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Die Abbildung der Wertschöpfungskette des digitalen Posteingangs, deren einzelne Schritte im Folgenden erläutert werden, beschreibt einen umfassenden und effektiven Digitale Poststelle Lösung. Die einzelnen Schritte, Kanäle und Funktionen sind allesamt erforderlich, damit die Poststelle ihr volles Potenzial und ihren vollen Nutzen entfalten kann.
Es ist wichtig zu beachten, dass die Effektivität Ihrer derzeitigen Digital-Mailroom-Lösung mit der Zeit allmählich nachlässt und sie nicht den maximal möglichen Nutzen erzielt, sollten in Ihrer Lösung einige dieser Schritte fehlen. Daher ist es an der Zeit, Ihre Lösung zu überdenken und zu erweitern, falls einige dieser Schritte fehlen oder nicht vollständig abgedeckt sind.
Durch die Erweiterung Ihrer Poststellenlösung um diese Funktionen werden Sie Ihr Informationsmanagement erheblich verbessern, die Effizienz steigern und die mit der Bearbeitung von Korrespondenz verbundenen Kosten senken – unabhängig vom jeweiligen Kanal. Darüber hinaus bieten fortschrittliche Technologien wie OCR, Maschinelles Lernen, und Fortlaufende Weiterbildung, können Sie eine höhere Genauigkeit und eine bessere Datenqualität erzielen.
Insgesamt lohnt sich die Investition in ein umfassendes Digitale Poststelle Eine Lösung, die alle erforderlichen Schritte, Kanäle und Funktionen umfasst, ist ein strategischer Schritt, von dem Ihr Unternehmen langfristig profitieren wird.
Wichtige Schritte:
Die Schritte im Einzelnen:
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Eingehende Post:
Eingehende Post wird von den zuständigen Postlogistikern entgegengenommen.
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Postsortierung:
Die eingegangenen Schreiben werden nach den Kriterien “öffentlich” oder “vertraulich” sortiert.
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Postöffnung:
Die als “offen” gekennzeichneten Briefe werden geöffnet. Dieser Vorgang kann automatisiert werden.
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Vorbereitung zum Scannen für die digitale Poststelle:
Vorbereitung zum Scannen: Sortieren nach Sonderformaten, Entfernen von Heftklammern, Aufbereiten einzelner Seiten, Glätten, Einfügen von Trennblättern oder Anbringen von Barcodes zur Trennung von Transaktionen bzw. Dokumenten.
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Digitales Scannen in der Poststelle:
Beim Scannen werden analoge Papierdokumente mithilfe von Multifunktionsgeräten, Desktop- oder Produktionsscannern in digitale Dateiformate umgewandelt.
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Mobile Apps oder Upload-Portal:
Mithilfe von mobilen Apps oder unserer responsiven Web-App können Sie mit einem Mobilgerät Fotos von Papierdokumenten aufnehmen oder diese über einen Webbrowser direkt in das Erfassungsmanagementsystem des Kunden hochladen.
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Fax-Import:
Beim Faximport werden die Faxe direkt vom Faxserver übernommen. Zudem erfolgt eine Bildoptimierung, beispielsweise in Bezug auf Komprimierung und Skalierung.
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E-Mail-Import:
E-Mails (Exchange oder Gmail) können über die E-Mail-Importfunktion direkt importiert werden.
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Vorverarbeitung von E-Mails:
E-Mails werden so konvertiert, dass der E-Mail-Text und die Anhänge in den nachfolgenden Prozessschritten separat analysiert werden können. Häufig müssen auch die E-Mail-Anhänge in ein maschinenlesbares Format konvertiert werden.
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API:
Dateien können über eine API-Verbindung direkt in den Arbeitsablauf integriert werden. Dies ermöglicht die einfache Einbindung beliebiger Anwendungen. Dabei kann es sich um eine Fachanwendung, eine mobile App oder einen Agenten handeln, der Dateien aus einem Dropfolder hochlädt.
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OCR:
Die optische Zeichenerkennung (OCR) ist ein Verfahren zur Umwandlung von Text im Bildformat in eine codierte Zeichenfolge, die von einem Computer verarbeitet werden kann.
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Sprachnachrichten:
Sprachnachrichten werden beispielsweise aus einer Telefonanlage in das Eingangsverwaltungssystem importiert.
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Audio-Transkription:
Mit der Audio-Transkription werden gesprochene Wörter in verarbeitbare Zeichenfolgen umgewandelt.
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Klassifizierung:
Zuordnung eines Dokumenttyps mittels maschinellem Lernen
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Extraktion:
Extraktion von Dokumentfeldern aus Dokumenten mittels maschinellem Lernen.
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Wahrscheinlichkeitsprüfung:
Fehlertolerante Überprüfung der durch die Extraktion erfassten Dokumentfelder anhand von Referenzdatenbanken.
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Datenanreicherung:
Anreicherung extrahierter Dokumentfelder auf der Grundlage von Referenzdatenbanken.
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Anmerkung:
Dokumenttypen oder Dokumentfelder, die bei der Klassifizierung und Extraktion nicht erkannt wurden, werden manuell nachbearbeitet, und die Daten werden vervollständigt.
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Weiterleitung an das Fallmanagement:
Die Metadaten und das Dokument werden an das Fallmanagementsystem übermittelt, um die Erstellung einer Antwort zu veranlassen.
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Fortlaufende Schulung:
Die aus der Annotation gewonnenen Daten werden dazu verwendet, das Modell für maschinelles Lernen zu verbessern und die Erkennungsgenauigkeit in Zukunft zu steigern.
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Übertragung in das digitale Archiv
Die Metadaten und das Dokument werden zur Aufbewahrung der Informationen an das digitale Archiv übermittelt.
