Alles converteren naar PDF/A? Inclusief PDF-bestanden?

In de afgelopen jaren is de behoefte aan langetermijnarchivering en langetermijnbewaring van "Digital Born" informatie toegenomen, en daarmee ook de roep om een universeel archiveringsformaat. Het idee hierachter is om een bestandsformaat te hebben waarmee u informatie permanent kunt opslaan en lezen zonder dat er informatie verloren gaat.

 Indien mogelijk, zelfs de "grafische" informatie, in het geval dat bijvoorbeeld de tekstkleur of het gebruikte lettertype informatie zou overbrengen. PDF/A is de oplossing voor dit alles. Of toch niet?

 De twee belangrijkste woorden in mijn eerste zin zijn: "Digital Born". Wat, is het niet de oplossing voor al onze archiveringsbehoeften? Vraagt u zich misschien af. Ik zal het proberen uit te leggen.

Om te beginnen zijn er veel misvattingen of mythes over het formaat:

• Wij kunnen alles naar PDF/A converteren
• We moeten elk bestand dat we moeten archiveren converteren naar PDF/A
• PDF/A zal ons helpen om aan te tonen dat het bestand niet gewijzigd is tijdens de bewaarperiode

Ik heb nergens informatie of artikelen gevonden die deze misvattingen tegenspreken.

Moet u elk bestand naar PDF/A converteren?

Als de bewaarperiode die op het bestand van toepassing is, geen risico vormt voor de leesbaarheid van het bestand ("Kan ik het bestand over 5 jaar nog openen of lezen?"), dan is het antwoord nee.

PDF/A zal ons helpen om aan te tonen dat het bestand niet gewijzigd is tijdens de bewaarperiode:

Net als elk ander PDF-bestand kan het bestand bewerkt worden. We hebben zelfs eens een verzoek van een klant ontvangen om een aangepaste module te maken die een specifieke koptekst aan de PDF/A zou toevoegen, met informatie die niet in de originele bestanden was opgenomen.

Om de een of andere reden wordt een PDF/A-bestand vaak verward met een PDF-bestand dat digitaal verzegeld is (verzegeld, niet ondertekend). Als u wilt bewijzen dat er tijdens de bewaarperiode niet met uw bestand geknoeid is, hebt u een van de volgende zaken nodig:

• Digitaal verzegelen (kan via deze oplossing)
• Via Audit Trailing op uw ECM-systeem
• Via auditing op uw betrouwbare archief

En dit is voor veel organisaties het grootste probleem, omdat ze vaak tonnen bestanden als PDF (en niet als PDF/A) hebben opgeslagen.

Hoe komt dat?

Dit betekent dat het bestand er nu en over, laten we zeggen, 50 jaar identiek uit moet zien, ongeacht de gebruikte weergavetoepassing of clientomgeving. 

Dit was voornamelijk gericht op digitaal geboren documenten, vaak digitaal geboren tekstdocumenten.

De conversie van een bestand naar PDF/A-1a of PDF/A-1b (de meest verspreide en gebruikte versies van het PDF/A-formaat) legt een aantal vereisten en beperkingen op aan het bronformaat.

In het kort zijn dit:

Vereisten:

• Het bestand moet de ingesloten lettertypes bevatten. (De gebruikte lettertypen worden in het bestand opgeslagen).
• Er moeten apparaatonafhankelijke kleurenschema's worden gebruikt.
• Extensible Metadata Platform (XMP) metadata

 PDF/A-1 Beperkingen zijn (voornamelijk in PDF/A-1):

• Encryptie
• LZW compressie (vervangen door ZIP)
• Ingesloten bestanden (is toegestaan in v2 en v3)
• Verwijzingen naar externe inhoud
• PDF Transparantie
• Multimedia
• JavaScript

Bij het maken van een correct bestand is het meer dan alleen het toevoegen van een "vlag", er moet gecontroleerd worden of het bestand voldoet aan de vereisten en beperkingen.

Men moet zich bewust zijn van het feit dat bij het maken van een bestand vaak het benodigde originele (digitale) bestand nodig is om een doelbestand te kunnen maken dat aan alle eisen voldoet.

Het bestand moet ook worden gemaakt met een hulpmiddel (of machine) dat alle benodigde informatie bevat (zoals de lettertypen). Deze pagina bevat een zeer goede beschrijving van de meeste manieren hoe een correcte PDF/A kan worden gemaakt.

De meest gebruikte versie van PDF/A is PDF/A-1, die gebaseerd is op PDF 1.4. Als u een PDF-bestand dat na PDF 1.4 is gemaakt, wilt converteren naar PDF/A-1a of PDF/A-1b, moet u alle functies verwijderen die nog geen deel uitmaken van de PDF 1.4-indeling.

Aangezien PDF/A-2 gebaseerd is op PDF 1.7, wordt dat informatieverlies beperkt, maar het is nog steeds geen goede archiveringspraktijk om uw documenten als PDF/A-2 op te slaan en het originele formaat niet te bewaren.

Waarom zouden we niet alle bestanden naar PDF/A converteren?

Er zijn verschillende redenen om dit niet te doen. Dit klinkt misschien een beetje bizar, omdat wij onze eigen oplossing bieden om bestanden naar PDF/A te converteren, te corrigeren en te valideren. Maar onze DocShifter oplossing maakt het ook mogelijk om uw bestanden naar andere formaten te converteren.

Technische beperkingen:

• Afbeeldingsbestanden: Het converteren van afbeeldingsbestanden (bijv. Tiff-bestanden) naar PDF/A heeft niet veel toegevoegde waarde. Deze bestanden zijn over het algemeen al een correcte grafische en inhoudelijke weergave van zichzelf. Integendeel, als andere bestandstypes niet correct naar PDF/A geconverteerd kunnen worden, worden ze vaak als laatste redmiddel geconverteerd naar een afbeelding en opgeslagen.
• Gescande documenten: Gescande documenten zijn uiteindelijk afbeeldingsbestanden (tenzij ze via OCR-technieken naar een document zijn geconverteerd). Voor afbeeldingen geldt dus het vorige opsommingsteken.

 "Functionele" of nalevingsbeperkingen

• Aantonen dat er niet met het bestand geknoeid is. Dit is niet iets dat bereikt kan worden via, maar via oplossingen die ofwel een controlespoor voor het bestand creëren of een digitaal zegel aan het document toevoegen.
  • Controle trail: Dit kan via een ECM-oplossing met de juiste functionaliteiten of via een oplossing zoals Kazeon.
  • Digitaal verzegelen: Een gekwalificeerde digitale verzegeling kan bewijzen dat er niet met het bestand geknoeid is, binnen de juiste voorwaarden.
• De leesbaarheid van het digitaal bewaarde bestand garanderen: De internationale standaard op dit gebied is de OAIS standaard. OAIS stelt een reeks best practices voor die geïmplementeerd moeten worden, maar legt geen specifiek formaat op.
• Het belangrijkste om te weten is dat u altijd, ALTIJD, het originele formaat moet behouden. Het gemigreerde (of geconverteerde) formaat is er om ervoor te zorgen dat u de informatie nog steeds kunt lezen. Na verloop van tijd kan het "secundaire" formaat veranderen. Ook moet u op elk moment het secundaire formaat kunnen verifiëren of valideren ten opzichte van het primaire formaat.

Als er iets misgaat met de conversie? Wat gaat u dan doen? Bewaar altijd het originele bestandsformaat! Wees altijd origineel!