Dutch 
English 
French 
Juridische archivering en gekwalificeerde elektronische archivering voor naleving van de wet
Juridische procedures en naleving zijn vaak verweven met de kritieke taak van archivering. Juridische archivering gaat niet alleen over het stapelen van bestanden of het beveiligen van digitale gegevens op een server. Het gaat om het bewaren van de authenticiteit en integriteit van informatie die op een dag cruciaal kan zijn in een rechtszaak. Deze post biedt een essentieel inzicht in juridische archivering. Het laat je kennismaken met Gekwalificeerde Elektronische Archivering (QeA), een noodzaak binnen het wettelijk kader in landen als België en in toenemende mate in heel Europa. Juridische archivering: Waarborging van informatieauthenticiteit en retentiebeheer Wat is juridische archivering? Juridische archivering verwijst naar het veiligstellen van informatie zodat de authenticiteit ervan kan worden vastgesteld en de bewaartermijn effectief kan worden beheerd. Het vereist een systematische aanpak van documentbeheer zodat de authenticiteit kan worden aangetoond en achteraf kan worden bewaard. Juridische archivering heeft geen universele certificering die een oplossing als faalveilig bestempelt, in tegenstelling tot gekwalificeerde elektronische archivering. In de nasleep van een rechtszaak kunnen alleen de nauwgezette analyse en conclusies van een expert bevestigen of de informatie in overeenstemming met de wettelijke normen is bewaard. De rol van oplossingen voor documentbeheer Oplossingen voor documentbeheer en records management zijn de hedendaagse bewaarders van juridische documenten. Ze zorgen ervoor dat u documenten in hun oorspronkelijke vorm kunt terugvinden, wat hun originaliteit en conformiteit met wettelijke vereisten bewijst. Of u nu werkt met contracten, overeenkomsten, dossiers of nalevingsdocumentatie, een robuuste oplossing is een integraal onderdeel van uw juridische gereedschapskist. Ondanks het robuuste karakter van oplossingen voor documentbeheer en records management, is het cruciaal om hun beperkingen voor juridische bescherming te erkennen. Hoewel deze systemen onmisbaar zijn voor het organiseren en bewaren van documenten, voldoen ze slechts aan enkele criteria voor een gekwalificeerd elektronisch archief (QeA). Ze beschikken met name niet over de certificering om elektronische handtekeningen en stempels legaal op te slaan. Dit is een belangrijke tekortkoming omdat elektronische handtekeningen en digitale stempels steeds belangrijker worden in juridische en zakelijke transacties. Het ontbreken van deze kwalificatie betekent dat, in een juridisch scenario, documenten die in deze systemen worden bewaard mogelijk niet de vereiste juridische status hebben, vooral wanneer de authenticiteit van elektronische handtekeningen in twijfel wordt getrokken. Hoewel oplossingen voor documentbeheer van cruciaal belang zijn voor de dagelijkse werkzaamheden, moet er dus meer dan alleen op worden vertrouwd voor de uitgebreide juridische archivering van documenten, met name documenten met e-handtekeningen en digitale stempels. Het tijdperk van Gekwalificeerde Elektronische Archivering (QeA) In regio's zoals België heeft de Digitale Wet het verplicht gemaakt om specifieke soorten informatie te archiveren met behulp van een QeA-oplossing. Nog dwingender is de verwachte uitrol van deze vereiste voor andere soorten informatie in heel Europa, aangewakkerd door de eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) verordening. Onder deze regelgeving moeten elektronische diensten, waaronder archivering, voldoen aan specifieke normen voor verificatie en beveiliging. In tegenstelling tot standaard documentbeheeroplossingen, draagt een QeA-oplossing een certificeringsbadge. Alleen gecertificeerde oplossingen kunnen voldoen aan de strenge richtlijnen voor elektronische archivering. Niet-gecertificeerde oplossingen bieden enige zekerheid, maar kunnen niet garanderen dat aan de wettelijke verwachtingen wordt voldaan. Een van de grote voordelen van het gebruik van een gekwalificeerde oplossing is de omkering van de bewijslast. Dit betekent dat als er een geschil ontstaat over de authenticiteit van een document, de rechtbank de legitimiteit moet bewijzen. Deze omkering is een fundamentele verschuiving in de juridische dynamiek en biedt een basis voor rechtszekerheid wanneer QeA-systemen worden gebruikt. Wie moet QeA-conform zijn? Kennis van de nichevereisten van QeA is noodzakelijk voor juridische en compliance officers in alle sectoren. Of u nu actief bent in de financiële sector, gezondheidszorg, vastgoed, technologie of binnen overheidsinstellingen, ervoor zorgen dat uw elektronische archiveringssysteem aan deze criteria voldoet is niet alleen een kwestie van compliant zijn; het is ook een kwestie van voorbereid zijn op elke juridische controle die op uw pad kan komen. Archiefvereisten Over compliance valt niet te onderhandelen; talloze internationale en regionale normen schrijven voor hoe juridische archivering moet worden beheerd. Laten we eens kijken naar enkele van de meest invloedrijke richtlijnen op dit gebied: ISO (International Organization for Standardization) Regelgeving ISO-normen dienen als basis voor het vaststellen van een betrouwbaar kader voor archiveringspraktijken. Cruciaal in de discussie zijn ISO 9001 en de ISO 30300-serie. Hier volgt een kort overzicht van hun implicaties voor wettelijke archivering: ISO 9001: Toepassing kwaliteitsbeheersystemen: ISO 9001 beschrijft principes voor kwaliteitsmanagement die ervoor zorgen dat juridische archiveringsprocessen consistent, efficiënt en traceerbaar zijn. Naleving: Het naleven van ISO 9001 helpt organisaties aan te tonen dat ze in staat zijn diensten te leveren die voldoen aan de eisen van klanten en regelgevende instanties. ISO 30300-serie: Records Management System Doel: Het specificeert eisen voor een records management systeem, dat de creatie, vastlegging en bewaring van records begeleidt. Implementatie: Organisaties moeten een beleid en doelstellingen voor documentbeheer opstellen die voldoen aan de wettelijke eisen voor archivering. GDPR-regelgeving (General Data Protection Regulation) Beheer van persoonlijke gegevens: GDPR vereist dat de archiveringsprocessen van een organisatie in lijn zijn met strikte vereisten om individuele rechten te beschermen. Bewaren van gegevens: Archieven onder GDPR mogen slechts zo lang worden bewaard als nodig is om de rechten te beschermen van de personen op wie de gegevens betrekking hebben. eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) Regulations eIDAS zet de toon voor gestandaardiseerde regelgeving voor elektronische identificaties en vertrouwensdiensten, met name voor digitaal gearchiveerde documenten. Kader: eIDAS definieert de voorwaarden voor veilige en naadloze elektronische interacties tussen bedrijven, burgers en overheidsinstanties. Wettelijke aanvaardbaarheid: Zorgt voor de wettelijke erkenning van elektronische handtekeningen, wat een integraal onderdeel is van de geldigheid van gearchiveerde elektronische documenten. ETSI-normen ETSI dicteert de technische normen waaraan moet worden voldaan voor het archiveren van elektronische documenten, met name met betrekking tot eIDAS. Technische specificaties: Omvat de bepalingen voor digitale handtekeningen en garandeert hun geldigheid in de tijd, wat cruciaal is voor documentauthenticatie. Betrouwbaarheid: Demonstreert de integriteit van elektronische handtekeningen en bewijst dat gearchiveerde elektronische documenten betrouwbaar en fraudebestendig zijn. e-Ark Standaarden Het leveren van technische specificaties en hulpmiddelen is essentieel voor het ontwikkelen van een geïntegreerde archiveringsinfrastructuur, die verbeterde beschikbaarheid, toegang en gebruik mogelijk maakt. Bovendien is een rigoureuze analyse van geaggregeerde sets van archiefgegevens cruciaal om waardevolle inzichten af te leiden en de effectiviteit van archiefprocessen te garanderen. Integratie van digitale archieven: Ondersteunt digitale bewaring en het beheer van elektronische records om betrouwbaarheid op lange termijn te garanderen. Naleving: Zorgt voor integratie met eIDAS standaarden, waardoor de authenticatie van digitale records wordt gewaarborgd.
Wat is geen gekwalificeerde elektronische archivering of digitale bewaring?
Wanneer we met onze klanten praten over hun aanpak van "digitale archivering", is hun veelvoorkomende antwoord: "Geen probleem, we zijn ingedekt! We gebruiken een DMS of hebben een back-up oplossing." Hoewel dit waardevolle oplossingen zijn voor uw organisatie, moeten we dit verduidelijken: het zijn geen oplossingen voor digitale bewaring. Laten we voor de eenvoud Digital Preservation gebruiken in plaats van Qualified Electronic Archiving (QeA), waarbij de laatste Digital Preservation is met wat extra "add-ons" voor meer vertrouwen. Deze blog helpt je beter te begrijpen dat, hoewel een DMS voldoet aan de huidige behoeften van je organisatie en je bedrijf operationeel houdt, het meer diepgang nodig kan hebben voor uitgebreide digitale bewaring. Ontdek de voordelen van digitale bewaring, gekwalificeerde elektronische archivering en de beperkingen van alternatieven. De voordelen van een Document Management Systeem Een bedrijf heeft een DMS nodig omdat een Document Management Systeem (DMS) meestal een reeks essentiële functionaliteiten omvat om de documentverwerking binnen een organisatie te stroomlijnen. Het biedt volledig versiebeheer om het efficiënt bijhouden en beheren van documentrevisies mogelijk te maken. Het grootste voordeel van een DMS is dat je volledige controle hebt over de toegang tot en bewerkingen van documenten, zodat je weet wie het document heeft in- en uitgecheckt. Dit verhoogt dus de veiligheid en integriteit van de gegevens en is naadloos geïntegreerd met andere bedrijfssystemen, zoals ERP en CRM, voor een verbeterde efficiëntie van de workflow. Mobiele toegangsfuncties zijn een bonusfunctie van een DMS om het terugvinden van documenten en samenwerking te vergemakkelijken. Alles bij elkaar dragen deze functionaliteiten bij aan het effectieve beheer en gebruik van digitale documenten in een zakelijke omgeving. Wat is digitale bewaring? Digitale bewaring is het gemak van toegankelijkheid en bruikbaarheid gedurende een bepaalde periode, waarbij verlies of beschadiging van gegevens wordt voorkomen. Het kan nodig zijn om geplande en bewuste inspanningen te leveren om digitale activa te beschermen, waarbij uitdagingen zoals veroudering van bestandsformaten en technologische veranderingen worden aangepakt. Het is echter belangrijk om op te merken dat er voor digitale bewaring standaard geen specifieke regelgeving en vereisten zijn met betrekking tot bewaring zoals gedefinieerd in het eIDAS (Electronic Identification and Trust Services)-raamwerk. Lees onze laatste blog over het belang van strategieën voor digitale bewaring. We hebben drie belangrijke benaderingen besproken - Vernieuwen, Migratie en Emulatie. Ontdek welke strategie perfect past bij uw bedrijfsbehoeften. Waarom heeft u een digitale bewaarstrategie nodig? Digitale bewaring draagt direct bij aan het garanderen van toegang tot en bruikbaarheid van digitale middelen op de lange termijn, het beschermen van waardevolle gegevens, het beschermen van cultureel erfgoed en het garanderen dat toekomstige generaties toegang kunnen krijgen tot en kunnen leren van onze digitale informatie. Een Digitale Behoud Strategie is cruciaal voor bedrijven die te maken hebben met kritieke en waardevolle digitale activa die op lange termijn toegankelijk en bruikbaar moeten zijn. In tegenstelling tot standaard Document Management Software (DMS), is een Digital Preservation Strategy vooral nuttig voor organisaties die: Omgaan met historische, culturele of archiefgegevens, waarbij het behoud van digitale activa cruciaal is voor het behoud van cultureel erfgoed of het voldoen aan wettelijke vereisten. Organisaties die betrokken zijn bij onderzoek of wetenschappelijke inspanningen die waardevolle gegevens produceren, hebben een strategie voor digitale bewaring nodig om de integriteit en toegankelijkheid van hun bevindingen op de lange termijn te garanderen. Overheidsinstellingen die gevoelige informatie verwerken hebben baat bij een Digital Preservation Strategy om de authenticiteit en wettelijke toelaatbaarheid van gearchiveerde records te garanderen. Industrieën die onderhevig zijn aan strenge regelgeving, zoals de gezondheidszorg, de financiële sector en de farmaceutische industrie, waar naleving en gegevensintegriteit van het grootste belang zijn, vinden een Digitale Behoud Strategie cruciaal om aan de industrie-specifieke eisen te voldoen. Belangrijkste functionaliteiten van digitale bewaring: Dit zijn de vereisten waaraan een goede oplossing voor digitale bewaring moet voldoen en de voordelen die het bedrijven biedt: Belangrijkste Functionaliteiten van Digitale Bewaring Digitale activa actief beheren en onderhouden, niet alleen passieve opslag Bestandsformaatveroudering aanpakken Voortdurende toegankelijkheid en bruikbaarheid verzekeren door zich aan te passen aan technologische veranderingen in de loop van de tijd Metadata en context onderhouden door de nodige informatie te verschaffen voor het begrijpen en gebruiken van de gegevens Authenticiteit waarborgen voor betrouwbaarheid gedurende hun digitale levensduur Wat is Gekwalificeerde Elektronische Archivering? Gekwalificeerde Elektronische Archivering (QeA) verwijst naar een gespecialiseerde vorm van elektronische documentbewaring die verder gaat dan standaard digitale archivering. QeA omvat extra functies en standaarden om te voldoen aan regelgeving en wettelijke vereisten. Het legt de nadruk op het langdurig bewaren van digitale activa terwijl specifieke industrie- of overheidsstandaarden worden nageleefd. De belangrijkste kenmerken van QeA zijn vaak Het maakt gebruik van geavanceerde beveiligingsmaatregelen om de integriteit en vertrouwelijkheid van gearchiveerde elektronische documenten te beschermen. Het integreert digitale handtekeningen om de authenticiteit van gearchiveerde documenten te verbeteren. Het is ontworpen om aan te sluiten bij industriespecifieke regelgeving en wettelijke kaders. In de Europese Unie kan het bijvoorbeeld voldoen aan de eIDAS-verordening. Het belangrijkste doel is om de toegankelijkheid en bruikbaarheid van gearchiveerde documenten gedurende een langere periode te behouden. Het verschil tussen documentbeheersystemen en digitale bewaring Een documentbeheersysteem (DMS) en gekwalificeerde elektronische archivering (QeA) dienen verschillende doelen bij het beheren van digitale informatie. Bedrijven moeten begrijpen dat een DMS geen archief is en dat een DMS zich primair richt op het organiseren, opslaan en terugvinden van elektronische documenten om te voldoen aan de huidige behoeften van de organisatie, terwijl QeA verder gaat door extra functies in te bouwen voor meer vertrouwen en naleving van de wet. Dit diagram helpt je het verschil tussen de twee te begrijpen: QeA, of Digitale Bewaring met extra vertrouwenslagen, richt zich specifiek op de bewaring van digitale activa op de lange termijn. Het zorgt voor naleving van regelgeving, garandeert de authenticiteit en integriteit van informatie en voegt functies toe zoals retentiebeheer en archiefverwijdering. Een traditioneel DMS kan daarentegen de diepgang missen die nodig is voor uitgebreide, langdurige digitale bewaring en de specifieke juridische overwegingen die door QeA worden gedekt. De volgende tabel helpt je om dieper in te gaan op het verschil tussen digitale bewaring en DMS: Systeemtype Functionaliteit Belangrijkste kenmerken Primaire focus Documentbeheersysteem Beheert actieve records en houdt toezicht op de creatie, bewerking en verwijdering van niet-permanente records tijdens hun bewaarperiode. - Creatie, bewerking en verwijdering van actieve documenten. Beheer van de levenscyclus van actieve documenten. Digitaal preserveringssysteem Behoudt records na actief gebruik, met de nadruk op functies zoals ontvangstbewijzen voor overdracht en integriteitsbewaking voor langdurige of permanente bewaring. - Overdrachtsbewijzen - Vastleggen van metadata - Documentatie over de bewakingsketen - Integriteitsbewaking Garandeert authenticiteit en duurzaamheid en beschermt records tegen aantasting. Wat is geen digitale bewaring: 1. Back-up Doel
Checklist om te beginnen met Gekwalificeerd Elektronisch Archiveren
In de jaren 1900 lagen de kantoortafels vaak vol met papieren en dossiers met cruciale gegevens. Om van deze chaos over te stappen op een meer georganiseerde aanpak, is gekwalificeerde elektronische archivering essentieel geworden. Het was gebruikelijk om alle essentiële informatie toegankelijk te houden, vooral voor het bezoek van een auditteam. Deze praktijk bracht echter aanzienlijke risico's met zich mee voor de gegevens, zoals brandongelukken. Gelukkig zijn de tijden veranderd en zijn moderne kantoren overgestapt op een efficiëntere en veiligere methode voor gegevensopslag: elektronisch archiveren. Met gekwalificeerde elektronische archieven kunt u afscheid nemen van papierwerk en genieten van de digitale database in uw openbare of privéomgeving. Na het lezen van deze blog bent u in een betere positie om de huidige archiveringsprocedures van het bedrijf te evalueren. Door de archief- en archiveringsstructuur van het bedrijf goed te onderzoeken, kunt u op zoek gaan naar gekwalificeerde archiefleveranciers. Een expert in het elektronische archiveringssysteem Elektronische archiveringssystemen slaan elektronische gegevens op, indexeren ze, categoriseren ze en beheren ze terwijl ze de integriteit en het behoud ervan gedurende de hele levenscyclus garanderen. Experts in gekwalificeerde elektronische archivering voorkomen dat gegevens worden gewijzigd of beschadigd en maken de productie van gecertificeerde kopieën voor audit- of juridische doeleinden mogelijk. Maar laten we eerst uitzoeken voor wie deze gids bedoeld is. Voor wie is deze checklist? Het bijhouden van elektronische gegevens is van cruciaal belang, of je nu een bedrijf runt, een school hebt, voor de overheid werkt of ondernemer bent. Deze gids is bedoeld voor organisaties die op zoek zijn naar specialisten voor hun digitale transacties. Alle sectoren die op zoek zijn naar tools voor langetermijnarchivering en eenvoudige toegankelijkheid van digitale bedrijfscontent zullen dus baat hebben bij elektronisch bijhouden van gegevens. Hieronder bespreken we hoe QeA veelbelovende voordelen biedt voor de volgende sectoren. Financiële afdeling De financiële afdeling kan profiteren van QeA omdat het veilige en eenvoudige toegang biedt tot financiële documenten. De nadruk ligt op tools voor het veilig bewaren van digitale inhoud, het archiveren van financiële resultaten en jaarverslagen. Verzekeringssector QeA biedt een wettelijk erkende methode voor het opslaan en bewaren van verschillende documenten, waaronder polissen, claims, acceptatiedossiers, klantdossiers en nalevingsdocumentatie voor de verzekeringssector. Bankwezen Zeg maar dag tegen de uitdagingen van fysieke opslag. qualified electronic archiving (QeA) maakt digitalisering en veilige opslag mogelijk van klantgegevens, leningsovereenkomsten, transactiedocumenten en andere informatie op papier voor de banksector. Gezondheidszorg QeA garandeert veilige elektronische opslag van dossiers, zoals röntgenfoto's, MRI's en CT-scans, samen met de bijbehorende rapporten. Toegang op afstand tot deze beelden vergemakkelijkt tijdige diagnose en behandelplanning. QeA integreert digitale identiteitsverificatie, digitale ondertekening en het genereren van bijbehorende contracten in bedrijfsprocessen om een papierloze wereld te bereiken, en kan een game changer zijn voor alle bovenstaande industrieën. Wat maakt een archief "gekwalificeerd"? Een elektronisch archief moet aan de volgende eisen voldoen om "gekwalificeerd" te zijn om particuliere en overheidsinstanties te helpen: Integriteit en authenticiteit Bij het vertrouwen in een gegevensarchief moet uw grootste zorg zijn dat de digitale records ongewijzigd blijven en dat hun oorsprong kan worden geverifieerd. Gekwalificeerde digitale archivering garandeert de integriteit en authenticiteit van de gegevens. Voldoen aan standaarden Het archief moet voldoen aan relevante technische vereisten en standaarden die door de Europese Commissie zijn geaccepteerd. Er zijn formaten, metadata en beveiligingsmaatregelen voor deze standaarden. Controleerbaarheid Het archief moet alle bewerkingen bijhouden die op de opgeslagen gegevens worden uitgevoerd, inclusief toegang, wijziging of verwijdering. Transparantie en traceerbaarheid van acties binnen het archief zijn mogelijk dankzij het controlespoor. Toegankelijkheid Gedurende de hele bewaarperiode moet het gekwalificeerde elektronische archiveringssysteem geautoriseerde toegang tot en opvraging van de opgeslagen gegevens mogelijk maken. Het moet voorzien in middelen om de gearchiveerde informatie op te zoeken, terug te vinden en te presenteren in een bruikbaar formaat, waarbij de integriteit en veiligheid die inherent zijn aan gekwalificeerde elektronische archivering worden gewaarborgd. Lange termijn archivering Er moeten mechanismen zijn om bestanden te archiveren gedurende de vereiste bewaarperiode. Dit omvat het nemen van de nodige technische voorzorgsmaatregelen om gegevensverlies of -corruptie te voorkomen. Om uw waardevolle activa te beschermen, kunt u onderzoeksgegevens, patenten en handelsmerken veilig opslaan met QeA. Als je wilt weten hoe je het papierwerk van je bedrijfsvoering kunt digitaliseren, speciaal voor banken en verzekeringsmaatschappijen, bekijk dan onze blog: Het digitaliseren van uw bedrijfspapieren - een stap voor stap proces voor banken en verzekeringsmaatschappijen. Waarom heeft u een gekwalificeerd elektronisch archief nodig? Door over te stappen op gekwalificeerde elektronische archieven vereenvoudigt en versnelt u de opslag en het terugvinden van gegevens en geeft u een krachtig signaal af dat u bent voorbereid op de toekomst. Door over te schakelen op gekwalificeerde elektronische archieven positioneert uw organisatie zich in de voorhoede van de digitale transformatie en stelt u een positief voorbeeld voor anderen in uw branche. Omdat elektronische archivering binnenkort verplicht is, is het belangrijk om projecten nu te kwalificeren. Het heeft geen zin om verouderde technologie weg te gooien als deze niet geschikt is voor de nieuwe vereisten. Deze gegevens moeten dus veilig worden opgeslagen, geordend en gemakkelijk toegankelijk zijn. Dit is mogelijk als de opslag van elektronische documenten voldoet aan de door de EU aangenomen regelgeving, zoals eIDAS. eIDAS staat voor Electronic Identification, Authentication, and Trust Services. De regelgeving biedt een veilig kader voor elektronische handtekeningen, digitale certificaten, elektronische zegels, tijdstempels en andere authenticatiemechanismen om veilige en wettelijk erkende elektronische transacties mogelijk te maken. Als je meer wilt weten over QeA, bezoek dan onze blog: Wat is gekwalificeerde elektronische archivering (QeA) en waarom zou het belangrijk voor je moeten zijn. Checklist om te beginnen met gekwalificeerd elektronisch archiveren Stap 1: Begrijp de basisprincipes van QEA Maak jezelf vertrouwd met het concept van gekwalificeerd elektronisch archiveren (QEA) en het belang ervan voor het waarborgen van gegevensintegriteit, authenticiteit en rechtsgeldigheid. Stap 2: Beoordeel uw archiveringsbehoeften Bepaal de specifieke archiveringsbehoeften van uw organisatie of project. Evalueer de soorten documenten en gegevens die u moet archiveren en het vereiste beveiligingsniveau. Stap 3: Onderzoek QEA-regelgeving Onderzoek de relevante regelgeving en normen voor gekwalificeerd elektronisch archiveren in uw regio of branche. Begrijp de wettelijke en technische vereisten om naleving te garanderen. Stap 4: Selecteer de juiste oplossing voor gekwalificeerd elektronisch archiveren Onderzoek en vergelijk verschillende oplossingen voor gekwalificeerd elektronisch archiveren op de markt. Zoek aanbieders die robuuste beveiligingsfuncties bieden Voldoen aan belangrijke wetten zoals GDPR