Archivage électronique qualifié ou conservation numérique (ou e-archivage ?)

C'est pourquoi, pour plusieurs raisons, on m'a demandé ces derniers mois de souligner les différences entre l'AQE et la préservation à long terme (ou Archivage électronique ou préservation numérique ou archivage électronique). C'est ce que je vais essayer de faire dans cet article.

Que se passe-t-il ?

En Belgique, le concept d'archivage électronique qualifié a été introduit il y a quelques années, et la même chose sera introduite à l'échelle européenne dans les prochaines années. Et à ce qu'il semble, cela ne se limitera pas à l'Europe.

Par cette introduction, accompagnée de réglementations spécifiques, par exemple la révision d'eIDAS, la communauté de la conservation numérique semble parfois se sentir "menacée" par ces intrus sur son territoire.

Mais, en fait, les deux types de solutions sont issus des mêmes parents.

Qu'est-ce qui est différent ?

En fait, la question n'est pas si simple.

Les principales différences sont probablement l'objectif principal et le champ d'application.

L'objectif principal :

• QeA : Conservation légale et valeur probante
• LTP : préservation de l'histoire et accessibilité.

Champ d'application :

• AQE : L'accent étant mis sur la conservation légale, les informations concernées peuvent être clairement définies et les types de formats et de données seront limités.
• LTP : L'objectif est plus fluide et ne peut être mesuré objectivement, de sorte que les formats et les types d'informations couverts seront également plus fluides.

Comparaison détaillée : Archivage électronique qualifié (QeA) :

• Objectif principal : Conservation légale et valeur probante
• Horizon temporel : Généralement aligné sur les exigences légales en matière de conservation
• Exigences légales : Respect de normes juridiques/réglementaires spécifiques
• Fournisseurs de services : Fournisseurs certifiés et conformes
• Propriété et contrôle : L'entité qui soumet la demande conserve la propriété et le contrôle
• Authenticité et intégrité : L'accent est mis sur l'inviolabilité et la non-altération des données.
• Accès et récupération : L'accent est mis sur le contrôle de l'accès à des fins légales
• Formats de données et normes : Peut être influencé par des exigences légales ou sectorielles
• Métadonnées de conservation : Il peut s'agir de pistes d'audit, de signatures numériques, etc.
• Stratégies de préservation : Principalement pour la validité juridique et la conformité réglementaire
• Obsolescence technologique : Pris en compte, mais pas nécessairement au premier plan
• Reprise après sinistre : Fait partie de la gestion des risques ; garantit la disponibilité des données
• Implications en termes de coûts : Coût des contrats de conformité et de service

Préservation à long terme (LTP) :

• Objectif principal : Préservation de l'histoire et accessibilité
• Horizon temporel : Elle se prolonge au-delà de la durée légale de conservation, souvent pendant plusieurs décennies.
• Exigences légales : Respect des normes et des meilleures pratiques en matière d'archivage
• Fournisseurs de services : Peut être géré par des institutions ou des archives spécialisées
• Propriété et contrôle : La propriété sera souvent transférée à une institution d'archivage désignée.
• Authenticité et intégrité : Autre élément important, mais l'accent est mis en premier lieu sur l'accessibilité. ("Quel est l'intérêt de préserver, si l'on ne peut pas y accéder ?")
• Accès et récupération : Vise à faciliter l'accès à des fins de recherche et d'utilisation par le public
• Formats de données et normes : Priorité à la normalisation et à la pérennité des formats
• Métadonnées de conservation : Métadonnées de conservation complètes pour la documentation
• Stratégies de préservation : Migration, émulation et rafraîchissement continus des données
• Obsolescence technologique : Répondre de manière proactive aux changements et à l'obsolescence des technologies
• Reprise après sinistre : Intégrale pour la protection et la récupération à long terme
• Implications en termes de coûts : Investissement à long terme dans l'infrastructure et l'expertise

Et alors ?

Bien que le QeA et le Préservation à long terme Bien que les solutions QeA et LTP soient essentielles pour préserver l'information numérique, leurs principaux objectifs, horizons temporels, politiques de conservation et stratégies de conservation diffèrent considérablement. La QeA se concentre principalement sur le respect des exigences légales et la garantie de l'authenticité des données pendant la période de conservation, tandis que la LTP est dédiée à la conservation des données à des fins historiques, culturelles et de recherche sur des périodes prolongées, pouvant aller jusqu'à des siècles.

Il est important de noter que le QeA et le LTP peuvent bien sûr se compléter dans le cadre de la stratégie de préservation numérique d'une organisation. L'AQE garantit que les documents essentiels sont conservés et protégés à des fins juridiques, tandis que le LTP se concentre sur la sauvegarde d'informations précieuses pour les générations futures.

Il est tout à fait logique qu'une solution puisse servir les deux objectifs.

Cet article a été publié à l'origine dans le Docbytes LinkedIn Newsletter