Juridische archivering en gekwalificeerde elektronische archivering voor naleving van de wet

Juridische procedures en naleving zijn vaak verweven met de kritieke taak van archivering. Juridische archivering gaat niet alleen over het stapelen van bestanden of het beveiligen van digitale gegevens op een server. Het gaat om het bewaren van de authenticiteit en integriteit van informatie die op een dag cruciaal kan zijn in een rechtszaak.

Deze post biedt een essentieel inzicht in juridische archivering. Het introduceert je in Gekwalificeerde Elektronische Archivering (QeA), een noodzaak onder het wetgevend kader in plaatsen zoals België en in toenemende mate in heel Europa.

Juridische archivering: Authenticiteit van informatie en retentiebeheer garanderen

Wat is juridische archivering?

Juridische archivering verwijst naar het veiligstellen van informatie zodat de authenticiteit ervan kan worden vastgesteld en de bewaarperiode effectief kan worden beheerd. Het vereist een systematische aanpak van documentbeheer, zodat de authenticiteit kan worden aangetoond en achteraf kan worden bewaard.

Juridische archivering heeft geen universele certificering die een oplossing als faalveilig bestempelt, in tegenstelling tot gekwalificeerde elektronische archivering. In de nasleep van een rechtszaak kunnen alleen de nauwgezette analyse en conclusies van een expert bevestigen of de informatie is bewaard in overeenstemming met de wettelijke normen.

De rol van oplossingen voor documentbeheer

Beheer van documenten en records management-oplossingen zijn de hedendaagse bewaarders van juridische documenten. Ze zorgen ervoor dat u documenten in hun originele vorm kunt terugvinden, wat hun originaliteit en conformiteit met wettelijke vereisten bewijst.

Of je nu te maken hebt met contracten, overeenkomsten, dossiers of nalevingsdocumentatie, een robuuste oplossing is een integraal onderdeel van je juridische gereedschapskist.

Ondanks het robuuste karakter van oplossingen voor documentbeheer en records management, is het cruciaal om hun beperkingen op het gebied van wettelijke bescherming te erkennen. Hoewel deze systemen onmisbaar zijn voor het organiseren en bewaren van documenten, voldoen ze slechts aan enkele criteria voor een gekwalificeerd digitaal archief (QeA).

Ze missen met name de certificering om elektronische handtekeningen en stempels legaal op te slaan. Dit is een belangrijke tekortkoming omdat elektronische handtekeningen en digitale stempels steeds belangrijker worden in juridische en zakelijke transacties.

Het ontbreken van deze kwalificatie betekent dat, in een juridisch scenario, documenten bewaard in deze systemen misschien niet de vereiste juridische status hebben, vooral wanneer de authenticiteit van elektronische handtekeningen in twijfel wordt getrokken.

Hoewel oplossingen voor documentbeheer van cruciaal belang zijn voor de dagelijkse werkzaamheden, moet er dus meer dan alleen vertrouwd worden op deze oplossingen voor de uitgebreide wettelijke archivering van documenten, met name documenten met e-handtekeningen en digitale stempels.

Het tijdperk van gekwalificeerd elektronisch archiveren (QeA)

In regio's zoals België heeft de Digitale Wet het verplicht gemaakt om specifieke soorten informatie te archiveren met behulp van een QeA-oplossing. Nog dwingender is de verwachte uitrol van deze vereiste voor andere soorten informatie in heel Europa, aangewakkerd door de eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trustdiensten) verordening. Volgens deze verordening moeten elektronische diensten, inclusief archivering, voldoen aan specifieke normen voor verificatie en beveiliging.

In tegenstelling tot standaard documentbeheeroplossingen, draagt een QeA-oplossing een certificeringsbadge. Alleen gecertificeerde oplossingen kunnen voldoen aan de strenge richtlijnen voor elektronische archivering. Niet-gecertificeerde oplossingen bieden enige zekerheid, maar kunnen niet garanderen dat aan de wettelijke verwachtingen wordt voldaan.

Een van de grote voordelen van een gekwalificeerde oplossing is de omkering van de bewijslast. Dit betekent dat als er een geschil ontstaat over de authenticiteit van een document, het de verantwoordelijkheid van de rechtbank is om de legitimiteit te bewijzen. Deze omkering is een fundamentele verschuiving in de juridische dynamiek en biedt een basis voor rechtszekerheid wanneer QeA-systemen worden gebruikt.

Wie moet voldoen aan QeA?

Kennis van de nichevereisten van QeA is noodzakelijk voor juridische en compliance officers in alle sectoren. Of u nu actief bent in de financiële sector, gezondheidszorg, vastgoed, technologie of binnen overheidsinstellingen, ervoor zorgen dat uw elektronische archiveringssysteem aan deze criteria voldoet is niet alleen een kwestie van naleving; het is ook een kwestie van voorbereid zijn op elke juridische controle die op uw pad kan komen.

Archiefvereisten

Over naleving valt niet te onderhandelen; talloze internationale en regionale normen schrijven voor hoe juridische archivering moet worden beheerd.

Laten we eens kijken naar enkele van de meest invloedrijke richtlijnen op dit gebied:

ISO-voorschriften (Internationale Organisatie voor Standaardisatie)

ISO-normen dienen als basis voor het opzetten van een betrouwbaar kader voor archiveringspraktijken. Cruciaal in de discussie zijn ISO 9001 en de ISO 30300 serie.

Hier volgt een kort overzicht van hun implicaties voor juridische archivering:

ISO 9001: kwaliteitsbeheersystemen

• Toepassing: ISO 9001 beschrijft principes voor kwaliteitsbeheer die ervoor zorgen dat juridische archiveringsprocessen consistent, efficiënt en traceerbaar zijn.
• Naleving: ISO 9001 helpt organisaties om aan te tonen dat ze in staat zijn om diensten te leveren die voldoen aan de eisen van klanten en regelgevende instanties.

ISO 30300-serie: Systeem voor archiefbeheer

• Doel: Het specificeert de vereisten voor een records management systeem, dat de creatie, vastlegging en bewaring van records begeleidt.
• Implementatie: Organisaties moeten een beleid en doelstellingen voor records management opstellen om te voldoen aan de wettelijke eisen voor archivering.

GDPR-regelgeving (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

• Beheer van persoonlijke gegevens: GDPR vereist dat de archiveringsprocessen van een organisatie in overeenstemming zijn met strikte vereisten om individuele rechten te beschermen.
• Bewaren van gegevens: Archieven onder GDPR mogen slechts zo lang worden bewaard als nodig is om de rechten te beschermen van de personen op wie de gegevens betrekking hebben.

eIDAS-regelgeving (elektronische identificatie, authenticatie en vertrouwensdiensten)

eIDAS zet de toon voor gestandaardiseerde regelgeving voor elektronische identificaties en vertrouwensdiensten, met name voor digitaal gearchiveerde documenten.

• KadereIDAS definieert de voorwaarden voor veilige en naadloze elektronische interacties tussen bedrijven, burgers en overheidsinstanties.
• Wettelijke aanvaardbaarheid: Zorgt voor de wettelijke erkenning van elektronische handtekeningen, wat een integraal onderdeel is van de geldigheid van gearchiveerde elektronische documenten.

ETSI-normen

ETSI dicteert de technische normen waaraan moet worden voldaan voor het archiveren van elektronische documenten, met name met betrekking tot eIDAS.

• Technische specificaties: Omvat de bepalingen voor digitale handtekeningen en garandeert hun geldigheid in de loop van de tijd, wat cruciaal is voor de authenticatie van documenten.
• Betrouwbaarheid: Toont de integriteit van elektronische handtekeningen aan en bewijst dat gearchiveerde elektronische documenten betrouwbaar en fraudebestendig zijn.

e-Ark Normen

Het verschaffen van technische specificaties en hulpmiddelen is essentieel voor het ontwikkelen van een geïntegreerde archiveringsinfrastructuur die verbeterde beschikbaarheid, toegang en gebruik mogelijk maakt. Verder is een rigoureuze analyse van geaggregeerde sets van archiefgegevens cruciaal om waardevolle inzichten af te leiden en de effectiviteit van archiefprocessen te garanderen.

• Integratie digitaal archief: Ondersteunt digitale bewaring en het beheer van elektronische records om betrouwbaarheid op de lange termijn te garanderen.
• Naleving: Zorgt voor integratie met de eIDAS-standaarden en beveiligt de authenticatie van elektronische records en handtekeningen door middel van strenge protocollen.

Een zelfbewuste benadering van juridische archivering

Hoewel juridische archiveringsbedrijven een cruciale rol spelen, ligt een aanzienlijk deel van de verantwoordelijkheid bij de individuen en teams die dit proces binnen hun organisatie overzien. Daarom moet een bedrijf zijn juridische archiveringspraktijken regelmatig controleren.

Deze oefeningen zorgen ervoor dat voortdurend wordt voldaan aan normen en voorschriften en dienen als basis voor uw archiveringssystemen en -strategieën. Het team moet zichzelf uitrusten met de laatste kennis over wettelijke archivering en de wetten eromheen.

Voortdurend leren is essentieel om je aan te passen en compliant te blijven in het steeds veranderende juridische landschap en proactieve acties te ondernemen om te garanderen dat je juridische archiveringsprocessen alle best practices en compliance bevatten.

Overweeg de volgende punten om je archiveringsactiviteiten te evalueren;

• Regelmatig herzien en bijwerken van het beleid voor het bewaren van documenten om aan te sluiten bij veranderende voorschriften en bedrijfsbehoeften.
• Strikte toegangscontroles en gebruikersmachtigingen implementeren om onbevoegde toegang tot gevoelige documenten te beperken.
• Regelmatig back-ups maken van gearchiveerde gegevens en het terughaalproces testen om de integriteit en toegankelijkheid van gegevens te garanderen in geval van een ramp of systeemstoring.
• Uitvoeren van periodieke audits en bewaking van archiveringsprocessen om discrepanties of potentiële kwetsbaarheden te identificeren.
• Op de hoogte blijven van opkomende technologieën en ontwikkelingen in de sector om archiveringsstrategieën voortdurend te verbeteren.
• Duidelijke en uitgebreide documentatie bijhouden van alle archiveringsprocessen en -procedures voor naleving van de wet.

Conclusie

Door gebruik te maken van robuuste archiveringsoplossingen kunnen bedrijven voldoen aan wettelijke eisen, hun operationele efficiëntie verbeteren en zich beschermen tegen gegevensverlies of -schendingen. Het implementeren van uitgebreide archiveringsstrategieën, inclusief geavanceerde beveiligingsfuncties en integratiemogelijkheden, zorgt ervoor dat kritieke bedrijfsinformatie bewaard, verifieerbaar en toegankelijk blijft op de lange termijn.

Naarmate de technologie voortschrijdt en de regelgeving verandert, moeten organisaties waakzaam blijven en hun archiveringsmethoden aanpassen. Blijf streven naar uitmuntendheid in juridische archivering, wetende dat uw keuzes van vandaag uw verdediging van morgen kunnen bepalen.