GDPR- en MiFID II-conforme archivering

Navigating the legalities of data archiving is becoming more complex with regulations such as the GDPR and MiFID II. Data privacy and protection laws have standardized how organizations approach archiving to ensure compliance.

So, the big question is how to stay GDPR and MiFID II compliant when archiving. We’ll provide practical guidelines and a checklist to ensure your archiving practices uphold legal standards. GDPR die van invloed zijn op digitale archivering en hoe uw archiveringsoplossing deze uitdagingen moet aanpakken.

Het landschap begrijpen

Archiving, one of the most fundamental components of data management, stands at odds with the principles of GDPR due to historical inconsistencies in data retention policies and technological limitations. GDPR, with its harsh requirements for data minimization, access controls, and the right to be forgotten, creates a challenge when archiving digitally. Similarly, MiFID II, with its text archiving stipulations, presents specific challenges and opportunities within the financial sector.

Waarom traditionele archivering vaak niet compliant is

Traditionally, email and data archiving solutions were not designed to manage data in accordance with GDPR and MiFID II requirements. They are built for data hoarding, not data minimization.

Their inflexible structures often lack the granular access controls and deletion mechanisms now mandated, making them unable to support the needs of modern privacy and financial regulations.

GDPR Bewaartermijn: Hoe lang is te lang?

Een van de meest uitdagende aspecten van GDPR-compliance is het bepalen van de juiste bewaarperiode voor verschillende soorten gegevens. De verordening stelt dat gegevens alleen mogen worden bewaard als dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. GDPR schrijft geen specifieke tijdslimieten voor het bewaren van gegevens voor. In plaats daarvan wordt bepaald dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Navigeren door GDPR-naleving bij archivering

Your solution must have several critical features to achieve GDPR compliance in archiving. Robust security measures are necessary to protect personal data from unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction.

This requires implementing modern encryption methods, such as multi-factor authentication, secure data transfer protocols, and access controls. These measures protect data and fulfil the accountability principle under GDPR by demonstrating that your organization takes data protection seriously.

Moreover, encryption and pseudonymization help secure data by making it unidentifiable without additional information kept separately. By doing so, businesses can reduce the overall risk associated with data processing.

Minimaliseren en bewaren van gegevens

Automatisch bewaarbeleid en granulaire toegangscontroles staan centraal bij het beheren van gegevens die voldoen aan de GDPR. Hiermee kun je de duur van gegevensbewaring instellen en de toegang tot persoonlijke gegevens in het archief beperken tot degenen met een legitieme behoefte op basis van het principe van de laagste privileges.

Het bovenstaande moet worden bijgehouden in een uitgebreide Record of Processing Activities (ROPA). Dit is een vereiste van de GDPR en dient als een essentieel hulpmiddel voor verantwoording en beoordeling. ROPA-documenten moeten gedetailleerde informatie bevatten over alle verwerkingsactiviteiten en op verzoek beschikbaar worden gesteld aan toezichthoudende autoriteiten.

Ervoor zorgen dat de ROPA wordt nageleefd:

• Alle verwerkingsactiviteiten registreren, ongeacht de schaal
• ROPA regelmatig bijwerken om wijzigingen in gegevensverwerkingspraktijken te weerspiegelen
• Ervoor zorgen dat ROPA gemakkelijk toegankelijk is voor audits en inspecties

Je archiveringssysteem moet een bekwame navigator zijn voor de personen die op zoek zijn naar hun gegevens. Het moet eenvoudig zoeken en ophalen van archieven mogelijk maken en gegevens exporteren in een formaat dat gemakkelijk van het ene systeem naar het andere kan worden overgedragen, zodat het voldoet aan de navigatievereisten in GDPR Artikelen 15 en 20.

Recht om gegevens te verwijderen

Een belangrijk kwetsbaar gebied voor veel organisaties is e-mailarchivering. Om te voldoen aan GDPR moeten oplossingen voor e-mailarchivering gebruikers direct toegang kunnen geven tot hun gegevens en de mogelijkheid bieden om persoonlijke gegevens veilig te verwijderen.

Je archiveringssysteem moet een veilige manier bieden om gegevens te verwijderen volgens je bewaartermijn. Het moet in staat zijn om gegevens te verwijderen die niet meer hersteld kunnen worden en tegelijkertijd een register bij te houden van verwijderingen (zoals ROPA definieert) dat fungeert als uw complianceschip bij mogelijke audits of claims onder het recht om vergeten te worden.

Digitale versterking

Om gegevens te beschermen tegen de stormen van onbevoegde toegang en onopzettelijk verlies, moet uw archiveringsoplossing robuuste encryptie bieden voor gegevens in doorvoer en in rust; dit omvat regelmatige back-ups die gegevensintegriteit en bescherming tegen verlies garanderen, en inbraakdetectie- en preventiesystemen om te waarschuwen voor naderende veiligheidsbedreigingen.

Om beveiliging volledig in je bedrijf te integreren, moet je overwegen het volgende te implementeren: 

• Betrek deskundigen op het gebied van gegevensbescherming
• Noodzakelijke beveiligingen integreren in operationele processen
• Regelmatig systemen testen en evalueren op kwetsbaarheden in de privacy
• Medewerkers voorlichten over privacyprincipes

GDPR-nalevingscontrole

Zoals gezegd moet je archiveringssysteem in staat zijn om gedetailleerde records bij te houden van alle gegevensverwerkingsactiviteiten - een auditspoor dat in feite dient als logboek van je compliancetraject. 

Het uitvoeren van een grondige gegevensaudit is de belangrijkste eerste stap op weg naar compliance. Een audit omvat het identificeren van alle persoonlijke gegevens binnen uw bedrijf, begrijpen waar deze zich bevinden, hoe ze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft en bepalen wat moet worden gearchiveerd en wat niet. Deze stap dient twee cruciale doelen.

Ten eerste zorgt het voor meer transparantie binnen je organisatie, zodat iedereen weet welke gegevens ze verwerken. Ten tweede stelt het bedrijven in staat om te beoordelen hoe ze momenteel omgaan met gegevens en hoe ze deze beschermen ten opzichte van de strenge vereisten van GDPR.

Een effectieve gegevensaudit moet het volgende omvatten:

• Gegevenstype en -categorie
• Gegevensstroom en toegang
• Rechtvaardigingen voor verwerking
• Maatregelen voor gegevensbeveiliging
• Proces voor het wissen van gegevens

Zelfs met de meest robuuste systemen kan één enkele menselijke fout een organisatie blootstellen aan compliance-schendingen. Je team is je eerste verdedigingslinie bij het handhaven van GDPR en MiFID II compliance. Regelmatige training en bewustwordingsprogramma's voor medewerkers zijn daarom cruciaal.

De training van je team moet onder meer inzicht geven in de regelgeving en hun verantwoordelijkheden bij het omgaan met gegevens. Ook het herkennen van mogelijke overtredingen en hoe deze te melden moet aan bod komen. 

Regelmatige nalevingsbeoordelingen moeten periodieke controles van het gegevensbeschermingsbeleid en consistente controle van de nalevingsmaatregelen van je bedrijf omvatten om ervoor te zorgen dat je team overal van op de hoogte is.

MiFID II in kaart: de financiële grens

MiFID II voegt complexiteit toe aan de archivering van de financiële sector met zijn specifieke vereisten voor tekstarchivering. 

MiFID II tekstarchivering

MiFID II legt tekstarchivering vast als een wettelijke verplichting voor bepaalde financiële communicatie. Dit omvat het opnemen van alle telefoongesprekken en elektronische mededelingen die betrekking hebben op transacties in het kader van beleggingsdiensten, wanneer de persoon orders ontvangt of doorgeeft om transacties uit te voeren en wanneer de persoon zijn rekening behandelt. Deze gegevens moeten ten minste vijf jaar worden bewaard of zeven jaar op verzoek van de bevoegde autoriteit.

Naleving van MiFID II

Om te voldoen aan de vereisten van MiFID II voor tekstarchivering, moet je archiveringssysteem in staat zijn om relevante communicatiegegevens vast te leggen, te indexeren en op te slaan. Het moet dezelfde principes van retentie, toegang, verwijdering, beveiliging en auditing toepassen op dit aspect van het bijhouden van financiële gegevens als bij GDPR.

Het is van cruciaal belang om een balans te vinden tussen naleving en eenvoudige toegankelijkheid van gearchiveerde gegevens. Opslagsystemen moeten het mogelijk maken om snel en efficiënt te zoeken en op te vragen bij vragen over regelgeving.

Naar een veilige doorgang van dubbele naleving

While GDPR and MiFID II each have unique provisions, their emphasis on data governance, security, and accountability means significant overlap in their archiving requirements. For organizations that fall within the purview of both regulations, this means drafting a comprehensive and adaptable archiving strategy that meets both demands. Dual compliance means that your archiving practices are granular enough to meet GDPR mandates and comprehensive enough to satisfy MiFID II’s call for specific text archiving.

Investeer in archiveringstools en -software voor GDPR- en MiFID II-compliance, inclusief gegevensversleuteling, toegangscontrole en functies voor veilig wissen.

Een checklist voor het controleren van uw archiveringssysteem

As you analyze your existing archiving system or evaluate potential solutions, consider this checklist to ensure you are on the right course for GDPR and MiFID II compliance.

• Is uw gegevensclassificatie duidelijk en nauwkeurig?
• Houdt uw archiveringssysteem rekening met het bewaren en minimaliseren van gegevens?
• Is het systeem geschikt voor automatisch verwijderbeleid en granulaire toegangscontrole?
• Is het gemakkelijk om het recht op toegang en gegevensoverdraagbaarheid te controleren?
• Beschikt het systeem over robuuste processen voor het veilig verwijderen van gegevens die kunnen worden onderhouden en gecontroleerd?
• Zijn uw archiveringsprocedures transparant en gedocumenteerd?
• Zijn er krachtige versleutelings- en inbraakdetectiemaatregelen genomen? Worden er regelmatig back-ups gepland en getest?
• Ben je voorbereid op een verzoek van een betrokkene om toegang of verwijdering van gegevens?
• Is uw team opgeleid om met archivering om te gaan?
• Hebt u een regelmatig auditschema voor archivering?
• Can the system generate detailed audit trails and customizable compliance reports?

Onthoud dat de hoeksteen van compliance niet alleen in de technologische componenten ligt, maar ook in de processen, het beleid en de mensen rondom je archiveringssysteem. Compliant archiveren gaat over de gebruikte technologie en de praktijken voor het gebruik ervan. Het vereist een holistische benadering die juridische, operationele en technische componenten omvat.

Verheffing door deskundige oplossingen

Achieving and maintaining archiving practices that align with GDPR and MiFID II is not just about following a regulatory checklist; it’s about building a compliant strategy into the very spine of your data management infrastructure.

If the task daunts you, expert compliance and IT professionals can be the lighthouse guiding the role your archiving practices should fulfil in your organization’s overall compliance efforts.

Only by cultivating a culture and practice of awareness, adaptability, and continuous archiving improvement can your organization sail confidently onto the horizon of GDPR and MiFID II compliance.

Safe passage through these regulations is not just a legal necessity but a testament to the trustworthiness and commitment to privacy and security that organizations are increasingly expected to uphold in the digital age.