French 
English 
Dutch 
À mesure que la technologie bancaire progresse, les institutions financières doivent se conformer aux réglementations et aux exigences fixées par les organes directeurs, tels que la Banque centrale européenne (BCE). L'une de ces exigences est l'archivage permanent des documents de communication, ce qui pose des problèmes en raison de l'évolution constante de la technologie.
Docbyte explique comment certains documents de communication des banques doivent être archivés de manière permanente selon la BCE, et pourquoi les logiciels d'archivage et de conservation à long terme sont essentiels pour le secteur bancaire.
Gérer les documents de communication bancaire à l'aide d'un logiciel
Les institutions financières peuvent tirer profit de l'utilisation de logiciels avancés de traitement des documents financiers et de solutions d'archivage électronique pour répondre aux exigences strictes de la Banque centrale européenne (BCE) en matière d'archivage permanent des documents essentiels.
Ces technologies offrent une approche rationalisée de la gestion des divers documents exigés par la BCE. Les actes juridiques et les documents justificatifs, essentiels en cas de litige ou d'audit, peuvent être traités, indexés et stockés numériquement de manière efficace, ce qui garantit l'accessibilité et la conformité.
Les logiciels de traitement des documents financiers permettent de créer des ensembles complets de produits finis et des copies de dépôt des publications, fournissant un aperçu détaillé des activités de la banque à des moments précis.
En outre, le logiciel facilite la gestion des inventaires, des guides et des calendriers des documents, garantissant ainsi une maintenance et une accessibilité adéquates. L'archivage électronique complète ces efforts, en offrant un dépôt sécurisé et centralisé pour ces documents numériques, en adhérant à la Les orientations de la BCE en matière d'archivage permanent.
En intégrant ces technologies, les institutions financières peuvent s'aligner sur les exigences de la BCE, en favorisant l'efficacité, la précision et la conformité de leurs processus de gestion documentaire.
Cependant, les avantages d'une collaboration avec un système de traitement des documents financiers vont encore plus loin. L'intégration et la validation efficaces des identités sont des éléments essentiels du paysage des services financiers.
Il peut couvrir les processus clés impliqués dans la vérification de l'identité lors de l'exécution des procédures de connaissance du client (KYC). Elle couvre également le partage des données et les bases de données consolidées sur les investisseurs, en vue d'une approche plus rationnelle et plus sûre.
Collecte de documents et intégration des clients
Les demandes d'accès du public sont une autre raison pour laquelle l'archivage permanent est essentiel. Les banques doivent être en mesure de fournir à leurs clients, sur demande, des informations sur leurs comptes et leurs transactions.
L'archivage permanent de ces documents peut simplifier le processus. Cependant, nous nous concentrerons principalement sur les processus documentaires d'intégration des identités dans les institutions financières.
Embarquement et validation des identités
L'enregistrement et la validation des identités dans les services financiers sont généralement effectués par des courtiers ou des agents émetteurs, en fonction de la forme d'émission. La responsabilité de l'exécution des procédures KYC incombe au prestataire de services financiers, tel qu'une banque ; bien que l'externalisation à des tiers soit autorisée, la responsabilité finale reste du ressort du prestataire.
Le devoir de vigilance à l'égard de la clientèle consiste à enregistrer des données pertinentes sur l'identité du client et à vérifier ces informations. Il est important de noter que la Commission européenne est actuellement en train de reconsidérer la question de la kyc rules dans le cadre de son paquet Digital FinanceLe projet COVID-19, qui tire les leçons de l'expérience de la fermeture de la centrale COVID-19.
Partage des données et bases de données consolidées sur les investisseurs
Les courtiers/agents jouent actuellement un rôle crucial dans l'offre de services KYC aux investisseurs, et il est envisagé de créer une "base de données certifiée" alimentée par les courtiers au moyen d'une procédure d'inscription et de KYC pour les investisseurs et les émetteurs.
Cette base de données pourrait rationaliser divers mécanismes d'émission, tels que les adjudications et les syndications, en facilitant le traitement des ordres alloués et en améliorant la connaissance des clients de l'émetteur.
Les émetteurs reconnaissent la nécessité de tenir à jour les données relatives à leurs investisseurs, tant en ce qui concerne les offres des investisseurs dans le cadre d'une transaction que sur une base continue. Les relations établies avec les clients permettent d'éviter les processus d'identification redondants ; toutefois, il est impératif de procéder à des mises à jour et à une maintenance régulières, notamment en cas de changement d'éléments d'identification tels que l'adresse ou le nom légal.
Le processus de vérification de l'identité des clients est conforme à la directive européenne relative à la lutte contre le blanchiment d'argent (AML) et respecte les réglementations nationales. Les méthodes et documents spécifiques utilisés sont les suivants
Pour les personnes physiques
- Contrôle des cartes d'identité nationales
- Vérification des passeports, des permis de séjour, des cartes d'identité électroniques qualifiées, etc.
- Nom
- Adresse
- Lieu et date de naissance
- Nationalité
Pour les entreprises
- Demander un certificat d'enregistrement public, tel qu'un registre du commerce ou un contrat de partenariat
- Identification des partenaires
- Vérification des e-ID qualifiés et d'autres documents pertinents
- Coordonnées de l'entreprise
- Nom commercial
- Forme juridique
- Numéro du registre du commerce
- L'adresse de son siège social ou de son administration centrale
- Nom de son organe de représentation ou de son représentant légal
Comme nous l'avons mentionné, le courtier ou l'agent émetteur est responsable du stockage et de la conservation des données des clients. Le traitement des documents financiers vous permet donc de réduire les tâches répétitives que vos clients doivent effectuer lorsqu'ils fournissent des données sensibles. De plus, comme l'IA collecte les données, vous économisez également le temps de vos employés.
Dans la pratique, vos clients reçoivent une demande de téléchargement d'un document requis. Le système lit alors automatiquement ce document et le relie au dossier du client concerné.
Anonymisation pour le GDPR
Les outils d'anonymisation permettent de lire les données des documents collectés tout en masquant ou en rendant floues les images susceptibles de révéler des informations personnelles, telles que les photos d'identité. Ces outils offrent une protection immédiate et en temps réel, garantissant que les données ne sont pas consultées ou copiées pendant qu'elles attendent dans votre dossier.
Il est également nécessaire d'assurer un contrôle d'accès pour respecter les limites du GDPR. Le passeport de l'investisseur est une solution pour garantir la sécurité des données des utilisateurs. Il s'agit de partager en toute sécurité des données entre différentes entreprises et organismes de réglementation.
Elle permet donc à des solutions tierces d'accéder aux données des utilisateurs, mais elles sont également tenues de respecter les réglementations en matière de protection des données. Elle crée une harmonie dans le secteur des services financiers, en permettant le partage des données sans risquer de porter atteinte à la vie privée des utilisateurs.
Comment le traitement des documents financiers facilite les opérations bancaires
Les institutions financières ont de plus en plus recours au traitement des documents en ligne et à l'archivage électronique pour rationaliser leurs opérations et améliorer leur efficacité. Les avantages liés à l'adoption de ces technologies sont considérables, allant de l'élimination des processus basés sur le papier à des réductions de coûts substantielles et à l'augmentation des ventes.
Soulignons les principaux avantages et les applications pratiques pour les prestataires de services financiers.
1. Efficacité sans papier
Grâce au traitement des documents en ligne, les institutions financières peuvent dire adieu aux lourds flux de travail sur papier, tant en interne qu'en externe. Le passage à des plateformes numériques permet un traitement transparent des documents, réduisant le risque d'erreurs et améliorant l'efficacité opérationnelle globale.
2. Préservation des signatures et sceaux numériques
L'intégration de la préservation des signatures et sceaux numériques garantit la sécurité et l'authenticité des informations critiques. L'intégrité des données s'en trouve renforcée et un cadre sécurisé est mis en place pour le respect des exigences réglementaires.
3. Processus d'intégration automatisés
Grâce à la technologie, les institutions financières peuvent automatiser les processus d'accueil des clients, accélérer les procédures et minimiser les interventions manuelles. Cela améliore l'expérience des clients et facilite la conformité avec les procédures KYC (Know Your Customer).
4. Réduction des coûts opérationnels
L'un des avantages les plus significatifs de l'adoption du traitement des documents en ligne est la possibilité de réduire les coûts opérationnels dans une proportion stupéfiante de 60%. L'automatisation des flux de travail et de la sélection des documents permet d'optimiser les ressources et d'améliorer la rentabilité.
5. Vérification efficace des documents
L'adoption de processus de vérification des documents efficaces et sécurisés garantit la collecte et le traitement précis d'informations essentielles. Les flux de travail automatisés contribuent à la production de documents sans erreur, ce qui renforce la fiabilité des vérifications.
6. Sales Boost
Les institutions financières peuvent augmenter leurs ventes en mettant en œuvre des processus rationalisés d'accueil et de validation de l'identité. Cela permet non seulement d'accélérer l'acquisition de clients, mais aussi de favoriser les relations à long terme avec ces derniers.
7. Procédures KYC et finance numérique
La Commission européenne réévalue les règles KYC (Know Your Customer) dans le cadre du paquet sur la finance numérique, en tenant compte des leçons tirées des blocages COVID-19. Les prestataires de services financiers sont responsables de l'exécution des procédures KYC, et la possibilité d'une externalisation à des tiers est à l'étude.
8. Partage des données et bases de données consolidées
Une base de données unifiée pour les informations sur les investisseurs apparaît comme un outil puissant pour une syndication efficace et un accès direct aux ventes aux enchères. La mise à jour des données sur les investisseurs est cruciale pour les institutions financières, et le concept d'une base de données certifiée alimentée par les procédures d'onboarding et de KYC gagne du terrain.
Compte tenu des défis technologiques, les logiciels de conservation à long terme sont essentiels pour maintenir ces archives. Ce logiciel peut aider les banques à garantir l'authenticité, l'exactitude et l'exhaustivité de leurs documents archivés. Il permet aux banques de gérer le cycle de vie de leurs archives, y compris la création, le stockage et l'élimination éventuelle de certains documents.
En outre, les logiciels de conservation à long terme protègent contre l'obsolescence technologique en veillant à ce que les documents puissent être migrés ou convertis dans de nouveaux formats en cas de besoin.
