Dutch 
English 
French 
1. Wettelijk kader: elektronische handtekening en art. 3bis AOW
Sinds de Wet van 3 juni 2007 (ingevoerd in de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 via artikel 3bis) kunnen arbeidsovereenkomsten rechtsgeldig elektronisch worden afgesloten. Artikel 3bis bepaalt dat elektronische arbeidsovereenkomsten gelijkgesteld worden met papieren contracten, mits aan bepaalde voorwaarden is voldaan:
- Gekwalificeerde elektronische handtekening (QES):
Een arbeidsovereenkomst moet worden ondertekend met een gekwalificeerde elektronische handtekening conform de eIDAS-verordening (EU) 910/2014. Voorbeelden zijn de Belgische eID en itsme®. Deze handtekening biedt dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. - Vrije keuze van partijen:
Werknemer en werkgever moeten instemmen met elektronisch tekenen. Geen van beide kan hiertoe worden verplicht. - Geschriftvereiste:
Voor contracten die wettelijk schriftelijk moeten worden opgesteld, geldt de elektronische vorm eveneens als een geldig geschrift indien de voorwaarden van art. 3bis AOW zijn nageleefd.
2. Elektronisch Archiveren: kwaliteitsvereisten voor archivering
Naast de elektronische handtekening is archivering een onmisbare voorwaarde:
- Archiveringsplicht:
Elke elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst moet worden bewaard bij een gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst (QeA). - Definitie:
Een QeA is omschreven in het Wetboek Economisch Recht (WER), art. I.18, 17° en 18°. Het gaat om een vertrouwensdienst die de integriteit, authenticiteit, duurzaamheid en toegankelijkheid van documenten garandeert. - Uitvoering:
Archivering kan bij een erkende QeA-dienstverlener onder toezicht van de overheid, of door de organisatie zelf indien deze een QeA voor eigen rekening uitbaat en voldoet aan alle wettelijke normen. - Praktische verplichtingen voor werkgevers:
-
- In het arbeidsreglement moet vermeld worden welke QeA gebruikt wordt en hoe werknemers toegang krijgen tot hun contracten (ook na uitdiensttreding).
- De werknemer moet kosteloos en permanent toegang hebben.
- Contracten moeten minimaal vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst raadpleegbaar blijven.
3. Veelvoorkomende misvattingen over digitale contracten en QeA
Misvatting 1: “Het is nog niet verplicht.”
Hoewel jarenlang geen QeA’s bestonden en de overheid een gedoogbeleid toepaste, was de verplichting juridisch altijd aanwezig. Nu er erkende QeA’s bestaan, kan men zich niet langer beroepen op uitstel.
Weerlegging: De huidige gedoogregeling bood geen absolute juridische dekking – ze voorkwam enkel formele sancties. Voor de bewijskracht blijft QeA essentieel. Zonder QeA loopt een werkgever het risico dat een contract in rechte ongeldig wordt verklaard wegens het ontbreken van waarborgen rond integriteit en authenticiteit.
Misvatting 2: “We kunnen ons eigen archief laten certificeren.”
Veel organisaties denken dat ze hun interne DMS of bestandssysteem eenvoudig kunnen laten erkennen als QeA.
Weerlegging: Dit kan enkel als de interne oplossing aan alle eisen van Boek XII WER voldoet en formeel wordt gekwalificeerd. Dat betekent o.a. auditsporen, tijdstempels, fixiteitscontroles en strenge beveiliging. Voor eigen rekening kan dit lichter zijn in contractueel opzicht, maar de technische en organisatorische vereisten blijven identiek. Zonder formele kwalificatie geldt een intern systeem niet als QeA.
Misvatting 3: “Onze leverancier is gekwalificeerd (zonder bewijs).”
Sommige leveranciers claimen gekwalificeerd te zijn zonder officiële erkenning.
Weerlegging: Enkel QeA’s die officieel erkend zijn door de bevoegde toezichthouder (FOD Economie) en voorkomen op de Belgian Trust List (tsl.belgium.be), zijn rechtsgeldig. Vertrouw dus nooit enkel op marketingclaims; vraag steeds een bewijs van kwalificatie.
Misvatting 4: “Een éénmalige certificatie is voldoende.”
Er leeft het idee dat een QeA na initiële certificatie altijd conform blijft.
Weerlegging: QeA’s staan onder doorlopend toezicht en worden periodiek geaudit (2-jaarlijks voor diensten aan derden, 3-jaarlijks voor interne diensten). Technologische en regelgevende wijzigingen maken continue opvolging noodzakelijk. Een oude certificatie zonder opvolging is waardeloos.
Misvatting 5: “Ons DMS volstaat als archief.”
Bedrijven veronderstellen dat hun Document Management Systeem gelijkstaat aan een digitaal archief.
Weerlegging: Een DMS beheert operationele documenten, maar biedt geen garanties rond integriteit, bewijskracht of langetermijnbewaring. Een DMS kan wel integreren met een QeA, maar kan het niet vervangen.
Misvatting 6: “De herziening van eIDAS zal alles wijzigen.”
Sommigen stellen dat eIDAS 2.0 de huidige Belgische verplichtingen overbodig maakt.
Weerlegging: eIDAS 2.0 bevestigt QeA juist als Europese vertrouwensdienst. De Belgische verplichtingen blijven gelden en de bestaande ETSI-normen (EN 319 511 en EN 319 512) veranderen niet. QeA wordt dus alleen maar belangrijker.
Misvatting 7: “We gebruiken al legaal archiveren.”
De term “legaal archiveren” circuleert vaak in commerciële communicatie.
Weerlegging: Deze term heeft geen juridische basis en komt in geen enkele wet voor. Hij verwijst meestal naar fiscale archivering (bv. AOIF 16/2008 inzake facturen), maar dat is niet hetzelfde als QeA. Alleen archiveren via een QeA biedt de vereiste juridische waarborgen.
4. Conclusie
Elektronisch tekenen van arbeidsovereenkomsten is perfect mogelijk in België, maar enkel met een QES en mits bewaring in een QeA. Misvattingen zoals “het is nog niet verplicht” of “ons DMS volstaat” leiden tot schijnzekerheid en risico’s. Voor HR-juristen, legal counsels en compliance officers is de boodschap duidelijk: QeA is geen optionele luxe, maar een juridische noodzaak voor het behoud van bewijskracht en rechtszekerheid.
Bronnen:
- Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, art. 3bis (ingevoegd bij wet van 3 juni 2007).
- Wetboek Economisch Recht, art. I.18, 17° en 18°.
- Verordening (EU) 910/2014 (eIDAS) en Verordening (EU) 2024/1183.
- ETSI EN 319 511 en ETSI EN 319 512.
