Docbyte stärkt seine Sicherheit und Ausfallsicherheit gemäß ISO 27001 und NIS2

Docbyte ist ein qualifizierter Vertrauensdienstleister (QTSP) gemäß eIDAS. Mit unserer zertifizierten Software für die digitale Archivierung, Docbyte Vault, ermöglichen wir es Organisationen, Daten zu speichern und zu bewahren elektronische Aufzeichnungen, elektronische Signaturen und Siegel im Einklang mit den gesetzlichen und aufsichtsrechtlichen Anforderungen.

Docbyte Vault wurde entwickelt, um die Integrität, Authentizität und die rechtliche Beweiskraft dieser Unterlagen während ihres gesamten Lebenszyklus zu gewährleisten. Dies umfasst streng regulierte Bereiche wie das Arbeitsrecht, die Finanzaufsicht, die Rechenschaftspflicht im öffentlichen Sektor sowie Gerichtsverfahren.

Da Docbyte in diesem Bereich tätig ist, sind Sicherheit und Ausfallsicherheit keine optionalen Merkmale. Es handelt sich vielmehr um strukturelle Anforderungen.

Qualifizierte Trust-Services als Kernstück von Docbyte

Docbyte ist ein qualifizierter Trust-Dienstleister (QTSP), der im EU-Vertrauensliste / eIDAS-Dashboard, und bietet die folgenden qualifizierten Treuhanddienste an:

• Qualifizierte elektronische Archivierung (QeArch)
• Aufbewahrung qualifizierter elektronischer Signaturen (QPres für QESig)
• Aufbewahrung qualifizierter elektronischer Siegel (QPres für QESeal)

Qualifizierte Vertrauensdienste sind gesetzlich geregelte Dienste. Sie erfordern die kontinuierliche Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, eine formelle Aufsicht sowie nachweisbare Kontrollmaßnahmen in den Bereichen Sicherheit, Governance und operative Widerstandsfähigkeit.

Dieser regulatorische Status hat direkten Einfluss darauf, wie wir die Themen Cybersicherheit, Risikomanagement und Betriebskontinuität angehen.

“Sicherheit und Vertrauen sind keine Funktionen, die man nachträglich hinzufügt. Bei Docbyte bilden sie die Grundlage für unsere Tätigkeit als qualifizierter Vertrauensdienstleister,” sagt Frederik Rosseel, Geschäftsführer von Docbyte. “Die Norm ISO 27001 und unsere Verpflichtungen als „essentielles Unternehmen“ im Sinne der NIS-2-Richtlinie sind für uns keine bloßen Abhakpunkte. Sie spiegeln wider, wie wir Docbyte Vault für Organisationen konzipieren, steuern und betreiben, die auf langfristige Rechtssicherheit und operative Widerstandsfähigkeit angewiesen sind..”

Warum Docbyte gemäß NIS2 strengeren Cybersicherheitsverpflichtungen unterliegt

Nach belgischem Recht fallen QTSPs in den Geltungsbereich des NIS2-Richtlinie als wesentliche Einrichtungen. Als wesentliche Einrichtung unterliegen wir gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf das Cybersicherheits-Risikomanagement, die Bearbeitung von Vorfällen und die aufsichtsrechtliche Überwachung. Diese Verpflichtungen gelten für unsere gesamte Organisation und nicht nur für ein einzelnes System oder eine einzelne Abteilung.

Für unsere Kunden bedeutet dies, dass wir strengeren regulatorischen Auflagen unterliegen als Unternehmen, die nicht als QTSPs anerkannt sind und nicht unter die NIS2-Richtlinie fallen.

Was NIS2 für den täglichen Betrieb bei Docbyte bedeutet

NIS2 legt den Schwerpunkt auf betriebliche Widerstandsfähigkeit und Rechenschaftspflicht. Für Docbyte umfasst dies:

• Strukturiertes Risikomanagement im Bereich Cybersicherheit, das Mitarbeiter, Prozesse und Systeme umfasst
• Formelle Verfahren zur Erkennung, Reaktion und Meldung von Vorfällen
• Klare Zuständigkeiten in der Unternehmensführung und Aufsicht durch die Geschäftsleitung
• Festgelegte Zusammenarbeit mit den nationalen Aufsichtsbehörden bei der Bearbeitung von Vorfällen und der Aufsicht

Wesentliche Vorfälle müssen innerhalb festgelegter Fristen bewertet, gemeldet und weiterverfolgt werden. Die Analyse nach dem Vorfall sowie Korrekturmaßnahmen sind Teil dieses Prozesses.

Diese Verpflichtungen stärken die Zuverlässigkeit für Organisationen, die auf Docbyte Vault um rechtsrelevante Unterlagen über lange Zeiträume hinweg aufzubewahren.

Wie die Norm ISO 27001 die Sicherheit bei Docbyte strukturiert

ISO 27001 bietet den operativen Rahmen, der die oben beschriebenen NIS2-Verpflichtungen unterstützt. Es definiert die Anforderungen an ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) auf der Grundlage von Risikobewertung, Umsetzung von Kontrollmaßnahmen, Überwachung und kontinuierlicher Verbesserung.

Wir verfügen über eine Zertifizierung nach ISO 27001, die folgende Bereiche abdeckt:

• Entwurf, Entwicklung, Implementierung und Betrieb von Software zur Automatisierung der Kundenkommunikation sowie der Prozesse im Zusammenhang mit behördlichen Kundeninteraktionen, die Daten erfasst, verarbeitet und archiviert. Kundenservice für diese Software.    
  Zertifikat Nr. BQA_ISMS_C_20231273, ausgestellt am 16.10.2023.

Einige Organisationen zertifizieren einzelne Prozesse oder begrenzte Umgebungen. Bei Docbyte unterstützt das Informationssicherheitsmanagement die Bereitstellung regulierter Vertrauensdienste sowie von Docbyte Vault als Ganzes im Einklang mit dem genehmigten Zertifizierungsumfang.

Wie sich die rechtlichen Verpflichtungen gemäß NIS2 und die Sicherheitsmaßnahmen nach ISO 27001 bei Docbyte in Einklang bringen lassen

ISO 27001 und NIS2 erfüllen unterschiedliche Funktionen, ergänzen sich jedoch gegenseitig.

Die Norm ISO 27001 sieht ein strukturiertes Managementsystem für die Informationssicherheit vor, das folgende Elemente umfasst: Risikobewertung und Risikobehandlung, Zugriffskontrolle und Identitätsmanagement, sicheren Betrieb, Überwachung und Protokollierung, Vorbereitung und Erprobung von Maßnahmen zur Reaktion auf Vorfälle, Sicherheitsmanagement für Lieferanten und Dritte sowie Planung der Geschäftskontinuität und der Wiederherstellung. Die NIS2-Richtlinie ergänzt diese um rechtliche Rechenschaftspflicht, behördliche Aufsicht und die verpflichtende Meldung von Vorfällen.

Gemeinsam stellen sie sicher, dass die Sicherheits-Governance von Docbyte weiterhin aktiv und überprüfbar ist und den regulatorischen Anforderungen entspricht.

Was dies für Unternehmen bedeutet, die Docbyte Vault nutzen

Für Organisationen, die Docbyte Vault, bietet diese Kombination praktische Vorteile:

• Geringeres Lieferantenrisiko bei regulierten und sensiblen Unterlagen
• Eindeutige Sicherheits-Governance, gestützt durch unabhängige Prüfungen
• Vorhersehbare Reaktionen auf Vorfälle und Betriebsstörungen
• Größere Sicherheit bei Prüfungen, Inspektionen und Gerichtsverfahren

Unterstützung bei Sicherheitsmaßnahmen Langzeitkonservierung, Beweiskraft und Vertrauen über den gesamten Lebenszyklus digitaler Unterlagen hinweg.

So können unsere Kunden dies selbst überprüfen

Über das Docbyte Trust Center veröffentlichen wir Informationen zur Compliance, Richtlinien und Begleitmaterialien.

Kunden und Partner können sich unter folgendem Link über relevante Standards, Zertifizierungen und Informationen zur Unternehmensführung informieren: https://trustcenter.docbyte.com/

Diese Transparenz unterstützt die Sorgfaltspflicht, die Überprüfung von Beschaffungsprozessen sowie unsere dauerhaften Vertrauensbeziehungen.