Het belang van het bewaren van digitale handtekeningen om de geldigheid te controleren

In dit artikel onderzoeken we de behoefte aan een robuuste oplossing om digitale handtekeningen te bewaren. Niet alle digitale handtekeningen vereisen dezelfde mate van aandacht. Daarom lichten we het onderscheid toe tussen de verschillende soorten digitale handtekeningen en wat u nodig hebt om hun geldigheid te garanderen.

Wat is een digitale handtekening?

Eenvoudig gezegd is een digitale handtekening de elektronische tegenhanger van je handgeschreven handtekening. Het zijn elektronische handtekeningen die gecodeerde codes gebruiken om de authenticiteit van een document te verifiëren. De functies omvatten gebruikersauthenticatie, het vaststellen van de identiteit van de ondertekenaar en het waarborgen van de integriteit van de informatie na ondertekening.

Technisch gezien is een digitale handtekening een code die is gemaakt met behulp van een PKI (Public Key Infrastructure) - een asymmetrisch cryptosysteem met twee sleutels dat is ontworpen om informatie vertrouwelijker en versleutelender te maken. De private en publieke sleutels vormen de basis van dit veilige gegevensbeheer.

Het belang van digitale handtekeningen

Het valideren van de authenticiteit van de digitale handtekening is net zo belangrijk. Digitale handtekeningen moeten worden geverifieerd om te garanderen dat de beoogde ondertekenaar ze heeft aangemaakt en dat er niet met het document is geknoeid sinds de handtekening werd gezet. Validatie van digitale handtekeningen kan worden bereikt met software voor digitale handtekeningen tools en betrouwbare verificatieservices van derden.

Er bestaan drie primaire soorten digitale handtekeningen:

1. Eenvoudig: Vereist geen identiteitsverificatie van de ondertekenaar (vergelijkbaar met wat je tegenkomt bij bezorgdiensten).
2. Gevorderd: Afgegeven door certificeringsinstanties, waarbij identiteitsverificatie van de ondertekenaar vereist is.
3. Gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QeS): Ideaal voor omgevingen met een hoog risico waar een beveiligingsfout ernstige gevolgen kan hebben. Opmerking: In de Europese Unie is de gebruikte term Elektronische handtekening.

Wat heb je nodig om een digitale handtekening te verifiëren? 

Bedrijven gebruiken verschillende methoden om ondertekenaars authenticeren. Een veelgebruikte methode is om het e-mailadres te controleren dat gekoppeld is aan de digitale handtekening van de ondertekenaar. Dit wordt gedaan door een verificatiemail te sturen naar het e-mailadres van de ondertekenaar en hem te vragen zijn identiteit te bevestigen.

Een andere methode is om de ondertekenaar te vragen om een door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs of andere vormen van identificatie.

Sommige bedrijven kunnen ook meer geavanceerde methoden gebruiken, zoals biometrische authenticatie (met gezichtsherkenning of vingerafdrukken) of multifactor authenticatie (waarbij de ondertekenaar zowel een wachtwoord als een code die naar zijn telefoon wordt gestuurd, moet opgeven).

Door deze meer geavanceerde methoden te gebruiken, kunnen bedrijven een extra beveiligingslaag bieden en zichzelf beschermen tegen fraude en vervalsing.

Wettelijke vereisten en naleving

Naast het belang van het authenticeren van ondertekenaars om veiligheidsredenen, kan er ook sprake zijn van Juridisch en naleving vereisten waaraan bedrijven moeten voldoen.

In de EU moeten digitale handtekeningen bijvoorbeeld voldoen aan de eIDAS-verordening van de EU, die vereist dat gekwalificeerde elektronische handtekeningen worden geverifieerd met behulp van een beveiligd digitaal certificaat. Dit zorgt ervoor dat de handtekening juridisch bindend is en toelaatbaar is als bewijs in de rechtszaal.

Een oplossing voor e-handtekeningen kiezen

Als je overweegt om digitale handtekeningen in je bedrijf te gebruiken, is het essentieel om een oplossing voor e-handtekeningen te kiezen die ruime verificatiemogelijkheden biedt. Zoek naar een oplossing die verificatie met meerdere factoren, ID-verificatie en andere geavanceerde beveiligingsfuncties biedt. Zorg er bovendien voor dat de oplossing voldoet aan de wettelijke of compliance-eisen van jouw rechtsgebied.

Uitdagingen bij het valideren en bewaren van digitale handtekeningen

Overheden, bedrijven en particulieren worstelen met het bewaren van verschillende documenten, zoals brieven, transactiedocumenten, rekeningen en contracten, elk met een eigen bewaartermijn. Deze documenten dienen als cruciaal bewijs om rechten vast te stellen en kunnen een cruciale rol spelen bij het oplossen van geschillen.

Het bewaren van digitale handtekeningen en documenten brengt in het algemeen echter uitdagingen met zich mee. Door de snelle technologische vooruitgang kunnen traditionele opslagtechnieken of standaard documentbeheersystemen de betrouwbaarheid na tien jaar niet meer garanderen.

De belangrijkste problemen met digitale handtekeningen zijn:

1. Tijdgebonden verificatie:

• Basale digitale handtekeningen zijn alleen geldig voor de beperkte levensduur van het certificaat, meestal één of twee jaar.
• Onvoldoende voor zakelijke documenten die gedurende meerdere jaren controleerbaar moeten zijn.
  

2. Verlopen digitale certificaten:

• Zodra het digitale certificaat van een ondertekenaar verloopt, kan het ondertekende document niet meer worden gevalideerd en wordt het als onbetrouwbaar beschouwd.

3. Technologische vooruitgang:

• Digitale handtekeningen zijn afhankelijk van technologie, dus ze zullen altijd snel evolueren. Als ze zich niet aanpassen, bestaat het risico dat ze verouderd raken.

4. Verificatie op basis van ondertekeningstijd:

• Verificatie moet gebaseerd zijn op het moment dat het document werd ondertekend, niet op de huidige tijd.
• De handtekening blijft geldig, zelfs als het certificaat verloopt of wordt ingetrokken tijdens de verificatie.