GDPR- en MiFID II-conforme archivering

De juridische aspecten van gegevensarchivering worden steeds complexer door regelgeving zoals de GDPR en MiFID II. Wetten op het gebied van gegevensprivacy en -bescherming hebben gestandaardiseerd hoe organisaties archivering aanpakken om naleving te garanderen. De grote vraag is dus hoe je GDPR- en MiFID II-compliant blijft bij het archiveren. Wij bieden praktische richtlijnen en een checklist om ervoor te zorgen dat je archiveringspraktijken voldoen aan de wettelijke normen.GDPR die van invloed zijn op digitale archivering en hoe uw archiveringsoplossing deze uitdagingen moet aanpakken.

Het landschap begrijpen

Archivering, een van de meest fundamentele onderdelen van gegevensbeheer, staat op gespannen voet met de principes van GDPR vanwege historische inconsistenties in het beleid voor gegevensbewaring en technologische beperkingen. GDPR, met zijn strenge eisen voor dataminimalisatie, toegangscontroles en het recht om vergeten te worden, creëert een uitdaging bij het digitaal archiveren. Ook MiFID II, met zijn bepalingen voor tekstarchivering, biedt specifieke uitdagingen en kansen binnen de financiële sector.

Waarom traditionele archivering vaak niet compliant is

Traditioneel zijn oplossingen voor e-mail en gegevensarchivering niet ontworpen om gegevens te beheren in overeenstemming met de GDPR- en MiFID II-vereisten. Ze zijn gemaakt om gegevens op te slaan, niet om gegevens te minimaliseren. Hun inflexibele structuren missen vaak de granulaire toegangscontroles en verwijderingsmechanismen die nu verplicht zijn, waardoor ze niet kunnen voldoen aan de eisen van moderne privacy- en financiële regelgeving.

GDPR Bewaartermijn: Hoe lang is te lang?

Een van de meest uitdagende aspecten van GDPR-compliance is het bepalen van de juiste bewaarperiode voor verschillende soorten gegevens. De verordening stelt dat gegevens alleen mogen worden bewaard als dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. GDPR schrijft geen specifieke tijdslimieten voor het bewaren van gegevens voor. In plaats daarvan wordt bepaald dat gegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Navigeren door GDPR-naleving bij archivering

Je oplossing moet een aantal kritieke functies hebben om GDPR-compliance te bereiken bij archivering. Robuuste beveiligingsmaatregelen zijn nodig om persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Dit vereist de implementatie van moderne encryptiemethoden, zoals multi-factor authenticatie, veilige protocollen voor gegevensoverdracht en toegangscontroles. Deze maatregelen beschermen gegevens en voldoen aan het verantwoordingsbeginsel onder GDPR door aan te tonen dat je organisatie gegevensbescherming serieus neemt.

Bovendien helpen versleuteling en pseudonimisering gegevens te beveiligen door ze onidentificeerbaar te maken zonder dat er extra informatie apart wordt bewaard. Hierdoor kunnen bedrijven het algehele risico van gegevensverwerking verlagen.

Minimaliseren en bewaren van gegevens

Automatisch bewaarbeleid en granulaire toegangscontroles staan centraal bij het beheren van gegevens die voldoen aan de GDPR. Hiermee kun je de duur van gegevensbewaring instellen en de toegang tot persoonlijke gegevens in het archief beperken tot degenen met een legitieme behoefte op basis van het principe van de laagste privileges.

Het bovenstaande moet worden bijgehouden in een uitgebreide Record of Processing Activities (ROPA). Dit is een vereiste van de GDPR en dient als een essentieel hulpmiddel voor verantwoording en beoordeling. ROPA-documenten moeten gedetailleerde informatie bevatten over alle verwerkingsactiviteiten en op verzoek beschikbaar worden gesteld aan toezichthoudende autoriteiten.

Ervoor zorgen dat de ROPA wordt nageleefd:

• Alle verwerkingsactiviteiten registreren, ongeacht de schaal
• ROPA regelmatig bijwerken om wijzigingen in gegevensverwerkingspraktijken te weerspiegelen
• Ervoor zorgen dat ROPA gemakkelijk toegankelijk is voor audits en inspecties

Je archiveringssysteem moet een bekwame navigator zijn voor de personen die op zoek zijn naar hun gegevens. Het moet eenvoudig zoeken en ophalen van archieven mogelijk maken en gegevens exporteren in een formaat dat gemakkelijk van het ene systeem naar het andere kan worden overgedragen, zodat het voldoet aan de navigatievereisten in GDPR Artikelen 15 en 20.

Recht om gegevens te verwijderen 

Een belangrijk kwetsbaar gebied voor veel organisaties is e-mailarchivering. Om te voldoen aan GDPR moeten oplossingen voor e-mailarchivering gebruikers direct toegang kunnen geven tot hun gegevens en de mogelijkheid bieden om persoonlijke gegevens veilig te verwijderen.

Je archiveringssysteem moet een veilige manier bieden om gegevens te verwijderen volgens je bewaartermijn. Het moet in staat zijn om gegevens te verwijderen die niet meer hersteld kunnen worden en tegelijkertijd een register bij te houden van verwijderingen (zoals ROPA definieert) dat fungeert als uw complianceschip bij mogelijke audits of claims onder het recht om vergeten te worden.

Digitale versterking

Om gegevens te beschermen tegen de stormen van onbevoegde toegang en onopzettelijk verlies, moet uw archiveringsoplossing robuuste encryptie bieden voor gegevens in doorvoer en in rust; dit omvat regelmatige back-ups die gegevensintegriteit en bescherming tegen verlies garanderen, en inbraakdetectie- en preventiesystemen om te waarschuwen voor naderende veiligheidsbedreigingen.

Om beveiliging volledig in je bedrijf te integreren, moet je overwegen het volgende te implementeren: 

• Betrek deskundigen op het gebied van gegevensbescherming
• Noodzakelijke beveiligingen integreren in operationele processen
• Regelmatig systemen testen en evalueren op kwetsbaarheden in de privacy
• Medewerkers voorlichten over privacyprincipes

GDPR-nalevingscontrole

Zoals gezegd moet je archiveringssysteem in staat zijn om gedetailleerde records bij te houden van alle gegevensverwerkingsactiviteiten - een auditspoor dat in feite dient als logboek van je compliancetraject. 

Het uitvoeren van een grondige gegevensaudit is de belangrijkste eerste stap op weg naar compliance. Een audit omvat het identificeren van alle persoonlijke gegevens binnen uw bedrijf, begrijpen waar deze zich bevinden, hoe ze worden gebruikt en wie er toegang toe heeft en bepalen wat moet worden gearchiveerd en wat niet. Deze stap dient twee cruciale doelen.

Ten eerste zorgt het voor meer transparantie binnen je organisatie, zodat iedereen weet welke gegevens ze verwerken. Ten tweede stelt het bedrijven in staat om te beoordelen hoe ze momenteel omgaan met gegevens en hoe ze deze beschermen ten opzichte van de strenge vereisten van GDPR.

Een effectieve gegevensaudit moet het volgende omvatten:

• Gegevenstype en -categorie
• Gegevensstroom en toegang
• Rechtvaardigingen voor verwerking
• Maatregelen voor gegevensbeveiliging
• Proces voor het wissen van gegevens

Zelfs met de meest robuuste systemen kan één enkele menselijke fout een organisatie blootstellen aan compliance-schendingen. Je team is je eerste verdedigingslinie bij het handhaven van GDPR en MiFID II compliance. Regelmatige training en bewustwordingsprogramma's voor medewerkers zijn daarom cruciaal.

De training van je team moet onder meer inzicht geven in de regelgeving en hun verantwoordelijkheden bij het omgaan met gegevens. Ook het herkennen van mogelijke overtredingen en hoe deze te melden moet aan bod komen. 

Regelmatige nalevingsbeoordelingen moeten periodieke controles van het gegevensbeschermingsbeleid en consistente controle van de nalevingsmaatregelen van je bedrijf omvatten om ervoor te zorgen dat je team overal van op de hoogte is.

MiFID II in kaart: de financiële grens

MiFID II voegt complexiteit toe aan de archivering van de financiële sector met zijn specifieke vereisten voor tekstarchivering. 

MiFID II tekstarchivering

MiFID II legt tekstarchivering vast als een wettelijke verplichting voor bepaalde financiële communicatie. Dit omvat het opnemen van alle telefoongesprekken en elektronische mededelingen die betrekking hebben op transacties in het kader van beleggingsdiensten, wanneer de persoon orders ontvangt of doorgeeft om transacties uit te voeren en wanneer de persoon zijn rekening behandelt. Deze gegevens moeten ten minste vijf jaar worden bewaard of zeven jaar op verzoek van de bevoegde autoriteit.

Naleving van MiFID II

Om te voldoen aan de vereisten van MiFID II voor tekstarchivering, moet je archiveringssysteem in staat zijn om relevante communicatiegegevens vast te leggen, te indexeren en op te slaan. Het moet dezelfde principes van retentie, toegang, verwijdering, beveiliging en auditing toepassen op dit aspect van het bijhouden van financiële gegevens als bij GDPR.

Het is van cruciaal belang om een balans te vinden tussen naleving en eenvoudige toegankelijkheid van gearchiveerde gegevens. Opslagsystemen moeten het mogelijk maken om snel en efficiënt te zoeken en op te vragen bij vragen over regelgeving.

Naar een veilige doorgang van dubbele naleving

Hoewel GDPR en MiFID II elk unieke bepalingen hebben, betekent hun nadruk op gegevensbeheer, beveiliging en verantwoordingsplicht een aanzienlijke overlap in hun archiveringseisen. Voor organisaties die onder beide regelgevingen vallen, betekent dit dat ze een uitgebreide en aanpasbare archiveringsstrategie moeten opstellen die aan beide eisen voldoet. Dubbele naleving betekent dat uw archiveringspraktijken granulair genoeg zijn om te voldoen aan de GDPR-mandaten en uitgebreid genoeg om te voldoen aan de MiFID II-vereisten voor archivering van specifieke teksten.

Investeer in archiveringstools en -software voor GDPR- en MiFID II-compliance, inclusief gegevensversleuteling, toegangscontrole en functies voor veilig wissen.

Een checklist voor het controleren van uw archiveringssysteem

Als je je bestaande archiveringssysteem analyseert of potentiële oplossingen evalueert, overweeg dan deze checklist om er zeker van te zijn dat je op de juiste koers zit voor GDPR- en MiFID II-compliance.

• Is uw gegevensclassificatie duidelijk en nauwkeurig?
• Houdt uw archiveringssysteem rekening met het bewaren en minimaliseren van gegevens?
• Is het systeem geschikt voor automatisch verwijderbeleid en granulaire toegangscontrole?
• Is het gemakkelijk om het recht op toegang en gegevensoverdraagbaarheid te controleren?
• Beschikt het systeem over robuuste processen voor het veilig verwijderen van gegevens die kunnen worden onderhouden en gecontroleerd?
• Zijn uw archiveringsprocedures transparant en gedocumenteerd?
• Zijn er krachtige versleutelings- en inbraakdetectiemaatregelen genomen? Worden er regelmatig back-ups gepland en getest?
• Ben je voorbereid op een verzoek van een betrokkene om toegang of verwijdering van gegevens?
• Is uw team opgeleid om met archivering om te gaan?
• Hebt u een regelmatig auditschema voor archivering?
• Kan het systeem gedetailleerde controletrajecten en aanpasbare nalevingsrapporten genereren?

Onthoud dat de hoeksteen van compliance niet alleen in de technologische componenten ligt, maar ook in de processen, het beleid en de mensen rondom je archiveringssysteem. Compliant archiveren gaat over de gebruikte technologie en de praktijken voor het gebruik ervan. Het vereist een holistische benadering die juridische, operationele en technische componenten omvat.

Verheffing door deskundige oplossingen

Het bereiken en handhaven van archiveringspraktijken die in lijn zijn met GDPR en MiFID II gaat niet alleen over het volgen van een checklist; het gaat over het inbouwen van een compliant strategie in de ruggengraat van je data management infrastructuur. Als de taak u afschrikt, kunnen deskundige compliance- en IT-professionals de vuurtoren zijn die u helpt bij het bepalen van de rol die uw archiveringspraktijken moeten spelen in de algehele compliance-inspanningen van uw organisatie.

Alleen door een cultuur en praktijk van bewustzijn, aanpassingsvermogen en voortdurende verbetering van de archivering te cultiveren, kan uw organisatie vol vertrouwen de horizon van GDPR en MiFID II compliance tegemoet zeilen. Een veilige doorgang door deze regelgeving is niet alleen een juridische noodzaak, maar getuigt ook van de betrouwbaarheid en toewijding aan privacy en beveiliging die steeds meer van organisaties wordt verwacht in het digitale tijdperk.