DocbyteFacebookPixel
wit logo van docbyte

Applicatiepensionering - Wat is het? En hoe werkt het?

[tta_listen_btn]
Application Retirement

Inhoudsopgave

Het buiten gebruik stellen van applicaties staat ook bekend als het buiten gebruik stellen van applicaties. Het behandelt de acties die moeten worden uitgevoerd om het gebruik van specifieke applicaties te stoppen zonder de toegang te verliezen tot de gegevens die ze in hun databases bewaren.

 

Wat is Applicatiepensionering?

Meer specifiek is buitengebruikstelling van applicaties de praktijk van het ontmantelen van overbodige of verouderde bedrijfsapplicaties zonder de toegang tot hun historische gegevens te verliezen.

Legacy-toepassingen worden vaak alleen onderhouden om infrequente of sporadische toegang te bieden tot gegevens binnen de toepassingsdatabase voor juridische of zakelijke doeleinden.

Het buiten gebruik stellen van applicaties (soms ook applicatieontmanteling of applicatie sunsetting genoemd) is een proces waarbij verouderde, "dinosaurus"-applicaties buiten gebruik worden gesteld, terwijl de gegevens die ze bevatten worden gemigreerd naar gestandaardiseerde archieven waar deze informatie altijd toegankelijk zal zijn. 

Sommige organisaties besteden meer dan 75% van hun softwarebudgetten aan lopend onderhoud, zodat het buiten gebruik stellen van applicaties aanzienlijke kostenbesparingen kan opleveren.

Buitengebruikstelling van applicaties houdt meestal in dat gegevens uit de legacy applicatiedatabase naar een andere gegevensopslagplaats of archief worden gemigreerd die onafhankelijk toegankelijk is met standaard business intelligence of rapportagetools.

Het buiten gebruik stellen van applicaties stelt IT-afdelingen van ondernemingen in staat om de software, hardware en resources die nodig zijn om legacygegevens te beheren, te verminderen.

 

Belangrijkste redenen om een Toepassingspensioenstrategie te volgen:

Forrester identificeerde het upgraden en moderniseren van legacy-applicaties, het upgraden van pakketapplicaties en het consolideren of stroomlijnen van bedrijfsapplicaties als drie van de vier belangrijkste softwareproblemen waar IT-organisaties mee te maken hebben.

Buitengebruikstelling van applicaties is essentieel om organisaties in staat te stellen hun applicatieportfolio's te stroomlijnen en te moderniseren.

Dit zijn de belangrijkste redenen waarom bedrijven overgaan tot app-pensioenstrategieën:

Kostenbesparing:

Buitengebruikstelling van toepassingen maakt ondersteuning van toepassingen en hardware en software mogelijk en is niet vereist.

Dit elimineert terugkerende kosten, zoals licenties voor applicaties, onderhoud en administratiekosten, wat aanzienlijke potentiële besparingen oplevert.

Ook noemenswaardig zijn de ruimtebesparingen en het verminderde stroomverbruik in het datacenter wanneer toepassingen met pensioen gaan.

Consolidatie van toepassingen:

Veel van deze legacy-toepassingen zijn overbodige systemen. Veel bedrijven hebben bijvoorbeeld 10 of meer legacy financiële systemen die zijn overgenomen van voorgaande bedrijven of die zijn achtergebleven na de implementatie van nieuwe applicaties.

Deze systemen zijn vaak gecompartimenteerd, met incompatibele pakketten en softwareversies. Het verplaatsen van gegevens naar een algemeen toegankelijke opslagplaats vereenvoudigt onderzoek, controle en rapportage tussen systemen.

Naleving van industriële voorschriften en wettelijke vereisten:

Sarbanes-Oxley, GDPR, maken bedrijven nerveus over het naleven van het beleid voor het bewaren van bedrijfsgegevens. Legacy-toepassingen actief houden om toegang te krijgen tot informatie is een dure aangelegenheid.

Het resultaat van een "niets doen"-aanpak is ook dat de gegevens voor altijd bewaard blijven, wat niet haalbaar is. Tijdens de buitengebruikstelling van applicaties worden gegevens geclassificeerd, krijgen ze een bewaarbeleid toegewezen en worden ze verwijderd door uw initiatieven op het gebied van data governance.

Risicovermindering:

Vertrouwen op de vaardigheden van bedrijfs- en IT-analisten om legacysystemen te beheren die 10 tot 20 jaar of ouder zijn, is problematisch. Het vinden van consultants of zelfs de leverancier die de applicatie heeft gemaakt en ondersteund, is misschien niet mogelijk.

Het gebrek aan IT-personeel dat bekend is met de applicatie verhoogt het potentiële risico op late reacties op audits. Door gegevens uit de applicatie naar een gemeenschappelijk platform te halen dat toegang biedt via standaard rapportagetools, kunt u eenvoudig gebruikmaken van de vaardigheden waarin u al hebt geïnvesteerd. Hierdoor kunt u op elk auditverzoek reageren.

 

Strategieën voor sollicitatiepensioen:

Organisaties die hun applicatieportfolio voor het eerst bekijken, vinden vaak honderden applicaties die in aanmerking komen voor buitengebruikstelling.

Maar omdat het onmogelijk is om honderden apps tegelijk buiten gebruik te stellen, moeten bedrijven een strategie ontwikkelen om te beslissen welke apps en gegevens wanneer buiten gebruik gesteld moeten worden.

 

1. Op prioriteit gebaseerde applicatieverwijdering:

Door te beginnen met applicaties die de grootste kostenbesparingen opleveren, optimaliseert u de waarde van het initiatief om applicaties buiten gebruik te stellen door budget en resources vrij te maken.

Het koppelen van besparingen aan hardware onderhoudscontracten die aflopen is een optimale aanpak, omdat veel van de kostenbesparingen onmiddellijk gerealiseerd kunnen worden.

Een van de uitdagingen van het buiten gebruik stellen van applicaties is het gebrek aan functionele kennis over het buiten gebruik stellen van applicaties. Maar de kans op succes is groter als u begint met legacy-applicaties waarvan u de functionaliteit en rapportagevereisten begrijpt. Het helpt ook om een business case op te bouwen om andere applicaties te bekijken.

 

2. Volledige app-verwijdering of selectief bewaren van gegevens:

Best practices voor het buiten gebruik stellen van applicaties stellen voor om alle gegevens te archiveren en tegelijkertijd online toegang tot de gegevens te houden via de rapportagetool van uw voorkeur.

Door alle gegevens toegankelijk te houden vanuit een online archief kan de organisatie lange analyses vanaf het begin vermijden. Dit is het meest eenvoudige proces en kan snel worden geïmplementeerd, waardoor de besparingen worden versneld.

Voor organisaties die het gegevensmodel en de retentievereisten van de applicatie duidelijk begrijpen, kan selectieve gegevensretentie vooraf worden geïmplementeerd of worden toegepast nadat de applicatie buiten gebruik is gesteld.

In beide gevallen geeft het gebruik van een best-in-class oplossing voor buitengebruikstelling van applicaties een organisatie de optie van volledige buitengebruikstelling of selectieve retentie.

 

3. Verwijdering van toepassingen van twijfelachtige of beperkte waarde:

In een scenario waarin de commerciële waarde van een app marginaal is, is buitengebruikstelling een verstandige strategie. De organisatie bespaart kosten door de legacy-toepassing af te sluiten en tegelijkertijd de gegevens te behouden.

De mogelijkheid om relaties tussen applicatiegegevens toe te voegen, zelfs na buitengebruikstelling, beschermt het bedrijf als deze gegevens later moeten worden opgevraagd.

 

Ideale kenmerken van een Application Retirement-oplossing:

Buitengebruikstelling van applicaties vereist geavanceerde mogelijkheden voor het modelleren, extraheren, ophalen, valideren en bewaren van gegevens. Daarom kunnen organisaties beter op zoek gaan naar een leverancier met een bewezen oplossing.

Een oplossing voor buitengebruikstelling van toepassingen moet de volgende mogelijkheden bieden:

  • Modelleer de gegevens in de legacy-toepassing
  • Onbekende gegevensrelaties ontdekken
  • Een bewaarbeleid opstellen dat bepaalt welke gegevens moeten worden verwijderd
  • Extraheer de gegevens met de volledige toepassingscontext
  • Indexeer de gegevens voor efficiënt zoeken
  • Valideer de volledigheid en nauwkeurigheid van de ingetrokken gegevens
  • Applicatie-onafhankelijke toegang en rapportage bieden
  • De onveranderlijkheid van de ingetrokken gegevens garanderen en ervoor zorgen dat alleen bevoorrechte gebruikers er toegang toe hebben
  • Afdwingen van beleidsregels voor retentie en verwijdering op applicatie-, entiteit- of recordgroepniveau, gebaseerd op wettelijke en organisatorische vereisten
  • Alle toegang tot en alle acties tegen ingetrokken gegevens controleren (wijzigingen in het bewaar- of verwijderingsbeleid en de wettelijke bewaarplicht)

 

Omdat elke organisatie unieke vereisten heeft voor het buiten gebruik stellen van applicaties, moet de keuze van een softwareoplossing vaak een aanzienlijke component voor services bevatten.

Het is raadzaam om leveranciers met uitgebreide ervaring in het archiveren van grote hoeveelheden gestructureerde applicatiegegevens, bewezen projectmanagementcapaciteiten en de beste implementatiepraktijken de hoogste prioriteit te geven.

 

Docbyte voor buitengebruikstelling van toepassingen:

Docbyte voor aanvraag pensionering beheert de volledige levenscyclus van inhoud in databasetoepassingen. De oplossing bestaat uit de volgende producten die aan alle vereisten voor een project voor buitengebruikstelling van applicaties voldoen:

  • Docbyte gegevensarchief
  • Docbyte ontdekkingsoptie
  • Docbyte optie voor gegevensvalidatie

 

Samen zijn deze producten ontworpen om de uitdagingen van het buiten gebruik stellen van applicaties aan te gaan door verbeterde mogelijkheden te bieden:

  1. Ontdekking, classificatie en extractie van bedrijfsrecords

  2. Validatie van gearchiveerde gegevens

  3. Eenvoudige, veilige en gestandaardiseerde toegang tot gepensioneerde gegevens

  4. Efficiënte gegevenscompressie en implementatie van gelaagde opslagstrategieën

  5. Voldoen aan regelgeving voor het bewaren van gegevens en privacy

 

1. Ontdekken, classificeren en extraheren van bedrijfsrecords:

De Docbyte oplossing voor buitengebruikstelling van toepassingen biedt technieken voor gegevensmodellering waarmee u subsets van gerelateerde gegevens die het bedrijfsobject vertegenwoordigen, kunt classificeren en extraheren.

De oorspronkelijke context van het bedrijfsobject wordt bewaard in een auditklaar formaat dat gemakkelijk toegankelijk is voor naleving en bedrijfsbehoeften. Het maakt het ook mogelijk om verschillende relaties tussen gegevens aan te maken voor toekomstige analyse.

Stel dat informatie over de relatie tussen tabellen en records niet in het bronsysteem is opgeslagen of niet bekend is bij functionele experts. In dat geval kan de Docbyte zoekoptie tabelrelaties en bedrijfsentiteiten afleiden op basis van ontdekte relaties.

Kennis over datarelaties is essentieel bij het opstellen van een bewaarbeleid voor gerelateerde records en bij het bepalen hoe toegang tot de data zal worden verkregen.

 

2. Validatie van gearchiveerde gegevens:

Met de optie voor gegevensvalidatie van Docbyte kunt u snel valideren dat het proces van gegevensarchivering volledig en correct is door bedrijfsregels te definiëren om de gearchiveerde gegevens te vergelijken met de gegevens in de oorspronkelijke applicatie.

Door validatieregels te definiëren, hoeft u geen SQL-scripts te schrijven om gegevensvergelijkingen uit te voeren, waardoor de productiviteit uiteindelijk toeneemt.

Discrepanties tussen het bestand en het bronsysteem worden genoteerd in de rapportuitvoer, die later kan worden gebruikt voor controle en auditdoeleinden.

 

3. Eenvoudige, veilige en gestandaardiseerde toegang tot gepensioneerde gegevens:

Docbyte Data Archive biedt verschillende manieren om ervoor te zorgen dat gepensioneerde gegevens adequaat worden beschermd en op verzoek toegankelijk blijven tijdens de normale bedrijfsvoering, maar ook voor audits en e-discovery.

Docbyte technologie biedt verschillende opties voor toegang tot en bescherming van gepensioneerde gegevens:

  • Ingetrokken applicatiegegevens kunnen worden doorzocht op basis van trefwoorden en bedrijfsentiteiten, met volledige applicatiecontext, vanaf de Docbyte Data Archive data discovery portal.

  • Aangepaste rapporten kunnen worden aangemaakt en opgeslagen voor hergebruik met behulp van ingebouwde mogelijkheden voor gegevensvisualisatie.

  • Cad heeft via standaard interfaces, zoals ODBC/JDBC en SQL, toegang tot gegevens via rapportagetools van de onderneming, zoals Crystal Reports en MicroStrategy.

 

4. Efficiënte gegevenscompressie en implementatie van gelaagde opslagstrategieën:

Docbyte Data Archive zet de gepensioneerde gegevens om in een sterk gecomprimeerd bestandsformaat, met een compressie tot 95 procent en hoger.

Gegevens worden volledig geïndexeerd om SQL-query's en zoekopdrachten op trefwoorden te ondersteunen, terwijl er minder opslagcapaciteit nodig is.

Het bestand kan ook worden opgeslagen op een goedkope opslaglaag omdat de gepensioneerde gegevens niet vaak worden opgevraagd en meestal nooit worden gewijzigd.

Het resultaat is dat organisaties kosten kunnen besparen en hogesnelheidsopslag kunnen vrijmaken voor meer kritieke bedrijfsbehoeften.

 

5. Naleving van de regelgeving voor het bewaren van gegevens en privacy:

Docbyte Data Archive biedt een uitgebreide reeks functies om ervoor te zorgen dat gepensioneerde gegevens worden beschermd en bewaard gedurende de periode die door de toepasselijke regelgeving wordt voorgeschreven.

De beleidsengine dwingt retentiebeleidsregels af die zijn toegewezen aan gepensioneerde gegevens, van het hoogste niveau van applicaties tot het granulaire niveau van logboekgroepen. Vervolgens worden de gegevens gewist wanneer de bewaarperiode afloopt, zodat ze niet langer worden bewaard dan een periode die een juridisch risico kan vormen.

Juridische bewaarmogelijkheden zijn ook beschikbaar om ervoor te zorgen dat gegevens die relevant zijn voor een rechtszaak bewaard blijven, zelfs als de bewaartermijn is verstreken.

Tegelijkertijd zorgen e-discovery en rapportagemogelijkheden ervoor dat gepensioneerde gegevens toegankelijk blijven tijdens een audit. Integratie met e-discovery oplossingen van derden is ook mogelijk via open API's.

Conclusie

Wat de oplossing voor buitengebruikstelling van Docbyte uniek maakt, is de basis: het toonaangevende Docbyte Platform. 

Dit allesomvattende, open, uniforme en betaalbare platform biedt een one-stop shop voor buitengebruikstelling van applicaties en biedt een uitgebreide bibliotheek van connectors voor verschillende applicaties en databases.

Docbyte heeft jarenlange ervaring als marktleider met gevalideerde klanttevredenheids- en loyaliteitsbeoordelingen. Gegevensarchieven zijn bedoeld om snelle technologische veranderingen te ondersteunen, dus uw leverancier van gegevensarchieven moet dat ook doen.

 

Vraag een korte sessie aan met een van onze specialisten en ontdek welke oplossing voor u het beste werkt.

 

Neem contact met ons op

Bij Docbyte nemen we uw privacy ernstig. We gebruiken uw persoonlijke gegevens alleen om uw account te beheren en de producten en diensten te leveren die u bij ons hebt aangevraagd.

Heb je interesse om bij te dragen aan onze blog?

Docbyte

Kortrijksesteenweg 1144 B

9051 Gent

België

BTW: BE0880119503

Telefoon: +32 9 242 87 30

GDPR