Digitaal tekenen en archiveren van uitzendcontracten: wettelijke vereisten en misvattingen

1. Hoe mogen uitzendkantoren contracten digitaal tekenen?

Sinds de Wet van 30 augustus 2016 (BS 28 september 2016), die artikel 8 van de Wet van 24 juli 1987 betreffende uitzendarbeid, heeft gewijzigd, kunnen uitzendovereenkomsten rechtsgeldig elektronisch worden ondertekend. Deze wet specificeerde bovendien dat uitzendcontracten niet uitsluitend met een gekwalificeerde elektronische handtekening (QES) mogen worden ondertekend, maar ook met andere vormen van elektronische handtekeningen, zolang deze voldoende waarborgen bieden inzake identiteit van de ondertekenaar, instemming en integriteit van het document. Dit vormt een belangrijk verschil met de algemene regeling van artikel 3bis AOW, waar die verruiming nog niet was doorgevoerd. De elektronische handtekening moet wel steeds beantwoorden aan de voorwaarden van de eIDAS-verordening (EU) 910/2014. Een gekwalificeerde elektronische handtekening behoudt in elk geval dezelfde rechtsgevolgen als een handgeschreven handtekening.

Daarnaast bepaalt art. 3bis van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978 dat een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst dezelfde bewijskracht heeft als een papieren versie, mits voldaan wordt aan de archiveringsvereisten.

2. Voorwaarden bij digitaal tekenen

Bij het digitaal tekenen van uitzendcontracten gelden de volgende voorwaarden:

• Er moet gebruik worden gemaakt van een gekwalificeerde elektronische handtekening zoals omschreven in eIDAS.

• Beide partijen (uitzendkracht en uitzendkantoor/gebruiker) moeten de overeenkomst elektronisch kunnen raadplegen.

• De handtekening moet de authenticiteit van de ondertekenaar en de integriteit van het document waarborgen.

Deze voorwaarden zorgen ervoor dat de elektronische ondertekening juridisch geldig is en dezelfde bewijskracht heeft als een klassieke papieren handtekening.

3. Voorwaarden bij digitale archivering

Artikel 8, §4 van de Wet van 24 juli 1987 legt vast hoe elektronisch ondertekende uitzendovereenkomsten moeten worden bewaard:

• Archiveringsplaats:
  Bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst of bij het uitzendbureau zelf, op voorwaarde dat dit voor eigen rekening een dergelijke dienst uitbaat.
• Archiveringsdienst:
  Volgens het Wetboek Economisch Recht (WER) , art. I.18, 17° en 18° gaat het om een (gekwalificeerde) elektronische archiveringsdienst die integriteit, authenticiteit, duurzaamheid en toegankelijkheid garandeert.
• Toegang voor de uitzendkracht:
  De werknemer moet permanent toegang hebben tot zijn documenten.
• Kosteloosheid:
  De werknemer moet zijn contracten gratis kunnen raadplegen.
• Bewaringstermijn:
  De contracten moeten minstens 5 jaar na het einde van de overeenkomst toegankelijk blijven.

4. De misvatting: een uitzondering voor de interimsector

Er wordt vaak gedacht dat uitzendkantoren lichter behandeld worden en minder strikte regels hoeven te volgen bij archivering. Dit is niet correct. Hoewel de wet uitzendkantoren toestaat om hun archivering intern te organiseren, verwijst ze expliciet naar de definities en kwaliteitsnormen van het WER. Ook interne archiveringssystemen moeten dus voldoen aan de vereisten van gekwalificeerde elektronische archivering.

De uitzondering is beperkt tot de mogelijkheid om zelf te archiveren, en betekent niet dat er inhoudelijk soepelere regels gelden.

5. Een tweede misvatting: archiveren is (nog) niet verplicht

Er wordt vaak verwezen naar het uitblijven van een Koninklijk Besluit of naar het gedoogbeleid van FOD WASO om te stellen dat archiveren in een gekwalificeerd elektronisch archief (QeA) vandaag niet verplicht zou zijn. Hoewel de verplichting tot gebruik van een QeA inderdaad nog niet strikt werd gehandhaafd, betekent dit niet dat digitaal ondertekende contracten zonder gekwalificeerde archivering dezelfde zekerheid bieden.

De huidige gedoogregeling biedt hierbij geen absolute juridische dekking; zij voorkomt enkel dat u nu al formeel wordt bestraft wegens het niet inzetten van een QeA. Voor de bewijskracht van een contract moet u nog steeds kunnen aantonen dat de integriteit en authenticiteit gegarandeerd zijn. Een QeA verleent dit vermoeden van integriteit en zorgt ervoor dat een digitaal ondertekende arbeidsovereenkomst dezelfde rechtszekerheid biedt als een papieren contract.

Wie vandaag digitale contracten tekent maar ze niet conform de kwaliteitsvoorwaarden archiveert, loopt het risico dat bij een geschil de bewijskracht wordt betwist. Het ontbreken van handhaving verandert niets aan deze juridische realiteit.

6. Bewijskracht en risico’s

Een elektronisch ondertekende arbeidsovereenkomst behoudt haar bewijskracht alleen als ze correct gearchiveerd wordt. Indien dit niet gebeurt:

• • Kan de bewijskracht van de overeenkomst worden aangetast;

  • kan de werknemer de geldigheid van het contract betwisten;

  • kan de sociale inspectie (FOD WASO) vaststellen dat de wettelijke vereisten niet nageleefd worden, met mogelijke sancties;

  • nestaat er een risico op reputatieschade of collectieve claims bij structurele inbreuken.

Conclusie

Digitaal ondertekenen is voor uitzendcontracten volledig rechtsgeldig, op voorwaarde dat dit gebeurt met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Archivering vormt een cruciale vervolgstap: of deze nu intern of extern gebeurt, de normen van het WER moeten strikt gevolgd worden. Laat u niet misleiden door het ontbreken van formele handhaving: enkel door archivering conform de kwaliteitsnormen van gekwalificeerde elektronische archivering behouden digitale contracten hun juridische geldigheid en bewijskracht.

Bronnen:

• Wet van 24 juli 1987 betreffende uitzendarbeid, art. 8 §4 (gewijzigd door wet van 30 augustus 2016, BS 28/09/2016).
• Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978, art. 3bis.
• Wetboek Economisch Recht, art. I.18, 17° en 18°.
• Verordening (EU) nr. 910/2014 (eIDAS).