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Votre système de gestion documentaire (SGD) n'est pas une archive : Comprendre les implications

Êtes-vous fatigué des difficultés liées à l'éparpillement des documents, au temps perdu à les rechercher et à la baisse de productivité ? Vous n'êtes pas le seul ; selon un rapport de McKinsey, les employés recherchent des informations pendant 1,8 heure par jour. 9,3 heures par semaine en moyenne ! Aujourd'hui, certaines entreprises s'appuient sur un système de gestion des documents (SGD) pour archiver leurs données dans un monde numériquement avancé. Cet article examine ce qu'est un système de gestion documentaire, si vous en avez besoin, le risque de considérer votre SGD comme vos archives, ce qu'est une archive électronique et en quoi les archives électroniques sont meilleures que les SGD. Qu'est-ce qu'un système de gestion documentaire (SGD) ? Si vous utilisez un système informatique et un logiciel connus sous le nom de système de gestion documentaire (SGD), vous pouvez stocker, gérer et suivre des documents électroniques et des copies numériques d'informations papier numérisées. Un SGD comprend des systèmes de sortie, des flux de travail, des référentiels de documents, la collecte de documents et des systèmes de recherche d'informations. Objectifs du système de gestion des documents Le principal avantage d'un système de gestion des documents est sa capacité à fournir numériquement les informations appropriées sous forme de documents aux personnes concernées. Les documents qui doivent suivre un processus de révision strict doivent utiliser ce format. Il prend en charge les processus de : Création Production Distribution Stockage des documents Caractéristiques typiques d'un SGD Doit pouvoir évoluer rapidement en fonction de l'évolution des besoins et des processus Au fur et à mesure que les processus de l'entreprise changent, le système d'archivage doit permettre des ajustements rapides. Par exemple, si une entreprise restructure ses départements, le système d'archivage doit permettre la réorganisation des documents pour refléter la nouvelle structure. Organisation flexible des fichiers ou des critères de recherche Les systèmes de gestion des documents doivent offrir la flexibilité nécessaire pour organiser les fichiers d'une manière qui reflète les besoins uniques de l'organisation. Par exemple, une équipe de marketing peut avoir besoin de classer les actifs par date de campagne, par public cible et par type de contenu, afin de permettre une recherche efficace. Un stockage unique, une utilisation multiple Une GED robuste permet de stocker les documents dans un référentiel central tout en les rendant accessibles à diverses fins au sein de l'organisation. Par exemple, le service juridique peut également utiliser un contrat de vente archivé dans le système pour vérifier la conformité et l'équipe financière pour la facturation, sans avoir besoin de copies séparées. Les informations stockées ne peuvent être interprétées de manière compréhensible qu'à travers le SGD : Les données stockées dans le système d'archivage sont souvent organisées et formatées d'une manière qui n'a de sens que dans le contexte du système de gestion des documents. Le SGD gère les métadonnées, les relations entre les fichiers et les contrôles d'accès afin de garantir que les informations stockées restent cohérentes et interprétables. L'idée fausse d'utiliser la GED comme une archive Voyons maintenant comment les meilleurs systèmes de gestion de documents électroniques (SGD) gèrent habilement le stockage, la gestion et le partage de données sensibles dans le cadre des activités quotidiennes. Cependant, il est important de noter que même avec ces capacités, ils ne peuvent pas être assimilés à des archives électroniques complètes. Nous avons étudié SharePoint et Google Drive, afin de mieux comprendre leurs fonctionnalités et leurs limites. Microsoft SharePoint en tant que système de gestion de documents Bien que Microsoft SharePoint soit une plateforme largement utilisée qui sert à la fois d'outil de collaboration et de système de gestion de documents (SGD), son rôle en tant qu'archive électronique complète présente des limites. SharePoint facilite la création, la gestion et le partage de documents dans un environnement centralisé, ce qui le rend particulièrement utile pour améliorer la productivité des équipes et rationaliser les flux de documents. Cependant, malgré ces atouts, il existe des raisons majeures pour lesquelles SharePoint pourrait ne pas suffire en tant qu'archive électronique : Conservation à long terme L'objectif principal de SharePoint est de faciliter la collaboration et la gestion des documents en temps réel. Bien qu'il offre un historique des versions et des capacités de conservation des documents, il n'offre pas les fonctions d'archivage avancées requises pour la conservation à long terme des documents, garantissant leur authenticité et leur intégrité sur de longues périodes. Conformité et exigences réglementaires Les industries soumises à des réglementations spécifiques exigent souvent des pratiques d'archivage rigoureuses. SharePoint peut manquer de fonctionnalités spécialisées, telles que des enregistrements immuables, des pistes d'audit détaillées et l'adhésion à des politiques de conservation complexes, que les solutions d'archivage électronique dédiées offrent pour répondre à ces besoins de conformité. Admissibilité juridique Les procédures judiciaires exigent souvent que les documents soient conservés dans un état inviolable afin de garantir leur authenticité. Bien que SharePoint conserve les versions des documents, il peut ne pas fournir le support de preuve requis dans les contextes légaux. Volume de données et évolutivité Les archives électroniques sont conçues pour gérer des volumes massifs de données au fil du temps. Les performances de SharePoint peuvent être affectées lorsqu'il s'agit de traiter de grandes quantités de données historiques, ce qui a un impact sur sa réactivité et son efficacité. Les principaux risques liés à l'utilisation de votre SGD comme archive Bien que la SGD soit vitale pour une gestion efficace des documents, la considérer comme une archive complète présente plusieurs risques potentiels. Nous en présentons quelques-uns ci-dessous : 1. Coût et stockage Les solutions DMS nécessitent un espace serveur et des licences adéquats. Au fur et à mesure que le volume de documents augmente, les coûts grimpent, ce qui rend le stockage de tous les documents dans la GED financièrement irréalisable. 2. Problèmes de sécurité La GED est optimisée pour l'accès aux documents et la collaboration, et ne dispose souvent pas des fonctions de sécurité spécialisées d'une archive. Les documents sensibles peuvent être exposés à des personnes non autorisées. 3. Risques juridiques et de conformité Les exigences en matière d'archivage peuvent ne pas correspondre aux capacités de la GED, en particulier dans les secteurs réglementés. La conformité exige des archives dédiées pour le stockage à long terme. Conséquences du stockage d'informations sensibles dans un SGD sans sécurité adéquate Le stockage d'informations sensibles dans un système de gestion documentaire (SGD) sans sécurité adéquate expose les données à des risques d'accès non autorisé, de violation de données et de falsification. En l'absence de mesures de sécurité appropriées, des données sensibles peuvent être consultées, modifiées ou divulguées, ce qui entraîne des violations de la réglementation, des responsabilités juridiques et une atteinte à la réputation de l'organisation La solution aux lacunes du système de gestion documentaire L'archivage électronique L'archivage électronique est un référentiel spécialisé pour la conservation à long terme des enregistrements et des documents. Elles se concentrent sur le maintien de l'authenticité des documents, de l'intégrité des données et de la conformité sur de longues périodes. Lisez notre blog pour en savoir plus sur l'archivage électronique qualifié (AQE) et sur les raisons pour lesquelles il devrait vous concerner. Comment archiver électroniquement des documents Les deux options pour archiver des documents sont les suivantes : 1. L'archivage des documents sur votre propre propriété nécessite que vous