De 3 behoudsstrategieën

Jaren geleden verloor een van Europa's grootste aannemers een rechtszaak die hen miljoenen euro's kostte. Waarom? Ze konden de architectonische plannen voor de tunnel (die begon te lekken) voorleggen aan de rechtbank, maar ze mochten ze niet meer openen.

In het huidige digitale tijdperk vertrouwen alle bedrijven, organisaties en personen op digitale middelen om informatie op te slaan en uit te wisselen. Veel van deze informatie maakt deel uit van de vitale dossiers van een organisatie of persoon: financiële informatie, gezondheidsdossiers, contracten, verzekeringsdocumenten, enz. En daarom is er vaak een (lange) wettelijke bewaartermijn.

Naarmate de technologie zich verder ontwikkelt, is de behoefte aan een robuuste bewaarstrategie essentieel om toegang te houden tot die informatie tijdens de bewaarperiode en om zelfs het voortbestaan van een bedrijf (of persoon) te garanderen.

Ik zal proberen de belangrijkste redenen uit te leggen waarom je een bewaarstrategie nodig hebt en wat de 3 belangrijkste strategieën zijn: verversen, migreren en emulatie.

Waarom heb je conserveringsstrategieën nodig?

De conserveringsstrategieën zijn om verschillende redenen essentieel:

• Levensduur: Digitale middelen zijn onderhevig aan veroudering als hardware en software verouderen
• Integriteit van gegevens: Ervoor zorgen dat gegevens accuraat, onbeschadigd en toegankelijk blijven
• Naleving: Veel industrieën zijn wettelijk verplicht om specifieke documenten gedurende een bepaalde periode te bewaren, waardoor een betrouwbare bewaarstrategie nodig is.
• Continuïteit: Een goed geplande bewaarstrategie waarborgt de bedrijfscontinuïteit door de risico's van gegevensverlies of -corruptie te minimaliseren.
• Intellectueel eigendom: Voor creatieve werken zorgt een conserveringsstrategie ervoor dat de nalatenschap van de maker toegankelijk en beschermd blijft voor toekomstige generaties.

Strategieën voor behoud: Vernieuwing, migratie en emulatie

Er zijn betere manieren om dit aan te pakken dan je eigen computermuseum te beginnen.

Verfrissing

Deze strategie bestaat alleen uit het regelmatig overzetten van gegevens van verouderende opslagmedia naar nieuwere media om gegevensverlies door fysieke achteruitgang of veroudering van het apparaat te voorkomen. Het is een eenvoudige kortetermijnoplossing die ervoor zorgt dat gegevens toegankelijk blijven als de (hardware)technologie verandert. Dit is wat het vaakst gezien wordt binnen IT-afdelingen: Migreren of upgraden naar nieuwere hardware.

Voordelen:

• Gemakkelijk te implementeren
• Lage kosten en impact

Uitdagingen:

• Richt zich niet op veroudering van software of bestandsformaten

Migratie

Migratie is het proces van het converteren van digitale activa van een verouderd bestandsformaat of systeem naar een moderner, breed ondersteund formaat. Deze aanpak pakt zowel hardware- als softwareveroudering aan en zorgt ervoor dat gegevens toegankelijk en functioneel blijven.

Voordelen:

• Verouderde software en hardware aanpakken
• Verbetert compatibiliteit met moderne systemen

Uitdagingen:

• Kan complex en tijdrovend zijn
• Kans op gegevensverlies of corruptie tijdens het conversieproces

Migratie wordt heel vaak gebruikt om bijvoorbeeld de informatie te verspreiden naar mensen die de oorspronkelijke weergavetoepassing niet hebben (PDF) of om een momentopname te hebben van de informatie op een bepaald tijdstip, maar migratie naar een ander formaat voor bewaringsdoeleinden moet alleen worden overwogen als het oorspronkelijke formaat niet meer kan worden geopend. In dat geval moet het "upgraden" van de informatie naar een recentere versie als eerste optie worden overwogen.

Emulatie

Emulatie creëert een virtuele omgeving die verouderde hardware of software nabootst, waardoor gebruikers toegang krijgen tot en kunnen interageren met digitale middelen alsof ze het originele systeem gebruiken. Deze aanpak behoudt de oorspronkelijke gebruikerservaring en garandeert toegankelijkheid op de lange termijn.

Voordelen:

• Behoudt de oorspronkelijke gebruikerservaring
• Pak zowel hardware- als softwareveroudering aan

Uitdagingen:

• Kan veel middelen vereisen
• Vereist uitgebreide technische expertise
• Hoe ga je dit doen voor, laten we zeggen: Google Docs?

De meest haalbare optie

De meest geschikte conserveringsstrategie hangt af van uw unieke vereisten, middelen en de aard van de digitale activa in kwestie.

Migratie is het beste voor situaties waarin compatibiliteit met moderne systemen essentieel is en de focus meer ligt op de inhoud en aard van de informatie, met andere woorden: Gegevens en documenten.

Emulatie is de optie bij uitstek om de oorspronkelijke gebruikerservaring te behouden en zowel hardware- als softwareveroudering aan te pakken. Mijn innerlijke kind wil de C64-emulator.

Conclusie

Kortom, inzicht in het belang van bewaarstrategieën en de beschikbare opties helpt bedrijven, organisaties en individuen om weloverwogen beslissingen te nemen over het beschermen van hun digitale activa. Een goed doordachte conserveringsstrategie zorgt voor een lange levensduur van gegevens, naleving en toegankelijkheid en beschermt uiteindelijk de waardevolle informatie in digitale middelen.

Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd in de Docbytes LinkedIn Nieuwsbrief