Tag: Conversie van documenten

Alles converteren naar PDF/A? Inclusief PDF-bestanden?

In de afgelopen jaren is de behoefte aan langetermijnarchivering en langetermijnbewaring van "digital born" informatie toegenomen en daarmee ook de roep om een universeel archiveringsformaat. Het idee hierachter is om een bestandsformaat te hebben waarmee je informatie permanent kunt opslaan en lezen zonder dat er informatie verloren gaat. Indien mogelijk zelfs de "grafische" informatie, in het geval dat bijvoorbeeld tekstkleur of het gebruikte lettertype informatie zou overbrengen. PDF/A is de oplossing voor dit alles. Of toch niet? De twee belangrijkste woorden in mijn eerste zin zijn: "Digital Born". Wat, is het niet de oplossing voor al onze archiveringsbehoeften? Zou je kunnen vragen. Ik zal het proberen uit te leggen. Om te beginnen zijn er veel misvattingen of mythes over het formaat: We kunnen alles naar PDF/A converteren We moeten elk bestand dat we moeten archiveren naar PDF/A converteren PDF/A zal ons helpen om te bewijzen dat het bestand niet is gewijzigd tijdens de bewaarperiode Nergens heb ik informatie of een artikel gevonden dat deze misvattingen tegenspreekt. Moet je elk bestand naar PDF/A converteren? De vraag is niet of je het originele bestand moet converteren naar een PDF/A, maar of je het moet converteren naar een archiveringsformaat. Als de bewaartermijn die van toepassing is op het bestand, geen risico oplevert met betrekking tot de leesbaarheid van het bestand ("Kan ik het bestand over 5 jaar nog steeds openen of lezen?"), dan is het antwoord nee. PDF/A zal ons helpen om te bewijzen dat het bestand niet is gewijzigd tijdens de bewaarperiode: Helaas is het antwoord nee. Het is een algemene misvatting dat PDF/A-bestanden een niet-weerlegbare, onveranderlijke, onveranderlijke versie van het document creëren. Net als elk ander PDF-bestand kan het bestand worden bewerkt. We hebben zelfs eens een verzoek ontvangen van een klant om een aangepaste module te maken die een specifieke koptekst zou toevoegen aan de PDF/A, met informatie die niet was opgenomen in de originele bestanden. Om de een of andere reden wordt een PDF/A-bestand vaak verward met een PDF-bestand dat digitaal is verzegeld (verzegeld, niet ondertekend). Als je wilt bewijzen dat er tijdens de bewaarperiode niet met je bestand is geknoeid, heb je een van de volgende dingen nodig: Digitale verzegeling (kan worden bereikt via deze oplossing) Via Audit Trailing op je ECM-systeem Via auditing op je Trustworthy Repository Kunnen we alles converteren naar PDF/A? Nee, dat kan niet. Er zijn simpelweg bestandsformaten die niet naar PDF/A geconverteerd kunnen worden. En het meest verrassend is dat veel PDF-bestanden niet goed kunnen worden geconverteerd naar PDF/A. En dit is voor veel organisaties een groot probleem, omdat ze vaak heel veel bestanden hebben opgeslagen als PDF (en niet als PDF/A). Hoe komt dat? PDA/A werd gecreëerd als een formaat, en het werd al snel een ISO-standaard, die het mogelijk maakt om de informatie die nodig is voor een correcte visuele weergave van het originele bestand, op te slaan in het bestand zelf. Dit betekent dat onafhankelijk van de gebruikte weergavetoepassing of de gebruikte client-omgeving, het bestand er nu en over, laten we zeggen, 50 jaar identiek uit moet zien. Dit was vooral bedoeld voor documenten die digitaal zijn ontstaan, vaak tekstdocumenten die digitaal zijn ontstaan. Het converteren van een bestand naar PDF/A-1a of PDF/A-1b (de meest gebruikte versies van het PDF/A-formaat) stelt een aantal eisen en beperkingen aan het bronformaat. In het kort zijn dit Vereisten: Het bestand moet de ingesloten lettertypes bevatten. (De gebruikte lettertypes worden opgeslagen in het bestand). Er moeten apparaatonafhankelijke kleurenschema's worden gebruikt. Extensible Metadata Platform (XMP) metadata PDF/A-1 Beperkingen zijn (voornamelijk in PDF/A-1): De bestanden mogen geen encryptie bevatten LZW Compressie (vervangen door ZIP) Embedded bestanden (is toegestaan in v2 en v3) Externe inhoudsverwijzingen PDF Transparantie Multi-media JavaScript Bij het maken van een correct bestand is het meer dan alleen het toevoegen van een "vlag", er moet worden gecontroleerd of het bestand voldoet aan de eisen en beperkingen. Men moet zich bewust zijn van het feit dat bij het maken van een bestand vaak het benodigde originele (digitale) bestand nodig is om een doelbestand te kunnen maken dat aan alle eisen voldoet. Het bestand moet ook worden gemaakt met een tool (of machine) die alle benodigde informatie bevat (zoals de lettertypen). Deze pagina bevat een zeer goede beschrijving van de meeste manieren waarop een correcte PDF/A kan worden gemaakt. De meest gebruikte versie van PDF/A is PDF/A-1, die gebaseerd is op PDF 1.4. Als je een PDF-bestand dat na PDF 1.4 is gemaakt, wilt converteren naar PDF/A-1a of PDF/A-1b, moet je alle functies verwijderen die niet al deel uitmaken van het PDF 1.4-formaat. Aangezien PDF/A-2 gebaseerd is op PDF 1.7, is dat informatieverlies beperkt, maar het is nog steeds geen goede archiveringspraktijk om uw documenten als PDF/A-2 op te slaan en het originele formaat niet te bewaren. Waarom zouden we niet alle bestanden naar PDF/A converteren? Dus, als PDF/A zoveel voordelen biedt, waarom zouden we dan niet alle bestanden naar PDF/A converteren? Er zijn verschillende redenen om dat niet te doen. Dit klinkt misschien een beetje bizar, omdat we onze eigen oplossing bieden om bestanden te converteren naar PDF/A en ze te corrigeren en valideren. Maar met onze DocShifter oplossing kunnen uw bestanden ook naar andere formaten worden geconverteerd. Technische beperkingen: Afbeeldingsbestanden: Het converteren van afbeeldingsbestanden (bijv. Tiff-bestanden) naar PDF/A heeft niet veel toegevoegde waarde. Deze bestanden zijn over het algemeen al een correcte grafische en inhoudelijke weergave van zichzelf. Integendeel, als andere bestandstypes niet correct kunnen worden geconverteerd naar PDF/A, worden ze vaak als laatste redmiddel geconverteerd naar een afbeelding en opgeslagen. Gescande documenten: Gescande documenten zijn uiteindelijk afbeeldingsbestanden (tenzij ze via OCR-technieken worden geconverteerd naar een document). Voor afbeeldingen geldt dus het vorige opsommingsteken. "Functionele" of nalevingsbeperkingen Zoals eerder in deze post gezegd, beschouwen mensen PDF/A