Het belang van het archiveren van bancaire communicatiedocumenten volgens de ECB

Naarmate de bancaire technologie voortschrijdt, moeten financiële instellingen gelijke tred houden met de voorschriften en eisen die worden gesteld door bestuursorganen, zoals de Europese Centrale Bank (ECB). Een van die vereisten is het permanent archiveren van communicatiedocumenten, wat uitdagingen met zich meebrengt vanwege de voortdurend evoluerende technologie.

Docbyte bespreekt hoe bepaalde communicatiedocumenten van banken volgens de ECB permanent moeten worden gearchiveerd en waarom software voor archivering en langetermijnbewaring essentieel is voor de banksector.

Bancaire communicatiedocumenten beheren met software

Financiële instellingen kunnen aanzienlijk profiteren van het gebruik van geavanceerde software voor het verwerken van financiële documenten en oplossingen voor elektronische archivering om te voldoen aan de strenge eisen van de Europese Centrale Bank (ECB) voor het permanent archiveren van cruciale documenten. 

Deze technologieën bieden een gestroomlijnde aanpak voor het beheer van de verschillende documenten die de ECB verplicht stelt. Juridische documenten en ondersteunende documentatie, die van cruciaal belang zijn bij juridische geschillen of audits, kunnen efficiënt digitaal worden verwerkt, geïndexeerd en opgeslagen, waardoor toegankelijkheid en naleving worden gewaarborgd.

Software voor het verwerken van financiële documenten maakt het mogelijk om uitgebreide mastersets van eindproducten en depotkopieën van publicaties te maken, waardoor een gedetailleerde momentopname van de activiteiten van de bank op specifieke tijdstippen ontstaat. 

Bovendien vergemakkelijkt de software het beheer van archiefinventarissen, gidsen en schema's, waardoor goed onderhoud en toegankelijkheid gegarandeerd zijn. Elektronische archivering is een aanvulling op deze inspanningen en biedt een veilige en gecentraliseerde opslagplaats voor deze digitale documenten. Richtsnoeren van de ECB voor permanente archivering.

Door deze technologieën te integreren, kunnen financiële instellingen voldoen aan de vereisten van de ECB en de efficiëntie, nauwkeurigheid en naleving van hun documentbeheerprocessen bevorderen.

De voordelen van het werken met een systeem voor de verwerking van financiële documenten gaan echter nog verder. Efficiënte onboarding en validatie van identiteiten zijn cruciale onderdelen van de financiële dienstverlening.

Het kan betrekking hebben op de belangrijkste processen voor identiteitsverificatie bij het uitvoeren van KYC-procedures (Know Your Customer). Het heeft ook betrekking op het delen van gegevens en geconsolideerde databases over beleggers, met het oog op een meer gestroomlijnde en veilige aanpak.

Documenten verzamelen en klanten werven

Verzoeken om toegang van het publiek zijn een andere reden waarom permanente archivering essentieel is. Banken moeten klanten op verzoek informatie kunnen geven over hun rekeningen en transacties.

Het permanent archiveren van deze documenten kan het proces vereenvoudigen. We zullen ons echter voornamelijk richten op de documentprocessen van onboarding van identiteiten in financiële instellingen. 

Onboarding en validatie van identiteiten

De onboarding en validatie van identiteiten in financiële diensten worden doorgaans uitgevoerd door dealers of agenten van de emittent, afhankelijk van de uitgiftevorm. De verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van KYC-procedures ligt bij de financiële dienstverlener, zoals een bank; hoewel uitbesteding aan derden is toegestaan, blijft de uiteindelijke verantwoordelijkheid bij de dienstverlener.

Basisonderzoek naar de identiteit van de klant houdt in dat relevante gegevens over de identiteit van de klant worden vastgelegd en dat die informatie wordt geverifieerd. Het is belangrijk om op te merken dat de Europese Commissie momenteel het volgende heroverweegt kyc regels als onderdeel van haar Digital Finance pakketlessen trekken uit de COVID-19 lockdown ervaringen.

Delen van gegevens en geconsolideerde databases over investeerders

Dealers/agenten spelen momenteel een cruciale rol in het aanbieden van KYC-diensten aan beleggers, en er is een visie om een "gecertificeerde database" te creëren die wordt gevoed door dealers via een onboarding- en KYC-procedure voor zowel beleggers als emittenten.

Deze database zou verschillende uitgiftemechanismen, zoals veilingen en syndicaties, kunnen stroomlijnen, waardoor de afhandeling van toegewezen orders soepeler verloopt en de klantkennis van de uitgevende instelling wordt verbeterd.

Emittenten erkennen de noodzaak om actuele gegevens over hun beleggers bij te houden, zowel met betrekking tot biedingen van beleggers in een transactie als op doorlopende basis. Vaste klantenrelaties maken overbodige identificatieprocessen overbodig; routinematige updates en onderhoud zijn echter noodzakelijk, vooral als reactie op wijzigingen in identificerende elementen zoals adres of wettelijke naam.

Het proces om de identiteit van klanten te verifiëren is in overeenstemming met de EU-richtlijn tegen het witwassen van geld (AML) en voldoet aan de nationale regelgeving. De specifieke methoden en documenten die hierbij betrokken zijn, zijn onder andere:

Voor natuurlijke personen

  - Nationale identiteitskaarten controleren

  - Verifiëren van paspoorten, verblijfsvergunningen, gekwalificeerde e-ID's, enz.

 - Naam

  - Adres

  - Geboorteplaats en -datum

  - Nationaliteit

Voor bedrijven

  - Een certificaat van openbare registratie aanvragen, zoals een handelsregister of partnerschapsovereenkomst

  - Partners identificeren

  - Gekwalificeerde e-ID's en andere relevante documenten verifiëren

- Bedrijfsgegevens

  - Handelsnaam

  - Rechtsvorm

  - Nummer handelsregister

  - Het adres van de maatschappelijke zetel of het hoofdkantoor

  - Namen van de vertegenwoordigende instantie of wettelijke vertegenwoordiger

Zoals gezegd is de dealer of agent van de emittent verantwoordelijk voor het opslaan en onderhouden van klantgegevens. Met de verwerking van financiële documenten kunt u dus de repetitieve taken verminderen die uw klanten moeten uitvoeren bij het verstrekken van gevoelige gegevens. Bovendien bespaart u, omdat de AI verzamelt, ook tijd van uw medewerkers.

In de praktijk ontvangen je klanten een verzoek om een vereist document te uploaden. Vervolgens wordt dit document automatisch ingelezen en gekoppeld aan de betreffende klantcase.

Anonimisering voor GDPR

Met anonimiseringstools kunnen gegevens uit verzamelde documenten worden gelezen terwijl beelden die persoonlijke informatie zouden kunnen onthullen, zoals ID-hoofdfoto's, zwart worden gemaakt of vervaagd. Deze tools bieden onmiddellijke, realtime bescherming en zorgen ervoor dat gegevens niet worden geopend of gekopieerd terwijl ze in je map wachten.

Toegangscontrole is ook noodzakelijk om te voldoen aan de GDPR-beperkingen. Investor passporting is één oplossing om ervoor te zorgen dat gebruikersgegevens beveiligd zijn. Het gaat om het veilig delen van gegevens tussen verschillende bedrijven en regelgevende instanties.

Oplossingen van derden hebben dus wel toegang tot gebruikersgegevens, maar ze moeten ook voldoen aan de regelgeving voor gegevensbescherming. Het creëert harmonie in de financiële dienstverleningssector en staat het delen van gegevens toe zonder de privacy van gebruikers in gevaar te brengen.

Hoe de verwerking van financiële documenten bankieren makkelijker maakt

Financiële instellingen maken steeds vaker gebruik van online documentverwerking en elektronische archivering om hun activiteiten te stroomlijnen en hun efficiëntie te verbeteren. De voordelen van het omarmen van deze technologieën zijn enorm, van het elimineren van papieren processen tot substantiële kostenbesparingen en omzetstijgingen.

Laten we eens kijken naar de belangrijkste voordelen en praktische toepassingen voor financiële dienstverleners.

1. Papierloze efficiëntie

Met online documentverwerking kunnen financiële instellingen afscheid nemen van omslachtige, op papier gebaseerde workflows, zowel extern als intern. De overgang naar digitale platforms maakt naadloze documentverwerking mogelijk, waardoor het risico op fouten afneemt en de algehele operationele efficiëntie verbetert.

2. Bewaren van digitale handtekeningen en zegels

De integratie van de bewaring van digitale handtekeningen en zegels zorgt voor de beveiliging en authenticiteit van kritieke informatie. Dit verbetert de integriteit van gegevens en creëert een veilig kader voor naleving van wettelijke vereisten.

3. Geautomatiseerde inwerkprocessen

Door gebruik te maken van technologie kunnen financiële instellingen het onboardingproces van klanten automatiseren, procedures versnellen en handmatige interventie tot een minimum beperken. Dit verbetert de klantervaring en vergemakkelijkt de naleving van KYC-procedures (Know Your Customer).

4. Operationele kostenbesparingen

Een van de belangrijkste voordelen van online documentverwerking is het potentieel om de operationele kosten met maar liefst 60% te verlagen. Automatisering van workflows en het screenen van documenten leidt tot optimalisatie van resources en een betere kosteneffectiviteit.

5. Efficiënte documentverificatie

Het gebruik van efficiënte en veilige processen voor documentverificatie zorgt ervoor dat essentiële informatie nauwkeurig wordt verzameld en verwerkt. Geautomatiseerde workflows dragen bij aan het foutloos genereren van documenten, waardoor de betrouwbaarheid van screenings toeneemt.

6. SAles Boost

Financiële instellingen kunnen hun omzet verhogen door gestroomlijnde processen voor onboarding en identiteitsvalidatie te implementeren. Dit versnelt niet alleen de klantenwerving, maar bevordert ook langdurige klantrelaties.

7. KYC-procedures en digitale financiering

De Europese Commissie herziet de KYC-regels (Know Your Customer) in het kader van het Digital Finance-pakket, rekening houdend met de lessen die zijn getrokken uit de COVID-19 lockdowns. Financiële dienstverleners zijn verantwoordelijk voor het uitvoeren van KYC-procedures, en er wordt gekeken naar mogelijke uitbesteding aan derden.

8. Delen van gegevens en geconsolideerde databases

Een uniforme database voor beleggersinformatie wordt een krachtig hulpmiddel voor efficiënte syndicatie en directe toegang tot veilingen. Het bijhouden van actuele gegevens over beleggers is cruciaal voor financiële instellingen en het concept van een gecertificeerde database die gevoed wordt door onboarding- en KYC-procedures wint aan populariteit.

Gezien de technologische uitdagingen is software voor langetermijnbewaring van cruciaal belang voor het onderhouden van deze archieven. Deze software kan banken helpen om de authenticiteit, nauwkeurigheid en volledigheid van hun gearchiveerde documenten te garanderen. Het stelt banken in staat om de levenscyclus van hun records te beheren, inclusief de creatie, opslag en uiteindelijke verwijdering van bepaalde documenten.

Bovendien beschermt software voor langetermijnbewaring tegen technologische veroudering door ervoor te zorgen dat documenten indien nodig kunnen worden gemigreerd of geconverteerd naar nieuwe formaten.