Contrats de travail électroniques et archivage : exigences légales et idées reçues

1. Cadre juridique : Signatures électroniques et art. 3bis de la loi relative aux contrats de travail

Depuis la loi du 3 juin 2007 (intégrée dans la loi relative aux contrats de travail du 3 juillet 1978 via l'article 3bis), les contrats de travail peuvent être légalement conclus par voie électronique. L'article 3bis stipule que les contrats de travail électroniques sont traités de la même manière que les contrats sur papier, pour autant que certaines conditions soient remplies :

• Signature électronique qualifiée (SEQ):
  Un contrat de travail doit être signé à l'aide d'une signature électronique qualifiée en vertu du règlement eIDAS (UE) 910/2014. Il s'agit par exemple de l'eID belge et de itsme®. Cette signature a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite.
• Libre choix des parties:
  L'employé et l'employeur doivent tous deux accepter de signer électroniquement. Aucune des parties ne peut être forcée à utiliser cette méthode.
• Exigence de forme écrite :
  Pour les contrats dont la loi exige la forme écrite, la forme électronique est considérée comme valable, pour autant que les conditions de l’article 3bis de la loi relative aux contrats de travail soient respectées.

2. Archivage électronique : Exigences de qualité pour l'archivage

Outre la signature électronique, l'archivage est une exigence essentielle :

• Obligation d'archivage:
  Tout contrat de travail signé électroniquement doit être archivé auprès d'un service d'archivage électronique qualifié (QeA).
• Définition:
  Un QeA est défini dans le Code de droit économique (CDE), Article I.18, points 17° et 18°. Il s'agit d'un service de confiance qui garantit l'intégrité, l'authenticité, la durabilité et l'accessibilité des documents.
• Exécution:
  L'archivage peut être effectué par un prestataire de services QeA reconnu, sous contrôle gouvernemental, ou par l'organisation elle-même si elle exploite un QeA et respecte toutes les normes légales.
• Obligations pratiques pour les employeurs :

• • Le règlement de travail doit préciser quel QeA est utilisé et la manière dont les employés peuvent accéder à leurs contrats (même après avoir quitté l'entreprise).
  • Les employés doivent avoir un accès libre et permanent.
  • Les contrats doivent rester accessibles pendant au moins cinq ans après la fin de la relation de travail.

3. Idées reçues sur les contrats numériques et le QeA

Idée reçue n° 1 : "Ce n’est pas encore obligatoire".

Bien que pendant de nombreuses années il n’y ait pas eu de QeA et que le gouvernement ait appliqué une politique de tolérance, l’obligation légale a toujours existé. Maintenant qu’il existe des QeA reconnus, il n’est plus possible de compter sur un report.

Clarification: l’ancien cadre de tolérance n’offrait pas une couverture juridique absolue ; il permettait seulement d’éviter les sanctions formelles. À des fins de preuve, le recours à un QeA reste essentiel. En l’absence de QeA, l’employeur s’expose au risque que la force probante du contrat soit contestée, en raison de garanties insuffisantes en matière d’intégrité et d’authenticité.

Idée reçue n° 2 : "Nous pouvons certifier nos propres archives".

De nombreuses organisations pensent qu’elles peuvent facilement qualifier leur DMS ou leur système de fichiers interne de QeA.

Clarification: cela n’est possible que si le système interne répond à toutes les exigences du Livre XII du Code de droit économique et fait l’objet d’une certification formelle. Cela inclut des pistes d’audit, des horodatages, des contrôles de fixité et des mesures de sécurité strictes. Bien que, sur le plan contractuel, certaines exigences puissent être moins strictes en cas d’usage interne, les exigences techniques et organisationnelles restent identiques. En l’absence de certification formelle, un système interne ne peut pas être qualifié de QeA.

Idée reçue n° 3 : "Notre prestataire est qualifié (sans preuve)".

Certains vendeurs affirment qu'ils sont qualifiés sans être reconnus officiellement.

Clarification: Seuls les QeA officiellement reconnus par l'autorité de contrôle compétente (SPF Économie) et figurant sur la liste de confiance belge (tsl.belgium.be) sont valables. Ne vous fiez jamais uniquement aux allégations marketing ; demandez toujours une preuve de qualification.

Idée reçue n° 4 : "Une seule certification suffit".

Nombreux sont ceux qui pensent qu'un QeA reste conforme après la certification initiale.

Clarification: Les QeA font l'objet d'une supervision continue et d'audits périodiques (tous les deux ans pour les services de tiers, tous les trois ans pour les services internes). Les évolutions technologiques et réglementaires nécessitent un suivi permanent. Une ancienne certification sans suivi n'a aucune valeur.

Idée reçue n°5 : "Notre DMS suffit pour l'archivage".

Nombreux sont ceux qui pensent que leur système de gestion des documents (SGD) équivaut à des archives numériques.

Clarification: Un SGD gère les documents opérationnels mais ne garantit pas l'intégrité, la valeur probante ou la conservation à long terme. Un SGD peut s'intégrer à un système QeA, mais il ne peut pas le remplacer.

Idée reçue n° 6 : "La révision d'eIDAS va tout changer".

Certains pensent qu'eIDAS 2.0 rendra les obligations belges obsolètes.

Clarification: eIDAS 2.0 renforce le rôle des QeA en tant que service de confiance européen. Les obligations belges restent en vigueur et les normes ETSI existantes (EN 319 511 et EN 319 512) demeurent inchangées. Les QeA deviendront donc encore plus essentiels.

Idée reçue n° 7 : “Nous utilisons déjà l'archivage légal”.”

Le terme “archivage légal” est souvent utilisé dans la communication commerciale.

Clarification: Ce terme n'a pas de base légale et ne figure dans aucune loi. Il fait généralement référence à l'archivage fiscal (par exemple, AOIF 16/2008 concernant les factures), mais ce n’est pas la même chose qu’un QeA. Seul l’archivage via un QeA offre les garanties juridiques requises.

4. Conclusion

La signature électronique des contrats de travail est tout à fait possible en Belgique, mais uniquement avec une SEQ et un archivage adéquat dans un QeA. Des idées fausses telles que “ce n'est pas obligatoire” ou “notre DMS suffit” peuvent conduire à une fausse sécurité et à des risques. Pour les professionnels des ressources humaines, les conseillers juridiques et les responsables de la conformité, le message est clair : Le QeA n'est pas un luxe facultatif, mais une nécessité juridique pour garantir la valeur probante et la sécurité juridique.

Références :

• Loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, article 3bis (introduit par la loi du 3 juin 2007).
• Code de droit économique, article I.18, 17° et 18°.
• Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS) et règlement (UE) 2024/1183.
• ETSI EN 319 511 et ETSI EN 319 512.