Quatre conseils pour savoir quand utiliser la demande de mise à la retraite

Le retrait des applications est et sera l'une des principales "étapes suivantes" dans de nombreuses entreprises, dont très probablement la vôtre. Dans cet article, nous examinerons les quatre scénarios les plus courants dans lesquels vous devriez envisager des conseils pour le retrait d'une application et le moment où vous devriez le faire.

Avec la croissance de votre entreprise ou de votre organisation, vous devrez trouver une solution pour conserver des quantités massives de données provenant de différentes applications patrimoniales.

Cela est généralement dû à la conformité réglementaire, à l'archivage électronique ou à la valeur commerciale des données. Vous avez besoin de stocker des informations, mais en même temps, vous voulez que le stockage n'ait pas d'impact sur les activités courantes de votre entreprise.

C'est l'appel à la mise hors service des applications. Comment maintenir l'activité et réduire les coûts tout en migrant les données ?

Conseils pour l'application de la retraite

Découvrez quatre conseils pour appliquer la retraite.

1. Fin de vie d'un produit

Les produits ont leur cycle de vie - ceux qui se trouvent à la fin de ce cycle sont appelés produits en fin de vie. Cela signifie, par exemple, que le logiciel ou l'outil avec lequel vous travaillez ne sera plus soutenu par des mises à jour.

Pourquoi ? Parce que le vendeur du logiciel a décidé de "fermer le produit" - normalement en raison de la non-rentabilité des ventes ou du développement ultérieurs.

Il n'y aura plus d'actions sur le site du vendeur concernant le marketing, la vente ou les mises à jour (logicielles) du produit. Un bon exemple est la fin des produits serveur d'Atlassian, qui font actuellement l'objet d'un battage médiatique.

Cependant, entre l'annonce de la fin de vie du produit et sa fin de vie effective, il s'écoule généralement au moins deux ans.

Ce délai vous permet de vous préparer à passer à une autre solution. Et, surtout, de stocker les données dont vous avez besoin malgré la fin du produit.

C'est à ce moment-là que vous devez vous tourner vers les conseils de professionnels en matière d'application de la retraite.

2. Réglementation relative à la conformité des données

Ce n'est généralement pas un sujet de prédilection, nous le savons. Mais c'est pourtant celui que vous ne pouvez pas éviter dans toute entreprise contenant des informations privées.

Selon plusieurs réglementations, les données que vous conservez doivent être sécurisées, privées et à l'abri de tout dommage à tout moment.

Les réglementations en matière de protection des données varient en fonction du type d'entreprise.

Voici quelques exemples : votre entreprise y est-elle aussi présente ?

• PCI-DSS et GLBA dans le secteur financier
• HACCP pour l'industrie alimentaire et des boissons
• HIPAA dans les soins de santé. Dans certains cas
• CCPA pour les droits à la vie privée et la protection des consommateurs pour les résidents de Californie
• PCI DSS est une norme de sécurité de l'information pour les organisations qui traitent les cartes de crédit des principaux systèmes de cartes.
• Le GDPR établit des lignes directrices pour la collecte et le traitement des informations personnelles des personnes vivant dans l'UE.

Le problème de la conformité d'une entreprise ou d'une organisation est lié à l'obsolescence des logiciels ou des systèmes.

Comme ils n'ont pas été conçus pour démontrer que vous respectez les délais de conservation, les responsables de la réglementation et les gestionnaires de documents doivent trouver un moyen de gérer, de stocker et de protéger les données conformément à la réglementation.

La solution logique consiste à passer à un nouveau système, mais il doit exister une passerelle permettant à votre entreprise de poursuivre ses activités et d'effectuer l'ensemble du processus dans le respect de la réglementation.

La fermeture d'un outil obsolète en raison de son décalage par rapport à la réglementation est donc préférable lorsqu'elle s'effectue selon la méthode de mise à la retraite de l'application. Le processus de remplacement des anciennes applications ne doit pas empêcher l'information d'être vitale pour les activités de l'entreprise.

3. Migration des données

Le transfert de données du système actuel vers un autre est un processus extrêmement exigeant, coûteux et chronophage.

Cependant, si elle est effectuée correctement, elle permet d'améliorer la compétitivité, l'évolutivité et la rapidité. Prenons l'exemple de la migration des données vers le nuage.

En fonction du type et de la taille de l'entreprise et des compétences informatiques des employés, les types d'outils de migration de données les plus courants sont les suivants :

• Outils sur site
• Outils open source
• Outils basés sur l'informatique en nuage

Quel que soit le type de données, votre processus de migration doit comporter les étapes suivantes :

1. Identifier, évaluer et préparer les données que vous souhaitez migrer
2. Planifier la portée du projet de migration + définir les rôles dans le processus
3. Concevoir la solution de migration et la suivre
4. Test
5. Exécuter
6. Valider
7. Arrêter les anciens systèmes

La migration des données s'accompagne de l'arrêt de l'ancien système. Mais il est souvent soit trop rapide, soit trop tardif.

La validation de l'exhaustivité des données migrées et le déclassement des données existantes constituent la dernière partie du processus complet de migration des données.

4. Passer à une application plus moderne

Le passage d'une application à une autre peut et doit apporter des avantages, mais il nécessite des recherches approfondies avant de passer à l'acte.

De même, une chose est de changer d'outil de gestion des médias sociaux dans une entreprise de dix personnes, une autre est de changer de CMS ou de logiciel de gestion de projet dans une multinationale.

En fin de compte, il est tout aussi important d'obtenir une bonne application que de transférer les données d'une application à l'autre.

Quant aux bonnes raisons de changer, elles sont assez simples : c'est l'un ou l'autre :

1. L'argent - vous pouvez utiliser la version complète de l'application à un prix qui n'est pas dans votre budget
2. Limitation des caractéristiques - vous avez besoin d'un outil mieux adapté à votre entreprise, à votre flux de travail ou à votre équipe afin de fournir le service au niveau que vous souhaitez.
3. Remplacer les solutions - vous souhaitez disposer d'une application tout-en-un, mais vous utilisez plutôt plusieurs outils pour couvrir d'autres fonctions de votre flux de travail (p. ex. feuilles de calcul, suivi du temps, communication interne).

Lorsque vous effectuez vos recherches et que vous choisissez un nouvel outil, vous devez vous demander si celui que vous préférez offre également la possibilité de migrer des données.

Parfois, les applications proposent leur propre outil, d'autres fois, elles vous fournissent un guide "comment migrer".

Mais encore une fois, si vous devez migrer des tonnes de données tout en respectant la loi, la seule solution réaliste est le retrait de l'application - les informations vitales qui doivent être préservées seront stockées dans une archive centralisée, facile à intégrer.

Vous êtes-vous déjà trouvé dans l'une de ces quatre situations ?

Si c'est le cas, nous devrions évaluer en détail l'urgence de la demande de retraite dans votre cas. Ensuite, nous commencerons par préparer convenablement l'ensemble du processus, afin qu'il se déroule le mieux possible.

Que le produit que vous utilisez soit sur le point d'atteindre (ou ait déjà atteint) la fin de sa vie ou que vous deviez vous mettre en conformité (ou vous assurer que vous êtes en conformité) avec les réglementations en matière de données, l'équipe de professionnels de Docbyte mettra en place une passerelle solide vers la numérisation...demande de retraite.

Et si vous souhaitez vous préparer à la migration des big data, nous veillerons à ce que vous le fassiez correctement, de manière cohérente et en éliminant les données existantes.

Enfin, si vous envisagez de passer d'une application à une autre mieux adaptée à votre activité, nous sommes là pour vous aider à stocker vos données.

Faites-nous part de votre situation ou posez-nous toutes les questions qui vous viennent à l'esprit concernant votre demande de retraite.