DocbyteFacebookPixel
wit logo van docbyte

Hoe bouwt u een compliant digitaal archief [Whitepaper]?

[tta_listen_btn]
Conform digitaal archief

Inhoudsopgave

In de praktijk is een compliant digitaal archief een dienst waarmee u elk digitaal document of object snel, eenvoudig en veilig kunt opslaan, beheren en delen.

Het is mogelijk om de toegang tot deze bestanden te beheren en ze te delen met werknemers, partners, leveranciers of klanten, afhankelijk van de autorisaties die we definiëren.

 

Digitaal archief dat aan de eisen voldoet:

Er zijn verschillende problemen waarmee bedrijven/organisaties te maken krijgen bij het beheer van het fysieke archief.

Deze problemen variëren van de ruimte die nodig is voor archivering en onderhoud tot het feit dat er geen standaard is voor het categoriseren of organiseren van archieven, het niet indexeren van documenten of het ontbreken van een handleiding voor archiefbeheer.

Dus, en gezien de mogelijkheid om deze en andere problemen uit de weg te ruimen, hebben bedrijven geprobeerd een grote stap te zetten in de digitale transformatie van hun fysieke bestanden naar een compliant Digitaal Archief.

Deze transformatie is echter niet altijd eenvoudig, omdat de wettigheid van deze digitale documenten en gegevens gegarandeerd moet worden.

Het is niet voldoende om documenten te digitaliseren en ze op een gedematerialiseerde manier te behandelen, het Compliant Digital Archive moet effectieve rechtsgeldigheid hebben.

En in dat geval is het gebruik van certificaten en digitale handtekeningen om gebruikers te identificeren is essentieel om de rechtsgeldigheid van documenten in het digitale archief te garanderen.

 

De investering die nodig is om de gearchiveerde documentatie te digitaliseren en over te stappen van een fysiek bestand naar een digitaal bestand, waarin alleen het strikt noodzakelijke wordt afgedrukt en opgeslagen, is niet alleen een trend maar een strategische noodzaak.

 

Naast het garanderen van totale beveiliging en organisatie van informatie, is de toegang tot bestanden direct en het zoeken naar documenten is zeer eenvoudig en kan gedaan worden aan de hand van trefwoorden, documenttype, workflow, inhoud, map en nog veel meer.

 

In de 21e eeuw heeft de digitalisering van informatie een grote invloed gekregen op de bedrijfsvoering in alle economische sectoren. Informatie is een steeds waardevoller bedrijfsmiddel geworden en moet veilig beheerd worden, van creatie tot archivering.

 

Digitale bewaring is een cruciaal onderwerp geworden dat technologische, organisatorische en procedurele veranderingen met zich meebrengt. om de integriteit en waarde van informatie te behouden.

 

Om de vertrouwensketen tot de laatste stap te garanderen en de waarde van documenten door de tijd heen te behouden, elke organisatie moet een digitale archiveringsoplossing implementeren.

 

De Belgische digitale wet biedt nieuwe mogelijkheden door een wettelijk kader voor digitale archivering te definiëren dat juridische waarde geeft aan digitaal gearchiveerde documenten.

 

Het gebruik van internationale normen is een van de vereisten om informatie rechtmatig te beheren in een gekwalificeerd archiveringssysteem.

 

De Open archiefinformatiesysteem (OAIS)) model is ongetwijfeld een van de beste standaarden om digitale archivering te implementeren en wordt aanbevolen om Digital Act-conforme gekwalificeerde archiveringsoplossingen te bouwen.

 

Download de whitepaper hieronder voor een beter begrip van de Belgische Digitale Wet en de verschillende OAIS-modellen voor documentbewaring op lange termijn.

 

Neem contact met ons op

Bij Docbyte nemen we uw privacy ernstig. We gebruiken uw persoonlijke gegevens alleen om uw account te beheren en de producten en diensten te leveren die u bij ons hebt aangevraagd.

Heb je interesse om bij te dragen aan onze blog?

Docbyte

Kortrijksesteenweg 1144 B

9051 Gent

België

BTW: BE0880119503

Telefoon: +32 9 242 87 30

GDPR