Digitale Signatur und Archivierung von befristeten Arbeitsverträgen: Rechtliche Anforderungen und Missverständnisse

1. Wie können Zeitarbeitsfirmen Verträge digital unterzeichnen?

Seit Inkrafttreten des Gesetzes vom 30. August 2016 (veröffentlicht im belgischen Staatsanzeiger am 28. September 2016), mit dem Artikel 8 des Gesetz vom 24. Juli 1987 über die Leiharbeit, können befristete Arbeitsverträge rechtmäßig elektronisch unterzeichnet werden. Dieses Gesetz stellte klar, dass befristete Verträge nicht ausschließlich mit einer Qualifizierte elektronische Signatur (QES). Es können auch andere Formen elektronischer Signaturen verwendet werden, sofern sie ausreichende Garantien hinsichtlich der Identität des Unterzeichners, seiner Zustimmung und der Integrität des Dokuments bieten. Dies stellt einen wesentlichen Unterschied zu den allgemeinen Bestimmungen in § 3a des Arbeitsvertragsgesetzes dar, in dem eine solche Erweiterung noch nicht eingeführt worden war. Die elektronische Signatur muss stets den eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014. Eine qualifizierte elektronische Signatur hat in jedem Fall dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift.

Darüber hinaus legt § 3a des Arbeitsvertragsgesetzes (vom 3. Juli 1978) fest, dass ein elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag die gleiche Beweiskraft besitzt wie eine Papierfassung, sofern die Archivierungsvorschriften erfüllt sind.

2. Voraussetzungen für die digitale Signatur

Bei der digitalen Unterzeichnung von befristeten Arbeitsverträgen müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

• Es muss eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne der eIDAS-Verordnung verwendet werden.

• Beide Parteien (der Leiharbeitnehmer und die Leiharbeitsagentur bzw. der Arbeitgeber) müssen elektronisch auf den Vertrag zugreifen können.

• Die Unterschrift muss die Echtheit des Unterzeichners und die Integrität des Dokuments gewährleisten.

Diese Voraussetzungen gewährleisten, dass die elektronische Signatur rechtsgültig ist und die gleiche Beweiskraft besitzt wie eine herkömmliche handschriftliche Unterschrift.

3. Voraussetzungen für die digitale Archivierung

In § 4 des Artikels 8 des Gesetzes vom 24. Juli 1987 ist festgelegt, wie elektronisch signierte Leiharbeitsverträge zu archivieren sind:

• Archivierungsort:
  Der Vertrag kann entweder von einem Anbieter elektronischer Archivierungsdienste oder von der Behörde selbst archiviert werden, sofern diese einen solchen Dienst auf eigene Kosten betreibt.
• Archivierungsdienst:
  Laut der Wirtschaftsgesetzbuch Artikel I.18, Nr. 17 und Nr. 18: Hier ist ein (qualifizierter) elektronischer Archivierungsdienst gemeint, der Integrität, Authentizität, Dauerhaftigkeit und Zugänglichkeit gewährleistet.
• Zugang für den Leiharbeitnehmer:
  Der Mitarbeiter muss jederzeit Zugriff auf seine Unterlagen haben.
• Kostenlos:
  Der Arbeitnehmer muss kostenlosen Zugriff auf seine Verträge haben.
• Aufbewahrungsfrist:
  Verträge müssen nach Ablauf der Vertragslaufzeit noch mindestens fünf Jahre lang einsehbar bleiben.

4. Das Missverständnis: Eine Ausnahme für die Zeitarbeitsbranche

Häufig wird angenommen, dass Zeitarbeitsunternehmen weniger strengen Vorschriften hinsichtlich der Archivierung unterliegen. Dies trifft nicht zu. Zwar gestattet das Gesetz den Unternehmen, ihre Archivierung intern zu organisieren, doch verweist es ausdrücklich auf die im Wirtschaftsgesetzbuch festgelegten Definitionen und Qualitätsstandards. Interne Archivierungssysteme müssen zudem die Anforderungen an eine qualifizierte elektronische Archivierung erfüllen.

Die Ausnahme beschränkt sich auf die Möglichkeit der internen Archivierung, was jedoch nicht bedeutet, dass weniger strenge Vorschriften gelten.

5. Ein zweites Missverständnis: Die Archivierung ist (noch) nicht verpflichtend

Manche Personen berufen sich auf das Fehlen eines Königlichen Erlasses oder auf die Toleranzpolitik des FÖD ELSD (FÖD Beschäftigung, Arbeit und Sozialer Dialog), um zu argumentieren, dass die Archivierung in einem qualifizierten elektronischen Archiv (QeA) noch nicht verpflichtend sei. Zwar wurde die Verpflichtung zur Nutzung eines QeA bislang nicht strikt durchgesetzt, doch bedeutet dies nicht, dass elektronisch unterzeichnete Verträge ohne qualifizierte Archivierung dieselbe Rechtssicherheit bieten.

Die derzeitige Toleranzregelung bietet keinen absoluten Rechtsschutz – sie verhindert lediglich formelle Sanktionen bei Nichtverwendung eines QeA. Was den Beweiswert eines Vertrags angeht, müssen Sie weiterhin nachweisen können, dass dessen Integrität und Echtheit gewährleistet sind. Ein QeA begründet diese Vermutung der Integrität und gewährleistet, dass ein digital signierter Arbeitsvertrag dieselbe Rechtssicherheit bietet wie ein Vertrag in Papierform.

Wer heute digitale Verträge unterzeichnet, diese jedoch nicht gemäß den vorgeschriebenen Qualitätsanforderungen archiviert, geht das Risiko ein, dass deren Beweiskraft im Streitfall angefochten wird. Die mangelnde Durchsetzung ändert nichts an dieser rechtlichen Realität.

6. Beweiskraft und Risiken

Ein elektronisch unterzeichneter Arbeitsvertrag behält seine Beweiskraft nur dann, wenn er ordnungsgemäß archiviert wird. Ist dies nicht der Fall:

• • Der Beweiswert des Vertrags könnte dadurch beeinträchtigt werden.

  • Der Arbeitnehmer kann die Gültigkeit des Vertrags anfechten.

  • Die Sozialaufsicht (FPS ELSD) kann feststellen, dass gesetzliche Anforderungen nicht erfüllt wurden, was zu möglichen Sanktionen führen kann.

  • Bei systematischen Verstößen besteht die Gefahr eines Reputationsschadens oder von Sammelklagen.

Schlussfolgerung

Die digitale Unterzeichnung von befristeten Arbeitsverträgen ist uneingeschränkt rechtswirksam, sofern sie mit einer qualifizierten elektronischen Signatur erfolgt. Die Archivierung ist ein entscheidender nächster Schritt: Unabhängig davon, ob sie intern oder extern erfolgt, müssen die Vorgaben des Wirtschaftsrechts strikt eingehalten werden. Lassen Sie sich nicht durch das Fehlen einer formellen Durchsetzung täuschen: Nur durch eine Archivierung gemäß den Qualitätsstandards der qualifizierten elektronischen Archivierung behalten digital signierte Verträge ihre Rechtswirksamkeit und Beweiskraft.

Quellen:

• Gesetz vom 24. Juli 1987 über die Leiharbeit, Artikel 8 Absatz 4 (geändert durch das Gesetz vom 30. August 2016, Belgisches Staatsblatt vom 28. September 2016).
• Gesetz über Arbeitsverträge vom 3. Juli 1978, § 3a.
• Wirtschaftsgesetzbuch, Artikel I.18, Nr. 17 und Nr. 18.
• Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS).