Tag: eidas

Begrijpen van OAIS-conforme archivering

Het beheren en bewaren van gegevens voor langdurige toegang wordt cruciaal in het informatietijdperk, waarin dagelijks enorme hoeveelheden gegevens worden gecreëerd. Het begrijpen en implementeren van het Open Archival Information System (OAIS) en compliant archivering is van fundamenteel belang in sterk gereguleerde sectoren. In dit artikel bespreken we het OAIS-model, het belang van Archival Information Packages (AIP) bij het onderhouden van OAIS-conforme archieven en algemene archiefinformatie die relevant is voor het waarborgen van de levensduur en toegankelijkheid van digitale records. Wat is OAIS? Deze internationale standaard stelt het referentiemodel vast voor een open archiefinformatiesysteem (OAIS) en definieert het als een organisatie die zich toelegt op het bewaren van informatie voor een specifieke gemeenschap. Het legt de nadruk op samenwerking bij de ontwikkeling van standaarden, maar impliceert geen onbeperkte toegang. De standaard biedt een kader voor het begrijpen van archivale concepten, stelt niet-archivale organisaties in staat om zich bezig te houden met conservering, vergemakkelijkt het vergelijken van archiefarchitecturen en begeleidt de ontwikkeling van lange termijn conserveringsstrategieën. Het ondersteunt ook de consensus over digitale informatiebewaring, stimuleert een grotere markt en geeft richting aan de ontwikkeling van OAIS-gerelateerde standaarden. Gedetailleerde informatie over het toepassingsgebied is beschikbaar in de subclausules 1.1 en 1.2 van de begeleidende CCSDS publicatie. Het OAIS model Het OAIS model schetst verschillende sleutelconcepten en rollen. Het definieert in grote lijnen 'archiefinformatie', inclusief gegevens die door het archief worden bewaard en de metadata die nodig zijn om de gegevens te begrijpen (context en structuur). De kern van het OAIS-model bestaat uit zes primaire verantwoordelijkheden. [De Ingest Functional Entity, aangeduid als 'Ingest', beheert de acceptatie van Submission Information Packages (SIP's) van producenten, voert kwaliteitscontroles uit en creëert Archival Information Packages (AIP's) die voldoen aan de standaarden van het archief. Deze functies zorgen voor een naadloze voorbereiding en opslag van inhoud binnen het Archief. De Archival Storage Functional Entity, geïdentificeerd als 'Archival Storage', is verantwoordelijk voor het opslaan, onderhouden en ophalen van Archival Information Packages (AIP's). De functies omvatten het ontvangen van AIP's van Ingest, het toevoegen aan permanente opslag, het beheren van de opslaghiërarchie, het verversen van opslagmedia, het uitvoeren van foutcontroles, het waarborgen van noodherstel en het leveren van AIP's voor toegangsopdrachten. De functionele entiteit Gegevensbeheer, aangeduid als "Gegevensbeheer", is verantwoordelijk voor het vullen, onderhouden en toegankelijk maken van beschrijvende informatie en administratieve gegevens binnen het Archief. De functies omvatten het beheren van de database van het Archief, het uitvoeren van updates, het uitvoeren van queries en het genereren van rapporten op basis van de gegevens van het gegevensbeheer. De functionele eenheid Administratie, met de naam 'Administratie', beheert de algemene werking van het Archiefsysteem, waaronder het onderhandelen over overeenkomsten voor indiening, het controleren van indieningen, het onderhouden van de systeemconfiguratie, het uitvoeren van technische verbeteringen, het bewaken van de inventaris en het bieden van klantenondersteuning. Deze entiteit is ook verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de normen en het beleid van het Archief. De functionele entiteit Preservation Planning, aangeduid als 'Preservation Planning', waarborgt de toegankelijkheid en begrijpelijkheid op lange termijn van in OAIS opgeslagen informatie. De functies omvatten het evalueren van de inhoud van archieven, het aanbevelen van updates en migraties, het ontwikkelen van standaarden, het leveren van risicoanalyserapporten, het monitoren van technologische veranderingen en het ontwerpen van informatiepakketsjablonen. Daarnaast draagt het bij aan de migratiedoelen van de overheid door middel van gedetailleerde plannen en prototypes. De Access Functional Entity, geïdentificeerd als "Access", faciliteert consumenten bij het ontdekken, beschrijven, lokaliseren en benaderen van informatie in het OAIS. De functies omvatten het ontvangen en verwerken van verzoeken van consumenten, het implementeren van toegangscontroles, het coördineren van de uitvoering van verzoeken, het genereren van antwoorden zoals informatiepakketten voor verspreiding, antwoorden op query's en rapporten, en het leveren van deze antwoorden aan consumenten. Door aan deze verantwoordelijkheden te voldoen, kan een organisatie worden beschouwd als OAIS-conform. Deze conformiteit geeft aan belanghebbenden aan dat de organisatie een robuust systeem heeft voor het betrouwbaar bewaren van digitale informatie. Waarom je een AIP nodig hebt om een OAIS-conform archief te hebben De sleutel tot het OAIS-model is het concept van het Archival Information Package (AIP). Een AIP is een compilatie van een dataobject, de beschrijvende metadata en alle andere materialen die nodig zijn om de informatie-inhoud duurzaam te bewaren. Het omvat alles wat nodig is om de dataset te beheren, te raadplegen en te begrijpen. Het belang van AIP's in OAIS-conforme archivering kan niet genoeg benadrukt worden - ze vormen de ruggengraat van het archiveringssysteem en zorgen ervoor dat gegevens authentiek, betrouwbaar en bruikbaar blijven. Wat OAIS (met AIP) compliant betekent OAIS compliant zijn betekent zich houden aan standaarden voor hoe data en metadata verpakt en onderhouden worden. De naleving zorgt ervoor dat de gegevens worden opgeslagen in een consistent, duurzaam formaat dat toekomstige technologieën kunnen openen en begrijpen. Dit omvat het documenteren van de herkomst van de data, creatiemethoden en wijzigingsgeschiedenis, naast andere belangrijke metadata. Algemene archiefinformatie Naast het begrijpen van het OAIS-model en het belang van AIP's, is het begrijpen van aanvullende archiefinformatie essentieel voor professionals die verantwoordelijk zijn voor digitale archivering. Deze extra informatie is cruciaal voor de volgende punten: Duurzaamheid en Schaalbaarheid: Het archiefsysteem moet groeien en zich aanpassen aan technologische veranderingen zonder de integriteit van de opgeslagen data aan te tasten. Juridische en ethische overwegingen: Archivarissen moeten zich houden aan het auteursrecht, privacywetten en ethische normen voor gegevensgebruik en toegang. Bewaringsmethoden: Het is essentieel om bekend te zijn met verschillende archiveringsstrategieën, zoals het gebruik van vertrouwde digitale opslagplaatsen, periodieke verversing van media en migratie van technologie. Conclusie Vertrouwd zijn met OAIS-conforme archivering is van het grootste belang om de langdurige bewaring en toegankelijkheid van digitale informatie te garanderen. Door gebruik te maken van het OAIS-model en OAIS-conforme archieven op te zetten, kunnen datamanagers en archivarissen de levensduur van de informatie waarborgen in een steeds veranderend technologisch landschap. Naleving van OAIS is een technische prestatie en een verplichting om het verleden te bewaren en het intellectuele erfgoed van de toekomst te waarborgen. Onthoud: Begrijp en implementeer het OAIS-model om gegevensbehoud te garanderen. Zorg voor OAIS-conformiteit voor data-integriteit en -toegankelijkheid op de lange termijn. Houd algemene archiefinformatie bij om te blijven voldoen aan veranderende standaarden. Door uw archiefpraktijken te wapenen met OAIS-compliance, zet u een belangrijke stap in de richting van verantwoordelijk en duurzaam databeheer.

eIDAS 2.0: Aankomende veranderingen in digitale ID 

In november 2023 hebben de Raad van de Europese Unie en het Europees Parlement een voorlopig akkoord geformaliseerd over het bijwerken en wijzigen van de Electronic Identification, Authentication and Trust Services (eIDAS) verordening. De nieuwe overeenkomst, die in de volksmond eIDAS 2.0 wordt genoemd, maakt de weg vrij voor een uitgebreid kader voor Europese digitale identiteit (eID). Zodra deze veranderingen zijn goedgekeurd en van kracht zijn, zullen ze grote gevolgen hebben voor alle burgers, inwoners en bedrijven in de EU. Lees verder voor meer informatie en ontdek hoe eIDAS 2.0 van invloed zal zijn op zowel particulieren als bedrijven. Achtergrond: Wat is eIDAS? De voorgestelde wetgeving wijzigt de eIDAS-verordening voor de interne markt van de EU, die in 2014 werd goedgekeurd en tussen 2016 en 2018 stapsgewijs werd ingevoerd. Deze alomvattende verordening moet ervoor zorgen dat de toegang tot openbare diensten en het verrichten van onlinetransacties over de EU-grenzen heen veilig zijn. Tot nu toe heeft eIDAS niet alleen effectief toezicht gehouden op elektronische archieven en digitale kluizen, maar ook op de manier waarop aanbieders van vertrouwensdiensten elektronische identificatie, elektronische handtekeningen, elektronische zegels, elektronische tijdstempels, elektronische diensten voor aangetekende bezorging (ERDS), elektronische documenten en websiteverificatiecertificaten leveren. Deze basisinstrumenten zijn essentieel voor het soepel uitvoeren van veilige elektronische transacties. In juni 2021 besloot de EU-Commissie echter nieuwe technologische uitdagingen voor online veiligheid aan te gaan en begon de Raad serieuze discussies over het aangaan van deze uitdagingen om de bestaande regelgeving van de EU te moderniseren en zo het vertrouwen, de veiligheid en het gemak van online transacties voor alle EU-burgers te verbeteren. Veranderingen Hoewel de oorspronkelijke eIDAS-verordening van toepassing was op elektronische handtekeningen, elektronische zegels en elektronische tijdstempels, evenals digitale kluizen en elektronische archieven, zal de bijgewerkte eIDAS 2.0 ook betrekking hebben op e-geregistreerde leveringsdiensten, e-certificaten voor authenticatie en elektronische zegels voor elektronische documenten. In wezen zal het toezicht houden op grensoverschrijdende digitale diensten zoals de authenticatie en identificatie van personen en websites. Daarnaast zal het de veiligheid en privacy voor elektronische identiteiten en vertrouwde diensten versterken door het opzetten van een kader dat het creëren van digitale identiteiten door middel van Europese digitale identiteitsportefeuilles zal vergemakkelijken. Deze identiteitsportemonnees zullen individuen en bedrijven in staat stellen om digitale identiteiten te creëren en te gebruiken zonder dat verplichte overheidsverificatie nodig is. Bovendien zullen zowel digitale identiteiten als vertrouwensdiensten worden verbeterd door de interoperabiliteitsstructuur van de nationale systemen van de lidstaten te stroomlijnen. Huidige en bijgewerkte vertrouwensdiensten die bedrijven nodig hebben Sommige voorstellen uit 2021 haalden de eindstreep, terwijl andere het onderzoek niet overleefden. De voorstellen die het meest van invloed zijn op individuen en organisaties in de EU zijn de volgende. De Europese Digitale Identiteitsportefeuille De goedgekeurde voorstelovereenkomst vereist dat lidstaten een Europese digitale identiteitsportefeuille (eID) uitgeven, die technisch gezien zal gaan over wat de verordening een beetje onhandig "elektronische attesten van kenmerken" noemt. Eenvoudig gezegd zal de eID digitale ID- en biometrische documenten opslaan, zoals mobiele rijbewijzen, diploma's, beroepscertificaten en documenten voor reizen, gezondheidszorg en bankieren. Elektronische archiveringsdiensten Digitale kluizen en de elektronische archivering van elektronische documenten worden gemoderniseerd door de introductie van het concept van "gekwalificeerde elektronische archiveringsdiensten", die ervoor moeten zorgen dat alle elektronische gegevens en documenten worden gecreëerd of onderhouden door een gekwalificeerde vertrouwensdienstverlener. Bovendien zullen de integriteit en nauwkeurigheid van hun oorsprong en wettelijke kenmerken gedurende de hele bewaarperiode behouden blijven. Tot slot verplicht het nieuwe voorstel tot een nauwkeurige registratie van de datum en tijd van het archiveringsproces. Om te garanderen dat de veiligheid en authenticiteit van elektronische archivering actueel blijft in het evoluerende digitale landschap, bevordert het voorstel het gebruik van de digitale identiteitsportefeuille om betrouwbare digitale identiteiten vast te stellen, die gebaseerd zullen zijn op gemeenschappelijke technische normen die in de hele Europese Unie worden aangenomen. Elektronische handtekeningen en zegels Om te zorgen voor consistente certificeringspraktijken in de hele EU, beveelt het voorstel aanvullende richtsnoeren van de Commissie aan voor het certificeren en hercertificeren van gekwalificeerde middelen voor het aanmaken van handtekeningen en zegels. Bovendien roept het voorstel op tot grensoverschrijdende erkenning van gekwalificeerde elektronische handtekeningen en zegels. Momenteel zijn er drie soorten e-handtekeningen opgenomen in eIDAS (eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde). Gekwalificeerde elektronische handtekeningen zijn net zo rechtsgeldig als handgeschreven handtekeningen op papier en moeten worden gecertificeerd door een gekwalificeerde service trust provider (QSTP). QSTP's zijn onderworpen aan de strengste EU-eisen en moeten regelmatige audits ondergaan die garanderen dat ze zich aan de reguleringsnormen houden. Tot slot introduceert eIDAS bepalingen voor het gebruik van elektronische zegels, die elektronische documenten met dezelfde autoriteit authenticeren als traditionele zegels die de oorsprong en integriteit van officiële documenten authenticeren. Elektronische tijdstempels Het binden van elektronische gegevens aan andere elektronische gegevens levert bewijs van het tijdstip waarop de gegevens hebben bestaan. Net als bij elektronische handtekeningen en zegels vraagt eIDAS 2.0 om grensoverschrijdende erkenning van de tijdstempels die door elke lidstaat worden uitgegeven. Elektronisch aangetekende afleveringsdiensten Deze vertrouwensdienst levert het bewijs dat elektronische gegevens zijn verzonden en ontvangen en biedt daarmee een zekerheid die vergelijkbaar is met aangetekende post in een traditioneel postsysteem. eIDAS 2.0 garandeert grensoverschrijdende interoperabiliteit tussen gekwalificeerde elektronisch aangetekende afleveringsdiensten. Websiteverificatiediensten Valt onder de noemer "gekwalificeerde vertrouwensdienst", websiteverificatie koppelt een website aan de natuurlijke of rechtspersoon die houder is van het certificaat en zorgt er zo voor dat gebruikers de identiteit van de website waarmee ze communiceren kunnen vertrouwen. Momenteel worden websites geauthenticeerd door basiscertificaten die worden gecontroleerd door certificeringsinstanties. Artikel 45 van het nieuwe eIDAS 2.0-voorstel geeft lidstaten de mogelijkheid om naar eigen goeddunken nieuwe basiscertificaten in te voeren. Dit is echter zeer bekritiseerd door cyberbeveiligingsexperts en het valt nog te bezien of deze wijzigingen uiteindelijk in de wet zullen worden opgenomen. De twijfel over elektronische grootboeken Aanvankelijk nam de ITRE-commissie een versie van het eIDAS 2-voorstel aan waarin de sectie over elektronische grootboeken werd uitgesloten als gereguleerde vertrouwensdienst. Dit was zeer verontrustend omdat elektronische grootboeken tegenwoordig een belangrijke rol spelen in vertrouwensdiensten. De oorspronkelijke reden om elektronische grootboeken uit te sluiten was puur om technologische neutraliteit te behouden. In feite zag de commissie over het hoofd dat elektronische grootboeken inherent neutraal zijn en een algemene categorie vertegenwoordigen in plaats van een specifieke implementatie. Je vraagt je misschien af waar ze voor bedoeld zijn. Elektronische grootboeken zijn veilige en transparante databases die

eIDAS: Bevordering van interoperabiliteit en veiligheid in de hele EU

Gezien alle zaken die binnen en door Europa gebeuren, zijn veilige elektronische transacties over de grenzen heen essentieel. Hier komt EIDAS (Electronic Identification, Authentication, and Trust Services) om de hoek kijken. De eIDAS-verordening werd aangenomen door de Europese Unie (EU) om de interoperabiliteit tussen de 27 lidstaten te bevorderen. Het belangrijkste doel is te zorgen voor grensoverschrijdende erkenning van elektronische identificatiesystemen en tegelijkertijd een hoge mate van vertrouwen en veiligheid te bieden bij elektronische transacties. We zullen bespreken waarom eIDAS is opgericht en hoe het bedrijven en consumenten ten goede komt. Waarom is eIDAS in het leven geroepen? eIDAS is het resultaat van een groeiende vraag naar veilige, grensoverschrijdende elektronische transacties. Het initiatief is in het leven geroepen om ervoor te zorgen dat alle andere lidstaten de elektronische identificatieregelingen van EU-lidstaten erkennen. Dit betekent dat een bedrijf in een EU-land zijn klanten nu kan authenticeren met behulp van zijn nationale elektronische identificatiesysteem en dat andere EU-landen deze authenticatie zullen erkennen. Als gevolg hiervan heeft eIDAS het vertrouwen, de veiligheid en de interoperabiliteit tussen landen vergroot, waardoor het voor bedrijven gemakkelijker en efficiënter is geworden om transacties in andere lidstaten uit te voeren. eIDAS-standaarden implementeren Het implementeren van eIDAS-standaarden kan een complexe en tijdrovende taak zijn. Stel dat uw organisatie nog geen ervaring heeft met elektronische identificatie. In dat geval moet u leren over de vereisten van de verordening, de verschillende soorten elektronische identificatie die beschikbaar zijn en de technologische infrastructuur die nodig is om ze te ondersteunen. Externe leveranciers hebben echter al het certificeringsproces doorlopen en beschikken over de benodigde infrastructuur en expertise om direct aan de slag te gaan. Dit betekent dat uw bedrijf, door gebruik te maken van een externe leverancier, tijd en middelen kan besparen en zich kan richten op zijn kernactiviteiten. Lagere kosten De implementatie van eIDAS-standaarden vereist een aanzienlijke investering in technologische infrastructuur, waaronder de hardware en software die nodig zijn om elektronische identificatie en vertrouwensdiensten te ondersteunen. Het certificeringsproces kan ook kostbaar zijn, omdat er externe auditors nodig zijn om te beoordelen of uw organisatie voldoet aan de vereisten van de regelgeving. Externe leveranciers hebben echter al geïnvesteerd en u kunt profiteren van hun bestaande infrastructuur zonder de kosten te hoeven dragen om alles intern te implementeren. Lager risico Het implementeren van eIDAS-standaarden kan riskant zijn, vooral als u meer expertise nodig hebt om volledig aan de vereisten van de verordening te voldoen. Als u er niet in slaagt om aan de eIDAS-standaarden te voldoen, kan uw organisatie worden blootgesteld aan datalekken, wettelijke aansprakelijkheid en reputatieschade. Het gebruik van een externe leverancier met ervaring en certificering op het gebied van elektronische identificatie en vertrouwensdiensten kan dit risico echter verlagen. Deze leveranciers worden regelmatig gecontroleerd, zodat ze altijd op de hoogte zijn van de laatste vereisten en zich houden aan de beste praktijken op het gebied van beveiliging en gegevensbescherming. Meer opties Er zijn veel soorten elektronische identificatie beschikbaar, van eenvoudige combinaties van gebruikersnaam en wachtwoord tot biometrische authenticatie zoals vingerafdruk- of gezichtsherkenning. Het intern implementeren van eIDAS-standaarden kan echter uw opties beperken wat betreft de soorten elektronische identificatie die u kunt gebruiken. Aanbieders van derden hebben daarentegen een breder aanbod van elektronische identificatie en vertrouwensdiensten beschikbaar. Dit betekent dat u de opties kunt kiezen die het beste bij de behoeften van uw organisatie passen zonder er vooraf in te investeren. eIDAS-certificering - Geavanceerd en Gekwalificeerd Om de eIDAS-standaarden binnen uw organisatie te implementeren, moet u een externe leverancier vragen of met hem samenwerken die de geavanceerde of gekwalificeerde certificering heeft ontvangen. Vertrouwenslijsten bevatten gegevens over leveranciers van certificaten voor elektronische handtekeningen, waarbij leveranciers van gekwalificeerde certificaten verplicht moeten worden vermeld. Elke lidstaat beheert en publiceert deze lijsten en gebruikers kunnen ze bekijken via de Trusted List Browser. We zullen de verschillen tussen geavanceerd en gekwalificeerd uiteenzetten, zodat je kunt vergelijken. 1. Geavanceerde elektronische handtekening Het certificaat voor een geavanceerde elektronische handtekening kan al dan niet gekwalificeerd zijn. De privésleutel van het certificaat hoeft niet verplicht te worden opgeslagen op een gekwalificeerd apparaat voor het aanmaken van elektronische handtekeningen (QSCD). Geavanceerde elektronische handtekeningen kunnen worden aangemaakt met behulp van Trust Service Providers (TSP) certificaten. 2. Gekwalificeerde elektronische handtekening Een gekwalificeerde elektronische handtekening vereist een gekwalificeerd certificaat. De private sleutel van het gekwalificeerde certificaat moet worden opgeslagen op een 'gekwalificeerd apparaat voor het aanmaken van elektronische handtekeningen' (QSCD). Volgens de eIDAS-verordening heeft een gekwalificeerde elektronische handtekening uitdrukkelijk dezelfde rechtsgeldigheid als een handgeschreven handtekening. Verstrekkers van gekwalificeerde certificaten voor elektronische handtekeningen worden verplicht opgenomen in de overeenkomstige nationale vertrouwenslijst, overeenkomstig de wettelijke verplichtingen van eIDAS. eIDAS in Europa De implementatie van eIDAS heeft bedrijven veel voordelen gebracht, zoals minder administratieve lasten en efficiëntere bedrijfsprocessen. Een bedrijf kan nu bijvoorbeeld contracten met andere bedrijven, consumenten of de overheid elektronisch ondertekenen zonder fysieke documenten. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke verlaging van de kosten, hogere winsten en veiligere elektronische transacties, waardoor het consumentenvertrouwen en de potentiële klantenkring zijn toegenomen. Een ander voordeel van eIDAS is de beschikbaarheid van betrouwbare diensten die zijn gevalideerd en goedgekeurd door een toezichthouder van een lidstaat. Deze diensten omvatten elektronische handtekeningen, zegels, tijdstempels en websiteverificatie. eIDAS zorgt ervoor dat deze vertrouwde diensten voldoen aan de eisen van de regelgeving en biedt bedrijven en consumenten in heel Europa een hoge mate van veiligheid en betrouwbaarheid. Dienstverleners die voldoen aan de eIDAS-verordening kunnen hun vertrouwensdiensten grensoverschrijdend aanbieden, waardoor bedrijven niet langer meerdere contracten hoeven te ondertekenen om in verschillende landen actief te kunnen zijn. eIDAS beschermt ook de privacy van EU-burgers die deelnemen aan grensoverschrijdende transacties. De verordening stelt strenge regels op voor de behandeling en verwerking van persoonsgegevens en zorgt ervoor dat de rechten van burgers in de hele EU worden gerespecteerd en beschermd. De verordening biedt transparantie en controle over het gebruik van persoonsgegevens, waardoor burgers vertrouwen krijgen in de beveiliging en veiligheid van hun informatie. Regels voor elektronische handtekeningen bij zakelijke transacties buiten Europa De wet voor elektronische handtekeningen is van toepassing op alle zakelijke transacties buiten Europa en vereist dat de consument toestemming geeft voordat er elektronische communicatie of transacties plaatsvinden. De toestemming moet schriftelijk worden gegeven en aan specifieke eisen voldoen, zoals dat de consument moet worden geïnformeerd over zijn recht of optie om de gegevens op papier of in een niet-elektronische vorm te laten verstrekken of beschikbaar te stellen. Het recht om de toestemming in te trekken, met inbegrip van eventuele voorwaarden, gevolgen en vergoedingen in geval van intrekking, moet

Begin hier met uw digitale archiveringsstrategie [Whitepaper].

Een digitale archiveringsstrategie wordt gebruikt om de digitale documenten van een bedrijf op te slaan, te organiseren, te beheren, te beschermen en te delen, met regels die door het bedrijf zelf zijn gedefinieerd. Het is een essentieel alternatief om alle gedigitaliseerde gegevens op orde, beschikbaar en toegankelijk te houden volgens specificaties voor toegangscontrole. Deze service is tegenwoordig onmisbaar geworden door de enorme hoeveelheid digitale documenten, gegevens, afbeeldingen, enz. Om te profiteren van alle voordelen van deze service, is het essentieel om een aantal specifieke best practices te implementeren die speciale aandacht vereisen. Met dat in gedachten hebben we een lijst gemaakt met de belangrijkste aandachtspunten om zo praktisch en efficiënt mogelijk voor je digitale archief te zorgen. Bekijk! Waarom vertrouwen op een digitaal archief in uw bedrijf? De voortdurende updates van IT-systemen en de voortdurende toepassing van nieuwe technologie zijn punten die het gebruik van een dergelijke dienst motiveren. Het hebben van een archief is echter nog interessanter dankzij de verkregen voordelen. Hier lees je waarom het de moeite waard is om een beroep te doen op dit type systeem! Hoe verbeter je je digitale archiveringsstrategie in 3 stappen? Gebruik je archiveringsoplossing voor zoveel mogelijk doeleinden Een goede archiveringsoplossing kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt en niet alleen voor het archiveren van documenten. In plaats van een kostenpost te zijn, bijvoorbeeld puur omwille van compliance, zorgt het voor een positieve ROI en helpt het u om blijvende kostenbesparingen te realiseren. Een goede archiveringsoplossing kan worden gebruikt voor: Het archiveren van klantcorrespondentie (bijv. MiFID II compliance) Het archiveren van documenten omwille van compliance, bijv. het beheren van bewaartermijnen Het buiten gebruik stellen of buiten gebruik stellen van applicaties waarvan je de documenten en data moet bewaren omwille van compliance (en het bieden van inzage in die informatie) Het langdurig bewaren van handtekeningen en zegels 2. Investeer in een cloudoplossing Uw archiveringsoplossing zal in veel gevallen worden gebruikt voor het veiligstellen van de vitale documenten van uw bedrijf (en als u dat niet doet, moet u eraan denken om op zijn minst een kopie van uw vitale documenten in de archiveringsoplossing te hebben). Bijgevolg is het geen goed idee om die oplossing op dezelfde locatie of in hetzelfde datacenter te hebben als je operationele systemen. In het geval van een calamiteit zijn de vitale gegevens van uw bedrijf veilig als ze zijn opgeslagen in een cloud archiveringsoplossing. Bovendien overtreft de beveiliging van cloudproviders de beveiliging die de meeste bedrijven kunnen implementeren. Houd uw oplossing "in vorm" Uw archiveringsoplossing moet evolueren met de behoeften van uw gebruikersgroep, d.w.z. de gegevens moeten via de juiste kanalen worden ontsloten en worden weergegeven in overeenstemming met de vereisten van uw gebruikers. Bonustip: Gebruik een betrouwbare digitale archiveringsoplossing Docbyte is een ideale oplossing voor uw bedrijf om een robuust en volledig beschermd digitaal archief te hebben. De verschillende modules dekken alles van digitalisering, ingest, classificatie, bewaring, handtekeningvalidatie, enz. tot het uitvoeren van audits. Het resultaat is een efficiënte, veilige en zeer strategische archiveringsoplossing. In de hedendaagse bedrijfsomgeving is digitaal overal; digitale communicatie via e-mail of (bedrijfs)sociale netwerken neemt toe, financiële oplossingen worden steeds meer gedigitaliseerd en medische patiëntendossiers worden gedigitaliseerd en zijn toegankelijk voor alle professionals en patiënten. Dit resulteert in een toenemende hoeveelheid digitale informatie en documenten die beheerd moeten worden. Om deze nieuwe bedrijfsmiddelen te beheren, vertrouwen bedrijven meestal op documentbeheer- en EIM-systemen of andere platforms. De juridische waarde van de informatie is echter nog steeds in gevaar en dwingt bedrijven om de papierlast te behouden. Ontdek de belangrijkste principes en mogelijkheden van eIDAS en lees meer over de gekwalificeerde archiveringsvereisten in de gratis whitepaper hieronder:

Digitaal afdichten: De volgende stap in digitale transformatie [Whitepaper]

De Europese eIDAS-verordening is bedoeld om de Europese grensoverschrijdende digitale informatie-uitwisseling te vergroten en overheden aan te zetten tot meer digitale uitwisseling met burgers. Voor organisaties biedt eIDAS een wettelijk kader voor websiteverificatie, digitale handtekening, digitale verzegeling, gekwalificeerde tijdstempeling en meer. Er zullen nieuwe "vertrouwenswolk"-diensten ontstaan die vertrouwde diensten bieden op het gebied van identificatie, handtekening, verzegeling en tijdstempeling. Aangezien deze vertrouwde derde partijen niet gebonden zijn aan beperkingen van de lidstaten, zal er een nieuwe markt ontstaan waar organisaties kunnen profiteren van dergelijke diensten die overal in Europa worden aangeboden. Met de juridische gelijkwaardigheid van gekwalificeerde digitaal ondertekende/verzegelde/tijdgestempelde documenten kunnen organisaties aanzienlijke winst boeken op het gebied van kostenbesparing en efficiëntie. Dit maakt het mogelijk om de volgende stap te zetten in de digitale transformatie van de organisatie en steeds meer papierloos te werken. Lees verder in de gratis whitepaper hieronder om de andere voordelen en drijfveren van digitaal verzegelen te ontdekken, en hoe u de juiste verzegelingsoplossing kiest. GRATIS DOWNLOADEN