Een digitaal archief maken: Uw gegevenserfenis bewaren

Download uw witboek over archivering in de 21e eeuw wOf je nu een gevestigd bedrijf bent of een beginnend bedrijf, de gegevens die je cultiveert zijn het levensbloed van je bedrijf. Net als elke levende entiteit groeien ze in de loop der tijd, breiden ze zich uit en ontwikkelen ze zich.

Maar net zoals we belangrijke momenten in het leven bewaren met foto's, is het verstandig om gegevens systematisch te archiveren zodat ze gemakkelijk terug te vinden zijn en om te voldoen aan regelgeving. De whitepaper verkent strategieën om een digitaal archief te creëren en te onderhouden.

Archivering gaat niet alleen over het bewaren van gegevens; het is een strategische zet die u tijd, kosten en middelen kan besparen. De complexiteit en kosten van het creëren van een digitaal archief kunnen echter ontmoedigend zijn. Door het proces op te splitsen in beheersbare stappen kan de weg worden vrijgemaakt voor een veilige, navigeerbare en toekomstbestendige gegevensopslagplaats.

Digitaal archief maken

De verschuiving van fysieke naar digitale archieven is niet alleen een trend; het is een strategische noodzaak. Digitale archieven zorgen niet alleen voor totale beveiliging en informatieorganisatie, maar bieden ook onmiddellijke toegang tot bestanden. Het zoekproces wordt vereenvoudigd door trefwoorden, documenttypes, workflows, inhoud, mappen en meer.

Deze investering stroomlijnt niet alleen de activiteiten, maar sluit ook aan bij het veranderende landschap van informatiebeheer.

De digitalisering van informatie heeft de bedrijfsvoering in alle sectoren aanzienlijk beïnvloed. Informatie is een waardevol bezit geworden dat een veilig beheer vereist, van creatie tot archivering.

Digitale bewaring is niet langer optioneel; het is een cruciaal aspect dat technologische, organisatorische en procedurele veranderingen met zich meebrengt om de integriteit en waarde van informatie te behouden.

Wettelijk kader: De Belgische Digitale Wet

De Belgische digitale wet biedt een wettelijk kader voor digitale archivering en voegt juridische waarde toe aan digitaal gearchiveerde documenten. De naleving van internationale normen is cruciaal voor rechtmatig informatiebeheer in een gekwalificeerd archiveringssysteem.

De Open archiefinformatiesysteem (OAIS) model is een van de beste standaarden voor het implementeren van digitale archiveringsoplossingen. Het wordt aanbevolen voor het bouwen van Digital Act-conforme gekwalificeerde archiveringssystemen.

Om te voldoen aan wettelijke en compliance-verplichtingen door middel van effectieve archivering, moet je op de hoogte blijven van relevante wetten (zoals GDPR en HIPAA), moet je compliance-controles automatiseren met tools om fouten te voorkomen en moet je de archiveringsprocedures regelmatig herzien en bijwerken om ze aan te passen aan veranderende bedrijfs- en juridische landschappen en om de efficiëntie en kosteneffectiviteit te verbeteren.

Whitepaper: De Belgische Digitale Wet en OAIS Modellen ontrafelen

Download onze whitepaper voor een uitgebreid begrip van de Belgische digitale wet en verschillende OAIS-modellen voor langetermijnbewaring van documenten. Ontdek de juridische nuances, technologische vereisten en procedurele inzichten die u zullen leiden bij het opbouwen van een robuust en compliant digitaal archief.

De overgang naar een digitaal archief vereenvoudigen

Bij Docbyte zijn we toegewijd aan het stroomlijnen van de creatie van uw digitaal archief., waarbij het belang van bepaalde hoofdkenmerken in het archiveringsproces wordt erkend. Het classificeren en extraheren van documenten zijn essentiële onderdelen die een efficiënte organisatie mogelijk maken door relevante informatie te categoriseren en te extraheren.

Naadloze e-mailverwerking is een ander belangrijk aspect, dat ervoor zorgt dat elektronische correspondentie gemakkelijk en nauwkeurig in het digitale archief kan worden opgenomen. Niet alleen met inkomende gegevens, maar ook met spannende gegevens zorgen we voor eenvoudige toegang door de implementatie van tags en metatags, waardoor de doorzoekbaarheid en de efficiëntie van het terugvinden in het archief worden verbeterd.

Met deze uitgebreide functies, Docbyte is gericht op het vereenvoudigen van het archiveringstraject en biedt een robuuste oplossing voor het maken en beheren van uw digitale archief.

E-mail archivering

E-mails zijn een integraal onderdeel van bedrijfscommunicatie; archivering is essentieel voor een compliant digitaal archief. Om ervoor te zorgen dat uw digitale archief voor e-mails alle cruciale elementen bevat, kunt u meer te weten komen over versleuteling, toegangscontrole en strategieën voor het bewaren van e-mails om uw strategie voor informatiebeheer te verbeteren.

Het vastleggen van cruciale correspondentie, met name in e-mailarchivering, vereist strategische planning en systematische implementatie.

Begin met het opstellen van een duidelijk beleid voor het bewaren van e-mails, het definiëren van hoe lang e-mails moeten worden bewaard, criteria voor het markeren van e-mails en het toewijzen van rollen voor het afdwingen van het beleid. Zorg ervoor dat dit beleid transparant en toegankelijk is voor alle e-mailgebruikers binnen de organisatie. 

Een gecomprimeerd digitaal archief maken voor efficiëntie

Het creëren van een gecomprimeerd digitaal archief vereist een strategische en zorgvuldige aanpak. Begin met het begrijpen van uw specifieke archiveringsbehoeften, rekening houdend met compliancemandaten, bedrijfsvereisten en beschikbare opslagruimte.

Stel een duidelijk archiveringsprotocol op waarin staat welke gegevens worden gearchiveerd, de gekozen archiveringsmethode (op locatie of in de cloud) en het schema voor archivering - Rangschik gegevens op basis van toegangsfrequentie, belang en juridische overwegingen, en gebruik de-duplicatie om de efficiëntie te optimaliseren.

Als je archiveringsstrategie eenmaal is gedefinieerd, investeer dan in de juiste technologieën die aansluiten bij je protocol, waarbij schaalbaarheid, robuuste beveiligingsmaatregelen en efficiënte verwerking van verschillende soorten data worden gegarandeerd.

Deze uitgebreide aanpak biedt de basis voor het creëren van een gecomprimeerd digitaal archief dat effectief is en voldoet aan wettelijke en organisatorische normen.

Conclusie: Een levend archief

Het creëren van een digitaal archief gaat over het bewaren van het verleden en het bouwen van een fundament voor de toekomst. Het vereist zorgvuldige planning, de juiste hulpmiddelen en constante waakzaamheid. Maar met een goed gestructureerd digitaal archief kunt u voldoen aan de compliance-normen en de kracht van uw historische gegevens benutten voor inzicht en innovatie.

Vergeet niet dat uw digitale archief een levende entiteit is die groeit en verandert met uw bedrijf. Door het te koesteren met een duidelijk beleid, waakzame controle en technologische updates, wordt u beloond met een bron die uw bedrijf door elke storm kan loodsen en een nalatenschap van weloverwogen beslissingen en vooruitgang kan bieden.

Het opbouwen en onderhouden van een digitaal archief is een strategische investering in uw bedrijf. Het is misschien niet zo zichtbaar als uw marketingcampagnes of zo flitsend als uw productlanceringen, maar het is het anker dat uw bedrijf met beide benen op de grond houdt in een snel veranderende digitale wereld.

Neem de tijd om een digitaal archief op te zetten dat aan uw behoeften voldoet en zorg ervoor dat het goed wordt onderhouden. Zo bent u er zeker van dat uw datamateriaal zal verouderen als een goede wijn en na verloop van tijd steeds beter en waardevoller zal worden.