Begrijpen van OAIS-conforme archivering

Het beheren en bewaren van gegevens voor langdurige toegang wordt cruciaal in het informatietijdperk, waarin dagelijks enorme hoeveelheden gegevens worden gecreëerd. Het begrijpen en implementeren van het Open Archival Information System (OAIS) en compliant archivering is van fundamenteel belang in sterk gereguleerde sectoren. In dit artikel bespreken we het OAIS-model, het belang van Archival Information Packages (AIP) bij het onderhouden van OAIS-conforme archieven en algemene archiefinformatie die relevant is voor het waarborgen van de levensduur en toegankelijkheid van digitale records.

Wat is OAIS?

Deze internationale norm stelt het referentiemodel vast voor een open archiefinformatiesysteem (OAIS) en definieert dit als een organisatie die zich toelegt op het bewaren van informatie voor een specifieke gemeenschap. Het legt de nadruk op samenwerking bij het ontwikkelen van standaarden, maar impliceert geen onbeperkte toegang. De standaard biedt een kader voor het begrijpen van archivale concepten, stelt niet-archivale organisaties in staat om zich bezig te houden met conservering, vergemakkelijkt het vergelijken van archiefarchitecturen en begeleidt de ontwikkeling van lange termijn conserveringsstrategieën. Het ondersteunt ook de consensus over digitale informatiebewaring, stimuleert een grotere markt en geeft richting aan de ontwikkeling van OAIS-gerelateerde standaarden. Gedetailleerde informatie over reikwijdte en toepassing is beschikbaar in subclausules 1.1 en 1.2 van de begeleidende CCSDS-publicatie.

Het OAIS-model

Het OAIS-model schetst verschillende sleutelconcepten en rollen. Het definieert in grote lijnen 'archiefinformatie', inclusief gegevens die door het archief worden bewaard en de metadata die nodig zijn om de gegevens te begrijpen (context en structuur). De kern van het OAIS-model bestaat uit zes primaire verantwoordelijkheden.

[AFBEELDING VAN OAIS MODEL TOEVOEGEN]

1. De Ingest Functional Entitymet de naam 'Ingest' beheert de acceptatie van Submission Information Packages (SIP's) van producenten, voert kwaliteitscontroles uit en creëert Archival Information Packages (AIP's) die voldoen aan de standaarden van het archief. Deze functies zorgen voor de naadloze voorbereiding en opslag van inhoud binnen het Archief.
2. De functionele entiteit archiefopslaggeïdentificeerd als 'Archiefopslag', is verantwoordelijk voor het opslaan, onderhouden en ophalen van archiefinformatiepakketten (AIP's). De functies omvatten het ontvangen van AIP's van Ingest, het toevoegen aan permanente opslag, het beheren van de opslaghiërarchie, het verversen van opslagmedia, het uitvoeren van foutcontroles, het zorgen voor noodherstel en het leveren van AIP's voor toegangsopdrachten.
3. De functionele entiteit gegevensbeheerGegevensbeheer' is verantwoordelijk voor het vullen, onderhouden en toegankelijk maken van beschrijvende informatie en administratieve gegevens binnen het Archief. De functies omvatten het beheren van de database van het Archief, het uitvoeren van updates, het uitvoeren van queries en het genereren van rapporten uit de gegevens van het gegevensbeheer.
4. De functionele entiteit Administratiemet het label 'Administratie' beheert de algehele werking van het Archiefsysteem, inclusief het onderhandelen over indieningsovereenkomsten, het controleren van indieningen, het onderhouden van de systeemconfiguratie, het uitvoeren van engineering voor verbetering, het bewaken van de inventaris en het bieden van klantenondersteuning. Deze afdeling is ook verantwoordelijk voor het opstellen en onderhouden van de normen en het beleid van het Archief.
5. De functionele entiteit voor conserveringsplanningDe afdeling 'Preservation Planning' waarborgt de toegankelijkheid en het begrip van in OAIS opgeslagen informatie op de lange termijn. Tot de taken behoren het evalueren van de inhoud van archieven, het aanbevelen van updates en migraties, het ontwikkelen van standaarden, het leveren van risicoanalyserapporten, het volgen van technologische veranderingen en het ontwerpen van sjablonen voor informatiepakketten. Daarnaast draagt het bij aan de migratiedoelen van de overheid door middel van gedetailleerde plannen en prototypes.
6. De Access functionele entiteitDeze functie, die wordt aangeduid als "Toegang", faciliteert consumenten bij het ontdekken, beschrijven en lokaliseren van en toegang krijgen tot informatie in het OAIS. De functies omvatten het ontvangen en verwerken van verzoeken van consumenten, het implementeren van toegangscontroles, het coördineren van de uitvoering van verzoeken, het genereren van antwoorden zoals informatiepakketten voor verspreiding, antwoorden op query's en rapporten, en het leveren van deze antwoorden aan consumenten.

Door aan deze verantwoordelijkheden te voldoen, kan een organisatie als OAIS-conform worden beschouwd. Deze conformiteit geeft aan belanghebbenden aan dat de organisatie een robuust systeem heeft voor het betrouwbaar bewaren van digitale informatie.

Waarom je een AIP nodig hebt voor een OAIS-conform archief

De sleutel tot het OAIS-model is het concept van het Archival Information Package (AIP). Een AIP is een compilatie van een dataobject, de beschrijvende metadata en alle andere materialen die nodig zijn om de informatie-inhoud duurzaam te bewaren. Het omvat alles wat nodig is om de dataset te beheren, te raadplegen en te begrijpen. Het belang van AIP's in OAIS-conforme archivering kan niet genoeg worden benadrukt - ze vormen de ruggengraat van het archiveringssysteem en zorgen ervoor dat gegevens authentiek, betrouwbaar en bruikbaar blijven.

Wat OAIS (met AIP) conform betekent

OAIS-compliant zijn betekent dat je je houdt aan standaarden voor de manier waarop gegevens en metadata worden verpakt en onderhouden. De naleving zorgt ervoor dat de gegevens worden opgeslagen in een consistent, duurzaam formaat dat toekomstige technologieën kunnen openen en begrijpen. Dit omvat het documenteren van de herkomst van de gegevens, de creatiemethoden en de wijzigingsgeschiedenis, naast andere belangrijke metadata.

Algemene archiefinformatie

Naast het begrijpen van het OAIS-model en de betekenis van AIP's, is het begrijpen van aanvullende archiefinformatie essentieel voor professionals die verantwoordelijk zijn voor digitale conservering. Deze extra informatie is cruciaal voor de volgende punten: 

• Duurzaamheid en schaalbaarheid: Het archiefsysteem moet groeien en zich aanpassen aan technologische veranderingen zonder de integriteit van de opgeslagen gegevens aan te tasten.
• Juridische en ethische overwegingen: Archivarissen moeten zich houden aan het auteursrecht, de privacywetgeving en ethische normen voor het gebruik van en de toegang tot gegevens.
• Conserveringsmethoden: Het is belangrijk om bekend te zijn met verschillende conserveringsstrategieën, zoals het gebruik van vertrouwde digitale opslagplaatsen, periodieke verversing van media en migratie van technologie.

Conclusie

Bedreven zijn in OAIS-conforme archivering is van het grootste belang om het behoud op lange termijn en de toegankelijkheid van digitale informatie te garanderen. Door gebruik te maken van het OAIS-model en OAIS-conforme archieven op te zetten, kunnen datamanagers en archivarissen de levensduur van de informatie waarborgen in een steeds veranderend technologisch landschap. Naleving van OAIS is een technische prestatie en een verplichting om het verleden te bewaren en het intellectuele erfgoed van de toekomst te waarborgen.

Onthoud dit:

• De OAIS-model om het behoud van gegevens te garanderen.
• Zorg voor Conformiteit met OAIS voor gegevensintegriteit en -toegankelijkheid op de lange termijn.
• Houd algemene archiefinformatie om te blijven voldoen aan veranderende standaarden.

Door uw archiefpraktijken te wapenen met OAIS-conformiteit, zet u een belangrijke stap in de richting van verantwoord en duurzaam gegevensbeheer.