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1. Cadre juridique : Signatures électroniques et art. 3bis de la loi relative aux contrats de travail
Depuis la loi du 3 juin 2007 (intégrée dans la loi relative aux contrats de travail du 3 juillet 1978 via l'article 3bis), les contrats de travail peuvent être légalement conclus par voie électronique. L'article 3bis stipule que les contrats de travail électroniques sont traités de la même manière que les contrats sur papier, pour autant que certaines conditions soient remplies :
- Signature électronique qualifiée (SEQ):
Un contrat de travail doit être signé à l'aide d'une signature électronique qualifiée en vertu du règlement eIDAS (UE) 910/2014. Il s'agit par exemple de l'eID belge et de itsme®. Cette signature a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite. - Libre choix des parties:
L'employé et l'employeur doivent tous deux accepter de signer électroniquement. Aucune des parties ne peut être forcée à utiliser cette méthode. - Exigence de forme écrite :
Pour les contrats dont la loi exige la forme écrite, la forme électronique est considérée comme valable, pour autant que les conditions de l’article 3bis de la loi relative aux contrats de travail soient respectées.
2. Archivage électronique : Exigences de qualité pour l'archivage
Outre la signature électronique, l'archivage est une exigence essentielle :
- Obligation d'archivage:
Tout contrat de travail signé électroniquement doit être archivé auprès d'un service d'archivage électronique qualifié (QeArch). - Définition:
Un QeArch est défini dans le le Code de droit économique (CDE), Article I.18, points 17° et 18°. Il s'agit d'un service de confiance qui garantit l'intégrité, l'authenticité, la durabilité et l'accessibilité des documents. - Exécution:
L'archivage peut être effectué par un prestataire de services QeArch agréé, sous le contrôle des pouvoirs publics, ou par l'organisme lui-même s'il exploite un système QeArch et respecte l'ensemble des normes légales. - Obligations pratiques pour les employeurs :
-
- Le règlement intérieur doit préciser quelle version de QeArch est utilisée et comment les salariés peuvent consulter leur contrat (même après avoir quitté l'entreprise).
- Les employés doivent avoir un accès libre et permanent.
- Les contrats doivent rester accessibles pendant au moins cinq ans après la fin de la relation de travail.
3. Idées reçues courantes concernant les contrats numériques et QeArch
Idée reçue n° 1 : "Ce n’est pas encore obligatoire".
Bien que pendant de nombreuses années il n’y ait pas eu de QeA et que le gouvernement ait appliqué une politique de tolérance, l’obligation légale a toujours existé. Maintenant qu’il existe des QeA reconnus, il n’est plus possible de compter sur un report.
Clarification: L'ancien cadre de tolérance n'offrait pas une protection juridique absolue ; il permettait uniquement d'éviter des sanctions formelles. Sur le plan de la preuve, QeArch reste indispensable. Sans QeArch, un employeur s'expose au risque de voir un contrat déclaré nul en raison de l'absence de garanties quant à son intégrité et à son authenticité.
Idée reçue n° 2 : "Nous pouvons certifier nos propres archives".
De nombreuses organisations pensent pouvoir facilement considérer leur système de gestion documentaire (DMS) interne ou leur système d'archivage comme un « QeArch ».
Clarification: Cela n'est possible que si le système interne répond à toutes les exigences du Livre XII du Code du droit économique et qu'il est officiellement certifié. Cela inclut les pistes d'audit, les horodatages, les contrôles d'inaltérabilité et une sécurité rigoureuse. Bien que ces exigences puissent être moins strictes sur le plan contractuel pour un usage interne, les exigences techniques et organisationnelles restent identiques. Sans certification officielle, un système interne ne peut être considéré comme un QeArch.
Idée reçue n° 3 : "Notre prestataire est qualifié (sans preuve)".
Certains vendeurs affirment qu'ils sont qualifiés sans être reconnus officiellement.
Clarification: Seuls les QeA officiellement reconnus par l'autorité de contrôle compétente (SPF Économie) et figurant sur la liste de confiance belge (tsl.belgium.be) sont valables. Ne vous fiez jamais uniquement aux allégations marketing ; demandez toujours une preuve de qualification.
Idée reçue n° 4 : "Une seule certification suffit".
Beaucoup pensent qu'un QeArch reste conforme après sa certification initiale.
Clarification: Les QeA font l'objet d'une supervision continue et d'audits périodiques (tous les deux ans pour les services de tiers, tous les trois ans pour les services internes). Les évolutions technologiques et réglementaires nécessitent un suivi permanent. Une ancienne certification sans suivi n'a aucune valeur.
Idée reçue n°5 : "Notre DMS suffit pour l'archivage".
Nombreux sont ceux qui pensent que leur système de gestion des documents (SGD) équivaut à des archives numériques.
Clarification: Un système de gestion documentaire (DMS) gère les documents opérationnels, mais ne garantit ni leur intégrité, ni leur valeur probatoire, ni leur conservation à long terme. Un DMS peut s'intégrer à un système QeArch, mais il ne peut pas le remplacer.
Idée reçue n° 6 : "La révision d'eIDAS va tout changer".
Certains pensent qu'eIDAS 2.0 rendra les obligations belges obsolètes.
Clarification: eIDAS 2.0 renforce le rôle des QeA en tant que service de confiance européen. Les obligations belges restent en vigueur, et les normes ETSI existantes (EN 319 511 et EN 319 512) demeurent inchangées. QeArch va donc prendre une importance encore plus grande.
Idée reçue n° 7 : “Nous utilisons déjà l'archivage légal”.”
Le terme “archivage légal” est souvent utilisé dans la communication commerciale.
Clarification: Ce terme n'a aucun fondement juridique et n'apparaît dans aucune loi. Il fait généralement référence à l'archivage fiscal (par exemple, l'AOIF n° 16/2008 relative aux factures), mais cela ne correspond pas à QeArch. Seul l'archivage via QeArch offre les garanties juridiques requises.
4. Conclusion
La signature numérique des contrats de travail est tout à fait possible en Belgique, mais uniquement à l’aide d’une signature électronique qualifiée (QES) et d’un archivage conforme dans un système QeArch. Des idées reçues telles que “ ce n’est pas obligatoire ” ou “ notre système de gestion documentaire (DMS) suffit ” peuvent entraîner un faux sentiment de sécurité et engager des risques. Pour les professionnels des ressources humaines, les conseillers juridiques et les responsables de la conformité, le message est clair : le QeArch n’est pas un luxe facultatif, mais une nécessité juridique pour garantir la valeur probante et la sécurité juridique.
Références :
- Loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail, article 3bis (introduit par la loi du 3 juin 2007).
- Code de droit économique, article I.18, 17° et 18°.
- Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS) et règlement (UE) 2024/1183.
- ETSI EN 319 511 et ETSI EN 319 512.
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