L'histoire complète de l'ECM : de la GED aux écosystèmes de confiance

Depuis des décennies, la gestion de contenu d'entreprise (ECM) a façonné la manière dont les organisations traitent les documents et les informations non structurées. Mais le monde a changé. Ce qui a commencé par le suivi des documents et le contrôle des versions a évolué, voire s'est morcelé, pour devenir un paysage modulaire et fondé sur la confiance.

Cet article explore l'histoire complète de l'ECM, depuis ses racines dans les systèmes de gestion de documents (DMS) jusqu'à sa transformation actuelle en écosystèmes de contenu de confiance ancrés dans la conformité, l'identité numérique et la provenance vérifiable.

1. Les origines : Les débuts de la gestion documentaire (années 1980)

Les premières graines de la gestion documentaire ont été semées dans les années 1980, avec les premiers systèmes conçus pour.. :

• Numérisation et indexation des documents papier (en particulier pour les secteurs de la défense, de la pharmacie et de l'ingénierie)
• Permettre l'étiquetage des métadonnées de base et le contrôle d'accès
• Soutien à l'archivage numérique précoce (souvent sur des plates-formes propriétaires)

Des systèmes comme FileNet (1982) ont commencé à combiner l'imagerie et le flux de travail, créant ainsi les concepts fondamentaux qui allaient définir la GED.

2. Les systèmes de gestion des documents (SGD) prennent forme (années 1990)

Au début des années 1990, les systèmes de gestion de documents sont devenus une catégorie distincte de logiciels. Des acteurs clés comme Documentum (fondé en 1990), PC DOCS et Hummingbird ont introduit de nouvelles fonctionnalités et se sont concentrés sur.. :

• Contrôle des versions
• Pistes d'audit
• Accès basé sur les rôles
• Architecture client-serveur

Les DMS ont permis de répondre aux besoins de conformité et d'efficacité des industries réglementées, mais ils sont restés largement cloisonnés et départementaux.

3. L'ECM émerge en tant que concept unificateur (fin des années 1990 - début des années 2000)

Les organisations étant confrontées à des volumes croissants de contenu web, de courriers électroniques et de médias numériques, le modèle DMS ne suffisait plus, car l'information numérique non structurée ne se limitait plus aux seuls documents. Le terme de gestion de contenu d'entreprise (ECM) a été introduit vers 2000 et formalisé par l'AIIM en 2002.

L'ECM promettait de gérer tous les contenus non structurés de l'entreprise :

• Capture
• Gérer
• Magasin
• Préserver
• Livrer

Une expression courante à l'époque était "briser les silos d'information" : l'idée était de rendre l'information disponible dans tous les départements et unités, afin d'assurer une meilleure collaboration, une meilleure visibilité et un meilleur contrôle.

Cette période a vu l'essor de suites ECM telles que Documentum 4i/5, FileNet P8 et OpenText Livelink, qui intègrent souvent la gestion des documents, l'imagerie, la conservation des dossiers et la collaboration.

4. Les années d'or de l'ECM (2003-2010)

C'était l'époque de la consolidation et des visions ECM expansives :

• EMC achète Documentum (2003)
• IBM acquiert FileNet (2006)

Les départements informatiques et les intégrateurs ont adoré le concept et les plateformes ECM. Il suffisait de maîtriser une seule plateforme pour prendre en charge un large éventail de cas d'utilisation :

• Gestion des documents
• Gestion des dossiers
• Conservation des dossiers
• Gestion des actifs numériques
• Gestion du contenu web
• Gestion du flux de travail

L'ECM a souvent été présenté comme offrant une "conformité dès la conception" : tout le contenu pouvait être régi par des politiques unifiées, des règles de conservation et des contrôles d'accès.

Malgré les coûts de mise en œuvre élevés et la complexité, la gestion des données est devenue essentielle dans des secteurs tels que la finance, l'industrie pharmaceutique et l'administration publique.

5. Des fissures dans le monolithe : Le nuage et la réaction des utilisateurs (2010-2016)

Avec l'essor des médias sociaux, du Web 2.0, de l'informatique en nuage et de la pensée "API-first", les attentes des utilisateurs ont évolué rapidement :

• Priorité au mobile
• Intégration transparente
• Collaboration en temps réel
• Approvisionnement instantané

Les plateformes ECM traditionnelles ont été lentes à s'adapter. Les utilisateurs finaux ont commencé à privilégier des outils légers, basés sur le cloud, tels que Box, Dropbox, Google Drive et SharePoint. Dans le même temps, les chefs d'entreprise se sont sentis frustrés par la lenteur des cycles de déploiement et la rigidité des architectures.

6. 2017 : "L'ECM est mort" - Le tournant de Gartner

En 2017, le cabinet Gartner a publié un rapport historique intitulé

"L'ECM est mort - changez le nom".

Ils ont déclaré l'ECM obsolète en tant que terme et concept, préconisant à la place l'ECM :

Plateformes de services de contenu (CSP)

• Architecture modulaire, cloud-native
• Interopérabilité grâce aux API
• L'accent mis sur l'habilitation des utilisateurs et la décentralisation
• Intégration avec des applications et des flux de travail externes

Cela a marqué le passage officiel d'un contrôle centralisé à une habilitation décentralisée.

7. L'éclatement de l'ECM (2017-2024)

Le marché s'est fragmenté. Les plates-formes ECM n'ont pas pu suivre le rythme de la profondeur requise par chacune de leurs fonctions d'origine. L'industrie s'est divisée en domaines spécialisés.

Nous présentons ci-dessous une liste d'applications modernes qui remplissent une fonction ECM :

• Gestion de documents : M-Files, SharePoint Online, DocuWare
• Gestion des archives : Collabware, RecordPoint, Docbyte Vault
• Workflow / BPM : Power Automate, Camunda, Nintex
• Gestion des cas : Appian, OutSystems, Mendix
• Archivage et préservation : Docbyte VaultPreservica, InfoArchive
• Capture et ingestion : Abbyy, Ephesoft, Tungsten Automation, Docbyte Vault (et un million d'autres). Solutions pour les personnes déplacées)
• Partage de fichiers en entreprise : Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive

Plutôt que de se contenter d'une seule plateforme, les organisations combinent désormais les meilleures solutions pour créer des architectures de contenu composables adaptées à leurs besoins.

L'ECM en tant que domaine et concept n'était pas du tout mort : il avait évolué.

8. 2025 - ... : L'essor des écosystèmes de confiance numériques

Alors que le "domaine" de l'ECM s'est scindé en plusieurs parties, que la plateforme qui fait tout a disparu et que les informations sont principalement créées sur des appareils mobiles, nous devons avoir des garanties en ce qui concerne l'authenticité et la provenance des informations. Avec l'avènement de la GenAI et l'augmentation du nombre de cyberincidents, la confiance dans les informations que nous voyons et recevons est plus importante que jamais.

En conséquence, de nouvelles solutions et de nouveaux services viennent compléter les solutions existantes. Ces solutions complètent ou fournissent les fonctionnalités suivantes :

• Partage sécurisé de l'information
• Garantir l'authenticité et la provenance des informations
• Protection des informations contre les cyber-risques et la falsification

Cette évolution s'explique par un certain nombre de facteurs :

Cadres réglementaires

• Le règlement (UE) 2024/1183 introduit l’archivage électronique qualifié (QeA) dans le cadre d'eIDAS 2.0.
• Services fiduciaires tels que définis Règlement eIDAS CE 910/2014 pour l'envoi recommandé électronique et Signature numérique.
• Normes à venir concernant la provenance et la distribution de l'information.

Écosystèmes de confiance

Offre de solutions :

• La protection de la vie privée et la sécurité dès la conception
• Non-répudiation
• Rapports d'intégrité et preuves de préservation
• La preuve par la conception
• Accès sans confiance et basé sur l'identité

Le contenu n'est plus seulement géré ou stocké. Il est :

• Vérifié
• Immuable
• Légalement valable dans toutes les juridictions

Où en sommes-nous aujourd'hui ?

L'histoire de l'ECM est celle d'une transformation. Ce qui n'était au départ qu'un contrôle structuré des documents est devenu un réseau complexe mais flexible de services fiables et interopérables.

L'avenir appartient aux écosystèmes qui intègrent la confiance, la gouvernance et l'autonomisation des utilisateurs en concevant un espace dans lequel les plateformes modernes ouvrent la voie.