Dutch 
English 
French 
Een Intelligent Mailroom is een technologie die snel alle inkomende documenten in elk formaat verwerkt en ze vervolgens distribueert naar de relevante afdelingen binnen uw organisatie.
Dit wordt mogelijk gemaakt door een combinatie van technologieën die alle inkomende documenten verwerken om de cruciale informatie er op de juiste manier uit te halen.
Onze Intelligent Mailroom doet dit door technieken te gebruiken zoals optische tekenherkenning (OCR), intelligente tekenherkenning, optische markeringsherkenning en het scannen van streepjescodes.
Zo ziet het traject van inkomende documenten eruit:
- Er komen ladingen documenten binnen bij uw bedrijf, in elk documentformaat, via elk kanaal.
- OCR, Artificial Intelligence (AI) en Machine Learning (ML) doorlopen de documenten om ze te identificeren, classificeren (in categorieën zoals contracten, claims, bestellingen en facturen) en voor te bereiden op de juiste distributie.
- Dezelfde technologieën extraheren ook metadata uit de inhoud van de documenten (denk aan gegevens zoals klantnummer, adres van de ontvanger en afzender, datum en handtekening) en bereiden deze voor op validatie in uw bedrijfsdatabase.
- De documenten zijn nu klaar voor de reis. Ze worden afgeleverd bij de juiste afdeling - financiën, HR, klantenservice, marketing, claims en andere.
Met postkamerautomatisering wordt alles van binnenkomst tot vertrek bijgehouden. Dit maakt effectieve rapportage, controle en analyse mogelijk - u verliest geen informatie meer omdat het controlespoor transparant en gemakkelijk te volgen is.
Uw klanten zullen dit geweldig vinden:
Geautomatiseerde afhandeling van alle inkomende documenten maakt een einde aan deze nachtmerrie - het zorgt voor een duidelijke organisatie, transparante communicatie en een snelle reactie op de problemen van uw klanten. Dit resulteert in een aanzienlijke eliminatie van klantfrustratie.
"Werknemers voelen zich meer gewaardeerd omdat hun werk uitdagender is - in plaats van administratie kunnen ze zich richten op het snel en persoonlijk bedienen van klanten."
Hoe lang duurt de implementatie?
Om te weten welk rendement u kunt verwachten van een Intelligent Mailroom, overweegt u deze vijf stappen en bouwt u uw business case op:
- Zorg ervoor dat u precies weet welke soorten en formaten informatie uw organisatie binnenkomen en waarvandaan.
- Krijg een overzicht van hoeveel documenten er dagelijks binnenkomen in uw organisatie (als u dit niet weet, kan een extra audit nodig zijn).
- Tel het aantal mensen dat u in dienst hebt om documenten te ontvangen, verwerken, sorteren, verwerken en verzenden - zowel intern als extern.
- Ontdek of uw werklast groeit, schommelt of stabiel is.
- Bepaal hoe lang het momenteel duurt voordat documenten hun bestemming bereiken vanaf de eerste invoer.
Een implementatie duurt twee weken tot drie maanden. De implementatie wordt in fasen georganiseerd en levert gedurende het hele proces waarde op.
A postkameroplossing kan binnen twee weken worden geïmplementeerd en onmiddellijk resultaat opleveren. Voor een complexe organisatie is het meestal binnen drie maanden volledig operationeel.
Wij hebben de Intelligent Mailroom met succes geïmplementeerd - en vaak uitgebreid - voor diverse klanten, dus wij kunnen u een volledig nauwkeurige prijsopgave geven.
We begrijpen dat de introductie van een nieuwe oplossing twijfels kan oproepen: Wat als onze werknemers het niets vinden? Wat als het te moeilijk te begrijpen is? Wat als ze de oplossing gewoon negeren?
Het antwoord op al deze vragen is ons eenvoudige onboardingproces en onze training. Wij hebben Intelligent Mailroom gemaakt om het leven eenvoudiger te maken
