Digitale Arbeitsverträge und Archivierung: Regeln und Mythen

1. Rechtlicher Rahmen: Elektronische Signaturen und § 3a des Arbeitsvertragsgesetzes

Seit Inkrafttreten des Gesetzes vom 3. Juni 2007 (das über § 3bis in das Arbeitsvertragsgesetz vom 3. Juli 1978 aufgenommen wurde) können Arbeitsverträge rechtswirksam in elektronischer Form abgeschlossen werden. § 3bis legt fest, dass elektronische Arbeitsverträge wie Verträge in Papierform behandelt werden, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind:

Qualifizierte elektronische Signatur (QES):
Ein Arbeitsvertrag muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 unterzeichnet werden. Beispiele hierfür sind die belgische eID und itsme®. Diese Signatur hat denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift.
Freie Wahl der Parteien:
Sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber müssen der elektronischen Unterzeichnung zustimmen. Keine der beiden Parteien darf zu dieser Vorgehensweise gezwungen werden.
Vorschrift zur Schriftform:
Bei Verträgen, die gesetzlich schriftlich abgeschlossen werden müssen, gilt die elektronische Form als gültig, sofern die Voraussetzungen des § 3a Gesetz über Arbeitsverträge werden befolgt.

2. Elektronische Archivierung: Qualitätsanforderungen an die Archivierung

Neben der elektronischen Signatur ist die Archivierung eine wesentliche Anforderung:

Aufbewahrungspflicht:
Jeder elektronisch unterzeichnete Arbeitsvertrag muss bei einem qualifizierten elektronischen Archivierungsdienst (QeArch) archiviert werden.
Definition:
Ein QeArch ist in der Wirtschaftsgesetzbuch, Artikel I.18, Nummern 17° und 18°. Darin ist ein Vertrauensdienst gemeint, der die Integrität, Authentizität, Dauerhaftigkeit und Zugänglichkeit von Dokumenten gewährleistet.
Ausführung:
Die Archivierung kann durch einen anerkannten QeArch-Dienstleister unter staatlicher Aufsicht erfolgen oder durch die Organisation selbst, sofern diese ein QeArch betreibt und alle gesetzlichen Vorschriften einhält.
Praktische Verpflichtungen für Arbeitgeber:

- In den Arbeitsvorschriften muss festgelegt werden, welche QeArch-Version verwendet wird und wie die Mitarbeiter auf ihre Verträge zugreifen können (auch nach ihrem Ausscheiden aus dem Unternehmen).
- Die Mitarbeiter müssen freien und dauerhaften Zugang haben.
- Verträge müssen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses noch mindestens fünf Jahre lang zugänglich sein.

3. Häufige Missverständnisse bezüglich digitaler Verträge und QeArch

Missverständnis 1: “Es ist noch nicht verpflichtend.”

Obwohl es viele Jahre lang keine anerkannten QeAs gab und die Regierung eine Politik der Toleranz verfolgte, bestand die gesetzliche Verpflichtung stets. Da es nun anerkannte QeAs gibt, kann man sich nicht mehr auf einen Aufschub berufen.

Erläuterung: Der bisherige Toleranzrahmen bot keinen absoluten Rechtsschutz; er verhinderte lediglich formelle Sanktionen. Für Beweiszwecke bleibt QeArch unverzichtbar. Ohne QeArch läuft ein Arbeitgeber Gefahr, dass ein Vertrag aufgrund fehlender Garantien hinsichtlich Integrität und Authentizität für ungültig erklärt wird.

Missverständnis 2: “Wir können unser eigenes Archiv zertifizieren.”

Viele Organisationen glauben, dass sie ihr internes Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ihr Ablagesystem problemlos als „QeArch“ qualifizieren können.

Erläuterung: Dies ist nur möglich, wenn das interne System alle Anforderungen von Buch XII des Wirtschaftsgesetzbuchs erfüllt und formell zertifiziert ist. Dazu gehören Prüfpfade, Zeitstempel, Integritätskontrollen und strenge Sicherheitsvorkehrungen. Auch wenn die vertraglichen Bestimmungen für die interne Nutzung weniger streng sein können, bleiben die technischen und organisatorischen Anforderungen identisch. Ohne formelle Zertifizierung gilt ein internes System nicht als QeArch.

Irrtum 3: “Unser Anbieter ist qualifiziert (ohne Nachweis).”

Einige Anbieter behaupten, qualifiziert zu sein, ohne über eine offizielle Anerkennung zu verfügen.

Erläuterung: Es sind ausschließlich QeAs gültig, die von der zuständigen Aufsichtsbehörde (FPS Economy) offiziell anerkannt und in der belgischen Trust-Liste (tsl.belgium.be) aufgeführt sind. Verlassen Sie sich niemals ausschließlich auf Werbeaussagen; verlangen Sie stets einen Qualifikationsnachweis.

Missverständnis 4: “Eine einmalige Zertifizierung reicht aus.”

Viele sind der Ansicht, dass ein QeArch auch nach der Erstzertifizierung die Anforderungen weiterhin erfüllt.

Erläuterung: QeAs unterliegen einer kontinuierlichen Überwachung und regelmäßigen Audits (alle zwei Jahre bei Dienstleistungen Dritter, alle drei Jahre bei internen Dienstleistungen). Technologische und regulatorische Veränderungen erfordern eine fortlaufende Überwachung. Eine veraltete Zertifizierung ohne Nachverfolgung ist wertlos.

Missverständnis Nr. 5: “Unser DMS reicht für die Archivierung aus.”

Viele gehen davon aus, dass ihr Dokumentenmanagementsystem (DMS) mit einem digitalen Archiv gleichzusetzen ist.

Erläuterung: Ein DMS verwaltet betriebliche Dokumente, gewährleistet jedoch weder deren Integrität noch deren Beweiskraft oder deren langfristige Aufbewahrung. Ein DMS lässt sich zwar in ein QeArch integrieren, kann dieses jedoch nicht ersetzen.

Missverständnis Nr. 6: “Die Überarbeitung der eIDAS-Verordnung wird alles verändern.”

Manche sind der Ansicht, dass eIDAS 2.0 die belgischen Verpflichtungen überflüssig machen wird.

Erläuterung: eIDAS 2.0 stärkt die Rolle der QeAs als europäischer Vertrauensdienst. Die belgischen Verpflichtungen bleiben in Kraft, und die bestehenden ETSI-Normen (EN 319 511 und EN 319 512) bleiben unverändert. QeArch wird daher noch wichtiger werden.

Missverständnis Nr. 7: “Wir nutzen bereits eine rechtskonforme Archivierung.”

Der Begriff “gesetzlich vorgeschriebene Archivierung” taucht in der geschäftlichen Kommunikation häufig auf.

Erläuterung: Dieser Begriff hat keine rechtliche Grundlage und kommt in keinem Gesetz vor. Er bezieht sich in der Regel auf die steuerrechtliche Archivierung (z. B. AOIF 16/2008 bezüglich Rechnungen), ist jedoch nicht mit QeArch gleichzusetzen. Nur die Archivierung über ein QeArch-System bietet die erforderlichen rechtlichen Garantien.

4. Schlussfolgerung

Die digitale Unterzeichnung von Arbeitsverträgen ist in Belgien durchaus möglich, jedoch nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) und einer ordnungsgemäßen Archivierung in einem QeArch. Missverständnisse wie “es ist nicht vorgeschrieben” oder “unser DMS reicht aus” können zu falscher Sicherheit und Risiken führen. Für Personalverantwortliche, Rechtsberater und Compliance-Beauftragte ist die Botschaft klar: QeArch ist kein optionaler Luxus, sondern eine rechtliche Notwendigkeit, um Beweiskraft und Rechtssicherheit zu gewährleisten.

Quellenangaben:

Gesetz über Arbeitsverträge vom 3. Juli 1978, § 3bis (eingeführt durch das Gesetz vom 3. Juni 2007).
Wirtschaftsgesetzbuch, Artikel I.18, Ziffern 17 und 18.
Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) und Verordnung (EU) 2024/1183.
ETSI EN 319 511 und ETSI EN 319 512.

Digitale Arbeitsverträge und Archivierung: Rechtliche Anforderungen und Missverständnisse

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