Alles in das PDF/A-Format konvertieren? Auch PDF-Dateien?

In den letzten Jahren hat mit dem steigenden Bedarf an Langzeitarchivierung und Langzeitkonservierung von “digital erzeugten” Informationen auch die Forderung nach einem universellen Archivierungsformat zugenommen. Dahinter steht die Idee, ein Dateiformat zu schaffen, das die dauerhafte Speicherung und das Auslesen von Informationen ohne jeglichen Informationsverlust ermöglicht.

 Wenn möglich, sollten auch die “grafischen” Informationen berücksichtigt werden, falls beispielsweise die Textfarbe oder die verwendete Schriftart Informationen vermitteln. Hier kommt PDF/A ins Spiel – die Lösung für all diese Probleme. Oder etwa nicht?

 Die beiden wichtigsten Wörter in meinem ersten Satz lauten: “Digital Born”. Was, das ist nicht die Lösung für all unsere Archivierungsanforderungen? werden Sie vielleicht fragen. Ich werde versuchen, dies zu erläutern.

Zunächst einmal gibt es zahlreiche Missverständnisse oder Mythen in Bezug auf das Format:

• Wir können alles in das PDF/A-Format konvertieren
• Wir sollten jede Datei, die wir archivieren müssen, in das PDF/A-Format konvertieren.
• PDF/A wird uns dabei helfen, nachzuweisen, dass die Datei während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert wurde

Nirgendwo habe ich Informationen oder Artikel gefunden, die diesen falschen Vorstellungen widersprechen.

Sollten Sie jede Datei in das PDF/A-Format konvertieren?

Sofern die für die Datei geltende Aufbewahrungsfrist kein Risiko hinsichtlich der Lesbarkeit der Datei darstellt (“Werde ich die Datei in fünf Jahren noch öffnen oder lesen können?’), lautet die Antwort ”nein“.

Mithilfe von PDF/A können wir nachweisen, dass die Datei während der Aufbewahrungsfrist nicht verändert wurde:

Wie jede andere PDF-Datei lässt sich auch diese Datei bearbeiten. Einmal erhielten wir sogar die Anfrage eines Kunden, ein individuelles Modul zu erstellen, das der PDF/A-Datei eine bestimmte Kopfzeile hinzufügen sollte, die Informationen enthielt, die in den Originaldateien nicht enthalten waren.

Aus dem einen oder anderen Grund wird eine PDF/A-Datei häufig mit einer PDF-Datei verwechselt, die digital versiegelt wurde (versiegelt, nicht signiert). Wenn Sie nachweisen möchten, dass Ihre Datei während der Aufbewahrungsfrist nicht manipuliert wurde, benötigen Sie eines der folgenden Elemente:

• Digitale Versiegelung (kann über diese Lösung realisiert werden)
• Über die Protokollierung in Ihrem ECM-System
• Über die Prüfung in Ihrem vertrauenswürdigen Repository

Und genau darin liegt für viele Organisationen ein großes Problem, da sie sehr oft Unmengen an Dateien im PDF-Format (und nicht im PDF/A-Format) gespeichert haben.

Wie kommt das?

Das bedeutet, dass die Datei unabhängig von der verwendeten Anzeigeanwendung oder der jeweiligen Client-Umgebung heute und beispielsweise in 50 Jahren identisch aussehen müsste. 

Dies bezog sich in erster Linie auf digital erstellte Dokumente, häufig auf digital erstellte Textdokumente.

Die Konvertierung einer Datei in das Format PDF/A-1a oder PDF/A-1b (die am weitesten verbreiteten und am häufigsten verwendeten Versionen des PDF/A-Formats) ist mit bestimmten Anforderungen und Einschränkungen hinsichtlich des Quellformats verbunden.

Kurz gesagt sind dies:

Voraussetzungen:

• Die Datei sollte die eingebetteten Schriftarten enthalten. (Die verwendeten Schriftarten sind in der Datei gespeichert.).
• Es sollten geräteunabhängige Farbschemata verwendet werden.
• Metadaten der „Extensible Metadata Platform“ (XMP)

 Die Einschränkungen von PDF/A-1 sind (hauptsächlich in PDF/A-1):

• Verschlüsselung
• LZW-Komprimierung (durch ZIP ersetzt)
• Eingebettete Dateien (in Version 2 und 3 zulässig)
• Verweise auf externe Inhalte
• PDF-Transparenz
• Multimedia
• JavaScript

Bei der Erstellung einer korrekten Datei geht es um mehr als nur das Hinzufügen eines “Kennzeichens”; es sollte geprüft werden, ob die Datei den Anforderungen und Einschränkungen entspricht.

Man muss sich der Tatsache bewusst sein, dass bei der Erstellung einer Datei häufig die entsprechende (digitale) Originaldatei erforderlich ist, um eine Zieldatei erstellen zu können, die allen Anforderungen entspricht.

Die Datei sollte zudem mit einem Tool (oder einem Programm) erstellt werden, das alle erforderlichen Informationen (wie beispielsweise die Schriftarten) enthält. Diese Seite enthält eine sehr gute Beschreibung der meisten Möglichkeiten Wie ein korrektes PDF/A erstellt werden kann.

Die am häufigsten verwendete Version von PDF/A ist PDF/A-1, die auf PDF 1.4 basiert. Wenn Sie eine PDF-Datei, die nach dem PDF 1.4-Standard erstellt wurde, in PDF/A-1a oder PDF/A-1b konvertieren möchten, müssen Sie alle Funktionen entfernen, die nicht bereits Bestandteil des PDF 1.4-Formats sind.

Da PDF/A-2 auf PDF 1.7 basiert, wird dieser Informationsverlust zwar verringert, dennoch ist es aus archivtechnischer Sicht nicht empfehlenswert, Ihre Dokumente als PDF/A-2 zu speichern, ohne das Originalformat aufzubewahren.

Warum sollten wir nicht alle Dateien in das PDF/A-Format konvertieren?

Es gibt mehrere Gründe, dies nicht zu tun. Das mag etwas seltsam klingen, da wir ja unsere eigene Lösung zur Konvertierung von Dateien in das PDF/A-Format sowie zu deren Korrektur und Validierung anbieten. Doch unsere DocShifter Lösung ermöglicht zudem die Konvertierung Ihrer Dateien in andere Formate.

Technische Einschränkungen:

• Bilddateien: Die Konvertierung von Bilddateien (z. B. TIFF-Dateien) in das PDF/A-Format bietet kaum einen Mehrwert. Diese Dateien stellen in der Regel bereits eine korrekte grafische und inhaltliche Darstellung ihrer selbst dar. Im Gegensatz dazu werden andere Dateitypen, die sich nicht korrekt in das PDF/A-Format konvertieren lassen, als letztes Mittel häufig in ein Bild umgewandelt und gespeichert.
• Gescannte Dokumente: Gescannte Dokumente liegen letztendlich als Bilddateien vor (es sei denn, sie werden mittels OCR-Verfahren in ein Dokument umgewandelt). Für Bilder gilt daher der vorstehende Punkt.

 “Funktionale” oder konformitätsbedingte Einschränkungen

• Nachweis, dass die Datei nicht manipuliert wurde. Dies lässt sich nicht auf diese Weise erreichen, sondern nur durch Lösungen, die entweder einen Prüfpfad für die Datei erstellen oder das Dokument mit einem digitalen Siegel versehen.
  • Prüfprotokollierung: Dies kann über eine ECM-Lösung mit den entsprechenden Funktionen oder über eine Lösung wie Kazeon erfolgen.
  • Digitale Versiegelung: Ein qualifiziertes digitales Siegel kann unter den richtigen Voraussetzungen nachweisen, dass die Datei nicht manipuliert wurde.
• Gewährleistung der Lesbarkeit der digital archivierten Datei: Der internationale Standard in diesem Bereich ist der OAIS Standard. OAIS schlägt eine Reihe von bewährten Vorgehensweisen vor, die umgesetzt werden sollten, schreibt jedoch kein bestimmtes Format vor.
• Das Wichtigste, was Sie wissen müssen, ist, dass Sie stets – IMMER – das ursprüngliche Format beibehalten müssen. Das migrierte (oder konvertierte) Format dient dazu, sicherzustellen, dass Sie die Informationen weiterhin lesen können. Im Laufe der Zeit kann sich das “sekundäre” Format ändern.  Außerdem müssen Sie jederzeit in der Lage sein, das sekundäre Format anhand des primären Formats zu überprüfen oder zu validieren.

Was wäre, wenn bei der Konvertierung etwas schiefgelaufen wäre? Was würden Sie dann tun? Behalten Sie stets das ursprüngliche Dateiformat bei!!! Bleiben Sie stets originell!