Convertissez tout en PDF/A ? Y compris les fichiers PDF ?

Ces dernières années, le besoin d'archivage et de préservation à long terme des informations "nées numériques" s'est accru, de même que la demande d'un format d'archivage universel. L'idée sous-jacente est de disposer d'un format de fichier qui vous permette de stocker et de lire des informations de manière permanente sans aucune perte d'information.

 Si possible, même les informations "graphiques", au cas où, par exemple, la couleur du texte ou la police utilisée transmettrait des informations. Le PDF/A est la solution à tous ces problèmes. Ou pas ?

 Les deux mots les plus importants de ma première phrase sont : "Digital Born". Quoi, ce n'est pas la solution à tous nos besoins d'archivage ? demanderez-vous. Je vais essayer de vous expliquer.

Tout d'abord, il existe un grand nombre d'idées fausses ou de mythes concernant le format :

• Nous pouvons tout convertir en PDF/A
• Nous devons convertir en PDF/A tous les fichiers que nous devons archiver.
• Le PDF/A nous aidera à prouver que le fichier n'a pas été modifié pendant la période de conservation.

Je n'ai trouvé nulle part d'information ou d'article contredisant ces idées fausses.

Devez-vous convertir tous les fichiers au format PDF/A ?

Si la durée de conservation qui s'applique au dossier ne crée pas de risque en ce qui concerne la lisibilité du dossier ("Pourrai-je encore ouvrir ou lire le dossier dans 5 ans ?"), la réponse est non.

Le PDF/A nous aidera à prouver que le fichier n'a pas été modifié pendant la période de conservation :

Comme tout autre fichier PDF, le fichier peut être modifié. Un client nous a même demandé de créer un module personnalisé qui ajouterait un en-tête spécifique au PDF/A, avec des informations qui n'étaient pas incluses dans les fichiers originaux.

Pour une raison ou une autre, un fichier PDF/A est souvent confondu avec un fichier PDF scellé numériquement (scellé et non signé). Si vous voulez prouver que votre fichier n'a pas été altéré pendant la période de conservation, vous aurez besoin de l'un des éléments suivants :

• Scellement numérique (peut être réalisé par cette solution)
• Via l'audit de suivi sur votre système ECM
• Via l'audit de votre référentiel de confiance

Il s'agit là d'un problème majeur pour de nombreuses organisations, qui ont très souvent stocké des tonnes de fichiers au format PDF (et non au format PDF/A).

Comment cela se fait-il ?

Cela signifie qu'indépendamment de l'application de visualisation utilisée ou de l'environnement client utilisé, le fichier devra être identique aujourd'hui et, disons, dans 50 ans. 

Il s'agissait principalement de documents nés numériques, souvent des documents textuels nés numériques.

La conversion d'un fichier en PDF/A-1a ou PDF/A-1 b (qui sont les versions les plus répandues et les plus utilisées du format PDF/A) impose certaines exigences et limitations au format source.

En bref, il s'agit de

Exigences :

• Le fichier doit contenir les polices intégrées. (Les polices utilisées sont stockées dans le fichier).
• Il convient d'utiliser des schémas de couleurs indépendants de l'appareil.
• Métadonnées de la plate-forme de métadonnées extensible (XMP)

 Les limites du PDF/A-1 sont (principalement dans le PDF/A-1) :

• Cryptage
• Compression LZW (remplacée par ZIP)
• Fichiers intégrés (autorisés dans les versions 2 et 3)
• Références à des contenus externes
• PDF Transparence
• Multimédia
• JavaScript

Lors de la création d'un fichier correct, il ne suffit pas d'ajouter un "drapeau", il convient de vérifier si le fichier est conforme aux exigences et aux limitations.

Il faut être conscient du fait que, lors de la création d'un fichier, il est souvent nécessaire de disposer du fichier original (numérique) pour pouvoir créer un fichier cible qui réponde à toutes les exigences.

Le fichier doit également être créé à l'aide d'un outil (ou d'une machine) qui contient toutes les informations nécessaires (telles que les polices de caractères). Cette page contient une très bonne description de la plupart des méthodes. comment créer un PDF/A correct.

La version la plus couramment utilisée du PDF/A est le PDF/A-1, qui est basé sur le PDF 1.4. Si vous souhaitez convertir un fichier PDF créé après PDF 1.4 en PDF/A-1a ou PDF/A-1b, vous devrez supprimer toutes les fonctionnalités qui ne font pas déjà partie du format PDF 1.4.

Comme le PDF/A-2 est basé sur le PDF 1.7, la perte d'informations est réduite, mais ce n'est toujours pas une bonne pratique d'archivage que de stocker vos documents au format PDF/A-2 et de ne pas conserver le format d'origine.

Pourquoi ne pas convertir tous les fichiers au format PDF/A ?

Il y a plusieurs raisons de ne pas le faire. Cela peut sembler un peu bizarre, car nous proposons notre propre solution pour convertir les fichiers en PDF/A, les corriger et les valider. Mais notre DocShifter solution permet également de convertir vos fichiers dans d'autres formats.

Limites techniques :

• Fichiers images: La conversion de fichiers d'images (par exemple des fichiers Tiff) en PDF/A n'apporte pas une grande valeur ajoutée. Ces fichiers sont généralement déjà une représentation graphique et de contenu correcte d'eux-mêmes. En revanche, si d'autres types de fichiers ne peuvent pas être convertis correctement en PDF/A, ils sont souvent convertis en image et stockés en dernier recours.
• Documents numérisés : Les documents numérisés sont en fin de compte des fichiers images (à moins qu'ils ne soient convertis en document par des techniques d'OCR). Le point précédent s'applique donc aux images.

 Limites "fonctionnelles" ou de conformité

• Démontrer que le fichier n'a pas été altéré. Ce n'est pas quelque chose qui peut être réalisé via, mais via des solutions qui créent une piste d'audit pour le fichier ou qui ajoutent un sceau numérique au document.
  • Audit de suivi: Cela peut se faire via une solution ECM dotée des fonctionnalités adéquates ou via une solution telle que Kazeon.
  • Scellage numérique : Un sceau numérique qualifié peut prouver que le fichier n'a pas été altéré, dans les bonnes conditions.
• Assurer la lisibilité du fichier numérique conservé : La norme internationale dans ce domaine est le OAIS standard. OAIS propose un ensemble de bonnes pratiques à mettre en œuvre mais n'impose pas de format spécifique.
• La chose la plus importante à savoir est que vous devez toujours, TOUJOURS, préserver le format d'origine. Le format migré (ou converti) est là pour s'assurer que vous êtes toujours en mesure de lire les informations. Au fil du temps, le format "secondaire" peut changer. En outre, à tout moment, vous devez être en mesure de vérifier ou de valider le format secondaire par rapport au format primaire.

Si un problème survient lors de la conversion ? Que ferez-vous alors ? Conservez toujours le format de fichier original ! Soyez toujours original !