Comprendre l'archivage conforme à OAIS

La gestion et la préservation des données pour un accès à long terme deviennent cruciales à l'ère de l'information, où de grandes quantités de données sont créées chaque jour. La compréhension et la mise en œuvre du système d'archivage ouvert (OAIS) et de l'archivage conforme sont fondamentales dans les secteurs fortement réglementés. Dans cet article, nous aborderons le modèle OAIS, l'importance des paquets d'informations archivistiques (AIP) dans la gestion des archives conformes à l'OAIS, ainsi que des informations archivistiques générales pertinentes pour assurer la longévité et l'accessibilité des documents numériques.

Qu'est-ce que l'OAIS ?

La présente norme internationale établit le modèle de référence d'un système d'information archivistique ouvert (OAIS), défini comme une organisation dédiée à la préservation de l'information pour une communauté donnée. Elle met l'accent sur la collaboration dans l'élaboration des normes, mais n'implique pas un accès illimité. La norme fournit un cadre pour la compréhension des concepts archivistiques, permet aux organisations non archivistiques de s'engager dans la préservation, facilite la comparaison des architectures d'archives et guide le développement de stratégies de préservation à long terme. Elle soutient également le consensus sur la préservation de l'information numérique, encourage l'élargissement du marché et oriente la création de normes liées à l'OAIS. Des informations détaillées sur la portée et l'application sont disponibles dans les sous-clauses 1.1 et 1.2 de la publication CCSDS correspondante.

Le modèle OAIS

Le modèle OAIS décrit plusieurs concepts et rôles clés. Il définit de manière générale les "informations archivistiques", y compris les données conservées par les archives et les métadonnées nécessaires à la compréhension des données (contexte et structure). Au cœur du modèle OAIS se trouvent six responsabilités principales.

[AJOUTER UNE IMAGE DU MODÈLE OAIS]

1. L'entité fonctionnelle IngestLe service "Ingest" gère l'acceptation des dossiers de soumission (SIP) des producteurs, effectue l'assurance qualité et crée des dossiers d'archivage (AIP) conformes aux normes de l'archive. Ses fonctions garantissent la préparation et le stockage sans faille du contenu dans les archives.
2. L'entité fonctionnelle Archival StorageL'unité de stockage des archives, appelée "Archival Storage", est responsable du stockage, de la maintenance et de l'extraction des paquets d'informations archivistiques (AIP). Ses fonctions consistent à recevoir les PRA de l'ingestion, à les ajouter au stockage permanent, à gérer la hiérarchie de stockage, à rafraîchir les supports de stockage, à effectuer des contrôles d'erreur, à assurer la reprise après sinistre et à livrer les PRA pour les ordres d'accès.
3. L'entité fonctionnelle Gestion des donnéesLe service de gestion des données, appelé "Data Management", est responsable de l'alimentation, de la maintenance et de l'accès aux informations descriptives et aux données administratives des archives. Ses fonctions englobent l'administration de la base de données des archives, les mises à jour, l'exécution des requêtes et la production de rapports à partir des données de gestion des données.
4. L'entité fonctionnelle AdministrationLa section "Administration" gère le fonctionnement général du système d'archivage, notamment la négociation des accords de soumission, l'audit des soumissions, la maintenance de la configuration du système, l'ingénierie pour l'amélioration, le contrôle de l'inventaire et l'assistance à la clientèle. Il est également chargé d'établir et de maintenir les normes et les politiques d'archivage.
5. L'entité fonctionnelle Planification de la préservationL'unité de gestion des archives, appelée "Preservation Planning", garantit l'accessibilité et la compréhension à long terme de l'information stockée dans l'OAIS. Ses fonctions comprennent l'évaluation du contenu des archives, la recommandation de mises à jour et de migrations, l'élaboration de normes, la fourniture de rapports d'analyse des risques, le suivi des changements technologiques et la conception de modèles de dossiers d'information. En outre, il contribue aux objectifs de migration de l'administration par le biais de plans détaillés et de prototypes.
6. L'entité fonctionnelle AccèsL'accès, identifié comme "Access", facilite la découverte, la description, la localisation et l'accès des consommateurs à l'information au sein de l'OAIS. Ses fonctions comprennent la réception et le traitement des demandes des consommateurs, la mise en œuvre des contrôles d'accès, la coordination de l'exécution des demandes, la production de réponses telles que des paquets d'informations de diffusion, des réponses à des requêtes et des rapports, et la fourniture de ces réponses aux consommateurs.

En assumant ces responsabilités, un organisme peut être considéré comme conforme à l'OAIS. Cette conformité indique aux parties prenantes que l'organisme dispose d'un système solide pour préserver de manière fiable l'information numérique.

Pourquoi avez-vous besoin d'un PIA pour avoir des archives conformes à l'OAIS ?

Le concept d'Archival Information Package (AIP) est un élément clé du modèle OAIS. Un AIP est une compilation d'un objet de données, de ses métadonnées descriptives et de tout autre matériel nécessaire à la préservation durable de son contenu informatif. Il contient tout ce qui est nécessaire pour gérer, référencer et comprendre l'ensemble de données. On ne saurait trop insister sur l'importance des AIP dans l'archivage conforme à l'OAIS - ils constituent l'épine dorsale du système d'archivage, garantissant que les données restent authentiques, fiables et utilisables.

Ce que signifie la conformité à l'OAIS (avec l'AIP)

Être conforme à l'OAIS signifie adhérer à des normes sur la façon dont les données et les métadonnées sont présentées et conservées. La conformité garantit que les données sont stockées dans un format cohérent et durable auquel les technologies futures pourront accéder et qu'elles pourront comprendre. Cela implique de documenter la provenance des données, les méthodes de création et l'historique des modifications, entre autres métadonnées essentielles.

Informations générales sur les archives

Outre la compréhension du modèle OAIS et de l'importance des AIP, la saisie d'informations archivistiques supplémentaires est essentielle pour les professionnels responsables de la conservation numérique. Ces informations supplémentaires sont essentielles pour les points suivants : 

• Durabilité et évolutivité : Le système d'archivage doit évoluer et s'adapter aux changements technologiques sans compromettre l'intégrité des données stockées.
• Considérations juridiques et éthiques : Les archivistes doivent respecter les droits d'auteur, les lois sur la protection de la vie privée et les normes éthiques d'utilisation et d'accès aux données.
• Méthodes de conservation : Il est essentiel de se familiariser avec les différentes stratégies de préservation, telles que l'utilisation de dépôts numériques fiables, le rafraîchissement périodique des supports et la migration technologique.

Conclusion

La maîtrise de l'archivage conforme à l'OAIS est essentielle pour garantir la préservation et l'accessibilité à long terme de l'information numérique. En s'appuyant sur le modèle OAIS et en consolidant les archives conformes à l'OAIS, les gestionnaires de données et les archivistes peuvent sauvegarder la durée de vie de l'information dans un contexte technologique en constante évolution. La conformité à l'OAIS est une réalisation technique et un engagement à préserver le passé et à garantir le patrimoine intellectuel de l'avenir.

Rappelez-vous :

• Comprendre et mettre en œuvre la Modèle OAIS pour assurer la conservation des données.
• Garantir Conformité à l'OAIS pour garantir l'intégrité et l'accessibilité des données à long terme.
• Garder informations générales sur les archives pour rester en conformité avec les normes en vigueur.

En dotant vos pratiques d'archivage de la conformité OAIS, vous faites un pas important vers une gestion responsable et durable des données.