Tag: Documentbeheersysteem

Uw documentbeheersysteem (DMS) is geen archief: De implicaties begrijpen

Bent u de uitdagingen van verspreide documenten, verloren zoektijd en verminderde productiviteit beu? U bent niet de enige; volgens een rapport van McKinsey zoeken werknemers 1,8 uur per dag naar informatie. Gemiddeld 9,3 uur per week! Tegenwoordig vertrouwen sommige bedrijven op een Document Management Systeem (DMS) als archief in de huidige digitaal geavanceerde wereld. In dit artikel bespreken we wat een documentbeheersysteem is, of je er een nodig hebt, wat het risico is om je DMS als je archief te zien, wat een elektronisch archief is en hoe elektronische archieven beter zijn dan DMS. Laten we beginnen Wat is een Document Management Systeem (DMS)? Als je een computersysteem en software gebruikt die bekend staat als een document management systeem (DMS), kun je elektronische documenten en digitale kopieën van gescande informatie op papier opslaan, beheren en bijhouden. Een DMS omvat uitvoersystemen, workflow, documentopslagplaatsen, het verzamelen van documenten en systemen voor het ophalen van informatie. Doelstellingen van een documentbeheersysteem Het belangrijkste voordeel van een documentbeheersysteem is de mogelijkheid om de juiste informatie digitaal in de vorm van documenten aan de juiste personen te leveren. Documenten die een strikt beoordelingsproces moeten volgen, moeten dit formaat gebruiken. Het ondersteunt de processen voor : Creatie Productie Distributie Opslag van documenten Typische kenmerken van een DMS Moet snel mee kunnen veranderen met veranderende behoeften en processen Als bedrijfsprocessen veranderen, moet het archiveringssysteem snelle aanpassingen mogelijk maken. Als een bedrijf bijvoorbeeld zijn afdelingen herstructureert, moet het archiveringssysteem de reorganisatie van documenten aanpassen aan de nieuwe structuur. Flexibele organisatie van bestanden of zoekcriteria Documentbeheersystemen moeten de flexibiliteit bieden om bestanden te organiseren op een manier die de unieke behoeften van de organisatie weerspiegelt. Zo kan een marketingteam bijvoorbeeld activa categoriseren op campagnedatum, doelgroep en inhoudstype, zodat ze efficiënt kunnen worden teruggevonden. Enkelvoudige opslag, meervoudig gebruik Met een robuust DMS kunnen documenten worden opgeslagen in een centrale repository terwijl ze toegankelijk zijn voor verschillende doeleinden binnen de organisatie. De juridische afdeling kan bijvoorbeeld een verkoopcontract dat in het systeem is gearchiveerd ook gebruiken voor nalevingscontrole en het financiële team voor facturatie, zonder dat er afzonderlijke kopieën nodig zijn. Opgeslagen informatie kan alleen op een begrijpelijke manier worden geïnterpreteerd via het DMS: De gegevens die zijn opgeslagen in het archiveringssysteem zijn vaak georganiseerd en geformatteerd op een manier die zinvol is binnen de context van het Document Management Systeem. Het DMS beheert de metadata, bestandsrelaties en toegangscontroles om ervoor te zorgen dat de opgeslagen informatie coherent en interpreteerbaar blijft. De misvatting van het gebruik van een DMS als archief Laten we nu eens kijken naar de manieren waarop de beste elektronische Document Management Systemen (DMS) goed omgaan met het opslaan, beheren en delen van gevoelige gegevens in de dagelijkse praktijk. Het is echter belangrijk op te merken dat zelfs met deze mogelijkheden, ze niet kunnen worden gelijkgesteld aan uitgebreide elektronische archieven. We hebben SharePoint en Google Drive besproken en een grondig begrip gegeven van hun functionaliteiten en beperkingen. Microsoft SharePoint als documentbeheersysteem Hoewel Microsoft SharePoint een veelgebruikt platform is dat effectief dient als samenwerkingstool en als documentbeheersysteem (DMS), zijn er beperkingen aan de rol als uitgebreid elektronisch archief. SharePoint faciliteert het maken, beheren en delen van documenten binnen een gecentraliseerde omgeving, waardoor het uitzonderlijk waardevol is voor het verbeteren van de teamproductiviteit en het stroomlijnen van documentworkflows. Ondanks deze sterke punten zijn er echter belangrijke redenen waarom SharePoint niet volledig voldoet als elektronisch archief: Behoud op lange termijn SharePoint's primaire focus ligt op het faciliteren van samenwerking en real-time documentbeheer. Hoewel het mogelijkheden biedt voor versiegeschiedenis en het bewaren van documenten, biedt het mogelijk niet de geavanceerde archieffuncties die nodig zijn voor het langdurig bewaren van documenten en het waarborgen van hun authenticiteit en integriteit gedurende langere perioden. Naleving en wettelijke vereisten Industrieën die onderhevig zijn aan specifieke regelgeving vereisen vaak strenge archiveringspraktijken. SharePoint mist mogelijk de gespecialiseerde functies, zoals onveranderlijke records, gedetailleerde audittrails en naleving van een complex bewaarbeleid, die speciale oplossingen voor elektronische archivering bieden om aan deze nalevingsbehoeften te voldoen. Juridische ontvankelijkheid Juridische procedures vereisen vaak dat documenten in een manipulatiebestendige staat worden bewaard om de authenticiteit ervan te garanderen. Hoewel SharePoint documentversies bijhoudt, biedt het misschien niet de bewijskracht die nodig is in een juridische context. Gegevensvolume en schaalbaarheid Elektronische archieven zijn ontworpen om grote hoeveelheden gegevens in de loop van de tijd te verwerken. De prestaties van SharePoint kunnen worden beïnvloed wanneer er wordt gewerkt met uitgebreide historische gegevens, wat gevolgen heeft voor de reactiesnelheid en efficiëntie. De belangrijkste risico's van het gebruik van je DMS als een archief Hoewel DMS van vitaal belang is voor efficiënt documentbeheer, heeft het behandelen als een uitgebreid archief verschillende potentiële risico's. We hebben er een paar alarmerende besproken. Hieronder bespreken we enkele verontrustende risico's: 1. Kosten en opslag DMS-oplossingen vereisen voldoende serverruimte en licenties. Naarmate de hoeveelheid documenten toeneemt, stijgen de kosten, waardoor het financieel ondoenlijk wordt om alle documenten binnen het DMS op te slaan. 2. Beveiligingsproblemen DMS is geoptimaliseerd voor toegang tot en samenwerking tussen documenten, maar mist vaak de gespecialiseerde beveiligingsfuncties van een archief. Gevoelige documenten kunnen worden blootgesteld aan onbevoegden. 3. Juridische en nalevingsrisico's Het kan zijn dat de archiefvereisten niet overeenkomen met de DMS-mogelijkheden, vooral in gereguleerde sectoren. Compliance vereist een speciaal archief voor langetermijnopslag. Implicaties van het opslaan van gevoelige informatie in een DMS zonder de juiste beveiliging Het opslaan van gevoelige informatie in een Document Management Systeem (DMS) zonder de juiste beveiliging stelt de gegevens bloot aan risico's van onbevoegde toegang, datalekken en geknoei. Zonder de juiste beveiligingsmaatregelen kunnen gevoelige gegevens worden ingezien, gewijzigd of uitlekken, wat kan leiden tot overtredingen van de regelgeving, wettelijke aansprakelijkheid en schade aan de reputatie van een organisatie De oplossing voor de tekortkomingen van het Document Management Systeem Elektronisch Archief Een elektronisch archief is een gespecialiseerde opslagplaats voor het langdurig bewaren van records en documenten. Het richt zich op het behoud van documentauthenticiteit, gegevensintegriteit en compliance over langere perioden. Lees onze blog om meer te weten te komen over gekwalificeerd elektronisch archiveren (QeA) en waarom het u zou moeten interesseren. Hoe documenten elektronisch archiveren De twee opties voor het archiveren van documenten zijn als volgt: 1. Voor het archiveren van documenten op uw eigen terrein moet u