Geautomatiseerde postkamertechnologie: Stroomlijning van documentverwerking

De efficiënte verwerking van inkomende documenten is cruciaal voor het behoud van productiviteit en klanttevredenheid. Een Intelligent Mailroom oplossing biedt een transformatieve benadering van het beheer van documentworkflows door gebruik te maken van geavanceerde technologieën om het hele proces te automatiseren en te stroomlijnen.

Postkamerautomatisering en de documentreis

De reis van een inkomend document binnen een organisatie wordt revolutionair veranderd. Ongeacht het formaat of de bron worden documenten snel verwerkt en gedistribueerd naar de relevante afdelingen, waardoor een naadloze werking wordt gegarandeerd. Dit wordt mogelijk gemaakt door een combinatie van AI-technologieën. Onze AI-technologie automatiseert de documentverwerking door gebruik te maken van geavanceerde functies zoals OCR om gedrukte of handgeschreven tekst te extraheren, ICR om de herkenning van verschillende handschriftstijlen te verbeteren, OMR voor het detecteren van markeringen zoals selectievakjes en het scannen van streepjescodes voor het snel extraheren en traceren van gegevens. Samen stroomlijnen deze tools werkstromen en verbeteren ze de nauwkeurigheid.

Postkamerscanner of OCR

De sleutel tot het succes van een Intelligent Mailroom is het gebruik van AI die nauwkeurig cruciale informatie uit inkomende documenten haalt, waardoor efficiënte classificatie, metadata-extractie en routering mogelijk worden.

Zo ziet het traject van inkomende documenten eruit:

1. Er komen ladingen documenten binnen bij uw bedrijf, in elk documentformaat, via elk kanaal.
2. OCR, Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) doorlopen de documenten om ze te identificeren, classificeren (in categorieën zoals contracten, claims, bestellingen en facturen) en voor te bereiden op de juiste distributie.
3. Dezelfde technologieën extraheren ook metadata uit de inhoud van de documenten (denk aan gegevens zoals klantnummer, adres van ontvanger en afzender, datum en handtekening) en bereiden deze voor op validatie in je bedrijfsdatabase.
4. De documenten zijn nu klaar voor de reis. Ze worden afgeleverd bij de juiste afdeling - financiën, HR, klantenservice, marketing, claims en andere.

Onze Intelligent Mailroom doet dit door technieken te gebruiken zoals optische tekenherkenning (OCR), intelligente tekenherkenning, optische markeringsherkenning en het scannen van streepjescodes.

WHITEPAPER - INTELLIGENT MAILROOM Een Intelligent Mailroom (IM) is een technologie die snel alle inkomende documenten in elk formaat verwerkt en ze vervolgens distribueert naar de relevante afdelingen binnen uw organisatie. Het ondersteunt activiteiten, bespaart tijd en voorkomt fouten en verliezen. De overstap naar een Intelligent Mailroom zal uw operationele uitmuntendheid verbeteren en uw reactievermogen vergroten.

Downloaden

"Werknemers voelen zich meer gewaardeerd omdat hun werk uitdagender is - in plaats van administratie kunnen ze zich richten op het snel en persoonlijk bedienen van klanten."

Voordelen van postkamerautomatisering

Het implementeren van postkamerautomatisering brengt een groot aantal voordelen met zich mee, te beginnen met de efficiëntie. Bedrijven hoeven minder handmatig in te grijpen, wat leidt tot snellere afhandeling van dossiers en snellere responstijden. Het voegt ook een extra laag van nauwkeurigheid toe met gegevensextractie en classificaties in de kern van intelligente postkamers, waardoor menselijke fouten in het proces worden verminderd. 

Met betrekking tot compliance en audits krijgt u een volledig transparant documenttraject. Van aankomst tot distributie, elke stap van het documenttraject wordt bijgehouden, waardoor robuuste rapportage en analyses mogelijk zijn.

Geautomatiseerde postkamers zijn een klantgerichte aanpak

Klanten eisen efficiënte en transparante diensten. Met postkamerautomatisering kunnen organisaties zorgen voor duidelijke communicatie, een snelle oplossing van problemen en een naadloze klantervaring. Aan de achterkant heb je een snel overzicht van je klanten, zodat je altijd een volledig beeld hebt van hun situatie. Dit voorkomt veel problemen, zeker wanneer de klant uiteindelijk met verschillende medewerkers van de klantenservice moet praten. 

Hoe lang duurt de implementatie?

Om te weten welk rendement u kunt verwachten van een Intelligent Mailroom, overweegt u deze vijf stappen en bouwt u uw business case op:

1. Zorg ervoor dat u precies weet welke soorten en formaten informatie uw organisatie binnenkomen en waarvandaan.
2. Krijg een overzicht van hoeveel documenten er dagelijks binnenkomen in uw organisatie (als u dit niet weet, kan een extra audit nodig zijn).
3. Tel het aantal mensen dat u in dienst hebt om documenten te ontvangen, verwerken, sorteren, verwerken en verzenden - zowel intern als extern.
4. Ontdek of uw werklast groeit, schommelt of stabiel is.
5. Bepaal hoe lang het momenteel duurt voordat documenten hun bestemming bereiken vanaf de eerste invoer.

Een implementatie duurt tussen de twee weken en drie maanden. De implementatie wordt in fasen georganiseerd en levert waarde op tijdens het hele proces. A postkameroplossing kan binnen twee weken worden geïmplementeerd en onmiddellijk resultaat opleveren. Voor een complexe organisatie is het meestal binnen drie maanden volledig operationeel.

Conclusie

Bij de overgang naar een Intelligent Mailroom oplossing gaat het niet alleen om het invoeren van nieuwe technologie, maar ook om het empoweren van medewerkers, het verblijden van klanten en het optimaliseren van workflows. Door automatisering te omarmen, kunnen organisaties nieuwe niveaus van efficiëntie en klanttevredenheid bereiken en zo de weg vrijmaken voor blijvend succes in het digitale tijdperk.