95% Kostenbesparing?

Een van onze grotere klanten in de verzekeringsbranche voerde een interne audit uit van hun Oplossing voor documentbeheermet het oog op kostenbesparing en de evolutie van de oplossing. Uiteindelijk kwamen ze tot de conclusie dat slechts ongeveer 5% van de informatie die in hun documentoplossing was opgeslagen essentieel was, wat wijst op een aanzienlijke mogelijkheid om de kosten voor gegevensopslag te verlagen.

Wat waren de gevolgen hiervan?

• Nalevingsproblemen: MiFID II en GDPR in het bijzonder
• Kostenbesparingen mislopen: De DMS-oplossing vereist licenties voor elke gebruiker en kostbare gegevens- en databaseopslag
• Problemen met het garanderen van de geldigheid van digitaal ondertekende contracten

De meeste informatie had moeten worden opgeslagen in een compatibele archiveringsoplossing:

• Communicatie met klanten: Moet op een onveranderlijke manier worden gearchiveerd
• Klantencontracten
• HR-documenten
• Medische informatie
• Gegevens en documenten van oude, buiten gebruik gestelde systemen
• Financiële rapportage
• Financiële gegevens

Dus voor 5% was eigenlijk een DMS nodig?

• Procedures
• Rapportage die een gecontroleerde procedure moest volgen

Verschillende van onze klanten hebben aanzienlijke kostenbesparingen gerealiseerd dankzij het gebruik van onze Docbyte archiveringsoplossing:

• Lagere migratiekosten, omdat gegevens niet meer naar nieuwe systemen worden gemigreerd, maar vanuit het archief worden geraadpleegd
• Lagere bedrijfskosten: Docbyte's oplossing stelde één klant in staat om een runkostenbesparing van wel 500K€ op één systeem te realiseren. Bovendien werd de totale TCO van de IT-omgeving verlaagd door verschillende verouderde IT-systemen buiten gebruik te stellen.

Kostenbesparing: Aanzienlijke besparingen voor klanten die Docbyte's archiveringsoplossing gebruiken

• Gegevensopslag: Door alleen de gegevens op te slaan die u nodig hebt, kunt u kosten besparen door ruimte vrij te maken en de hoeveelheid snelle en dure opslag die u moet kopen of leasen te verminderen.
• Back-up en noodherstel: Door de omvang van uw gegevensopslag te beperken, kunt u de kosten van uw gegevensback-up en noodherstel verlagen.
• IT: Door de hoeveelheid gegevens die u moet opslaan te verminderen, kunt u ook het aantal licenties dat u moet kopen verminderen.
• Juridisch en naleving: Archivering helpt u bij het implementeren van de juiste complianceregels en maakt het eenvoudiger om de informatie te produceren die u nodig hebt voor audits.
• Migratie: Door alleen de noodzakelijke informatie te migreren, kunt u tijd en geld besparen en er toch voor zorgen dat u toegang hebt tot de gegevens die u nodig hebt.