Rechtskonforme digitale Archivierung: Ein Leitfaden für Personalverantwortliche 

Warum die rechtskonforme Archivierung eine Priorität für die Personalabteilung darstellt

Personalverantwortliche sind die Verwalter einiger der sensibelsten Unterlagen in jedem Unternehmen: Verträge, Leistungsbeurteilungen, Gehaltsabrechnungen und Vereinbarungen, die sich über mehrere Beschäftigungsjahre erstrecken. Die Archivierung von Personalunterlagen ist nicht nur eine Frage der Praktikabilität, sondern auch für den rechtlichen Schutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung.

Vorschriften wie eIDAS, die DSGVO und nationale Arbeitsgesetze verlangen Nachvollziehbarkeit, Authentizität und langfristige Integrität. Die Nichteinhaltung dieser Standards kann zu Rechtsstreitigkeiten, Vertrauensverlust und Geldstrafen führen. In vielen Fällen kann die Personalabteilung aufgefordert werden, Unterlagen als Beweismittel vor Gericht oder im Rahmen einer Prüfung vorzulegen. Ist Ihr Archiv nicht rechtskonform, können die Folgen schwerwiegend sein. Die Prüfungsbereitschaft ist mittlerweile ein zentraler Bestandteil eines verantwortungsvollen Personalmanagements.

Was versteht man unter rechtlicher digitaler Archivierung?

Unter recht konformer digitaler Archivierung versteht man die Speicherung digitaler Dokumente in einer Weise, die deren Beweiskraft über einen längeren Zeitraum hinweg gewährleistet und sie im Falle von Streitigkeiten, Prüfungen oder Kontrollen rechtlich verwertbar macht. Dies bedeutet, dass sichergestellt wird, dass Ihre Personalunterlagen so lange nachweisbar, vertrauenswürdig und überprüfbar bleiben, wie dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Um diesen Standard zu erfüllen, müssen Sie Folgendes nachweisen können:

• Wer hat das Dokument erstellt oder unterzeichnet?
• Wann das Dokument erstellt, unterzeichnet oder archiviert wurde
• Dass das Dokument seit seiner Archivierung unverändert geblieben ist

Diese Art der Archivierung ist unerlässlich, da Personalunterlagen noch viele Jahre nach ihrer Erstellung als Beweismittel herangezogen werden können. Ob es sich nun um einen Arbeitsvertrag, eine Disziplinarakte oder eine Kündigungsmitteilung handelt – wenn Sie die Herkunft, Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments nicht nachweisen können, wird es möglicherweise nicht als gültiges Rechtsbeweismittel anerkannt.

Aus diesem Grund gibt es Vorschriften wie:

• eIDAS 2.0 (Europäischer Rechtsrahmen für elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste)
• DSGVO (Vorschriften zum Umgang mit personenbezogenen Daten und Aufbewahrungsfristen)
• Lokale Arbeitsgesetze (länderspezifische Vorschriften zur Aufbewahrung von Personalunterlagen)

Alle stellen ortsspezifische Anforderungen daran, wie digitale Dokumente archiviert werden müssen, um ihre Rechtsgültigkeit zu behalten.

Die rechtskonforme digitale Archivierung wird noch zuverlässiger, wenn sie von einem Dienstleister für qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) durchgeführt wird, der offiziell zertifiziert ist, die strengsten europäischen und belgischen Standards zu erfüllen, und ein Höchstmaß an rechtlicher Sicherheit bietet.

Die wichtigsten Herausforderungen, denen sich die Personalabteilung heute gegenübersieht

Moderne HR-Plattformen sind robust, sicher und eignen sich hervorragend für die Verwaltung von Mitarbeiterdaten; doch wenn es um die langfristige rechtliche Aufbewahrung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geht, bestehen nach wie vor Lücken:

• Ablauf der Signatur ohne Aufbewahrung: Digitale Signaturen können ihre Rechtswirksamkeit verlieren, wenn ihre Zertifikate ablaufen, es sei denn, dies wird durch eine automatisierte Aufbewahrung mittels qualifizierter Zeitstempelung und Signaturarchivierung gewährleistet.
• Lücken bei der Durchsetzung der Aufbewahrungspflichten: die Abhängigkeit von manuellen Benachrichtigungen oder Tabellenkalkulationen, wodurch das Risiko einer vorzeitigen oder verspäteten Löschung sowie der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften steigt.
• Isolierte Systeme, die zum Verlust von Metadaten führen: Mitarbeiterdaten, die über HRIS-, Onboarding-Tools, Lohnabrechnungs- und Leistungsmanagementsysteme verstreut sind, können bei der Übertragung wichtige Metadaten verlieren, was Audits und Überprüfungen erschwert.
• Unvollständige Integrität und Prüfbarkeit: Selbst bei Verschlüsselung und Zugriffsprotokollen kann es bei Systemen, denen eine kryptografisch sichere, auf Hash-Werten basierende Überwachung fehlt, schwierig sein, nachzuweisen, dass ein Dokument im Laufe der Zeit unverändert geblieben ist.

Worauf Personalverantwortliche achten sollten

Bei der Auswahl oder Bewertung einer digitalen Archivierungslösung sollten Personalverantwortliche sicherstellen, dass das von ihnen gewählte System über die reine Speicherung hinausgeht und die langfristige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften tatsächlich gewährleistet.

Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:

• Qualifizierte Zeitstempelung: Fügt die Lösung zertifizierte Zeitstempel hinzu, um nachzuweisen, wann Dokumente erstellt oder archiviert wurden, und bewahrt diesen Nachweis über einen längeren Zeitraum auf?
• Erhaltung der Unterschrift: Bewahrt das System digitale Signaturen auch nach Ablauf ihrer Zertifikate automatisch auf, sodass Dokumente auch Jahre später noch rechtsgültig bleiben?
• Sichere, unveränderliche Prüfpfade: Erfasst die Archivierungslösung jeden Zugriff, jeden Download und jede Änderung mithilfe kryptografisch geschützter Protokolle, die weder verändert noch gelöscht werden können?
• Automatisierte Durchsetzung der Aufbewahrungspflichten: Sind die Aufbewahrungsfristen vollständig automatisiert und mit integrierten Kontrollmechanismen ausgestattet, um ein versehentliches vorzeitiges Löschen oder eine zu lange Aufbewahrung zu verhindern?
• Integrität und Durchsuchbarkeit von Metadaten: Schützt das System Metadaten während der Migration und ermöglicht es eine erweiterte Dokumentensuche anhand von Schlüsselfeldern?
• Einhaltung der EU- und belgischen Vorschriften: Erfüllt die Plattform die Anforderungen von eIDAS, DSGVO, ISO 14641, ETSI 119.511 / 512 und damit verbundene Normen, um die grenzüberschreitende rechtliche Anerkennung zu gewährleisten?
• Zertifizierter Vertrauensdienstleister: Wird Ihre Archivierungslösung von einem qualifizierten Vertrauensdienstleister (QTSP) betrieben bzw. gehostet, um ein Höchstmaß an Neutralität und Rechtssicherheit zu gewährleisten?

Der Ansatz von Docbyte: Sicher. Konform. Vertrauenswürdig.

Docbyte Vault für die Personalabteilung ist eine Software-as-a-Service-Plattform (SaaS), die speziell für die langfristige digitale Archivierung und die rechtskonforme Aufbewahrung entwickelt wurde. Sie geht weit über die reine Speicherung von Dokumenten hinaus, indem sie den rechtlichen Wert Ihrer Personalakten während ihres gesamten Lebenszyklus aktiv sicherstellt.

Folgendes zeichnet Docbyte Vault aus:

• Zertifiziert und anerkannt: Docbyte ist BELAC-zertifiziert, offiziell als qualifizierter Vertrauensdienstleister (QTSP) in der EU-Vertrauensliste aufgeführt und derzeit der einzige anerkannte Anbieter für qualifizierte elektronische Archivierung (QeA) in Europa.
• Entwickelt für die Einhaltung europäischer Vorschriften: Docbyte Vault entspricht in vollem Umfang den strengsten EU- und belgischen Vorschriften und gewährleistet die lückenlose Einhaltung von eIDAS, DSGVO, ISO 14641, ETSI 119.511 / 512 usw.
• Integrierter Schutz für Signaturen und Zeitstempel: Digitale Signaturen und zertifizierte Zeitstempel werden automatisch gesichert und rechtlich aufbewahrt, auch über die Gültigkeitsdauer ihrer ursprünglichen Zertifikate hinaus.
• Automatisierung der Kundenbindung als Kernelement: Docbyte Vault sorgt ohne manuellen Eingriff für die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen für Dokumente und wendet Ihre vordefinierten Richtlinien konsequent an, um die vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.
• Umfassende, manipulationssichere Protokollierung von Aktivitäten: Alle Dokumentenvorgänge werden in manipulationssicheren Prüfprotokollen erfasst, wodurch eine lückenlose Rückverfolgbarkeit sowie ein rechtskräftiger Nachweis der Dokumentenhistorie gewährleistet ist.
• Nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme: Docbyte Vault lässt sich problemlos mit HR-Plattformen, Signaturlösungen und Authentifizierungssystemen verbinden und stellt somit eine nahtlose Erweiterung Ihrer digitalen Umgebung dar.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Docbyte Vault eine umfassende, rechtskonforme Grundlage für das Personalaktenmanagement, die Langzeitaufbewahrung und die qualifizierte elektronische Archivierung bietet. Die Lösung ist von Grund auf darauf ausgelegt, das digitale Vertrauen zu gewährleisten.

Fazit: Die Zukunft der Compliance im Personalwesen beginnt mit digitalem Vertrauen

Die rechtskonforme digitale Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil der modernen Compliance im Personalwesen. Angesichts geltender Vorschriften wie eIDAS und DSGVO müssen Personalabteilungen Lösungen einsetzen, die Rückverfolgbarkeit, die Sicherung von Signaturen und uneingeschränkte Rechtswirksamkeit gewährleisten.

Durch die Wahl einer zertifizierten Lösung wie Docbyte Vault, Personalverantwortliche können beruhigt sein, da sie wissen, dass ihre Personalakten über Jahre hinweg sicher, durchsuchbar und rechtskonform sind.

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