Création d'archives numériques : Préserver votre patrimoine de données

Download Your White Paper on Archiving in the 21st Century whether you’re an established firm or a budding startup, the data you cultivate is the lifeblood of your operation. Like any living entity, it grows over time, expanding and evolving.

However, much like we preserve key moments in life with photographs, it’s prudent to archive data systematically for easy retrieval and to comply with regulations. The whitepaper explores strategies to create and maintain a digital archive.

L'archivage n'est pas seulement une question de conservation des données ; c'est une démarche stratégique qui peut vous faire gagner du temps, économiser des coûts et des ressources. Cependant, la complexité et le coût de la création d'archives numériques peuvent être décourageants. La décomposition du processus en étapes gérables peut ouvrir la voie à un référentiel de données sécurisé, navigable et à l'épreuve du temps.

Création d'archives numériques

The shift from physical to digital archives is not just a trend; it’s a strategic necessity. Beyond ensuring total security and information organisation, digital archives provide immediate access to files. The search process is simplified through keywords, document types, workflows, content, folders, and more.

This investment not only streamlines operations but also aligns with the evolving landscape of information management.

The digitisation of information has significantly impacted business operations across all sectors. Information has emerged as a valuable asset that demands secure management from creation to archiving.

Digital preservation is no longer optional; it’s a crucial aspect involving technological, organisational, and procedural changes to uphold the integrity and value of information.

Cadre juridique : La loi belge sur le numérique

The Belgian Digital Act provides a legal framework for digital archiving, adding legal value to digitally archived documents. Adherence to international standards is crucial for lawful information management in a qualified archiving system.

Les Open Archival Information System (OAIS) model is one of the best standards for implementing digital archiving solutions. It is recommended for building Digital Act-compliant qualified archiving systems.

Garantir les obligations légales et de conformité grâce à un archivage efficace implique de rester informé des lois pertinentes (par exemple, GDPR, HIPAA), d'automatiser les contrôles de conformité avec des outils permettant d'éviter les erreurs, et de revoir et mettre à jour régulièrement les procédures d'archivage pour s'adapter à l'évolution du paysage commercial et juridique, en améliorant l'efficacité et la rentabilité.

Livre blanc : Démêler la loi belge sur le numérique et les modèles OAIS

Download our whitepaper for a comprehensive understanding of the Loi belge sur le numérique and different OAIS models for long-term document preservation. Explore the legal nuances, technological requirements, and procedural insights that will guide you in building a robust and compliant digital archive.

Simplifier la transition vers la création d'archives numériques

Chez Docbyte, nous nous engageons à rationaliser la création de votre archives numériques., recognising the significance of certain key features in the archiving process. Document classification and extraction are essential components, facilitating efficient organisation by categorising and extracting pertinent information.

Seamless email handling is another pivotal aspect, ensuring the incorporation of electronic correspondence into the digital archive with ease and precision. Not only with incoming data but also with exciting data, we provide easy access through the implementation of tags and metatags, enhancing searchability and retrieval efficiency within the archive.

With these comprehensive features, Docbyte aims to simplify the archiving journey, offering a robust solution for creating and managing your digital repository.

Archivage des courriels

Les courriels font partie intégrante de la communication d'entreprise ; l'archivage est essentiel pour une archive numérique conforme. Pour vous assurer que vos archives numériques pour les courriels comprennent tous les éléments essentiels, découvrez le cryptage, les contrôles d'accès et les stratégies de conservation afin d'améliorer votre stratégie de gestion de l'information.

Capturing crucial correspondence, particularly in email archiving, involves strategic planning and systematic implementation.

Start by establishing clear email retention policies, defining how long emails should be retained, criteria for flagging emails, and assigning roles for policy enforcement. Ensure these policies are transparent and accessible to all email users within the organisation. 

Créer des archives numériques compressées pour plus d'efficacité

Creating a compressed digital archive involves a strategic and meticulous approach. Begin by understanding your specific archiving needs, considering compliance mandates, business requirements, and available storage.

Establish a clear archiving protocol outlining what data will be archived, the chosen archiving method (on-premises or cloud-based), and the schedule for archiving—Prioritise data based on access frequency, importance, and legal considerations, incorporating de-duplication to optimise efficiency.

Once your archiving strategy is defined, invest in appropriate technologies that align with your protocol, ensuring scalability, robust security measures, and efficient handling of diverse data types.

This comprehensive approach provides the groundwork for creating a compressed digital archive that is effective and compliant with legal and organisational standards.

Conclusion : Des archives vivantes

Créer des archives numériques, c'est préserver le passé et jeter les bases de l'avenir. Elle nécessite une planification minutieuse, les outils adéquats et une vigilance constante. Mais avec des archives numériques bien structurées, vous serez en mesure de respecter les normes de conformité et d'exploiter la puissance de vos données historiques à des fins de compréhension et d'innovation.

N'oubliez pas que vos archives numériques sont une entité vivante qui évolue avec votre entreprise. En l'alimentant avec des politiques claires, un suivi vigilant et des mises à jour technologiques, vous serez récompensé par une ressource qui peut guider votre entreprise à travers n'importe quelle tempête, en fournissant un héritage de décisions éclairées et d'élan vers l'avant.

Building and maintaining a digital archive is a strategic investment in your business. It may not be as visible as your marketing campaigns or as flashy as your product launches, but it is the anchor that keeps your business grounded and compliant in a rapidly shifting digital world.

Take the time to create a digital archive that suits your needs and commit to its upkeep, and you’ll ensure that your data assets will age like fine wine, getting better and more valuable with time.