Het digitale klantinwerkproces

Bij digitale transformaties krijgt het digitale onboardingproces van klanten steeds meer aandacht, vooral in sectoren als het bank- en verzekeringswezen, waar het traditionele papierwerk nog steeds bestaat. Hoewel e-commerce de online koopervaring heeft gestroomlijnd, hebben veel sectoren hulp nodig om deze efficiëntie te evenaren.

De urgentie is nog groter nu de consumenten van vandaag, vooral het tech-savvy Millennial segment, snel van loyaliteit veranderen. Ze eisen een naadloze, snelle onboarding-ervaring die vergelijkbaar is met hun interacties met de detailhandel.

Helaas blijven in verschillende organisaties trage, papieren onboardingprocessen bestaan, wat leidt tot arbeidsintensieve activiteiten, een lage goedkeuring van klanten en aanzienlijke uitval.

Om deze uitdaging aan te gaan, moeten organisaties een cruciale transformatie ondergaan naar flexibele en geautomatiseerde interacties tussen klanten en leveranciers. De digitale onboarding oplossing De belangrijkste elementen zijn onder andere efficiënte vastlegging, identificatie, extractie, integratie, verificatie, documentgeneratie, digitale handtekening, verwerking en archivering, en authenticatie.

Hoewel er kant-en-klare en op maat gemaakte oplossingen bestaan, ligt het echte voordeel in de holistische integratie van deze stappen, die zorgen voor een gebruiksvriendelijke voorkant en een vloeiende en geautomatiseerde achterkant..

Het digitale klantinwerkproces begrijpen

De digitaal klanten werven proces is hoe bedrijven nieuwe klantinformatie valideren, nieuwe klanten authenticeren en ze in hun systemen integreren. Omdat alle bedrijven moeten voldoen aan regelgevingsconcepten, is dit onboardingproces hetzelfde voor banken, telecombedrijven, overheidsinstanties of elk ander type bedrijf of organisatie.

Het gaat om het verzamelen van klantinformatie zoals naam, adres en identificatiegegevens, het accepteren van eventuele voorwaarden en het verifiëren van financiële informatie in het geval van KYC.

Een potentieel voordeel van het digitale onboardingproces is het gemak. Klanten kunnen gemakkelijk overal en altijd informatie indienen via hun mobiele apparaten of computers.

Dit zorgt voor een meer naadloze, probleemloze ervaring voor de klant en stelt bedrijven in staat om de naleving van verschillende voorschriften vast te stellen en te handhaven, zoals Ken uw klant (KYC) en antiwitwaspraktijken (AML).

De rol van digitale handtekening in het onboardingproces voor klanten

Een digitale handtekening is essentieel voor het onboardingproces en stelt gebruikers in staat om juridisch bindende documenten elektronisch te ondertekenen. Elektronische handtekeningen bieden verschillende voordelen ten opzichte van traditionele papieren handtekeningen, zoals een betere documenttracering en snellere verwerkingstijden.

Bovendien kunnen e-handtekeningen fouten verminderen, fraude tegengaan en bedrijven in staat stellen aan de wettelijke vereisten te voldoen als ze worden opgeslagen bij een leverancier die gekwalificeerde elektronische archivering biedt.

Onboarding van gebruikersauthenticatie

Authenticatie is het proces waarbij de identiteit van een gebruiker wordt geverifieerd. Online bedrijven gebruiken meestal verschillende technieken voor identiteitsverificatie om nieuwe gebruikers te verifiëren, zoals wachtwoorden, twee-factor authenticatie, biometrie en andere.

Verificatie bij het onboarden van gebruikers is van vitaal belang omdat het bedrijven helpt beschermen tegen identiteitsdiefstal, fraude en andere frauduleuze activiteiten.

Stroomdiagram inwerkproces

Hier schetsen we een uitgebreide aanpak in negen stappen voor een succesvol digitaal onboardingproces, waarbij zowel zichtbare klantgerichte aspecten als even cruciale backend-activiteiten aan bod komen. Deze stappen omvatten; 

1. Vang

• Definitie: De eerste stap bestaat uit het verkrijgen van verschillende documenten, zoals identiteitskaarten, rekeningen van nutsbedrijven of andere relevante formulieren, via verschillende kanalen.

• Procesoverzicht: Het captureproces maakt gebruik van geavanceerde scantechnologieën om de digitalisering van fysieke en digitale documenten te garanderen, waarmee de basis wordt gelegd voor de volgende fasen.

2. Identificatie

• Definitie: Zodra de documenten zijn vastgelegd, maakt de identificatiestap gebruik van optische tekenherkenning (OCR) en intelligente algoritmen om de relevante informatie in elk document te herkennen en te categoriseren.

• Procesoverzicht: In deze fase worden belangrijke gegevens verzameld, zoals namen, adressen en identificatienummers, die de basis vormen voor het daaropvolgende verificatieproces.

3. Extractie

• Definitie: Voortbouwend op de geïdentificeerde gegevens extractie Deze stap bestaat uit het isoleren en extraheren van specifieke informatie die nodig is voor het onboardingproces.

• Procesoverzicht: Gespecialiseerde algoritmes analyseren de documentinhoud en extraheren relevante details zoals adressen, telefoonnummers, financiële informatie of andere relevante gegevens die cruciaal zijn voor klantidentificatie.

4. Integratie

• Definitie: Integratie houdt in dat de geëxtraheerde gegevens naadloos worden opgenomen in bestaande systemen, zodat er een uniforme en samenhangende opslagplaats van klantgegevens ontstaat.

• Procesoverzicht: Het integratieproces verbindt het onboardingsysteem met interne databases, CRM-systemen (Customer Relationship Management)of andere relevante platforms, om de consistentie en toegankelijkheid van gegevens te bevorderen.

5. Verificatie

• Definitie: Verificatie is een kritieke stap om de nauwkeurigheid en authenticiteit van de geëxtraheerde informatie te valideren en ervoor te zorgen dat deze overeenkomt met vooraf gedefinieerde criteria en compliance standaarden.

• Procesoverzicht: Robuuste verificatieprocessen worden mogelijk gemaakt door geautomatiseerde controles, vergelijking met externe databases en naleving van de richtlijnen voor Know Your Customer (KYC).

6. Documentgeneratie

• Definitie: Na een succesvolle verificatie omvat de stap van het genereren van documenten het creëren van de nodige overeenkomsten, contracten of ander essentieel papierwerk dat nodig is voor het onboardingproces van de klant.

• Procesoverzicht: Geautomatiseerde tools genereren op maat gemaakte documenten op basis van geverifieerde klantgegevens en stroomlijnen zo het papierwerk dat nodig is om het onboardingproces te formaliseren.

7. Digitale handtekening

• Definitie: In de digitale handtekening stap worden de onboarding documenten aangeboden voor elektronische handtekeningen, zodat klanten hun informatie veilig kunnen bekrachtigen en authenticeren.

• Procesoverzicht: Door gebruik te maken van geavanceerde cryptografische technieken garanderen digitale handtekeningen de integriteit en authenticiteit van de ondertekende documenten, waardoor fysieke handtekeningen overbodig worden.

8. Proces & Archief

• Definitie: Deze stap omvat het orkestreren van het inwerkproces, het begeleiden van de informatiestroom via vooraf gedefinieerde workflows en archivering de definitieve documenten voor toekomstig gebruik.

• Procesoverzicht: Geautomatiseerde workflows beheren de opeenvolging van onboarding-taken en zorgen voor een systematisch en controleerbaar proces. Het archiveringsproces slaat alle relevante documenten veilig op, zodat ze kunnen worden nageleefd en bewaard.

9. Authenticatie

• Definitie: De laatste stap richt zich op het authenticeren van de nieuwe klant, het verlenen van toegang tot relevante diensten en het zorgen voor een veilige en naadloze overgang naar het gevestigde ecosysteem van de klant.

• Procesoverzicht: Multi-factor authenticatiemethoden, zoals biometrie of beveiligde toegangscodes, verbeteren de beveiliging van de toegang van klanten en beschermen gevoelige informatie gedurende hun hele traject bij de organisatie.

Tips voor het verbeteren van de digitale klantervaring

Een effectief digitaal onboardingproces heeft een aantal belangrijke kenmerken: eenvoud, klantgerichtheid, veiligheid en snelheid. Om je digitale onboardingproces te verbeteren, kun je overwegen om geautomatiseerde workflows te integreren, te zorgen voor naadloze goedkeuringsprocessen voor documenten en het aantal handmatige contactmomenten te verminderen.

Daarnaast moeten bedrijven ervoor zorgen dat ze alleen de noodzakelijke gegevens van de klant verzamelen en duidelijke begeleiding bieden tijdens het onboardingproces.

Door deze holistische benadering te omarmen, kunnen organisaties de klantervaring verbeteren, hogere conversieratio's behalen en communicatienormen opstellen die duurzame relaties bevorderen.

Nu digitaal het nieuwe normaal wordt, moeten organisaties erkennen dat klanten kunnen beslissen waar ze hun vertrouwen leggen. De toekomst vraagt om volledige integratie en naadloze functionaliteit om klanten tevreden te stellen en te voorkomen dat ze op zoek gaan naar alternatieven. Het is tijd voor ons allemaal om ons aan te passen aan de nieuwe norm van digitale uitmuntendheid.