiteit en integriteit: Sterke nadruk op fraudebestendige en ongewijzigde gegevens
• Toegang en ophalen: Benadrukt gecontroleerde toegang voor juridische doeleinden
• Gegevensindelingen en standaarden: Kan worden beïnvloed door wettelijke of branchevereisten
• Metadata voor bewaring: Kan audit trails, digitale handtekeningen, enz. bevatten.
• Strategieën voor behoud: Voornamelijk voor wettelijke geldigheid en naleving van regelgeving
• Technologische veroudering: Wordt overwogen, maar is mogelijk niet de eerste zorg
• Herstel na rampen: Onderdeel van risicomanagement; zorgt voor beschikbaarheid van gegevens
• Gevolgen voor de kosten: Kosten van nalevings- en servicecontracten

Behoud op lange termijn (LTP):

• Primaire focus: Historisch behoud en toegankelijkheid
• Tijdshorizon: Gaat langer mee dan de wettelijke bewaartermijn, vaak tientallen jaren
• Wettelijke vereisten: Naleving van archiveringsstandaarden en best practices
• Dienstverleners: Kan worden beheerd door instellingen of gespecialiseerde archieven
• Eigendom en controle: Eigendom wordt vaak overgedragen aan een aangewezen archiefinstelling
• Authenticiteit en integriteit: Ook belangrijk, maar de primaire focus ligt op toegankelijkheid. ("Wat is het doel van bewaren als het niet toegankelijk is?")
• Toegang en ophalen: Streeft ernaar de toegang voor onderzoek en openbaar gebruik te vergemakkelijken
• Gegevensindelingen en standaarden: Focus op standaardisatie en toekomstbestendige formaten
• Metadata voor bewaring: Uitgebreide bewaarmetadata voor documentatie
• Strategieën voor behoud: Voortdurende migratie, emulatie en verversen van gegevens
• Technologische veroudering: Proactieve aanpak van technologische veranderingen en veroudering
• Herstel na rampen: Integraal voor bescherming en herstel op lange termijn
• Gevolgen voor de kosten: Langetermijninvestering in infrastructuur en expertise

Dus?

Terwijl zowel QeA als Behoud op lange termijn oplossingen essentieel zijn voor het bewaren van digitale informatie, verschillen hun belangrijkste doelstellingen, tijdshorizonten, bewaarbeleid en bewaarstrategieën aanzienlijk. QeA richt zich vooral op het voldoen aan wettelijke eisen en het waarborgen van de authenticiteit van gegevens tijdens de bewaarperiode, terwijl LTP zich richt op het bewaren van gegevens voor historische, culturele en onderzoeksdoeleinden gedurende langere perioden, mogelijk eeuwenlang.

Het is belangrijk om op te merken dat QeA en LTP elkaar natuurlijk kunnen aanvullen in de digitale bewaarstrategie van een organisatie. QeA zorgt ervoor dat kritieke records worden bewaard en beschermd voor wettelijke doeleinden, terwijl LTP zich richt op het veiligstellen van waardevolle informatie voor toekomstige generaties.

Het is niet meer dan logisch dat een oplossing kan worden gebruikt om beide doelen te dienen.

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in de Docbytes LinkedIn Nieuwsbrief