Die Bedeutung der Aufbewahrung digitaler Signaturen zur Überprüfung ihrer Gültigkeit

In diesem Artikel untersuchen wir den Bedarf an einer zuverlässigen Lösung zur Sicherung digitaler Signaturen. Nicht alle digitalen Signaturen erfordern das gleiche Maß an Aufmerksamkeit, weshalb wir die Unterschiede zwischen den verschiedenen Arten digitaler Signaturen erläutern und darlegen, was Sie tun müssen, um deren Gültigkeit sicherzustellen.

Was sind digitale Signaturen?

Einfach ausgedrückt sind digitale Signaturen das elektronische Äquivalent Ihrer handschriftlichen Unterschriften. Es handelt sich um elektronische Signaturen, die mithilfe verschlüsselter Codes die Echtheit eines Dokuments überprüfen. Zu ihren Funktionen gehören die Benutzerauthentifizierung, die Feststellung der Identität des Unterzeichners und die Gewährleistung der Integrität der Informationen seit dem Zeitpunkt der Unterzeichnung.

Technisch gesehen ist eine digitale Signatur ein Code, der mithilfe einer Public-Key-Infrastruktur (PKI) erstellt wird – einem asymmetrischen Kryptosystem mit zwei Schlüsseln, das darauf ausgelegt ist, eine erhöhte Vertraulichkeit und Verschlüsselung von Informationen zu gewährleisten. Der private und der öffentliche Schlüssel bilden die Grundlage dieser sicheren Datenverwaltung.

Die Bedeutung digitaler Signaturen

Ebenso wichtig ist die Überprüfung der Echtheit der digitalen Signatur. Digitale Signaturen müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie vom beabsichtigten Unterzeichner erstellt wurden und dass das Dokument seit dem Anbringen der Signatur nicht manipuliert wurde. Die Überprüfung digitaler Signaturen kann erfolgen mithilfe von Software für digitale Signaturen Tools und zuverlässige Überprüfungsdienste von Drittanbietern.

Es gibt drei Hauptarten digitaler Signaturen:

1. Ganz einfach: Erfordert keine Identitätsprüfung des Unterzeichners (ähnlich wie bei Zustelldiensten).
2. Fortgeschritten: Ausgestellt von Zertifizierungsstellen, die eine Identitätsprüfung des Unterzeichners verlangen.
3. Qualifizierte elektronische Signaturen (QeS): Ideal für Umgebungen mit hohem Risiko, in denen ein Sicherheitsversagen schwerwiegende Folgen haben könnte. Hinweis: In der Europäischen Union wird der Begriff Elektronische Signatur.

Was benötigen Sie, um eine digitale Signatur zu überprüfen? 

Unternehmen wenden verschiedene Methoden an, um Unterzeichner authentifizieren. Eine gängige Methode besteht darin, die E-Mail-Adresse zu überprüfen, die mit der digitalen Signatur des Unterzeichners verknüpft ist. Dazu wird eine Bestätigungs-E-Mail an die E-Mail-Adresse des Unterzeichners gesendet, in der dieser gebeten wird, seine Identität zu bestätigen.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, vom Unterzeichner die Vorlage eines amtlichen Ausweises oder anderer Identitätsnachweise zu verlangen.

Manche Unternehmen setzen möglicherweise auch fortschrittlichere Methoden ein, wie beispielsweise die biometrische Authentifizierung (mittels Gesichtserkennung oder Fingerabdruck) oder die Multi-Faktor-Authentifizierung (bei der der Unterzeichner sowohl ein Passwort als auch einen an sein Mobiltelefon gesendeten Code eingeben muss).

Durch den Einsatz dieser fortschrittlicheren Methoden können Unternehmen eine zusätzliche Sicherheitsebene schaffen und sich vor Betrug und Fälschungen schützen.

Rechtliche und Compliance-Anforderungen

Neben der Bedeutung der Authentifizierung von Unterzeichnern aus Sicherheitsgründen kann es zudem sein, dass Recht und Compliance Anforderungen, die Unternehmen einhalten müssen.

In der EU müssen digitale Signaturen beispielsweise der EU-eIDAS-Verordnung entsprechen, wonach qualifizierte elektronische Signaturen anhand eines sicheren digitalen Zertifikats überprüft werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Signatur rechtsverbindlich und vor Gericht als Beweismittel zulässig ist.

Die Auswahl einer Lösung für elektronische Signaturen

Wenn Sie erwägen, digitale Signaturen in Ihrem Unternehmen einzusetzen, ist die Wahl einer E-Signatur-Lösung, die umfangreiche Authentifizierungsoptionen bietet, von entscheidender Bedeutung. Achten Sie auf eine Lösung, die eine Multi-Faktor-Authentifizierung, Identitätsprüfung und weitere fortschrittliche Sicherheitsfunktionen bietet. Stellen Sie zudem sicher, dass die Lösung den gesetzlichen oder Compliance-Anforderungen Ihrer Rechtsordnung entspricht.

Herausforderungen bei der Validierung und Aufbewahrung digitaler Signaturen

Regierungen, Unternehmen und Privatpersonen stehen vor der Herausforderung, verschiedene Dokumente wie Briefe, Transaktionsbelege, Rechnungen und Verträge aufzubewahren, für die jeweils festgelegte Aufbewahrungsfristen gelten. Diese Dokumente dienen als wichtige Beweismittel zur Geltendmachung von Rechten und können bei der Beilegung von Streitigkeiten von entscheidender Bedeutung sein.

Die Aufbewahrung digitaler Signaturen und Dokumente stellt jedoch generell eine Herausforderung dar. Aufgrund des rasanten technologischen Fortschritts können herkömmliche Speicherverfahren oder Standard-Dokumentenmanagementsysteme keine Zuverlässigkeit über einen Zeitraum von mehr als einem Jahrzehnt gewährleisten.

Zu den Hauptproblemen bei digitalen Signaturen zählen:

1. Befristete Überprüfung:

• Einfache digitale Signaturen sind nur während der begrenzten Gültigkeitsdauer des Zertifikats gültig, die in der Regel ein oder zwei Jahre beträgt.
• Nicht ausreichend für Geschäftsdokumente, die über mehrere Jahre hinweg nachprüfbar sein müssen.
  

2. Abgelaufene digitale Zertifikate:

• Sobald das digitale Zertifikat eines Unterzeichners abläuft, kann das signierte Dokument nicht mehr validiert werden und gilt als nicht vertrauenswürdig.

3. Technologischer Fortschritt:

• Digitale Signaturen sind technologieabhängig und werden sich daher stets rasch weiterentwickeln. Wer sich nicht an diese Entwicklungen anpasst, läuft Gefahr, dass sie veralten.

4. Überprüfung anhand des Zeitpunkts der Signatur:

• Die Überprüfung sollte sich nach dem Zeitpunkt der Unterzeichnung des Dokuments richten, nicht nach dem aktuellen Zeitpunkt.
• Die Signatur bleibt auch dann gültig, wenn das Zertifikat während der Überprüfung abläuft oder widerrufen wird.