French 
English 
Dutch 
Archivage légal et archivage électronique qualifié pour la conformité légale
Les procédures juridiques et la conformité sont souvent liées à la tâche essentielle de l'archivage. L'archivage juridique ne consiste pas seulement à empiler des fichiers ou à sécuriser des données numériques sur un serveur. Il s'agit de préserver l'authenticité et l'intégrité d'informations qui pourraient un jour s'avérer cruciales devant un tribunal. Ce billet permet de comprendre ce qu'est l'archivage juridique. Il vous présente l'archivage électronique qualifié (QeA), une nécessité en vertu du cadre législatif dans des pays comme la Belgique et, de plus en plus, dans toute l'Europe. L'archivage légal : Garantir l'authenticité de l'information et la gestion de la conservation Qu'est-ce que l'archivage légal ? L'archivage légal fait référence à la sauvegarde de l'information afin d'en établir l'authenticité et d'en gérer efficacement la durée de conservation. Il nécessite une approche systématique de la gestion des documents afin que l'authenticité puisse être prouvée et conservée par la suite. L'archivage légal ne dispose pas d'une certification universelle attestant qu'une solution est à l'épreuve des défaillances, contrairement à l'archivage électronique qualifié. En cas de litige, seule l'analyse minutieuse et les conclusions d'un expert peuvent affirmer que l'information a été préservée conformément aux normes juridiques. Le rôle des solutions de gestion de documents Les solutions de gestion de documents et d'archives sont les gardiens contemporains des documents juridiques. Elles vous permettent de récupérer les documents dans leur forme originale, ce qui prouve leur originalité et leur conformité aux exigences légales. Que vous traitiez des contrats, des accords, des dossiers ou des documents de conformité, une solution robuste fait partie intégrante de votre boîte à outils juridique. Malgré la nature robuste des solutions de gestion des documents et des dossiers, il est essentiel de reconnaître leurs limites en matière de protection juridique. Bien qu'indispensables à l'organisation et à la conservation des documents, ces systèmes ne remplissent que certains critères d'une archive électronique qualifiée (AQE). En particulier, ils n'ont pas la certification nécessaire pour stocker légalement les signatures et les cachets électroniques. Il s'agit là d'une lacune importante, car les signatures électroniques et les cachets numériques jouent un rôle de plus en plus important dans les transactions juridiques et commerciales. L'absence de cette qualification signifie que, dans un scénario juridique, les documents conservés dans ces systèmes pourraient ne pas avoir la valeur juridique requise, en particulier lorsque l'authenticité des endossements électroniques est remise en question. Par conséquent, si les solutions de gestion documentaire sont essentielles pour les opérations quotidiennes, elles ne doivent pas se contenter d'assurer l'archivage juridique complet des documents, en particulier ceux qui portent des signatures électroniques et des cachets numériques. L'ère de l'archivage électronique qualifié (QeA) Dans des régions comme la Belgique, la loi sur le numérique a rendu obligatoire l'archivage de certains types d'informations à l'aide d'une solution QeA. Le déploiement prévu de cette exigence pour d'autres types d'informations dans toute l'Europe est encore plus convaincant, grâce au règlement eIDAS (identification électronique, authentification et services de confiance). En vertu de ce règlement, les services électroniques, y compris l'archivage, doivent répondre à des normes spécifiques de vérification et de sécurité. Contrairement aux solutions de gestion documentaire standard, une solution d'assurance qualité porte un badge de certification. Seules les solutions certifiées peuvent se conformer aux directives strictes en matière d'archivage électronique. Les solutions non certifiées offrent une certaine assurance, mais ne peuvent pas garantir le respect des attentes réglementaires. L'un des principaux avantages de l'utilisation d'une solution certifiée est le renversement de la charge de la preuve. Cela signifie qu'en cas de litige sur l'authenticité d'un document, c'est au tribunal qu'il incombe de prouver sa légitimité. Ce renversement constitue un changement fondamental dans la dynamique juridique, offrant une base pour la sécurité juridique lorsque des systèmes d'assurance qualité sont utilisés. Qui doit se conformer à l'assurance qualité ? Il est impératif que les responsables juridiques et de la conformité de tous les secteurs connaissent les exigences de niche de l'AQE. Que vous travailliez dans la finance, la santé, l'immobilier, la technologie ou au sein d'agences gouvernementales, veiller à ce que votre système d'archivage électronique réponde à ces critères n'est pas seulement une question de conformité, c'est aussi une question de préparation à tout examen juridique qui pourrait survenir. Exigences en matière d'archivage La conformité n'est pas négociable ; de nombreuses normes internationales et régionales dictent la manière dont l'archivage juridique doit être géré. Examinons quelques-unes des directives les plus influentes dans ce domaine : Réglementation ISO (Organisation internationale de normalisation) Les normes ISO servent de base à l'établissement d'un cadre fiable pour les pratiques d'archivage. Les normes ISO 9001 et la série ISO 30300 sont essentielles à la discussion. Voici un bref aperçu de leurs implications pour l'archivage légal : ISO 9001 : Application des systèmes de gestion de la qualité : La norme ISO 9001 énonce des principes de gestion de la qualité qui garantissent la cohérence, l'efficacité et la traçabilité des processus d'archivage juridique. Conformité : L'adhésion à la norme ISO 9001 aide les organisations à démontrer leur capacité à fournir des services qui répondent aux exigences des clients et de la réglementation. Série ISO 30300 : Records Management System (système de gestion des enregistrements) Objectif : spécifier les exigences relatives à un système de gestion des enregistrements, en guidant la création, la capture et la conservation des enregistrements. Mise en œuvre : Les organisations doivent établir des politiques et des objectifs pour la gestion des documents, afin de répondre aux exigences réglementaires en matière d'archivage. Règlement GDPR (General Data Protection Regulation) Gestion des données personnelles : Le GDPR exige que les processus d'archivage d'une organisation s'alignent sur des exigences rigides pour protéger les droits individuels. Conservation des données : Les archives visées par le GDPR ne doivent être conservées qu'aussi longtemps que nécessaire pour protéger les droits des personnes auxquelles les données se rapportent. Règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) L'eIDAS pose les jalons d'une réglementation normalisée en matière d'identification électronique et de services de confiance, en particulier pour les documents archivés sous forme numérique. Cadre : eIDAS définit les conditions d'interactions électroniques sûres et transparentes entre les entreprises, les citoyens et les autorités publiques. Acceptabilité juridique : Assure la reconnaissance juridique des signatures électroniques, qui fait partie intégrante de la validité des documents électroniques archivés. Normes ETSI L'ETSI dicte les normes techniques auxquelles il est essentiel de se conformer pour l'archivage des documents électroniques, en particulier en ce qui concerne l'eIDAS. Spécifications techniques : Couvre les stipulations relatives aux signatures numériques et garantit leur validité dans le temps, ce qui est crucial pour l'authentification des documents. Fiabilité : Démontre l'intégrité des signatures électroniques, prouvant que les documents électroniques archivés sont fiables et infalsifiables. Normes e-Ark Fournir des spécifications techniques et des outils est essentiel pour développer une infrastructure d'archivage intégrée, facilitant l'amélioration de la disponibilité, de l'accès et de l'utilisation. En outre, une analyse rigoureuse des ensembles agrégés de données d'archives est cruciale pour obtenir des informations précieuses et garantir l'efficacité des processus d'archivage. Intégration des archives numériques : Elle prend en charge la conservation numérique et la gestion des documents électroniques afin d'en garantir la fiabilité à long terme. Conformité : Intégration avec les normes eIDAS, sécurisant l'authentification des documents électroniques.
Qu'est-ce qui ne relève pas de l'archivage électronique qualifié ou de la conservation numérique ?
Lorsque nous discutons avec nos clients de leur approche de l'"archivage numérique", leur réponse habituelle est la suivante : "Pas de problème, nous sommes couverts ! Nous utilisons un DMS ou nous avons une solution de sauvegarde". Bien qu'il s'agisse de solutions précieuses pour votre organisation, nous devons clarifier les choses : il ne s'agit pas de solutions de conservation numérique. Par souci de simplicité, nous utiliserons la préservation numérique au lieu de l'archivage électronique qualifié (QeA), ce dernier étant la préservation numérique avec quelques "ajouts" supplémentaires pour une confiance accrue. Ce blog vous aidera à mieux comprendre que si un SGD répond aux besoins actuels de votre organisation et permet à votre entreprise de rester opérationnelle, il peut avoir besoin de plus de profondeur pour une préservation numérique complète. Découvrez les avantages de la conservation numérique, de l'archivage électronique qualifié et les limites des autres solutions. Les avantages d'un système de gestion des documents Une entreprise a besoin d'un système de gestion des documents (SGD) parce qu'il englobe généralement une série de fonctionnalités essentielles pour rationaliser le traitement des documents au sein d'une organisation. Il permet un contrôle complet des versions afin d'assurer un suivi et une gestion efficaces des révisions de documents. Le plus grand avantage de la GED est qu'elle vous donne un contrôle total sur l'accès aux documents et sur les modifications, ce qui vous permet de savoir qui a consulté le document et qui l'a quitté. Cela renforce la sécurité et l'intégrité des données et s'intègre de manière transparente à d'autres systèmes d'entreprise, tels que l'ERP et le CRM, pour améliorer l'efficacité du flux de travail. Les fonctions d'accès mobile sont une caractéristique supplémentaire d'un SGD pour faciliter la recherche de documents et la collaboration. Dans l'ensemble, ces fonctionnalités contribuent à la gestion et à l'utilisation efficaces des documents numériques dans un environnement professionnel. Qu'est-ce que la conservation numérique ? La conservation numérique est la facilité d'accès et d'utilisation sur une période donnée, en évitant la perte ou la corruption des données. Il peut vous être demandé d'inclure des efforts planifiés et conscients pour protéger les actifs numériques, en relevant des défis tels que l'obsolescence des formats de fichiers et les changements technologiques. Toutefois, il est important de noter que, par défaut, la préservation numérique ne fait pas l'objet de réglementations et d'exigences spécifiques, telles que définies dans le cadre eIDAS (Electronic Identification and Trust Services). Lisez notre dernier blog sur l'importance des stratégies de conservation numérique. Nous avons abordé trois approches clés : le rafraîchissement, la migration et l'émulation. Découvrez quelle stratégie répond parfaitement aux besoins de votre entreprise. Pourquoi avez-vous besoin d'une stratégie de conservation numérique ? La conservation numérique contribue directement à garantir l'accès et l'utilisation à long terme des ressources numériques, à sauvegarder des données précieuses, à protéger le patrimoine culturel et à faire en sorte que les générations futures puissent accéder à nos informations numériques et en tirer des enseignements. Une stratégie de conservation numérique est cruciale pour les entreprises qui gèrent des actifs numériques critiques et précieux nécessitant une accessibilité et une utilisabilité à long terme. Contrairement à un logiciel de gestion de documents (DMS) de base, une stratégie de préservation numérique est particulièrement bénéfique pour les organisations qui : Traitent des données historiques, culturelles ou d'archives, où la préservation des actifs numériques est cruciale pour maintenir le patrimoine culturel ou se conformer aux exigences réglementaires. Les organisations impliquées dans la recherche ou les activités scientifiques qui produisent des données précieuses ont besoin d'une stratégie de conservation numérique pour garantir l'intégrité et l'accessibilité à long terme de leurs résultats. Les agences gouvernementales qui traitent des informations sensibles bénéficient d'une stratégie de conservation numérique, garantissant l'authenticité et l'admissibilité juridique des documents archivés. Les industries soumises à des réglementations strictes, telles que les soins de santé, la finance et les produits pharmaceutiques, où la conformité et l'intégrité des données sont primordiales, considèrent qu'une stratégie de conservation numérique est essentielle pour répondre aux exigences spécifiques de l'industrie. Principales fonctionnalités de la conservation numérique : Il s'agit des exigences qu'une solution de conservation numérique appropriée doit couvrir et des avantages qu'elle offre aux entreprises : Principales fonctionnalités de la conservation numérique Gérer et maintenir activement les actifs numériques, et pas seulement les stocker passivement Traiter l'obsolescence des formats de fichiers Assurer une accessibilité et une utilisabilité continues en s'adaptant aux changements technologiques au fil du temps Maintenir les métadonnées et le contexte en fournissant les informations nécessaires à la compréhension et à l'utilisation des données Maintenir l'authenticité pour la fiabilité tout au long de leur durée de vie numérique Qu'est-ce que l'archivage électronique qualifié ? L'archivage électronique qualifié (AQE) est une forme spécialisée de préservation des documents électroniques qui va au-delà de l'archivage numérique de base. L'archivage électronique qualifié comprend des caractéristiques et des normes supplémentaires pour garantir la conformité avec les réglementations et les exigences légales. Elle met l'accent sur la conservation à long terme des actifs numériques tout en adhérant à des normes industrielles ou gouvernementales spécifiques. Les principales caractéristiques de l'AQE sont souvent les suivantes Il utilise des mesures de sécurité avancées pour protéger l'intégrité et la confidentialité des documents électroniques archivés. Il intègre des signatures numériques pour renforcer l'authenticité des documents archivés. Elle est conçue pour s'aligner sur les réglementations et les cadres juridiques spécifiques à l'industrie. Par exemple, dans l'Union européenne, il peut être conforme au règlement eIDAS. Son objectif principal est de maintenir l'accessibilité et la facilité d'utilisation des documents archivés sur une période prolongée. La différence entre les systèmes de gestion des documents et la conservation numérique Un système de gestion des documents (SGD) et l'archivage électronique qualifié (AQE) ont des objectifs distincts dans la gestion de l'information numérique. Les entreprises doivent comprendre qu'un SGD n'est pas une archive et qu'un SGD se concentre principalement sur l'organisation, le stockage et la récupération de documents électroniques pour répondre aux besoins actuels de l'organisation, tandis que l'AQE va plus loin en incorporant des fonctionnalités supplémentaires pour renforcer la confiance et la conformité légale. Ce diagramme vous aidera à comprendre la différence entre les deux : QeA, ou Digital Preservation with extra layers of trust, traite spécifiquement de la préservation à long terme des actifs numériques. Elle assure la conformité aux réglementations, garantit l'authenticité et l'intégrité des informations et ajoute des fonctionnalités telles que la gestion de la conservation et l'élimination des documents. En revanche, un SGD traditionnel peut ne pas avoir la profondeur requise pour une conservation numérique complète et à long terme, ni les considérations juridiques spécifiques couvertes par l'assurance qualité. Le tableau suivant vous aidera à approfondir la différence entre la conservation numérique et la GED : Type de système Fonctionnalité Caractéristiques principales Objectif principal Système de gestion des documents Gère les documents actifs, supervise la création, l'édition et l'élimination des documents non permanents pendant leur période de conservation. - Création, édition et destruction des documents actifs. Gestion du cycle de vie des documents actifs. Système de conservation numérique Maintient les documents après leur utilisation active, en mettant l'accent sur des caractéristiques telles que les reçus de transfert et le contrôle de l'intégrité pour une conservation à long terme ou permanente. - Reçus de transfert - Enregistrement des métadonnées - Documentation de la chaîne de conservation - Contrôle de l'intégrité Assurer l'authenticité et la pérennité, sauvegarder les documents contre la dégradation. Ce qui n'est pas de la conservation numérique : 1. Sauvegarde Sauvegarde Objectif
Liste de contrôle pour démarrer l'archivage électronique qualifié
Dans les années 1900, les tables de bureau étaient souvent encombrées de papiers et de dossiers contenant des données cruciales. Pour passer de ce chaos à une approche plus organisée, un archivage électronique qualifié est devenu indispensable. Il était d'usage de garder accessibles toutes les informations essentielles, surtout avant la visite d'une équipe d'audit. Cependant, cette pratique présentait des risques importants pour les données, tels que les accidents d'incendie. Heureusement, les temps ont changé et les bureaux modernes sont passés à une méthode de stockage des données plus efficace et plus sûre : l'archivage électronique. Avec des archives électroniques qualifiées, vous pouvez dire adieu à la paperasserie et profiter de la base de données numérique dans votre installation publique ou privée. Après avoir lu ce blog, vous serez mieux à même d'évaluer les procédures d'archivage actuelles de l'entreprise. En examinant correctement la structure de classement et d'archivage de l'entreprise, vous pourrez commencer à chercher des fournisseurs d'archives qualifiés. Un expert du système d'archivage électronique Les systèmes d'archivage électronique stockent, indexent, catégorisent et gèrent les données électroniques tout en garantissant leur intégrité et leur conservation tout au long de leur cycle de vie. Les experts en archivage électronique qualifié empêchent la modification ou l'altération des données et permettent la production de copies certifiées à des fins d'audit ou à des fins juridiques. Mais d'abord, voyons à qui s'adresse ce guide. À qui s'adresse cette liste de contrôle ? La conservation des données électroniques est cruciale, que vous dirigiez une entreprise, une école, que vous travailliez pour le gouvernement ou que vous soyez un entrepreneur. Ce guide s'adresse aux organisations qui recherchent des spécialistes pour gérer leurs transactions numériques. Ainsi, tous les secteurs à la recherche d'outils pour l'archivage à long terme et l'accessibilité facile du contenu numérique de l'entreprise bénéficieront de l'archivage électronique. Nous expliquons ci-dessous comment la QeA offre des avantages prometteurs pour les secteurs suivants. Département des finances Il peut bénéficier de la QeA parce qu'elle permet d'accéder facilement et en toute sécurité aux documents financiers. L'accent est mis sur les outils permettant de préserver en toute sécurité le contenu numérique, d'archiver les résultats financiers et les rapports annuels. Secteur de l'assurance La QeA offre une méthode légalement reconnue pour le stockage et la préservation de divers documents, notamment les polices, les sinistres, les dossiers de souscription, les dossiers des clients et les documents de conformité pour le secteur de l'assurance. L'archivage électronique qualifié (QeA) permet la numérisation et le stockage sécurisé des dossiers de comptes clients, des contrats de prêt, des documents de transaction et d'autres informations sur papier pour le secteur bancaire. L'archivage électronique qualifié dans le secteur de la santé garantit le stockage sécurisé des dossiers électroniques, par exemple les radiographies, les IRM et les tomodensitogrammes, ainsi que les rapports qui s'y rapportent. L'accès à distance à ces images facilite le diagnostic et la planification du traitement. La QeA intègre la vérification de l'identité numérique, la signature numérique et la génération de contrats associés dans les processus d'entreprise afin de parvenir à un monde sans papier, et peut changer la donne dans tous les secteurs susmentionnés. Qu'est-ce qui fait qu'une archive est "qualifiée" ? Une archive électronique doit répondre aux exigences suivantes pour être "qualifiée" afin d'aider les autorités privées et publiques : Intégrité et authenticité Lorsque vous faites confiance à une archive de données, votre principale préoccupation doit être que les documents électroniques restent intacts et que leur origine puisse être vérifiée. L'archivage électronique qualifié garantit l'intégrité et l'authenticité des données. Conformité aux normes Les archives doivent respecter les exigences techniques et les normes acceptées par la Commission européenne. Il existe des formats, des métadonnées et des mesures de sécurité pour ces normes. Auditabilité Les archives doivent conserver la trace de toutes les opérations effectuées sur les données stockées, y compris les accès, les modifications et les suppressions. La transparence et la traçabilité des actions au sein des archives sont rendues possibles grâce à la piste d'audit. Accessibilité Tout au long de la période de conservation, le système d'archivage électronique qualifié doit permettre un accès autorisé aux données stockées et leur récupération. Il doit fournir des moyens de recherche, d'extraction et de présentation de l'information archivée dans un format utilisable, en garantissant l'intégrité et la sécurité inhérentes à l'archivage électronique qualifié. Conservation à long terme Des mécanismes d'archivage des fichiers pendant la période de conservation nécessaire doivent être mis en place. Il s'agit notamment de prendre les précautions techniques nécessaires pour éviter la perte ou la corruption des données. Pour protéger vos biens de valeur, vous pouvez stocker en toute sécurité des données de recherche, des brevets et des marques avec QeA. Si vous souhaitez savoir comment numériser les documents relatifs aux opérations commerciales, en particulier pour les banques et les compagnies d'assurance, consultez notre blog : La numérisation des documents relatifs aux opérations commerciales - un processus étape par étape pour les banques et les compagnies d'assurance. Pourquoi avez-vous besoin d'archives électroniques qualifiées ? En adoptant les archives électroniques qualifiées, vous simplifiez et accélérez le stockage et la récupération des données, et vous envoyez un message fort indiquant que vous êtes prêt pour l'avenir. Le passage aux archives électroniques qualifiées positionne votre organisation à l'avant-garde de la transformation numérique et constitue un exemple positif pour les autres acteurs de votre secteur. Étant donné que l'archivage électronique sera bientôt nécessaire, il est important de qualifier les projets dès maintenant. Il ne sert à rien de se débarrasser d'une technologie obsolète si elle ne peut pas répondre aux nouvelles exigences. Ces données doivent donc être stockées en toute sécurité, classées et facilement accessibles. Cela est possible si la conservation des documents électroniques est conforme aux règlements adoptés par l'UE, tels que eIDAS. eIDAS signifie Electronic Identification, Authentication, and Trust Services (identification électronique, authentification et services de confiance). Ce règlement fournit un cadre sécurisé pour les signatures électroniques, les certificats numériques, les sceaux électroniques, les horodatages et autres mécanismes d'authentification afin de permettre des transactions électroniques sûres et légalement reconnues. Si vous souhaitez en savoir plus sur l'AQE, consultez notre blog : Qu'est-ce que l'archivage électronique qualifié (AQ) et pourquoi cela devrait vous intéresser. Liste de contrôle pour commencer avec l'archivage électronique qualifié Étape 1 : Comprendre les bases de l'AQE Familiarisez-vous avec le concept d'archivage électronique qualifié (AQE) et son importance pour garantir l'intégrité, l'authenticité et la validité juridique des données. Étape 2 : Évaluer vos besoins en matière d'archivage Identifiez les besoins spécifiques en matière d'archivage de votre organisation ou de votre projet. Évaluez les types de documents et de données que vous devez archiver et le niveau de sécurité requis. Étape 3 : Recherche sur les réglementations en matière d'AQE Étudiez les réglementations et les normes qui régissent l'archivage électronique qualifié dans votre région ou votre secteur d'activité. Comprenez les exigences juridiques et techniques pour garantir la conformité. Étape 4 : Choisir la bonne solution d'archivage électronique qualifié Recherchez et comparez les différentes solutions d'archivage électronique qualifié disponibles sur le marché. Recherchez des fournisseurs qui offrent des fonctions de sécurité robustes conformes à des lois importantes telles que le GDPR.