Archivage légal et archivage électronique qualifié pour la conformité légale

Les procédures juridiques et la conformité sont souvent liées à la tâche essentielle de l'archivage. L'archivage juridique ne consiste pas seulement à empiler des fichiers ou à sécuriser des données numériques sur un serveur. Il s'agit de préserver l'authenticité et l'intégrité d'informations qui pourraient un jour s'avérer cruciales devant un tribunal.

Ce billet offre une compréhension essentielle de l'archivage légal. Il vous présente l'archivage électronique qualifié (QeA), une nécessité en vertu du cadre législatif dans des pays comme la Belgique et, de plus en plus, dans toute l'Europe.

Archivage juridique : Garantir l'authenticité de l'information et la gestion de la conservation

Qu'est-ce que l'archivage légal ?

L'archivage légal fait référence à la sauvegarde de l'information de manière à ce que son authenticité puisse être établie et que sa période de conservation puisse être gérée efficacement. Il nécessite une approche systématique de la gestion des documents afin que l'authenticité puisse être prouvée et conservée par la suite.

L'archivage légal ne dispose pas d'une certification universelle attestant qu'une solution est à l'abri des défaillances, contrairement à ce que l'on pourrait croire. l'archivage électronique qualifié. En cas de litige, seule l'analyse minutieuse et les conclusions d'un expert permettent d'affirmer que les informations ont été conservées conformément aux normes juridiques.

Le rôle des solutions de gestion documentaire

Gestion des documents Les solutions d'archivage et de gestion des documents sont les gardiens contemporains des documents juridiques. Elles garantissent que vous pouvez récupérer les documents dans leur forme originale, prouvant ainsi leur originalité et leur conformité aux exigences légales.

Que vous traitiez des contrats, des accords, des dossiers ou des documents de conformité, une solution robuste fait partie intégrante de votre boîte à outils juridique.

Malgré la robustesse des solutions de gestion des documents et des archives, il est essentiel de reconnaître leurs limites en matière de protection juridique. Bien qu'indispensables à l'organisation et à la conservation des documents, ces systèmes ne remplissent que certains critères d'une archive électronique qualifiée (AQE).

Plus précisément, ils n'ont pas la certification nécessaire pour stocker légalement les signatures et les cachets électroniques. Il s'agit d'une lacune importante, car les signatures électroniques et les cachets numériques jouent un rôle de plus en plus important dans les transactions juridiques et commerciales.

L'absence de cette qualification signifie que, dans un scénario juridique, documents conservés dans ces systèmes pourraient ne pas avoir la capacité juridique requise, en particulier lorsque l'authenticité des endossements électroniques est remise en question.

Par conséquent, si les solutions de gestion documentaire sont essentielles pour les opérations quotidiennes, elles ne doivent pas se limiter à l'archivage juridique complet des documents, en particulier ceux qui portent des signatures électroniques et des cachets numériques.

L'ère de l'archivage électronique qualifié (AQE)

Dans des régions comme la Belgique, la loi sur le numérique a rendu obligatoire l'archivage de certains types d'informations à l'aide d'une solution d'assurance qualité. Le déploiement prévu de cette exigence pour d'autres types d'informations dans toute l'Europe, alimenté par le projet eIDAS (identification, authentification et authentification électroniques), est encore plus convaincant. Services fiduciaires). En vertu de ce règlement, les services électroniques, y compris l'archivage, doivent répondre à des normes spécifiques de vérification et de sécurité.

Contrairement aux solutions de gestion documentaire standard, une solution QeA porte un badge de certification. Seules les solutions certifiées peuvent se conformer aux directives strictes en matière d'archivage électronique. Les solutions non certifiées offrent une certaine assurance, mais ne peuvent garantir le respect des attentes réglementaires.

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'une solution qualifiée est le renversement de la charge de la preuve. Cela signifie qu'en cas de litige concernant l'authenticité d'un document, il incombe au tribunal de prouver sa légitimité. Ce renversement constitue un changement fondamental dans la dynamique juridique, offrant une base de sécurité juridique lorsque des systèmes d'assurance qualité sont utilisés.

Qui doit se conformer à l'AQE ?

La connaissance des exigences de niche de l'AQE est impérative pour les responsables juridiques et les responsables de la conformité dans tous les secteurs. Que vous travailliez dans la finance, la santé, l'immobilier, la technologie ou au sein d'agences gouvernementales, s'assurer que votre système d'archivage électronique répond à ces critères n'est pas seulement une question de conformité, c'est aussi une question de préparation à tout examen juridique qui pourrait survenir.

Exigences en matière d'archives

La conformité n'est pas négociable ; de nombreuses normes internationales et régionales dictent la manière dont l'archivage légal doit être géré.

Examinons quelques-unes des directives les plus influentes dans ce domaine :

Règlements de l'ISO (Organisation internationale de normalisation)

Normes ISO servent de base à l'établissement d'un cadre fiable pour les pratiques d'archivage. Les normes ISO 9001 et la série ISO 30300 sont essentielles à la discussion.

Voici un bref aperçu de leurs implications pour l'archivage juridique :

ISO 9001 : Systèmes de gestion de la qualité

• Application: La norme ISO 9001 définit des principes de gestion de la qualité qui garantissent la cohérence, l'efficacité et la traçabilité des processus d'archivage légal.
• Conformité: L'adhésion à la norme ISO 9001 aide les organisations à démontrer leur capacité à fournir des services qui répondent aux exigences des clients et de la réglementation.

Série ISO 30300 : Système de gestion des documents

• Objectif: Il spécifie les exigences d'un système d'archivage, guidant la création, la capture et la conservation des documents.
• Mise en œuvre: Les organisations doivent établir des politiques et des objectifs pour la gestion des documents, afin de répondre aux exigences réglementaires en matière d'archivage.

Règlement GDPR (General Data Protection Regulation)

• Gestion des données personnelles: GDPR exige que les processus d'archivage d'une organisation s'alignent sur les exigences rigoureuses de protection des droits individuels.
• Conservation des données: Les archives visées par le GDPR ne doivent être conservées qu'aussi longtemps que nécessaire pour protéger les droits des personnes auxquelles les données se rapportent.

Règlement eIDAS (identification électronique, authentification et services de confiance)

L'eIDAS ouvre la voie à une réglementation normalisée en matière d'identification électronique et de services de confiance, en particulier pour les documents archivés numériquement.

• Le cadreL'eIDAS définit les conditions d'une interaction électronique sûre et transparente entre les entreprises, les citoyens et les autorités publiques.
• Acceptabilité juridique: Assure la reconnaissance juridique des signatures électroniques, qui fait partie intégrante de la validité des documents électroniques archivés.

Normes ETSI

ETSI dicte les normes techniques auxquelles il est essentiel de se conformer pour l'archivage des documents électroniques, en particulier en ce qui concerne eIDAS.

• Spécifications techniques: Couvre les stipulations relatives aux signatures numériques et garantit leur validité dans le temps, ce qui est crucial pour l'authentification des documents.
• Fiabilité: Démontre l'intégrité des signatures électroniques, prouvant que les documents électroniques archivés sont dignes de confiance et inviolables.

Normes e-Ark

Fournir des spécifications techniques et des outils est essentiel pour développer une infrastructure d'archivage intégrée, facilitant l'amélioration de la disponibilité, de l'accès et de l'utilisation. En outre, une analyse rigoureuse des ensembles agrégés de données d'archives est cruciale pour obtenir des informations précieuses et garantir l'efficacité des processus d'archivage.

• Intégration des archives numériques: soutient la conservation numérique et la gestion des documents électroniques afin d'en assurer la fiabilité à long terme.
• Conformité: Intégration aux normes eIDAS, garantissant l'authentification des documents et des signatures électroniques grâce à des protocoles rigoureux.

Une approche autonome de l'archivage juridique

Si les sociétés d'archivage juridique jouent un rôle crucial, une part importante de la responsabilité incombe aux personnes et aux équipes qui supervisent ce processus au sein de leur organisation. C'est pourquoi une entreprise doit régulièrement vérifier ses pratiques en matière d'archivage juridique.

Ces exercices garantissent le respect permanent des normes et des réglementations et servent de base à vos systèmes et stratégies d'archivage. L'équipe doit se doter des connaissances les plus récentes sur l'archivage légal et les lois qui s'y rapportent.

La formation continue est essentielle pour s'adapter et rester conforme au paysage juridique en constante évolution et pour prendre des mesures proactives afin de garantir que vos processus d'archivage juridique intègrent toutes les meilleures pratiques et la conformité.

Pour évaluer vos activités d'archivage, tenez compte des points suivants ;

• Examiner et mettre à jour régulièrement les politiques de conservation des documents afin de les aligner sur l'évolution des réglementations et des besoins de l'entreprise.
• Mettre en place des contrôles d'accès stricts et des autorisations pour les utilisateurs afin de limiter l'accès non autorisé aux documents sensibles.
• Sauvegarder régulièrement les données archivées et tester le processus d'extraction pour garantir l'intégrité des données et leur accessibilité en cas de sinistre ou de défaillance du système.
• Réaliser des audits et des contrôles périodiques des processus d'archivage afin d'identifier toute anomalie ou vulnérabilité potentielle.
• Se tenir informé des technologies émergentes et des évolutions du secteur afin d'améliorer en permanence les stratégies d'archivage.
• Maintenir une documentation claire et complète de tous les processus et procédures d'archivage pour assurer la conformité juridique.

Conclusion

En adoptant des solutions d'archivage robustes, les entreprises peuvent se conformer aux exigences légales, améliorer leur efficacité opérationnelle et se protéger contre les pertes de données ou les violations. La mise en œuvre de stratégies d'archivage complètes, comprenant des fonctions de sécurité et des capacités d'intégration de pointe, garantit que les informations commerciales essentielles sont préservées, vérifiables et accessibles à long terme.

Avec les progrès technologiques et l'évolution des réglementations, les organisations doivent rester vigilantes et adaptables dans leurs approches de l'archivage. Continuez à rechercher l'excellence en matière d'archivage juridique, en sachant que vos choix d'aujourd'hui pourraient définir votre défense de demain.