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Comment créer des archives numériques conformes [Livre blanc] (en anglais)

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Archives numériques conformes

Table des matières

En pratique, une archive numérique conforme est un service qui vous permet de stocker, de gérer et de partager tout document ou objet numérique rapidement, simplement et en toute sécurité.

Il est possible de contrôler l'accès à ces fichiers, de les partager avec des employés, des partenaires, des fournisseurs ou des clients, en fonction des autorisations que nous définissons.

 

Archives numériques conformes :

Les entreprises/organisations sont confrontées à plusieurs problèmes liés à la gestion des archives physiques.

Ces problèmes vont de l'espace nécessaire à l'archivage et à la maintenance au fait qu'il n'existe pas de norme pour classer ou organiser les archives, qu'il n'y a pas d'indexation des documents ou qu'il n'y a pas de manuel de gestion des archives.

Par conséquent, et compte tenu de la possibilité d'éliminer ces problèmes et d'autres, les entreprises ont cherché à faire un grand pas en avant dans la transformation numérique de leurs fichiers physiques en un système d'archivage conforme. Archives numériques.

Cependant, cette transformation n'est pas toujours simple car il est nécessaire de garantir la légalité de ces documents et données numériques.

Il ne suffit pas de numériser des documents et de les traiter de manière dématérialisée, les archives numériques conformes doivent avoir une validité juridique effective.

Et dans ce cas, l'utilisation de certificats et de signatures numériques L'identification des utilisateurs est essentielle pour garantir la validité juridique des documents contenus dans les archives numériques.

 

L'investissement nécessaire pour numériser la documentation archivée et passer d'un dossier physique à un dossier numérique, où seul le strict nécessaire est imprimé et stocké, n'est pas seulement une tendance mais une nécessité stratégique.

 

En plus d'assurer une sécurité et une organisation totales de l'information, l'accès aux fichiers est immédiat et la recherche de documents est très simple et peut se faire à l'aide de mots-clés, du type de document, du flux de travail, du contenu, du dossier et bien plus encore.

 

Au 21e siècle, la numérisation de l'information a eu un impact majeur sur les activités des entreprises dans tous les secteurs économiques. L'information est devenue un actif de plus en plus précieux pour les entreprises et doit être gérée en toute sécurité, de la création à l'archivage.

 

La conservation numérique est devenue un sujet crucial qui implique des changements technologiques, organisationnels et procéduraux de préserver l'intégrité et la valeur des informations.

 

Assurer la chaîne de confiance jusqu'à la dernière étape et préserver la valeur des documents dans le temps, chaque organisation doit mettre en place une solution d'archivage numérique.

 

Les Loi belge sur le numérique offre de nouvelles possibilités en définissant un cadre juridique pour l'archivage numérique qui confère une valeur juridique aux documents archivés numériquement.

 

L'utilisation de normes internationales est l'une des conditions requises pour gérer légalement l'information dans un système d'archivage qualifié.

 

Les Système d'information archivistique ouvert (OAIS)) est sans doute l'une des meilleures normes pour mettre en œuvre l'archivage numérique et est recommandé pour construire des solutions d'archivage qualifiées conformes à la loi sur le numérique.

 

Téléchargez le livre blanc ci-dessous pour mieux comprendre la loi belge sur le numérique et les différents modèles OAIS pour la conservation à long terme des documents..

 

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