Dutch 
English 
French 
German 
1. Wettelijk kader: elektronische handtekening en art. 3bis AOW
Sinds de Wet van 3 juni 2007 (ingevoerd in de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 via artikel 3bis) kunnen arbeidsovereenkomsten rechtsgeldig elektronisch worden afgesloten. Artikel 3bis bepaalt dat elektronische arbeidsovereenkomsten gelijkgesteld worden met papieren contracten, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan:
- Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES):
Een arbeidsovereenkomst moet worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening conform de eIDAS-verordening (EU) 910/2014. Voorbeelden zijn de Belgische eID en itsme®. Deze handtekening biedt dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. - Vrije keuze van partijen:
Werknemer en werkgever moeten instemmen met elektronisch tekenen. Geen van beide kan hiertoe worden verplicht. - Geschriftvereiste:
Voor contracten die wettelijk schriftelijk moeten worden opgesteld, geldt de elektronische vorm eveneens als een geldig geschrift indien de voorwaarden van art. 3bis AOW zijn nageleefd.
2. Elektronisch Archiveren: kwaliteitsvereisten voor archivering
Naast de elektronische handtekening is archivering een onmisbare voorwaarde:
- Archiveringsplicht:
Every electronically signed employment contract must be archived with a qualified electronic archiving service (QeArch). - Definitie:
A QeArch is defined in the Wetboek Economisch Recht (WER), art. I.18, 17° en 18°. Het gaat om een vertrouwensdienst die de integriteit, authenticiteit, duurzaamheid en toegankelijkheid van documenten garandeert. - Uitvoering:
Archiving can be done by a recognized QeArch service provider under governmental oversight, or by the organization itself if it operates a QeArch and complies with all legal norms. - Praktische verplichtingen voor werkgevers:
-
- The workplace regulations must specify which QeArch is used and how employees can access their contracts (even after leaving the company).
- De werknemer moet kosteloos en permanent toegang hebben.
- Contracten moeten minimaal vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst raadpleegbaar blijven.
3. Common Misconceptions about Digital Contracts and QeArch
Misvatting 1: “Het is nog niet verplicht.”
Hoewel jarenlang geen QeA’s bestonden en de overheid een gedoogbeleid toepaste, was de verplichting juridisch altijd aanwezig. Nu er erkende QeA’s bestaan, kan men zich niet langer beroepen op uitstel.
Weerlegging: The previous tolerance framework did not provide absolute legal coverage; it only prevented formal sanctions. For evidentiary purposes, QeArch remains essential. Without QeArch, an employer risks having a contract declared invalid due to the lack of guarantees around integrity and authenticity.
Misvatting 2: “We kunnen ons eigen archief laten certificeren.”
Many organizations think they can easily qualify their internal DMS or file system as a QeArch.
Weerlegging: This can only be done if the internal system meets all requirements of Book XII Code of Economic Law and is formally certified. This includes audit trails, timestamps, fixity controls, and strict security. While this can be less stringent in contractual terms for internal use, the technical and organizational requirements remain identical. Without formal certification, an internal system does not qualify as a QeArch.
Misvatting 3: “Onze leverancier is gekwalificeerd (zonder bewijs).”
Sommige leveranciers claimen gekwalificeerd te zijn zonder officiële erkenning.
Weerlegging: Enkel QeA’s die officieel erkend zijn door de bevoegde toezichthouder (FOD Economie) en voorkomen op de Belgian Trust List (tsl.belgium.be), zijn rechtsgeldig. Vertrouw dus nooit enkel op marketingclaims; vraag steeds een bewijs van kwalificatie.
Misvatting 4: “Een éénmalige certificatie is voldoende.”
Many believe a QeArch remains compliant after initial certification.
Weerlegging: QeA’s staan onder doorlopend toezicht en worden periodiek geaudit (2-jaarlijks voor diensten aan derden, 3-jaarlijks voor interne diensten). Technologische en regelgevende wijzigingen maken continue opvolging noodzakelijk. Een oude certificatie zonder opvolging is waardeloos.
Misvatting 5: “Ons DMS volstaat als archief.”
Bedrijven veronderstellen dat hun Document Management Systeem gelijkstaat aan een digitaal archief.
Weerlegging: A DMS manages operational documents but does not guarantee integrity, evidentiary value, or long-term preservation. A DMS can integrate with a QeArch, but it cannot replace it.
Misvatting 6: “De herziening van eIDAS zal alles wijzigen.”
Sommigen stellen dat eIDAS 2.0 de huidige Belgische verplichtingen overbodig maakt.
Weerlegging: eIDAS 2.0 reinforces the role of QeAs as a European trust service. Belgian obligations remain in effect, and existing ETSI standards (EN 319 511 and EN 319 512) remain unchanged. QeArch will therefore become even more crucial.
Misvatting 7: “We gebruiken al legaal archiveren.”
De term “legaal archiveren” circuleert vaak in commerciële communicatie.
Weerlegging: This term has no legal basis and does not appear in any law. It usually refers to fiscal archiving (e.g., AOIF 16/2008 regarding invoices), but this is not the same as QeArch. Only archiving via a QeArch offers the required legal guarantees.
4. Conclusie
Digitally signing employment contracts is entirely feasible in Belgium, but only with a QES and proper archiving in a QeArch. Misconceptions like “it’s not mandatory” or “our DMS suffices” can lead to false security and risks. For HR professionals, legal counsel, and compliance officers, the message is clear: QeArch is not an optional luxury but a legal necessity to ensure evidentiary value and legal certainty.
Bronnen:
- Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, art. 3bis (ingevoegd bij wet van 3 juni 2007).
- Wetboek Economisch Recht, art. I.18, 17° en 18°.
- Verordening (EU) 910/2014 (eIDAS) en Verordening (EU) 2024/1183.
- ETSI EN 319 511 en ETSI EN 319 512.
Gerelateerde Docbyte-oplossingspagina's
Ga verder met de Docbyte-oplossingspagina's die bij dit onderwerp passen:
