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Lorsque nous discutons avec nos clients de leur approche de la "Archivage numériqueLa réponse la plus fréquente est : "Pas de problème, nous sommes couverts ! Nous utilisons un DMS ou disposons d'une solution de secours".
Bien qu'il s'agisse de solutions précieuses pour votre organisation, il convient de préciser qu'il ne s'agit pas de solutions de conservation numérique. Par souci de simplicité, nous utiliserons la préservation numérique au lieu de l'archivage électronique qualifié (QeA), ce dernier étant la préservation numérique avec quelques "ajouts" supplémentaires pour renforcer la confiance.
Ce blog vous aidera à mieux comprendre que si un SGD répond aux besoins actuels de votre organisation et permet à votre entreprise de rester opérationnelle, il peut avoir besoin de plus de profondeur pour une préservation numérique complète. Découvrez les avantages de la conservation numérique, de l'archivage électronique qualifié et les limites des autres solutions.
Les avantages d'un système de gestion des documents
Une entreprise a besoin d'un SGD parce qu'un système de gestion des documents (SGD) englobe généralement une série de fonctionnalités essentielles pour rationaliser le traitement des documents au sein d'une organisation. Il permet un contrôle complet des versions afin d'assurer un suivi et une gestion efficaces des révisions de documents.
Le plus grand avantage de la GED est qu'elle vous donne un contrôle total sur l'accès aux documents et les modifications, de sorte que vous sachiez qui a enregistré le document et qui l'a quitté. Cela renforce la sécurité et l'intégrité des données et s'intègre de manière transparente à d'autres systèmes d'entreprise, tels que l'ERP et le CRM, pour améliorer l'efficacité du flux de travail.
MCaractéristiques de l'accès mobile sont une caractéristique supplémentaire d'un SGD pour faciliter la recherche de documents et la collaboration. Dans l'ensemble, ces fonctionnalités contribuent à la gestion et à l'utilisation efficaces des documents numériques dans un environnement professionnel.
Qu'est-ce que la conservation numérique ?
La conservation numérique consiste à faciliter l'accessibilité et l'utilisation sur une période donnée, en évitant la perte ou la corruption des données. Il peut vous être demandé d'inclure des efforts planifiés et conscients pour protéger les actifs numériques, en relevant des défis tels que l'obsolescence des formats de fichiers et les changements technologiques.
Toutefois, il est important de noter que, par défaut, la préservation numérique ne fait pas l'objet de réglementations et d'exigences spécifiques liées à la préservation, telles que définies dans la eIDAS (Services d'identification électronique et de confiance) cadre.
Lisez notre dernier blog sur l'importance de la les stratégies de conservation numérique. Nous avons examiné trois approches clés : le rafraîchissement, la migration et l'émulation. Découvrez la stratégie qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie de conservation numérique ?
La conservation numérique contribue directement à garantir l'accès et l'utilisation à long terme des ressources numériques, à sauvegarder des données précieuses, à protéger le patrimoine culturel et à faire en sorte que les générations futures puissent accéder à nos informations numériques et en tirer des enseignements.
Une stratégie de préservation numérique est cruciale pour les entreprises qui gèrent des actifs numériques critiques et précieux nécessitant une accessibilité et une utilisabilité à long terme. Contrairement à une Logiciel de gestion des documents (DMS), une stratégie de préservation numérique est particulièrement bénéfique pour les organisations qui :
- Traiter des données historiques, culturelles ou d'archives, où la préservation des actifs numériques est cruciale pour maintenir le patrimoine culturel ou se conformer aux exigences réglementaires.
- Les organisations impliquées dans la recherche ou les activités scientifiques qui produisent des données précieuses ont besoin d'une stratégie de conservation numérique pour garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de leurs résultats.
- Les agences gouvernementales qui traitent des informations sensibles bénéficient d'une stratégie de préservation numérique, garantissant l'authenticité et l'admissibilité juridique des documents archivés.
Les industries soumises à des réglementations strictes, telles que les soins de santé, la finance et les produits pharmaceutiques, où la conformité et l'intégrité des données sont primordiales, considèrent qu'une stratégie de conservation numérique est essentielle pour répondre aux exigences spécifiques de l'industrie.
Principales fonctionnalités de la conservation numérique :
Voici les exigences qu'une solution de conservation numérique appropriée devrait couvrir et les avantages qu'elle offre aux entreprises :
| Principales fonctionnalités de la conservation numérique |
|
Gérer et entretenir activement les actifs numériques, et non pas seulement les stocker passivement |
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Obsolescence du format des fichiers d'adresses |
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Garantir l'accessibilité et la facilité d'utilisation en s'adaptant aux changements technologiques au fil du temps |
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Maintenir les métadonnées et le contexte en fournissant les informations nécessaires à la compréhension et à l'utilisation des données. |
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Garantir l'authenticité et la fiabilité tout au long de la durée de vie numérique. |
Qu'est-ce que l'archivage électronique qualifié ?
Archivage électronique qualifié (QeA) désigne une forme spécialisée de préservation des documents électroniques qui va au-delà de l'archivage numérique de base. L'AQE comprend des caractéristiques et des normes supplémentaires pour garantir la conformité avec les réglementations et les exigences légales. Elle met l'accent sur la conservation à long terme des actifs numériques tout en adhérant à des normes industrielles ou gouvernementales spécifiques.
Les principales caractéristiques de l'AQE sont souvent les suivantes
- Il utilise des mesures de sécurité avancées pour protéger l'intégrité et la confidentialité des documents électroniques archivés.
- Il intègre signatures numériques pour renforcer l'authenticité des documents archivés.
- Il est conçu pour s'aligner sur les réglementations et les cadres juridiques spécifiques à l'industrie. Par exemple, dans l'Union européenne, il peut être conforme à la Règlement eIDAS
- Son objectif principal est de maintenir l'accessibilité et la facilité d'utilisation des documents archivés sur une longue période.
La différence entre les systèmes de gestion des documents et la conservation numérique
Le système de gestion documentaire (SGD) et l'archivage électronique qualifié (AQE) ont des objectifs distincts en matière de gestion de l'information numérique. Les entreprises doivent comprendre qu'un DMS n'est pas une archive Alors qu'un SGD se concentre principalement sur l'organisation, le stockage et la recherche de documents électroniques pour répondre aux besoins actuels de l'organisation, la QeA va plus loin en incorporant des fonctionnalités supplémentaires pour renforcer la confiance et la conformité légale.
Ce diagramme vous aidera à comprendre la différence entre les deux :
QeA, ou Digital Preservation with extra layers of trust, concerne spécifiquement la préservation à long terme des actifs numériques. Elle assure la conformité aux réglementations, garantit l'authenticité et l'intégrité des informations et ajoute des fonctionnalités telles que la gestion de la conservation et l'élimination des documents.
En revanche, un SGD traditionnel peut ne pas avoir la profondeur requise pour une conservation numérique complète à long terme et les considérations juridiques spécifiques couvertes par l'AQE.
Le tableau suivant vous aidera à approfondir la différence entre la conservation numérique et la GED :
| Type de système | Fonctionnalité | Caractéristiques principales | Objectif principal |
|
Système de gestion des documents |
Il régit les documents actifs, en supervisant la création, l'édition et l'élimination des documents non permanents pendant leur période de conservation. |
- Création, édition et élimination des documents actifs. |
Gestion du cycle de vie des enregistrements actifs. |
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Système de conservation numérique |
La conservation des documents après leur utilisation active, en mettant l'accent sur des éléments tels que les reçus de transfert et le contrôle de l'intégrité pour une conservation à long terme ou permanente. |
- Recettes de transfert - Enregistrement des métadonnées - Documentation sur la chaîne de contrôle - Contrôle de l'intégrité |
Garantir l'authenticité et la pérennité, protéger les documents contre la dégradation. |
Ce qui n'est pas la conservation numérique :
1. Sauvegarde
| Sauvegarde | |
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Objectif |
Pour éviter la perte de données en cas de défaillance matérielle, de suppression accidentelle ou d'autres menaces immédiates. |
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Ce qu'il fait |
Crée des copies des données pour les restaurer en cas de perte. |
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Ce qui lui manque |
- Ne répond pas aux défis de la préservation à long terme. |
Si vous ne vous préoccupez que de la récupération à court terme des données en cas de défaillance matérielle, la sauvegarde résoudra votre problème. La conservation numérique, en revanche, va au-delà de la récupération et vise l'accessibilité et l'utilisabilité à long terme du contenu. Contrairement à la sauvegarde, la conservation permet de résoudre des problèmes majeurs tels que l'obsolescence des formats de fichiers et le maintien du contexte et des métadonnées au fil du temps.
2. Archivage numérique
| Archivage numérique | |
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Objectif |
Collecter, organiser, stocker et gérer les ressources numériques en vue d'une conservation à long terme. |
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Ce qu'il fait |
Organise et protège le contenu numérique, y compris les documents, les images, les vidéos, etc. |
|
Ce qui lui manque |
- Ne peut pas traiter de la migration et de l'émulation des formats. |
L'archivage numérique implique principalement l'organisation et la protection du contenu numérique, mais il peut ne pas répondre à certains aspects qui font partie intégrante d'une conservation numérique complète. Il peut ne pas prendre en compte les éléments essentiels nécessaires à l'adaptation du contenu à l'évolution des technologies et à la préservation de son accessibilité dans le temps, qui sont des objectifs clés de la conservation numérique.
3. Stockage dans le nuage
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Stockage en nuage |
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Objectif |
Fournir des solutions de stockage évolutives et flexibles pour les ressources numériques. |
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Ce qu'il fait |
Permet aux utilisateurs de stocker et d'accéder à des données sur des serveurs distants via l'internet. |
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Ce qui lui manque |
Limites éventuelles de la prise en compte de l'obsolescence des formats de fichiers. |
Tandis que stockage en nuage est une excellente solution pour l'accessibilité des données et le stockage à distance, elle n'englobe pas les objectifs et les stratégies plus larges liés à la préservation des ressources numériques, qui comprennent la gestion active, l'adaptation aux changements de format et la conservation des métadonnées essentielles en vue d'une utilisation à long terme.
4. Système de gestion des documents (SGD)
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Système de gestion des documents (SGD) |
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Objectif |
Stocker, gérer et suivre les documents électroniques. |
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Ce qu'il fait |
Fournit un moyen organisé de gérer les documents numériques, répondant aux besoins actuels d'une organisation. |
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Ce qui lui manque |
- Se concentre principalement sur les besoins actuels de l'organisation. - Limité dans la prise en compte de l'obsolescence des formats de fichiers et de l'accessibilité à long terme. - Il se peut que les métadonnées et le contexte nécessaires ne soient pas conservés. |
5. Système de gestion des dossiers (RMS)
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Système de gestion des archives (RMS) |
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Objectif |
Gérer les documents tout au long de leur cycle de vie, de la création à l'élimination. |
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Ce qu'il fait |
Organise et gère les dossiers, en veillant au respect des politiques de conservation des dossiers. |
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Ce qui lui manque |
- Conçu en tenant compte des besoins actuels des organisations et de la conformité. - Limité dans la prise en compte des besoins de conservation numérique à long terme. - Peut ne pas couvrir tous les aspects de la migration des formats, de l'émulation et de l'accessibilité. |
Alors qu'un RMS est essentiel pour les besoins actuels de la gestion des enregistrements, il peut ne pas fournir l'ensemble des fonctionnalités requises pour la préservation complète et à long terme des ressources numériques que la préservation numérique vise à atteindre.
Conclusion
Par essence, de nombreuses solutions contribuent à un environnement de conservation numérique robuste. Alors qu'un système de gestion des documents sert de source d'information et peut s'intégrer de manière transparente à une solution de conservation numérique, la nécessité d'une solution de gestion des dossiers diminue avec une solution d'archivage électronique qualifiée.
