Telkens wanneer we met onze klanten praten over hun aanpak van "Digitaal archiverenis het antwoord vaak: "Geen probleem, we zijn gedekt! We gebruiken een DMS of hebben een back-up oplossing."

Hoewel dit waardevolle oplossingen voor je organisatie zijn, moeten we duidelijk maken dat het geen oplossingen voor digitale bewaring zijn. Laten we voor het gemak Digitale Bewaring gebruiken in plaats van Gekwalificeerde Elektronische Archivering (QeA), waarbij de laatste Digitale Bewaring is met wat extra "toevoegingen" voor meer vertrouwen. 

Deze blog helpt je beter te begrijpen dat, hoewel een DMS de huidige behoeften van je organisatie bedient en je bedrijf operationeel houdt, er meer diepgang nodig kan zijn voor uitgebreide digitale bewaring. Ontdek de voordelen van digitale bewaring, gekwalificeerde elektronische archivering en de beperkingen van alternatieven.

De voordelen van een documentbeheersysteem

Een bedrijf heeft een DMS nodig omdat een Document Management Systeem (DMS) meestal een reeks essentiële functionaliteiten omvat om de documentverwerking binnen een organisatie te stroomlijnen. Het biedt volledig versiebeheer voor het efficiënt bijhouden en beheren van documentrevisies. 

Het grootste voordeel van DMS is dat het je volledige controle geeft over documenttoegang en -bewerkingen, zodat je weet wie het document heeft ingecheckt en uitgecheckt. Dit verhoogt dus de veiligheid en integriteit van de gegevens en is naadloos geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals ERP en CRM, voor een verbeterde efficiëntie van de workflow.

 Mfuncties voor mobiele toegang zijn een extra functie van een DMS om het terugvinden en samenwerken van documenten te vergemakkelijken. Alles bij elkaar dragen deze functionaliteiten bij aan het effectieve beheer en gebruik van digitale documenten in een zakelijke omgeving.

Wat is digitale bewaring?

Digitale bewaring is het gemak van toegankelijkheid en bruikbaarheid gedurende een bepaalde periode, waarbij verlies of beschadiging van gegevens wordt voorkomen. Het kan nodig zijn om geplande en bewuste inspanningen te leveren om digitale activa te beschermen, waarbij uitdagingen zoals veroudering van bestandsformaten en technologische veranderingen worden aangepakt.

Het is echter belangrijk om op te merken dat er voor digitale bewaring standaard geen specifieke regels en vereisten zijn met betrekking tot bewaring zoals gedefinieerd in de eIDAS (elektronische identificatie- en vertrouwensdiensten) kader.

Lees onze laatste blog over het belang van strategieën voor digitale bewaring. We hebben drie belangrijke benaderingen besproken - Vernieuwing, Migratie en Emulatie. Ontdek welke strategie perfect past bij uw bedrijfsbehoeften. 

Waarom heb je een digitale bewaarstrategie nodig?

Digitale bewaring draagt direct bij aan het garanderen van toegang tot en bruikbaarheid van digitale activa op de lange termijn, het veiligstellen van waardevolle gegevens, het beschermen van cultureel erfgoed en het garanderen dat toekomstige generaties toegang kunnen krijgen tot en kunnen leren van onze digitale informatie.

Een Digital Preservation Strategy is cruciaal voor bedrijven die te maken hebben met kritieke en waardevolle digitale activa die op lange termijn toegankelijk en bruikbaar moeten zijn. In tegenstelling tot Software voor documentbeheer (DMS), is een Digital Preservation Strategy vooral nuttig voor organisaties die:

• Omgaan met historische, culturele of archiefgegevens, waarbij het behoud van digitale activa cruciaal is voor het behoud van cultureel erfgoed of het voldoen aan wettelijke vereisten. 
•  Organisaties die betrokken zijn bij onderzoek of wetenschappelijke inspanningen die waardevolle gegevens produceren, hebben een digitale bewaarstrategie nodig om de integriteit en toegankelijkheid van hun bevindingen op de lange termijn te garanderen. 
• Overheidsinstellingen die gevoelige informatie verwerken hebben baat bij een Digital Preservation Strategy, die de authenticiteit en wettelijke toelaatbaarheid van gearchiveerde records garandeert.

 Industrieën die onderhevig zijn aan strenge regelgeving, zoals de gezondheidszorg, de financiële sector en de farmaceutische industrie, waar compliance en gegevensintegriteit van het grootste belang zijn, vinden een Digital Preservation Strategy cruciaal om te voldoen aan branchespecifieke eisen.

Belangrijkste functionaliteiten van digitale bewaring:

Dit zijn de vereisten waaraan een goede oplossing voor digitale bewaring moet voldoen en de voordelen die het bedrijven biedt:

Wat is gekwalificeerde elektronische archivering?

Gekwalificeerd elektronisch archiveren (QeA) verwijst naar een gespecialiseerde vorm van elektronische documentbewaring die verder gaat dan eenvoudige digitale archivering. QeA omvat extra functies en standaarden om naleving van regelgeving en wettelijke vereisten te garanderen. Het legt de nadruk op het langdurig bewaren van digitale activa terwijl specifieke industrie- of overheidsstandaarden worden nageleefd.

De belangrijkste kenmerken van QeA zijn vaak:

• Het maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van gearchiveerde elektronische documenten te beschermen.
  
• Het integreert digitale handtekeningen om de authenticiteit van gearchiveerde documenten te verbeteren.
  
• Het is ontworpen om aan te sluiten bij industriespecifieke regelgeving en wettelijke kaders. In de Europese Unie kan het bijvoorbeeld voldoen aan de eIDAS-verordening
• Het belangrijkste doel is om de toegankelijkheid en bruikbaarheid van gearchiveerde documenten gedurende een langere periode te behouden. 

Het verschil tussen documentbeheersystemen en digitale bewaring

Een Document Management Systeem (DMS) en Gekwalificeerde Elektronische Archivering (QeA) dienen verschillende doelen bij het beheren van digitale informatie. Bedrijven moeten begrijpen dat een DMS is geen archief en een DMS richt zich primair op het organiseren, opslaan en terugvinden van elektronische documenten om aan de huidige behoeften van de organisatie te voldoen, gaat QeA verder door extra functies toe te voegen voor meer vertrouwen en naleving van de wet.

Dit diagram helpt je het verschil tussen de twee te begrijpen:

QeA, oftewel Digital Preservation with extra layers of trust, richt zich specifiek op het langdurig bewaren van digitale middelen. Het zorgt voor naleving van regelgeving, garandeert de authenticiteit en integriteit van informatie en voegt functies toe als retentiebeheer en archiefverwijdering.

Daarentegen kan een traditioneel DMS de diepgang missen die nodig is voor uitgebreide, langdurige digitale bewaring en de specifieke wettelijke overwegingen die onder QeA vallen.

De volgende tabel helpt je dieper in te gaan op het verschil tussen digitale bewaring en DMS:

Wat is geen digitale bewaring?

1. Back-up

Als je je alleen zorgen maakt over gegevensherstel op korte termijn, zoals hardwarestoringen, dan zal een back-up je probleem oplossen. Digitale bewaring gaat echter verder dan herstel en is gericht op de toegankelijkheid en bruikbaarheid van content op de lange termijn. In tegenstelling tot back-up, helpt behoud bij het oplossen van belangrijke problemen zoals veroudering van bestandsformaten en het behoud van context en metadata in de loop der tijd.

2. Digitale archivering

Digitale archivering heeft in de eerste plaats betrekking op de organisatie en bescherming van digitale inhoud, maar kan tekortschieten in bepaalde aspecten die integraal deel uitmaken van een allesomvattende digitale bewaring. Er wordt misschien niet ingegaan op kritieke elementen die nodig zijn om inhoud aan te passen aan evoluerende technologieën en om de toegankelijkheid op lange termijn te bewaren, wat belangrijke doelstellingen van digitale bewaring zijn.

3. Cloudopslag

Terwijl cloudopslag is een uitstekende oplossing voor de toegankelijkheid van gegevens en opslag op afstand, maar omvat niet de bredere doelen en strategieën voor het behoud van digitale activa, waaronder actief beheer, aanpassing aan veranderende formaten en het behoud van essentiële metadata voor bruikbaarheid op de lange termijn.

4. Documentbeheersysteem (DMS)

5. Systeem voor archiefbeheer (RMS)

Terwijl een RMS van cruciaal belang is voor de huidige behoeften op het gebied van record management, biedt het mogelijk niet de diepgang van functies die nodig zijn voor de uitgebreide langetermijnbewaring van digitale activa die Digital Preservation nastreeft.

Conclusie 

In wezen dragen veel oplossingen bij aan een robuuste omgeving voor digitale bewaring. Terwijl een Document Management Systeem dient als informatiebron en naadloos kan integreren met een Digital Preservation oplossing, vermindert de noodzaak voor een Records Management oplossing met een Gekwalificeerde Elektronische Archiveringsoplossing.