German 
English 
French 
Dutch 
Angesichts des technologischen Fortschritts im Bankwesen müssen Finanzinstitute mit den Vorschriften und Anforderungen Schritt halten, die von Aufsichtsbehörden wie der Europäischen Zentralbank (EZB) festgelegt werden. Eine dieser Anforderungen ist die dauerhafte Archivierung von Kommunikationsdokumenten, was aufgrund der sich ständig weiterentwickelnden Technologie Herausforderungen mit sich bringt.
Docbyte erläutert, wie bestimmte Kommunikationsdokumente von Banken gemäß den Vorgaben der EZB dauerhaft archiviert werden sollten und warum Archivierungs- und Langzeitaufbewahrungssoftware für die Bankenbranche unverzichtbar ist.
Verwaltung von Dokumenten im Bankwesen mithilfe von Software
Finanzinstitute können erheblich davon profitieren, wenn sie fortschrittliche Software zur Verarbeitung von Finanzdokumenten und Lösungen zur elektronischen Archivierung einsetzen, um die strengen Anforderungen der Europäischen Zentralbank (EZB) an die dauerhafte Archivierung wichtiger Dokumente zu erfüllen.
Diese Technologien bieten einen optimierten Ansatz für die Verwaltung der vielfältigen Dokumente, deren Führung von der EZB vorgeschrieben ist. Rechtsakte und Begleitunterlagen, die bei Rechtsstreitigkeiten oder Prüfungen von entscheidender Bedeutung sind, können effizient verarbeitet, indexiert und digital gespeichert werden, wodurch deren Zugänglichkeit und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet werden.
Software zur Verarbeitung von Finanzbelegen ermöglicht die Erstellung umfassender Stammdatensätze der Endprodukte und der Hinterlegungskopien von Veröffentlichungen und liefert damit einen detaillierten Überblick über die Aktivitäten der Bank zu bestimmten Zeitpunkten.
Darüber hinaus erleichtert die Software die Verwaltung von Bestandsverzeichnissen, Leitfäden und Zeitplänen und gewährleistet so deren ordnungsgemäße Pflege und Zugänglichkeit. Die elektronische Archivierung ergänzt diese Bemühungen und bietet einen sicheren und zentralisierten Speicherort für diese digitalen Dokumente unter Einhaltung der Leitlinien der EZB zur dauerhaften Archivierung.
Durch die Integration dieser Technologien können Finanzinstitute die Anforderungen der EZB erfüllen und so die Effizienz, Genauigkeit und Compliance ihrer Dokumentenverwaltungsprozesse fördern.
Die Vorteile der Arbeit mit einem System zur Verarbeitung von Finanzdokumenten gehen jedoch noch weiter. Eine effiziente Kundenanmeldung und Identitätsprüfung sind entscheidende Bestandteile der Finanzdienstleistungsbranche.
Es kann wichtige Prozesse im Zusammenhang mit der Identitätsprüfung bei der Durchführung von „Know Your Customer“-Verfahren (KYC) abdecken. Darüber hinaus umfasst es den Datenaustausch und konsolidierte Datenbanken zu Anlegern, mit dem Ziel, einen effizienteren und sichereren Ansatz zu gewährleisten.
Dokumentenerfassung und Kunden-Onboarding
Anträge auf Auskunft sind ein weiterer Grund, warum eine dauerhafte Archivierung unerlässlich ist. Banken müssen in der Lage sein, ihren Kunden auf Anfrage Informationen über deren Konten und Transaktionen zur Verfügung zu stellen.
Die dauerhafte Archivierung dieser Dokumente kann den Prozess vereinfachen. Wir werden uns jedoch hauptsächlich auf die Dokumentenprozesse bei der Identitätserfassung neuer Kunden in Finanzinstituten konzentrieren.
Einbindung und Überprüfung von Identitäten
Die Erfassung und Überprüfung von Identitäten im Finanzdienstleistungsbereich werden in der Regel je nach Emissionsform von Händlern oder Emissionsagenten durchgeführt. Die Verantwortung für die Durchführung der KYC-Verfahren liegt beim Finanzdienstleister, beispielsweise einer Bank; zwar ist die Auslagerung an Dritte zulässig, die letztendliche Verantwortung verbleibt jedoch beim Dienstleister.
Die grundlegende Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden umfasst die Erfassung relevanter Daten zur Identität des Kunden sowie die Überprüfung dieser Angaben. Es ist wichtig zu beachten, dass die Europäische Kommission derzeit eine Neubewertung vornimmt KYC-Vorschriften als Teil des „Digital Finance“-Pakets, wobei Lehren aus den Erfahrungen mit den COVID-19-Lockdowns gezogen werden.
Datenaustausch und konsolidierte Datenbanken zu Anlegern
Händler/Vermittler spielen derzeit eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung von KYC-Dienstleistungen für Anleger, und es besteht die Vision, eine “zertifizierte Datenbank” zu schaffen, die von Händlern im Rahmen eines Onboarding- und KYC-Verfahrens sowohl für Anleger als auch für Emittenten gespeist wird.
Diese Datenbank könnte verschiedene Emissionsmechanismen wie Auktionen und Konsortialemissionen optimieren, wodurch die Abwicklung zugeteilter Aufträge reibungsloser gestaltet und die Kundenkenntnisse des Emittenten verbessert würden.
Emittenten sind sich der Notwendigkeit bewusst, aktuelle Daten über ihre Anleger zu führen, sowohl im Zusammenhang mit den Geboten der Anleger im Rahmen einer Transaktion als auch auf fortlaufender Basis. Etablierte Kundenbeziehungen machen redundante Identifizierungsprozesse überflüssig; routinemäßige Aktualisierungen und Pflege sind jedoch unerlässlich, insbesondere als Reaktion auf Änderungen bei Identifikationsmerkmalen wie der Anschrift oder dem offiziellen Namen.
Das Verfahren zur Identitätsprüfung von Kunden steht im Einklang mit der EU-Richtlinie zur Bekämpfung der Geldwäsche (AML) und entspricht den nationalen Vorschriften. Zu den konkreten Methoden und erforderlichen Unterlagen gehören:
Für natürliche Personen
– Überprüfung der nationalen Personalausweise
– Überprüfung von Reisepässen, Aufenthaltsgenehmigungen, qualifizierten elektronischen Ausweisen usw.
– Name
– Anschrift
– Geburtsort und -datum
– Staatsangehörigkeit
Für Unternehmen
– Beantragung einer Bescheinigung über die Eintragung in ein öffentliches Register, beispielsweise im Handelsregister oder im Gesellschaftsvertrag
– Partner finden
– Überprüfung qualifizierter elektronischer Ausweise und anderer relevanter Dokumente
– Unternehmensdaten
– Handelsname
– Rechtsform
– Handelsregisternummer
– Die Anschrift des eingetragenen Sitzes oder der Hauptniederlassung
– Namen des Vertretungsorgans oder des gesetzlichen Vertreters
Wie bereits erwähnt, ist der Händler oder der Emissionsbeauftragte für die Speicherung und Pflege der Kundendaten verantwortlich. Durch die Verarbeitung von Finanzdokumenten können Sie also die sich wiederholenden Aufgaben reduzieren, die Ihre Kunden bei der Übermittlung sensibler Daten erledigen müssen. Da die KI die Daten zudem selbst erfasst, sparen Sie auch Ihren Mitarbeitern Zeit.
In der Praxis erhalten Ihre Kunden die Aufforderung, ein erforderliches Dokument hochzuladen. Anschließend wird dieses Dokument automatisch eingelesen und dem entsprechenden Kundenfall zugeordnet.
Anonymisierung im Sinne der DSGVO
Anonymisierungstools ermöglichen es, Daten aus gesammelten Dokumenten auszulesen und gleichzeitig Bilder zu schwärzen oder zu verwischen, die persönliche Informationen preisgeben könnten, wie beispielsweise Passfotos. Diese Tools bieten sofortigen Schutz in Echtzeit und stellen sicher, dass während der Speicherung in Ihrem Ordner kein Zugriff auf die Daten erfolgt und diese nicht kopiert werden können.
Die Gewährleistung einer Zugriffskontrolle ist zudem erforderlich, um die Vorgaben der DSGVO einzuhalten. Das „Investor Passporting“ ist eine Lösung, um den Schutz der Nutzerdaten sicherzustellen. Dabei werden Daten auf sichere Weise zwischen verschiedenen Unternehmen und Aufsichtsbehörden ausgetauscht.
Somit ermöglicht es zwar Drittanbieterlösungen den Zugriff auf Nutzerdaten; diese sind jedoch ebenfalls verpflichtet, die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Dies sorgt für Harmonie im Finanzdienstleistungssektor und ermöglicht den Datenaustausch, ohne die Privatsphäre der Nutzer zu gefährden.
Wie die Verarbeitung von Finanzdokumenten das Bankwesen vereinfacht
Finanzinstitute setzen zunehmend auf die Online-Dokumentenverarbeitung und die elektronische Archivierung, um ihre Abläufe zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Die Vorteile des Einsatzes dieser Technologien sind erheblich – sie reichen von der Abschaffung papierbasierter Prozesse bis hin zu erheblichen Kosteneinsparungen und Umsatzsteigerungen.
Lassen Sie uns die wichtigsten Vorteile und praktischen Anwendungsmöglichkeiten für Finanzdienstleister hervorheben.
1. Papierlose Effizienz
Dank der Online-Dokumentenverarbeitung können Finanzinstitute sich von umständlichen papierbasierten Arbeitsabläufen sowohl extern als auch intern verabschieden. Der Übergang zu digitalen Plattformen ermöglicht eine nahtlose Dokumentenabwicklung, wodurch das Fehlerrisiko verringert und die allgemeine betriebliche Effizienz verbessert wird.
2. Aufbewahrung digitaler Signaturen und Siegel
Die Integration der Aufbewahrung digitaler Signaturen und Siegel gewährleistet die Sicherheit und Authentizität kritischer Informationen. Dies verbessert die Datenintegrität und schafft einen sicheren Rahmen für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
3. Automatisierte Onboarding-Prozesse
Durch den Einsatz von Technologie können Finanzinstitute die Prozesse zur Kundenaufnahme automatisieren, Abläufe beschleunigen und manuelle Eingriffe auf ein Minimum reduzieren. Dies verbessert das Kundenerlebnis und erleichtert die Einhaltung der KYC-Vorgaben (Know Your Customer).
4. Senkung der Betriebskosten
Einer der wesentlichsten Vorteile der Einführung der Online-Dokumentenverarbeitung ist das Potenzial, die Betriebskosten um erstaunliche 60% zu senken. Die Automatisierung von Arbeitsabläufen und der Dokumentenprüfung führt zu einer Ressourcenoptimierung und einer verbesserten Wirtschaftlichkeit.
5. Effiziente Dokumentenprüfung
Die Einführung effizienter und sicherer Verfahren zur Dokumentenprüfung gewährleistet die korrekte Erfassung und Verarbeitung wesentlicher Informationen. Automatisierte Arbeitsabläufe tragen zur fehlerfreien Erstellung von Dokumenten bei und erhöhen damit die Zuverlässigkeit der Überprüfungen.
6. Sales Boost
Finanzinstitute können durch die Einführung optimierter Onboarding- und Identitätsprüfungsverfahren ihren Umsatz steigern. Dies beschleunigt nicht nur die Kundenakquise, sondern fördert auch langfristige Kundenbeziehungen.
7. KYC-Verfahren und digitale Finanzdienstleistungen
Die Europäische Kommission überprüft derzeit die KYC-Vorschriften (Know Your Customer) im Rahmen des Pakets zur digitalen Finanzwirtschaft und berücksichtigt dabei die Erfahrungen aus den COVID-19-Lockdowns. Finanzdienstleister sind für die Durchführung der KYC-Verfahren verantwortlich, und es wird geprüft, ob diese Aufgaben an Dritte ausgelagert werden können.
8. Datenaustausch und konsolidierte Datenbanken
Eine einheitliche Datenbank für Anlegerinformationen erweist sich als leistungsstarkes Instrument für eine effiziente Syndizierung und den direkten Zugang bei Auktionen. Die Pflege aktueller Daten zu Anlegern ist für Finanzinstitute von entscheidender Bedeutung, und das Konzept einer zertifizierten Datenbank, die durch Onboarding- und KYC-Verfahren gespeist wird, gewinnt zunehmend an Bedeutung.
Angesichts der technologischen Herausforderungen ist Software zur Langzeitarchivierung für die Aufrechterhaltung dieser Archive von entscheidender Bedeutung. Diese Software kann Banken dabei unterstützen, die Echtheit, Richtigkeit und Vollständigkeit ihrer archivierten Dokumente zu gewährleisten. Sie ermöglicht es Banken, den Lebenszyklus ihrer Unterlagen zu verwalten, einschließlich der Erstellung, Speicherung und schließlich der Entsorgung bestimmter Dokumente.
Darüber hinaus schützt Software zur Langzeitarchivierung vor technologischer Veralterung, indem sie sicherstellt, dass Dokumente bei Bedarf in neue Formate migriert oder konvertiert werden können.
