Toepassing Pensioen in AZ Alma Hospital

Ziekenhuis bespaart tijd en budget door systeemonafhankelijke bewaring van vitale patiëntgegevens

Wie: Een geconsolideerd privéziekenhuis met meer dan 500 bedden op campussen in Sijsele en Eeklo.

Uitdaging: De patiëntgegevens altijd kunnen raadplegen. IT-systemen hebben een beperkte levensduur
maar de gegevens erin moeten altijd beschikbaar zijn.

Docbyte oplossingen: Toepassing Pensioen.

Resultaten: Informatie moet blijven en applicaties veranderen en sterven. Geen verlies van gegevens en kwaliteit.

Volledig verhaal:

AZ Alma is een geconsolideerd privéziekenhuis met meer dan 500 bedden op campussen in Sijsele en Eeklo. Zoals in elk modern ziekenhuis breidt de noodzakelijke (digitale) patiënteninformatie zich uit - informatie die van levensbelang is voor artsen en verpleegkundigen.

In het AZ Alma bestond de behoefte om de patiëntgegevens altijd te kunnen raadplegen. IT-systemen hebben echter een beperkte levensduur, maar de gegevens die ze bevatten zullen altijd geraadpleegd moeten kunnen worden.
beschikbaar. Een patiënt heeft immers een langere levensduur dan een IT-systeem. Een oplossing drong zich op. Maar het moest wel een toekomstgerichte oplossing zijn.

Voorgestelde oplossing

Docbyte stelde Application Retirement voor als oplossing voor AZ Alma. Deze oplossing scheidt
verouderde applicaties en de informatie die erin is opgeslagen om die informatie langer beschikbaar te houden dan de applicatie zelf. Op deze manier kunnen vitale gegevens bruikbaar gearchiveerd blijven. En dit betreft zowel de kern- en hulpsystemen als de schaduw-IT of, met andere woorden, de vele individueel opgebouwde Excel-, Word-, Access- en andere bestanden. Idealiter is al deze informatie geconsolideerd op één centrale locatie, duidelijk gestructureerd en overzichtelijk geordend.

Het verzamelen van alle informatie op één locatie is een grote uitdaging voor een geconsolideerd ziekenhuis. Informatie bevond zich op verschillende locaties en moet nu op één plek samenkomen. En dat is wat er in het AZ Alma wordt gedaan. Er wordt een nieuwe centrale oplossing voor patiëntendossiers (EPD) geïmplementeerd waarbij twee bestaande applicaties (elektronische medische dossiers, EMR's) worden uitgefaseerd. Er is dus bewust gekozen om informatie uit deze bestaande applicaties over te zetten naar een Elektronisch Patiënten Archief (EPA). Natuurlijk is een overgangsfase
tussen de twee applicaties, en nieuwe patiëntendossiers worden onmiddellijk opgenomen
met bestaande gegevens. Daarna kan de toepassing Retirement beginnen. Wat ook belangrijk was, was de
bewuste keuze om gegevens van de twee bestaande applicaties niet gestructureerd over te nemen.

Bij de integratie van het nieuwe EPR en het EPA werd onmiddellijk op deze uitdaging geanticipeerd. Tussen het EPR en het EPA zullen de gegevens systematisch worden uitgewisseld in een gestructureerde lay-out. Door voor deze aanpak te kiezen, wordt niet alleen de informatie beveiligd en beschikbaar gehouden in EPA. AZ Alma verzekert dat alle gegevens beschikbaar blijven wanneer het huidige EPR-systeem in de toekomst buiten gebruik wordt gesteld.

tevreden klant

Fritz Defloor, directeur ICT en Administratie, AZ Alma: "Als we kijken naar de levenscyclus van een patiënt van ongeveer 90 jaar, en we zien dat IT-applicaties en -systemen elke vier tot acht jaar moeten migreren, dan kost deze constante migratie vanuit zakelijk oogpunt natuurlijk enorm veel tijd en geld. Niet alleen om het te doen, maar ook om onvermijdelijke fouten te verwijderen en de kennis die verdwijnt of, nog erger, de prijs van gegevens die onvindbaar worden te dekken. Een modern ziekenhuis moet zich zo goed mogelijk voorbereiden op de toekomst, zowel voor de patiënten als voor de eigen organisatie. De keuze voor het Elektronisch Patiëntenarchief van Docbyte in combinatie met hun Application Retirement oplossing is voor AZ Alma een weloverwogen en toekomstgerichte strategische beslissing. Het deed ons focussen op de noodzaak om eerst onze data veilig te stellen in een archief. Als AZ Alma er later voor zou kiezen om een ander EPD-systeem te implementeren en het huidige systeem buiten gebruik te stellen, dan is alle informatie in EPA beschikbaar en rijst de vraag naar datamigratie niet meer."

Fundamenteel antwoord

Applicatie Retirement komt natuurlijk van pas wanneer ziekenhuizen fuseren, maar niet uitsluitend. Het is ook nodig om migratie naar standaardsoftware te garanderen, om complianceproblemen op te lossen, om bedrijfscontinuïteit te bieden, om risico's te identificeren en risicobeheer te kwantificeren. Maar het fundamentele antwoord is: informatie moet blijven wanneer applicaties veranderen en sterven. Want eindeloze conversies zijn achterhaald en worden contraproductief vanwege het verlies van gegevens en kwaliteit, wat natuurlijk steeds hogere kosten met zich meebrengt.

Geïnteresseerd in onze oplossing voor buitengebruikstelling van applicaties? Lees dan onze whitepaper over "Solliciteren met pensioen: waar is je informatie?" of neem contact op met een van onze experts via chat.