Dutch 
English 
French 
German 
1. Wettelijk kader: elektronische handtekening en art. 3bis AOW
Sinds de Wet van 3 juni 2007 (ingevoerd in de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 via artikel 3bis) kunnen arbeidsovereenkomsten rechtsgeldig elektronisch worden afgesloten. Artikel 3bis bepaalt dat elektronische arbeidsovereenkomsten gelijkgesteld worden met papieren contracten, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan:
- Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES):
Een arbeidsovereenkomst moet worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening conform de eIDAS-verordening (EU) 910/2014. Voorbeelden zijn de Belgische eID en itsme®. Deze handtekening biedt dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. - Vrije keuze van partijen:
Werknemer en werkgever moeten instemmen met elektronisch tekenen. Geen van beide kan hiertoe worden verplicht. - Geschriftvereiste:
Voor contracten die wettelijk schriftelijk moeten worden opgesteld, geldt de elektronische vorm eveneens als een geldig geschrift indien de voorwaarden van art. 3bis AOW zijn nageleefd.
2. Elektronisch Archiveren: kwaliteitsvereisten voor archivering
Naast de elektronische handtekening is archivering een onmisbare voorwaarde:
- Archiveringsplicht:
Elke elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst moet worden gearchiveerd bij een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst (QeArch). - Definitie:
Een QeArch wordt gedefinieerd in de Wetboek Economisch Recht (WER), art. I.18, 17° en 18°. Het gaat om een vertrouwensdienst die de integriteit, authenticiteit, duurzaamheid en toegankelijkheid van documenten garandeert. - Uitvoering:
Het archiveren kan worden uitgevoerd door een erkende QeArch-dienstverlener onder toezicht van de overheid, of door de organisatie zelf, mits deze een QeArch exploiteert en aan alle wettelijke voorschriften voldoet. - Praktische verplichtingen voor werkgevers:
-
- In het arbeidsreglement moet worden vermeld welke versie van QeArch wordt gebruikt en hoe werknemers toegang kunnen krijgen tot hun arbeidsovereenkomsten (ook nadat zij het bedrijf hebben verlaten).
- De werknemer moet kosteloos en permanent toegang hebben.
- Contracten moeten minimaal vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst raadpleegbaar blijven.
3. Veelvoorkomende misvattingen over digitale contracten en QeArch
Misvatting 1: “Het is nog niet verplicht.”
Hoewel jarenlang geen QeA’s bestonden en de overheid een gedoogbeleid toepaste, was de verplichting juridisch altijd aanwezig. Nu er erkende QeA’s bestaan, kan men zich niet langer beroepen op uitstel.
Weerlegging: Het vorige tolerantiekader bood geen absolute juridische dekking; het voorkwam uitsluitend formele sancties. Voor bewijsdoeleinden blijft QeArch van essentieel belang. Zonder QeArch loopt een werkgever het risico dat een overeenkomst ongeldig wordt verklaard vanwege het ontbreken van garanties met betrekking tot de integriteit en authenticiteit ervan.
Misvatting 2: “We kunnen ons eigen archief laten certificeren.”
Veel organisaties denken dat zij hun interne DMS of bestandssysteem zonder meer als een QeArch kunnen aanmerken.
Weerlegging: Dit is alleen mogelijk indien het interne systeem voldoet aan alle vereisten van Boek XII van het Wetboek van Economisch Recht en formeel is gecertificeerd. Dit omvat audittrajecten, tijdstempels, controles op de onveranderbaarheid van gegevens en strikte beveiliging. Hoewel de contractuele voorwaarden voor intern gebruik minder streng kunnen zijn, blijven de technische en organisatorische vereisten ongewijzigd. Zonder formele certificering komt een intern systeem niet in aanmerking als QeArch.
Misvatting 3: “Onze leverancier is gekwalificeerd (zonder bewijs).”
Sommige leveranciers claimen gekwalificeerd te zijn zonder officiële erkenning.
Weerlegging: Enkel QeA’s die officieel erkend zijn door de bevoegde toezichthouder (FOD Economie) en voorkomen op de Belgian Trust List (tsl.belgium.be), zijn rechtsgeldig. Vertrouw dus nooit enkel op marketingclaims; vraag steeds een bewijs van kwalificatie.
Misvatting 4: “Een éénmalige certificatie is voldoende.”
Velen zijn van mening dat een QeArch ook na de eerste certificering aan de voorschriften blijft voldoen.
Weerlegging: QeA’s staan onder doorlopend toezicht en worden periodiek geaudit (2-jaarlijks voor diensten aan derden, 3-jaarlijks voor interne diensten). Technologische en regelgevende wijzigingen maken continue opvolging noodzakelijk. Een oude certificatie zonder opvolging is waardeloos.
Misvatting 5: “Ons DMS volstaat als archief.”
Bedrijven veronderstellen dat hun Document Management Systeem gelijkstaat aan een digitaal archief.
Weerlegging: Een DMS beheert operationele documenten, maar biedt geen garantie voor de integriteit, de bewijskracht of het behoud op lange termijn. Een DMS kan worden geïntegreerd met een QeArch, maar kan dit systeem niet vervangen.
Misvatting 6: “De herziening van eIDAS zal alles wijzigen.”
Sommigen stellen dat eIDAS 2.0 de huidige Belgische verplichtingen overbodig maakt.
Weerlegging: eIDAS 2.0 versterkt de rol van QeA’s als Europese vertrouwensdienst. De Belgische verplichtingen blijven van kracht en de bestaande ETSI-normen (EN 319 511 en EN 319 512) blijven ongewijzigd. QeArch zal daardoor een nog crucialere rol gaan spelen.
Misvatting 7: “We gebruiken al legaal archiveren.”
De term “legaal archiveren” circuleert vaak in commerciële communicatie.
Weerlegging: Deze term heeft geen wettelijke grondslag en komt in geen enkele wet voor. Meestal wordt hiermee fiscaal archiveren bedoeld (bijvoorbeeld AOIF 16/2008 betreffende facturen), maar dit is niet hetzelfde als QeArch. Alleen archivering via een QeArch biedt de vereiste wettelijke waarborgen.
4. Conclusie
Het digitaal ondertekenen van arbeidsovereenkomsten is in België volkomen haalbaar, maar alleen met een QES en een correcte archivering in een QeArch. Misvattingen zoals “het is niet verplicht” of “ons DMS volstaat” kunnen leiden tot een vals gevoel van veiligheid en risico’s. Voor HR-professionals, juridisch adviseurs en compliance officers is de boodschap duidelijk: QeArch is geen optionele luxe, maar een wettelijke noodzaak om de bewijskracht en rechtszekerheid te waarborgen.
Bronnen:
- Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, art. 3bis (ingevoegd bij wet van 3 juni 2007).
- Wetboek Economisch Recht, art. I.18, 17° en 18°.
- Verordening (EU) 910/2014 (eIDAS) en Verordening (EU) 2024/1183.
- ETSI EN 319 511 en ETSI EN 319 512.
Gerelateerde Docbyte-oplossingspagina's
Ga verder met de Docbyte-oplossingspagina's die bij dit onderwerp passen:
